情報共有しないことで生じる問題点とは?改善方法を紹介

ビジネスをスムーズに行う上で、情報共有は必須です。しかし、必要な情報がすべて共有されていなかったり、社内の情報共有のための環境が整っていなかったりする場合もあるのではないでしょうか。
情報共有はなぜ必要なのか、円滑な情報共有がなされていないと何が問題なのかについて考え、情報共有における課題とその改善方法について解説します。

情報共有はなぜ必要なのか?

オフィス勤務でももちろんのこと、それぞれの状況が把握しにくいテレワーク環境では、情報共有が重要になってきます。
まずは、業務を行う上で情報共有が必要な理由について見ていきましょう。

業務を効率化できる

情報共有ができれば、業務を効率化することができます。そのためには、情報を誰でも簡単に利用できる状態にしておかなければなりません。

例えば、メールで受け取った資料をそのままにするのではなく、わかりやすい場所に保存しておけば、すぐに探し出すことができます。また、チームのメンバーも必要な資料であれば、社外からでもアクセスできるファイルサーバーかクラウドサービス、グループウェアを利用して、保存・管理すると便利です。

情報を決まった場所に保管してすぐに取り出せるようにしておけば、業務を効率化することができ、テレワークであっても問題なく情報共有ができるようになるでしょう。

ノウハウ・ナレッジが蓄積される

情報には、スケジュールや業績などの数字だけでなく、ノウハウやナレッジも含まれます。
例えば、営業用の資料をただ共有するだけでなく、その資料をどのような顧客にどのように提案して、どのような結果が得られたのかということも情報のひとつです。
そういったノウハウやナレッジは、メンバー全員で共有することでどんどん蓄積され、アップデートされていきます。情報共有することで、会社全体のスキルが上がっていくことにもつながるでしょう。

情報共有しないことで生じる問題点

情報共有には業務効率化やノウハウの蓄積といったメリットがありますが、反対に情報共有をしなかった場合には、多くの問題が生じます。
情報を共有しないことで生じる問題点を3つ挙げてみましょう。

業務や意思決定の停滞・遅延を招く

業務や意思決定の停滞・遅延を招く

情報共有が適切に行われない場合、業務の停滞や遅延、取引先とのトラブルなどを引き起こす可能性があります。例えば、現場の担当者への通達漏れ、正確性を欠いた伝達などによって、取引先とのスケジュール調整や納品業務に支障が出ることもあるでしょう。そうなれば、企業としての信用問題にも発展しかねません。

情報共有の不備はまた、意思決定のスピードの鈍化にもつながります。重要な商談や事業の拡大を狙えるようなシチュエーションでは、必要な情報が共有されていないことで機会をロスするリスクもあります。
営業担当者が持つ顧客の最新動向、マーケティング担当者が分析した市場ニーズなどに加えて、過去の経験にもとづいたノウハウやナレッジの蓄積があれば、意思決定は迅速で正確なものになるはずです。

業務が属人化する

情報を社員一人ひとりが抱え込んでしまうと、業務が属人化してしまいます。属人化していると、その情報を持っている社員でなければ業務が進まないといった問題も起こるでしょう。技術部門などの専門性の高い業務ほど、属人化しやすい傾向があります。
属人化を脱することは、標準化と呼ばれます。業務を標準化するには、情報の共有が不可欠です。情報共有によって標準化が達成できれば、組織力が向上していきます。

業務が可視化されない

ビジネスで共有すべき情報の中には、作業の進捗やメンバーのスケジュールも含まれます。特に、チームで成果を出していく日本型のビジネススタイルにおいては、メンバーが今何をしているかという情報を共有し、共同で作業を進めていく体制が重要です。特にテレワーク環境では、こういった情報共有が非常に大切になります。
作業の進捗やスケジュールが共有されていないと、業務が可視化されません。また、チームの改善点を検討しようとしても、どこに問題があるのかがわかりにくくなってしまいます。

情報共有を妨げる課題を解決するには?

情報共有のための環境が整っていないと、さまざまな問題が生じます。何が情報共有を妨げているのか、課題の改善方法とともに解説します。

情報共有に対する意識を高める

情報共有に対する意識を高める

社員が情報共有の重要さについて十分に理解していなければ、情報共有は進みません。情報共有に関する意識の改善、向上を図るには、そのための教育や研修が必要です。情報をどう活用すればいいかを学び、日頃の業務の中で習慣づけていくことが求められます。

セキュリティとのバランスをとる

情報共有のためのシステムを構築する際には、セキュリティについても考える必要があります。外部からの不正アクセスやヒューマンエラーによって、顧客情報や個人情報などの重要な情報が漏洩することは絶対に避けなければなりません。
しかし、セキュリティのためのルールは、時として情報共有の足かせになります。テレワークの導入が増えている現在でも、インターネット回線を通して社内の情報にアクセスできない環境の企業もあります。

これを解決するには、情報の重要度にレベルを設け、機密性がさほど高くない情報については利便性を優先するなど、新しいルールを適用する必要があるでしょう。情報共有において機密性と利便性はトレードオフの関係にあるため、そのバランスのとり方がカギになります。

一方で、アクセスポイント制限や、VPNによるアクセス経路の確保、VDI(仮想デスクトップ)によるリモート接続、データを端末に残さないセキュアブラウザの利用など、情報共有をサポートするセキュリティ対策も効果的です。

使いやすい情報共有ツールを導入する

円滑な情報共有を行うには、そのためのシステムやツールの導入が必要です。しかし、コストをかけてそれらを導入しても、機能を使いこなせなければ意味がありません。
使いやすい情報共有のためのツールを導入するにあたって、操作性が統一されているグループウェアを選択する企業も多くあります。

グループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」は、わかりやすいユーザーインターフェースで設計されており、初心者でも直感的に使うことが可能です。また、情報共有以外にも使える27の機能が備わっています。
情報共有の環境を整えるには、導入するシステムやツールが誰にでも簡単に使えるかどうかを十分に検討した上で選定することをおすすめします。

まずは情報共有ができているか現状を把握する

情報共有をおろそかにしていると、業務効率を下げ、組織を硬直化させ、意思決定の遅れによる機会損失も招いてしまいます。情報共有のためにはセキュリティ対策などのいくつかの課題もありますが、そうしたハードルをクリアして情報共有のための環境を整えることで、大きなメリットを得ることが可能です。
まずは社内の情報共有の手段とその利便性や正確性に問題がないか、現状を把握することから始めてみましょう。

グループウェアdesknet's NEOで情報共有の改善を

desknet's NEOは、情報共有、業務の改善・デジタル化、セキュリティ管理などの社内の課題を解決できるグループウェアです。 本カタログでは、製品特長や基本機能、オプション製品、クラウド版とパッケージ版のご利用ガイドなど、詳しくご紹介しています。

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