営業報告書の書き方とは？
効果的な作成のコツとメリットについて解説します

営業活動において、報告書の作成はとても大切な業務のひとつです。適切に作成された営業報告書は、自身の活動を振り返るだけでなく、上司や同僚との情報共有、そして今後の営業戦略を考える際にとても重宝します。
そこで、今回の記事では営業報告書の効果的な作成方法をはじめ、書く際のコツやおすすめのツールについて解説します。

営業報告書の目的とは

営業報告書を書く目的には、営業担当者が営業活動の内容と結果を記録し可視化することで、振り返りの際に今後の商談や自身の成長に役立てることが挙げられます。日々の活動を数字や文章で記録することで、マネージャーが進捗を管理でき、また自身にとっても改善点を見つけられるほか、次の営業（営業先）受注に向けた最適な戦略を立てられるでしょう。

また、営業担当者が万が一、受注に至らなかった場合でも、その原因を分析し次回に活かすことができます。つまり「価格面での折り合いがつかなかった」という結果だけでなく、「顧客のニーズを十分に把握できなかったため、価格提案が不十分だった」という深い予測を立てることが可能です。このように失敗事例も記録しておくことで、自分自身だけでなく、組織全体の知識として蓄積できるでしょう。

さらに、このような情報を上司や同僚と共有することで、成功事例や最新情報を得られるだけでなく、引き継ぎもスムーズになります。営業報告書を書くことは単なる事務作業ではなく、営業力を向上させるための強力なツールになるといえるでしょう。

営業報告書に記載する項目

よりよい営業報告書を作成するには、主要な記載項目を押さえることが大切です。ここでは、各項目について詳しく説明します。

営業目的

営業目的には、訪問や商談の具体的な目的を明記します。たとえば、新規顧客への製品紹介や競合他社からの切り替え提案など、設定した達成したい目標を明確に記載することを意識しましょう。

一例として、「A社への新規訪問：当社の新製品○○の機能紹介と、既存システムとの互換性について提案」といった形で記入します。なるべく具体的に書くことによって、その後の活動の方向性や成果の評価基準が明確になるでしょう。また、「初回訪問での信頼関係構築と、次回商談のアポイントを獲得する」などと、段階的な目標設定もおすすめです。

訪問先

訪問先の情報として、訪問した企業名や部署名、面談者の役職、氏名を記載します。また、訪問日時や場所も忘れずに記録しましょう。訪問先を記録しておくことは、後で調べる際にスムーズな情報共有はもちろん、分析を行うときにも役立ちます。

記入する際は「2024年8月10日 14:00-15:30、B株式会社 東京本社、IT部門 部長 ○○様、課長 ○○様」といった形で記録します。可能であれば、面談者の連絡先や、秘書や受付担当者の名前なども残しておくことで、次回のアポイント取得がスムーズに進むでしょう。また、訪問先の特徴や雰囲気などもメモしておくと、次の商談に繋がるヒントが見つかるかもしれません。

商談内容

商談内容は報告書の記載事項の中でも特に重要な部分です。商談の概要、提案内容とその反応、質問事項とその回答を詳細に記述するように心掛けましょう。また、顧客の課題やニーズの把握状況も含めることで、今後のアプローチに活かせます。

下記では、商談内容の記入例を紹介します。

このように具体的なやり取りを記録することで、次回の商談でより効果的なアプローチが期待できます。また、顧客の言葉遣いや表情、会話のトーンなどもできる限り記録しておくと、顧客の真のニーズや懸念事項を把握する手がかりになるでしょう。

振り返り

振り返りをしっかりと記入しておくことで、今後の課題改善に役立ちます。商談結果の評価と所感、成功・失敗の要因分析を行うほか、次回のアクションプランや今後の課題、改善点も記載しておくとよいでしょう。また、商談の確度や目標達成の度合いについても数字で示すことが大切です。下記では、商談結果の振り返り記入例を紹介します。

この振り返りを通じて、自身の営業スキルの向上が図れるほか、組織全体の営業プロセスの改善につなげられます。また、これらの情報を社内で共有することで、類似案件での成功確率を高められるでしょう。

営業報告書を書く際のコツ

営業報告書を作成する際、以下のポイントを意識することが大切です。それぞれ見ていきましょう。

誰にでも読みやすい報告書にする

読みやすい営業報告書を作成するためには、簡潔な文章を心掛けることが欠かせません。長文や複雑な表現を避け、要点を簡潔にまとめるようにしましょう。
また、重要なポイントは視覚的に分かりやすくする工夫を取り入れるのも効果的です。太字や背景色を変えたりすることで、読み返したときに分かりやすいほか、上司や同僚が読む際にも読みやすくなるでしょう。

また、専門用語を使用する際は、必要に応じて説明を加えて、誰が読んでも理解できるようにすることが大切です。

適したツールを活用する

営業報告書を作成する際には、適切なツールを活用することをおすすめします。決まったフォーマットを使用することで作成時間を短縮できるほか、入力や運用が簡単になり、作業効率の向上も期待できます。特に、顧客情報管理と連携できるツールを使えば、より正確で包括的な営業報告書を作成できるでしょう。

また、状況に応じてクラウドサービスを利用することで、リアルタイムで情報を共有できるだけでなく、外出先からでもアクセス可能な環境を整えられます。適切なツールを活用することで、報告書作成の効率が大幅に向上することはもちろん、より多くの時間を営業活動に充てることができます。

報告書をもとにアクションプラン立案を行う

営業報告書は単なる記録ではなく、次の営業活動に活かすためのものでもあるため、営業報告書をもとにアクションプランの立案を行いましょう。より効果的な改善策を導き出すためには、SWOT分析などを活用して、強み、弱み、機会、脅威を整理することも欠かせません。

SWOT分析とは、企業や事業の内部環境と外部環境を「強み（Strengths）」「弱み（Weaknesses）」「機会（Opportunities）」「脅威（Threats）」の4つの要素で整理し、現状を分析するフレームワークです。この手法を用いることで、自社の状況を客観的に把握し、戦略立案に活用することができます。

また、SWOT分析の結果をもとに、具体的な数値目標を設定し進捗を管理するほか、立案した改善策をもとにPDCAサイクル（計画、実行、評価、改善）を実施することも大切です。

営業報告書を作成するメリット

ここでは、営業報告書を作成することで得られるメリットについて解説します。

最新の実績を共有できる

営業報告書の活用によって、営業活動の結果をリアルタイムで共有できます。たとえば、新規顧客を獲得した際の成功事例を共有することで、他の担当者も同様のアプローチを試みることができるでしょう。
また、市場動向や競合他社の動きなどの最新情報も素早く共有することができるため、組織全体の競争力向上にもつながります。特定の地域で売上が急落している場合でも、その原因を迅速に特定し対策を講じることができるでしょう。

営業データ分析して業務の効率化が図れる

営業データの分析を通じて、業務効率化が図れます。報告書に蓄積されたデータは、長期的な市場動向や顧客ニーズの変化を把握するための貴重な財産です。たとえば、過去のデータの分析によって季節ごとの売上傾向や業種別の成約期間の違い、新製品の販売動向などを把握できます。また、高成績を上げている営業担当者の行動パターンを分析し、組織全体で共有することで、営業活動の効率を向上させることも可能です。営業データの分析によってリソースを最適に配分できるほか、全体的な業務効率を高められます。

引き継ぎがしやすくなる

過去の営業報告書が残っていれば、人事異動や組織変更の際もスムーズな引き継ぎが可能になります。個人の経験やノウハウを組織の財産として蓄積することで、新任者が迅速に状況を把握したうえで業務を開始できるでしょう。また、たとえ担当者が休暇中であっても、その報告書を参考にすることで他のメンバーが適切なフォローアップを行えます。

このように営業報告書にはさまざまなメリットがある一方で、報告書作成に時間がかかることや、過度な数字への依存が起こりやすい、プライバシーの懸念があるといったデメリットもあります。それぞれ適切な対策を講じた上で、営業報告書の作成環境を整えることが大切です。

営業報告書の作成と運用ならAppSuiteがおすすめ

営業報告書の共有には、業務アプリケーションを利用する手法が効果的です。営業報告書は、SaaSで提供されるアプリサービスでも管理できますが、プログラミングの知識がなくとも自社で作成できる業務アプリを使用することでより柔軟に対応できます。

営業報告書の作成と管理におすすめなのが業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」です。AppSuiteを使用すると、様々な機能を持ったパーツを画面上で並べるだけで簡単に営業報告書を作成でき、システム開発者によるプログラミングが不要です。

このようなツールは「ノーコードツール」と呼ばれ、非IT系の企業や専任のシステム技術者がいない企業、部署でも広く活用されています。営業報告書は、「ノーコード」つまりプログラミングのコードを使わずに、実際にマウス操作だけで簡単に作成・入力することができます。色の変更や並べ替えも自由に行えるため、現在使用している書式を再現しやすく、営業報告書を慣れた形式のまま違和感なく移行できるでしょう。

また、AppSuiteは登録が容易であるだけでなく、継続的な使用によってデータが蓄積されていきます。そのデータを集計したりグラフ化したりして可視化、共有できることもひとつのポイントでしょう。これにより、営業報告書はより価値のある情報源となるだけでなく、戦略的な意思決定に貢献してくれるはずです。

営業報告書を作成し効果的に活用しよう

営業報告書は上手に活用できれば、個人はもちろん組織の成長を促進させる強力なツールとなります。ただし、営業報告書は作成すればよいというわけではありません。作成する目的を明確にしたうえで、抽象的な表現を避け、具体的な事実や数字を用いるなどして、誰が読んでも分かりやすい内容にするように心掛けましょう。また、営業報告書を作成したあとは、それをもとにアクションプランを立案することも欠かせません。今後の受注へ向けて行動計画を含めて、営業活動に活かせるような営業報告書の作成に努めましょう。

さらに、マーケティング部門との連携を強化し、営業報告書の内容をマーケティング戦略に反映させることで、より効果的な営業活動が可能になります。このように、営業報告書は単なる記録ツールではなく、組織全体の成長と効率化を促進する重要な役目を果たしてくれるといえます。

更新日：2024年09月27日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

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