導入事例

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導入事例のご紹介

多くの教職員等の「紙資料ゼロ」会議も実現。ペーパーレス化促進の起爆剤に。3キャンパス+北海道・網走から沖縄・宮古島までの各地施設をつなぐ。

学校法人 東京農業大学

https://www.nodai.ac.jp/

  • 業種学校法人
  • ユーザー数1,500ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】 2003年から長年利用。今は働き方改革を推進する情報共有インフラに。

【効果】 紙の電子化、紙業務の効率化、役立ったのは[回覧・レポート]と[文書管理]機能。

【応用】 BYODでリモートワークも可能に。災害時にも業務の遅滞を防いでくれた。

環境問題が叫ばれて久しい今、「農学」に注目が集まっています。学生数約13、000人、31学科152研究室を擁する東京農業大学さまは、近代日本の発展に貢献できる人材を多数輩出してきた日本最大の農学系総合大学です。「実学主義」を理念に掲げ、身近な地域の問題から世界規模の課題まで幅広く解決の糸口となる研究を進めています。単なる「実用の学問」ではなく、「沙漠化を止める方法はないか?」「クリーンなエネルギーを微生物でつくり出せないか?」「生命現象を通じて健康に貢献できないか?」「AIを使って日本の農業を世界で競争できる農業にできないか?」など、人類が直面している大きな課題に科学的に挑戦しています。東京農業大学さまを運営する学校法人東京農業大学(2大学、3高校、2中学校、1小学校で構成)がグループウェア・旧desknet'sを導入したのは2003年。教職員の情報の共有を通じた業務の効率化を目指して導入したのが始まりです。今回は、教育機関における積年の活用について伺いました。

2003年から長年利用。今は働き方改革を推進する情報共有インフラに。

── 緑豊かな貴学のキャンパスに、清新さを感じました。本日は東京・世田谷キャンパスにお招きいただきましたが、神奈川の厚木や北海道オホーツクにもキャンパスがありますね。

東京農大は3キャンパスが軸ですが、施設は他にも多数あります。desknet's NEOはそれらに関わる教職員がメインで使っています。施設の中には農場などもありますので、多彩な仕事に従事しているスタッフが一つのツールで同じ環境を使いながらやりとりできることに感謝しています。

学園祭(収穫祭)は東京農業大学の名物。

── 農場もあるのですね。貴学はホームページのデザインがとてもスマートでしたが、確かに牛の画像が出ていたような……。

遠いところでいえば、沖縄・宮古島や北海道・網走にも農場があります。広域で使っているので、それだけでも便利さを享受できています。弊学は2003年、旧desknet'sの時代からのユーザーなので、古参の部類に入ると思うのですが、一方で大学内の文化との折り合いをつけながら使ってきた部分もあり、いまだに活用できていない機能もあります。そこは開発元ネオジャパンの社員さんにサポートしていただきながら少しずつ利用幅を広げています。直近でいえばdesknet's NEOがペーパーレスに大きく貢献したので、現在進行形で利用価値を実感しています。

紙の電子化、紙業務の効率化、役立ったのは[回覧・レポート]と[文書管理]機能。

── 貴学は環境にかかわる教育機関の代表的な存在ですから、ペーパーレスが改革のテーマになったのですね。

大学経営は紙が大量にでるので、紙の削減は経営的にも重視されました。大学は「会議」がとにかく多い場所です。教授会や法人部課長会、大学運営会議……数えるのも大変なほどです。そして、それぞれの会議で書類が配られる。紙のコストは膨大でした。電子化したい思いは長らくあったので、2016年、旧desknet'sからdesknet's NEOに移行した頃から本格的なペーパーレス化を推進しました。

[回覧・レポート]では会議のアジェンダ共有などのほかにイベントレポートの共有等も行われている。

── これは勝手なイメージなのですが、教授の方々というと年齢も割と高めで、反発がありそうな気もするのですが、いかがでしたでしょうか。

大学としての決定だったので、反発はなかったです。むしろ教授の側にもペーパーレス化を望む声はありました。ですので、今は先ほど名前をあげた会議でいうと、法人部課長会と大学運営会議での紙は「ほぼゼロ」にまですることができました。教授会は、割とセンシティブな話題が議題になることもあって、ペーパーレス化に少し時間がかかっています。

── どのように実運用されましたか。

会議資料は事前にすべて[回覧・レポート]で回しています。何かあれば事前に同機能のコメント欄でやりとりもしておく。会議では各人がPCを持ち込んで、各自で資料のファイルを開き、議論をしていくのです。書式が決まったものは[文書管理]にも格納しています。書類は「まずPDF化」で徹底しました。

(※①)視認性を高めることを意識した資料づくりを行っている。

── すごいですね。PDF化したものは[文書管理]に「とりあえず入れる」ということもできます。しかし、杞憂かもしれませんが、高齢な方がディスプレイで資料を参照するのは大変なのでは……。「画面だとメモがとれない」とか「皆がPCの画面を見ていると、話し合っている気がしない」等との声も出そうです。

そこは柔軟に対応しましたね。たとえば会議資料全般のつくりも変えました。PCで見やすいようにデザインを工夫しました(※①)。視認性を高めたのです。それから「どうしても印刷したい」という人には「いいですよ」と応答しました。そこは臨機応変にして、変化を急ぎませんでした。

BYODでリモートワークも可能に。災害時にも業務の遅滞を防いでくれた。

── 紙のやりとりがなくなって、コストメリット以外にどんな利点がありましたか。

ウェブ上で完結できる仕事が増えたのが嬉しいです。以前、大きな台風が来た時には、自宅待機で大学運営を回したメンバーもいましたが、そういったことも、紙という物理的な制約がない(紙を回すために出勤しなくてもよい)ことで柔軟に行えます。

台風時の連絡も[回覧・レポート]で。既読/未読もわかるため、安心のコミュニケーションが可能。

── リモートワークですね。端末は大学から配られたのですか?

弊学は私用端末でのログイン(=BYOD)も認めています。desknet's NEOのセキュリティの安心感があってのことですが、おかげさまで災害による仕事の遅延が減りました。また、台風の時に互いの状況を[回覧・レポート]で確認し、電車遅延などの報告もしました。みながバラバラなところにいても、共通で使えるプラットフォームとしてdesknet's NEOがあるので、物理的な距離が気にならなくなった部分は確実にあります。

── まさに、網走から宮古島までが連携していますからね。

ペーパーレスという意味でいいますと、今後は少しずつ申請書の類いを[ワークフロー]機能に移行していくつもりです。休暇申請のようなシンプルなものからですが、いずれは他のワークフローソフトとも合わせて完全ペーパーレスを実現したいです。今はまだ、どうしても「会議の場で皆で議論し、決定」といったプロセスが重視されるので、すぐに移行というのは難しいですけれど。

── 会議室で、全会一致の決裁を行うという雰囲気でしょうか。しかし、急進的に紙をなくす、とはせず、柔軟に個々人の要望に応じつつ丁寧にペーパーレス化を進める仕方はとても興味深いです。

先日、貴社スタッフから[ポータル]の活用法も教わりました。(PCの画面にポータルを開いて)このように、天気予報のディスプレイをガジェットでポータルに貼りつけて見える化したり、色々試しています。今後は各部署に特化したポータルをつくって、各部署の仕事も生産性も高めたいです。貴社の製品を使いこなせるまで、ぜひアドバイスください。

── 双方向的なやりとりをして、よりよい仕事環境とグループウェアをつくっていければ嬉しいです。本日はありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    互いの予定把握に役立っている。職員だけでなく教授にも利用されていて、大学の運用の起点になっている。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室と公用車の管理を行っている。スケジュール画面から利用申請が行えるため、好評。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    会議資料の共有から、ちょっとした連絡まで幅広く活用でされている最も活躍している機能。既読/未読もわかりコメント欄でやりとりもできるため、大学内の情報共有のベースになっている。

  • 文書管理
    文書管理

    ペーパーレス化を推進する際に、「紙の資料をPDF化」という流れの中で書類格納場所として活躍した。電子化した書類を入れておける場があるだけで、ペーパーレス化が後押しされた。

お話をうかがったご担当者様

  • 総務部次長 三浦敦 様

    今年夏の台風で、まさに私が交通難にまきこまれたのですが、desknet's NEOの[回覧・レポート]機能で、各人の出退勤指示や緊急時の連絡先の共有、ひとりひとりの状況等を確認できました。弊社は古いユーザーですが、desknet's NEOがない職場は考えられません。

  • 総務部 小野﨑慧 様

    desknet's NEOは機能が豊富で、機能同士の有機的な活用幅もあり、まだまだ可能性があると感じています。まずは[ポータル]。それから[ワークフロー]。できるところから業務のシステム移行を進め、農大らしく環境に配慮した大学運営をしていきます。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
1,500ユーザー
導入時期
2016年

事業概要

法人名
学校法人 東京農業大学
URL
https://www.nodai.ac.jp/
所在地
東京都世田谷区
創業
1891年
紹介
学生数約13、000人、31学科152研究室を擁する東京農業大学は、近代以降の日本の発展に貢献できる人材を多数輩出してきた日本最大の農学系総合大学。時代および社会ニーズの変化を見据え、建学の精神「人物を畑に還す」、また教育研究の理念「実学主義」が目指す、未来の地球、人類社会づくりに貢献する「農の心」を持つ人材を育成する。
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