楽しく働く環境づくり!
会社のコミュニケーションを活性化させる方法とは

会社でコミュニケーションが満足に取れていると感じていますか?業務以外のコミュニケーションでも、社員同士の繋がりや考えを知るきっかけになります。縦だけでなく横の繋がりも含め、スムーズにコミュニケーションを取る環境づくりができれば、ふだんの業務のやり取りも円滑にこなせるかもしれません。とはいえ、コミュニケーションの課題を感じている企業は多く存在します。 働く現場のコミュニケーションの現状を理解して、他社の行っている取り組みを確認してみましょう。

会社のコミュニケーション課題の現状

コミュニケーション不足は「何の業務をしているのか?」「進捗・状況はどうか?」といった、業務状況が見えにくくなる要因です。人と人との繋がりが希薄になることで、組織としての目的意識のズレなどが発生し、予期せぬトラブルが起こってしまうこともあります。こうしたことが続けば、社員が不信感を抱くことに繋がりかねません。

事業規模にかかわらず約8割の企業が課題を感じている

日々の業務に追われ、会社内でのコミュニケーションの重要性が後回しにされていると感じている企業は少なくありません。その事実は、2017年に行われたHR総研の社内コミュニケーションに関する調査の結果にもあらわれています。

同調査は、1,000名以上の社員数を抱える大企業から、300名以下の中小企業までを対象に実施。「コミュニケーションに課題があるか」という質問に対して「大いにそう思う」「ややそう思う」「どちらとも言えない」「あまりそう思わない」「全くそう思わない」の5段階で回答しています。 結果は大企業から中小企業のそれぞれで 「大いにそう思う」が30%、「ややそう思う」が46~47%。企業規模に関係なく、回答者の約8割がコミュニケーションに問題を感じていることが明らかになりました。

実は、同様の調査が2016年にも行われており、その結果も2017年の調査とあまり変化はありません。この課題を解消するためには、飲みニケーションのような個人主体の取り組みだけでなく、組織的な対応も必要となります。

出典:HR総研:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

コミュニケーションの課題はどこで生まれている?

先程の調査とは別に、「課題のあるコミュニケーションはどこか」という調査も行われました。部署内の「部長・課長とメンバー」と回答した方は42%、半数に近い方が管理職と一般社員に距離があると感じています。また、「経営層と社員」になると、その割合が60%と高くなります。

ただし、それ以上に課題を感じているのが「部門間」です。同じフロアで働いていても、部門が異なると何の業務をしているのかわかりづらくなるものです。部門をまたいで業務を進めるのなら、所属する部門だけでなく、横のコミュニケーションも改善できる取り組みを検討しましょう。

出典:HR総研:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

どのような情報が不足し、何に困っているのかも要チェック!

コミュニケーションの課題がどこで生まれているかが明確になった際は
・どのような情報が不足しているのか
・何に困っているのか
を明確にしましょう。

「人となりが分からずに必要な相談がしづらい状態が発生している」「業務内容がシェアされずに、複数人が同じ業務を並行して行っている」など。不足している情報や課題の内容によって、解決策は変わってきます。単にコミュニケーションを増やして解決しようとするのではなく、課題に応じた解決策を検討することが大切です。

コミュニケーション活性化に向けたアイデア

コミュニケーション活性化に向けたアイデア

会社のコミュニケーション改善には、費用・時間をあまりかけずに取り組めるものから、ITの活用などツールを導入する方法も考えられます。取り組みの一例を紹介するので、自社で取り組めるアイデアはないか、考えていきましょう。

朝メール・夜メールで業務内容をシェアする

「隣の人がどんな仕事をしているか分からない」という場合は、朝メール・夜メールが有効です。朝メール・夜メールとは朝の出社時にその日の業務内容を時間・項目でリストアップして関係者に共有し、退社時には実際の業務を振り返るというものです。
自分の業務の癖や課題に対して上司からフィードバックをもらえたり、同じ業務を効率よく行っている同僚に情報共有をしてもらえたりと、コミュニケーションのきっかけが生まれやすくなるというメリットがあります。

社内研修でチームワークを高める

横の繋がりや同僚とのコミュニケーション強化に、社内研修は効果的な方法です。加えて、社員のスキルアップも期待できるため、一石二鳥の手段と言えるでしょう。新入社員を対象としたフォローアップ研修、管理者育成を目指すリーダー研修などさまざまな内容が考えられますが、コミュニケーション強化にはグループワークによる研修がおすすめです。グループワーク研修では、チームで協力して課題に取り組むことでコミュニケーション能力、チームプレイのスキル向上が期待できます。

フリーアドレス制度の導入

フリーアドレス制度とは、固定席を作らず、毎日好きな席で業務に取り組む制度です。業務のIT化や社内インフラが変化したことで、導入が容易になりました。作業場所を固定しないことで社員が流動的に動き、部門を超えたコミュニケーションの活性化に役立ちます。

ただし、業務内容によっては不向きなケースもあるようです。たとえば、外出の多い営業職や個人情報・重要書類を取り扱う部署では固定席の方が向いているでしょう。

社内部活動の活用

部活動やサークル活動を制度化することで、コミュニケーションの一環とする企業もあります。スポーツ系の部活なら、体を動かしてチームとしてのコミュニケーションを取ることができます。一方で、カメラ部やハンドメイド部 といった文化系の部活では、社員同士の「好き」を共有することがコミュニケーションのきっかけになるでしょう。中には、縦割り構造の組織が部活動によって横の繋がりを形成できたことで、組織としての連係がスムーズになったケースもあるようです。とはいえ、業務外の活動ではなかなか活性化しないことも考えられるでしょう。そこで、部活動を推奨している企業では、部活ごとに活動費を支給することでモチベーションを高める取り組みも行われています。

ランチ会を実施する

「単純に人となりを知りたい」などといった場合には、ランチ会も効果的です。ランチ会だと、なかなか夜の飲み会に参加することのできない育児中の社員や介護中の社員も参加することができます。夜の飲み会に比べてコストを抑えられるという点もポイントです。

コミュニケーションツールを利用する

社内メールや電話、ランチでのやり取りだけでなく、SNSやWeb上でのやり取りをしている企業も増えています。離れた拠点がある企業や外回りの多い業種では、円滑なコミュニケーションとして有効な方法です。また、同じ拠点であっても部署が違うと何をしているか分かりづらくなります。「この部署では今こういった取り組みをしています」「自分はこういった考えがあります」と発信できる文化を作るだけでも、社内のコミュニケーション問題が改善できるかもしれません。実際に社内SNSを導入した例として、ビジネスチャット『ChatLuck(チャットラック)』の導入事例をご紹介します。
(※以下はChatLuckの導入事例紹介で、専門家の監修パートではございません)

ビジネスチャットChatLuckで情報共有の改善を

ChatLuckは、情報共有、コミュニケーションのスピードアップなどの社内の課題を解決できるエンタープライズ対応ビジネスチャットです。
本カタログでは、基本機能や管理機能、セキュリティ、価格表、クラウド版とパッケージ版のご利用ガイドなど、詳しくご紹介しています。

ビジネスチャットChatLuck 製品カタログ

ビジネスチャットChatLuck 製品カタログ

この資料は、次のようなお客さまにおすすめです。

  • ・社内情報共有とコミュニケーションを円滑にしたい
  • ・安心、安全な環境でチャットを導入したい
  • ・メールや電話での煩雑なやりとりを減らしたい
  • ・ファイル共有を手軽に行いたい

ChatLuck導入事例

ESMシステム株式会社様

ESMシステム株式会社様の導入事例を見る

ESMシステム株式会社では、ビジネスチャット『ChatLuck』導入以前に別のツールを利用していました。しかし、そのツールではメッセージが届くと表示されるポップアップが瞬間的なため、気づきにくいという問題がありました。たとえば、以前までは現場 からチャットを送っても、送られた相手がチャットに気づかず、リアルタイムでやり取りができないことが頻繁にあったのです 。これでは、チャットツールのメリットであるリアルタイム性が全く活かされません。

そこで、着信のポップアップが自分で消さない限り表示されつづける『ChatLuck』を導入。着信に気づきやすくなったのはもちろん、送り手が「既読/未読」の状況を把握できる点も役立っているのだそうです。 特に同社のように社員の外出が多く、すぐに返信ができない環境の場合、既読がつくことで「情報が届いている」という発信者側の安心にも繋がります。

さらに『ChatLuck』導入は、確認・対応にかかる業務処理速度を向上させました。 具体的な事例を1つご紹介しましょう。たとえば同社では、納品書を確認する際に、名前の記載がなく担当者が分からないことがたまにあったのだとか。そんな時、以前は各部署に1回1回確認をしていたそうですが、今は『ChatLuck』のグループチャットで「これ、誰の納品書ですか」と発信すれば、すぐに担当者が分かるなど、煩わしさが解消。『ChatLuck』で発信するだけで、担当者と納品書をマッチングできる体制へと変わりました。この他にも、部署ごとに業務報告や問題解決に向けた相談窓口をつくり、報告・連絡・相談の強化に『ChatLuck』が役立っているようです。
ESMシステム株式会社様の導入事例を見る

株式会社ISTソフトウェア様

ESMシステム株式会社様の導入事例を見る

株式会社ISTソフトウェアでは、情報共有を中心とした社内コミュニケーションに課題が発生していました。仕事上の技術的トラブルが発生した際、属人性が強いために人によって対応の可否が分かれるといった課題です。

ChatLuck』導入後は、現場で自発的に技術者による情報共有ルームが課題・顧客ごとに作成され、地域や部署の垣根を越えて情報のやり取りが発生するようになりました。それにより、技術的なトラブルへの対応が高速化し、対応レベルの向上や標準化も進みました。

また、メールでは相手が読んだか読んでいないかが分からないという問題がありましたが、既読がつくことで「今相手は読んでいるが返信する時間が取れない」ということも想像できるようになりました。相手の状況も考えながら、社員一人ひとりが心地良いコミュニケーションを取れる『ChatLuck』の運用でそうした社内での繋がり強化を図っています。
株式会社ISTソフトウェア様の導入事例を見る ChatLuck導入事例一覧

風通しの良い職場環境を目指して

風通しの良い職場環境を目指して

報告・連絡・相談などのコミュニケーションの重要性は多くの方が把握されているものの、課題を感じていることも事実です。取り組みがなくてもコミュニケーションを取ってくれると楽ですが、そうでなければ改善に向けた仕組みを考える必要があるでしょう。また、コミュニケーションの活性化が円滑に行われる環境は、業務速度改善や離職率低下にも期待が持てます。今回紹介した方法も検討して、コミュニケーション改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。

ビジネスチャットChatLuck ユーザー事例集 Vol.1

ビジネスチャットChatLuck ユーザー事例集 Vol.1

ビジネスチャット チャットラックって、本当に使いやすいの? 他の会社はどんな活用をしてるの? そんな疑問にお答えするべく、お客さまの声を集めました。

株式会社ワーク・ライフバランス 監修:
株式会社ワーク・ライフバランス
ワーク・ライフバランス
コンサルタント

田村優実全国の企業や組織で残業を減らして売上げを上げる働き方改革コンサルティングや講演・研修などを行う。各担当者が抱える一見小さな問題や個人的な悩みにもこまやかに耳を傾けることで問題の本質を探りながら、ときに寄り添い、ときに力強く背中を押すかのような柔軟なスタイルに定評がある。

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