グループウェア導入のメリット・デメリット

グループウェア導入のメリット

情報共有がスムーズになる

グループウェアの大きなメリットのひとつは、情報共有がスムーズになることです。例えば、さまざまな書類やチーム・メンバーのスケジュールのほか、通達事項やお知らせ、報告、連絡事項、蓄積されるノウハウ・ナレッジなど、日常業務の中で共有すべき情報はたくさんあります。多くのグループウェアには、それらの情報を共有するための機能が備えられています。
グループウェアの導入は、全社的な情報共有のインフラを構築する方法のひとつといえるでしょう。
社内情報共有について詳しく知りたいかたは、「ツールを使った社内情報共有」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

社内コミュニケーションが円滑になる

グループウェアなら、メールとは異なるコミュニケーション機能を使った複数人でのやりとりや、社内SNSで全社に向けて情報を発信することも可能です。
グループウェアを活用することで、社内コミュニケーションの円滑化と活性化のほか、社員のモチベーションアップ、定着率の向上にもつながります。
社内コミュニケーションについて詳しく知りたいかたは、「ツールを使った社内コミュニケーション」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

業務の効率化が図れる

グループウェアを活用すれば、業務の効率化が図れます。例えば、ワークフロー機能を利用することでペーパーレス化を推進し、無駄な時間とコストを削減することができます。また、簡単に社内の設備予約や会議の日程調整ができるなど、テレワークやモバイル環境でも業務を行える環境を構築することも可能です。

クラウド型なら初期費用や運用の手間も不要に

グループウェアにはオンプレミス型とクラウド型があり、クラウド型はサービスを利用する分だけ料金を支払うという仕組みになっています。初期費用をはじめ、システム運用や管理の手間、コストも不要です。

グループウェアについてのおすすめ資料
【まんが】グループウェアはじめて物語

【まんが】グループウェアはじめて物語

営業の困った!総務の困った!など、部署ごとの困った課題を解決する方法、グループウェアの導入を成功させるコツも楽しくご覧いただける資料です。

グループウェア導入のデメリット

社内に浸透しないケースがある

グループウェアを導入しても、社内に定着・浸透しないこともあります。グループウェアの使い方がわからず、従来の慣れたやり方で業務を進めてしまう人もいるでしょう。
グループウェア導入にあたっては、ルールをしっかり決める必要があります。

自社に合った製品がわからない

グループウェアにもさまざまな機能があり、何が特長で自社に何が適しているのかがわからず、製品を決めきれないこともあります。とりあえず導入してみた結果、使い勝手が既存の業務となじまなかったということもありますので、注意しましょう。

導入に費用がかかる

グループウェアの導入には、当然のことながら費用がかかります。また、しっかりグループウェアの選定をしないと、それを補完するために別のアプリケーションを導入することにもなり、余計に費用がかかってしまいます。

グループウェア導入に失敗しないために

導入目的を明確化する

グループウェアを導入するにあたっては、業務効率化や生産性向上といった大きな目的を定めることも必要です。
しかし、まずはもっと小さな目的を明確に決めてみましょう。例えば、「導入当初はスケジュール管理と会議室予約をグループウェアで行う」といった、具体的な目的があるほうが導入成功率は高くなります。
特に、多機能なグループウェアを導入する場合、最初は数種類の機能から使い始めるようにするのが効果的です。

目的に合ったグループウェアを選ぶ

具体的な導入目的が定まれば、その目的が達成できるグループウェアを、比較・検討することができます。コストとのバランスも考慮しつつ、自社の目的に合ったグループウェアを選びましょう。

無料トライアルを試す

グループウェアの中には、無料トライアルが用意されている製品もあります。導入目的のほか、自社の業務内容や仕事の進め方、従業員のITリテラシーなどに合致した製品かどうかを、無料トライアルで実際に検証することができます。
導入候補の製品をある程度絞った段階で、実際に使用して感触を試してみるといいでしょう。

グループウェアの導入についてのおすすめ資料
後悔しないためのグループウェア導入

後悔しないためのグループウェア導入

テレワーク対応やペーパーレス化などの新しいニーズへの対応を可能にするグループウェア。グループウェア導入のための4つのポイントをわかりやすく解説した資料です。

人気のグループウェアが選ばれる理由

すべての機能がひとつにまとまっている

このように、グループウェアは、企業内・組織内での情報共有やコミュニケーションの活性化によって業務効率の向上を実現します。
ここからは、多くの企業、団体で導入されているグループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」が選ばれている理由をご紹介します。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

すべての機能がひとつにまとまっている

desknet's NEOは、実用性の高い27の機能を備えたグループウェアです。目的や業務の特性に合わせて最適な機能を選択して、使用することができます。
また、インターフェースが統一されているため、どの機能も同じ感覚で使用することが可能です。最初はいくつかの機能に限定して使い始め、社内に浸透してきたらほかの機能を使うということもできます。

国内ビジネスに最適化されている

グループウェアには海外製のものもありますが、desknet's NEOは国内企業向けに最適化されたグループウェアです。
海外(欧米)と日本では、働き方のスタイルに違いがあり、その違いはグループウェアの仕様にも反映されています。
例えば、海外では上司が部下の予定を確認するという習慣があまりなく、上司であってもほかのスタッフのスケジュールを簡単には見ることができない仕様になっていることがあります。しかし、desknet's NEOであれば、組織のメンバーの予定をしっかり把握することができます。
desknet's NEOは、これまでにいただいた数多くのフィードバックをもとにバージョンアップし続け、国内ビジネス向けに最適化されているのです。

誰にでも簡単に使える

desknet's NEOは、初めて使用する方やPCに慣れていない方でも簡単に使うことが可能です。
見やすく使いやすい操作画面を実現するため、機能全体のインターフェースを統一。多くの方が迷わず直感的に操作することができます。

コストパフォーマンスが高い

コストパフォーマンスが高い

desknet's NEOは、「機能に対して価格が安い」というお声を、企業様からよくいただきます。
コストパフォーマンスの高さは、あらゆる業種・規模の企業様に利便性の高いグループウェアを使用してほしいという思想を反映したものです。できるだけ多くの現場や日々の業務の中でdesknet's NEOが使われ、定着していけるよう、継続的な機能改善に取り組んでいます。

デスクネッツ ネオについてもっと詳しく
desknet's NEO 製品カタログ

desknet's NEO 製品カタログ

情報共有、業務の改善・デジタル化、セキュリティ管理などの社内の課題を解決できるグループウェア desknet's NEOの製品ご案内資料です。

グループウェアのことがもっとよくわかる!
セミナー・イベント情報
見てわかる、触ってわかる、全国各地でセミナー開催中
カタログ・資料
製品カタログや事例集など各種資料を請求・ダウンロード
導入事例
官公庁を含め、幅広い業種・規模でご利用いただいた事例をご紹介します。
よくあるご質問
実際に購入をご検討中の方から寄せられる多くの質問にお答えします。

すべての機能は今すぐ無料で
体験できます

クラウド版の使いやすさを体験!

インストールして
試せるパッケージ版

電話でお問い合わせ

平日9時 - 12時 / 13時 - 18時