株式会社ライフプラザパートナーズの導入事例

豊富な保険商品の最新情報を全国50拠点で同時に共有。1,700ユーザーに快適で機能的な情報環境を整えました。

株式会社ライフプラザパートナーズ
事業内容
訪問型保険乗合代理店
設立
2003年2月
利用形態
クラウド版
導入までの期間
6ヵ月
ユーザー数
1705ユーザー
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株式会社ライフプラザパートナーズ様

株式会社ライフプラザパートナーズ様は、保険会社50社による、生命保険、損害保険、少額短期保険などの豊富な保険商品を取り扱う訪問型の保険乗合代理店です。

FA(ファイナンシャル・アドバイザー)による長期的なフォローによって保障(補償)の設計や保険の見直し、資産運用や相続に至る多様な課題に応えることでお客様ニーズをとらえ事業も発展。着実に成長を遂げてきました。

全国50か所もの営業拠点を展開する同社では1,591名(2021年10月現在)を超える社員の情報共有を改善するためにグループウェアをdesknet's NEOへリプレイスすることで、情報連携の効果を高め、業務効率化やナレッジ共有、承認決裁の迅速化などを実現。さらなる業務品質の向上や顧客満足につなげています。

社員数も毎年100人規模で増加。保険業界において経験豊富なFA(ファイナンシャル・アドバイザー)の活躍の場を拡げ、発展する組織の情報共有の取り組みをご紹介します。

上鹿渡 達夫 様
執行役員 営業統括部長
加納 桂四郎 様
経営企画本部 システム部 執行役員部長
酒巻 順一 様
営業本部 営業推進部 執行役員部長
導入前の課題

掲示板の改善を求めるユーザーの要望に応え、情報共有の環境を検証。
成長する事業と組織に最適な情報共有の改善をめざし、グループウェアのリプレイスを決定。

株式会社ライフプラザパートナーズ様は、全国に50の営業拠点を展開。社員数も1,591名(2021年10月現在)となり、多くの保険募集人=FA(ファイナンシャル・アドバイザー=以下FA)が活躍しています。事業も組織規模も着実に発展を続けて来ました。

そのような中、拠点数と社員数が増え、組織が成長する過程で浮上したのが社内情報共有の課題でした。

取り扱い保険商品の種類も豊富で、実務で確認・共有すべき情報量も多い業務特性から、社内ユーザーの情報共有環境への意識も高く、日常的に様々な改善要望や意見も上がっていました。

「ユーザーから特に上がっていたのが、掲示板機能への改善要望でした。保険商品の発売や改定など、保険各社からの通達や業務情報などが日々更新され共有管理していたのですが、情報の取捨選択がしにくかったのです。必要な情報にすぐにアクセスして閲覧できるよう、もっと検索性を高めて欲しいなどの声が寄せられていました」

さらに、FAなどの継続的な人材採用によって、毎年100人程度ずつ社員数も増加しており、事業展望や組織の成長予測に見合った情報共有ツールの見直しが必要となりました。

「まずは快適な情報共有の整備によって、社員が主業務に集中しやすい職場環境を提供することをめざしました。あわせて将来的な社員数の増加によって累積していくであろうライセンスのコストも試算し、情報の発信と伝達、共有管理が適切なコストで的確に運用できるよう、新たなグループウェアへのリプレイスを決定しました」

選定理由

見やすいインターフェースと使いやすい機能で、社員に負荷をかけずに情報共有を実現。管理運用面での効率、コストパフォーマンスを決め手にdesknet's NEOを採用。

新たなグループウェアの選定に際しては、「見やすさ」「使いやすさ」「管理のしやすさ」などを主眼に複数製品の検討が行われました。

「特に重視したポイントは、まず掲示板(インフォメーション)の活用で、情報発信の効果を高めること。さらに、スケジュールや文書管理等による情報共有と管理の効率化。そして、ダイレクトメッセージなどの活用によって社員間のリアルタイムの情報発信やコミュニケーションの効果を高めることなどでした。それらを製品選定の指針とし検討を開始したのですが、機能面での向上と費用対効果という観点から見て、ほぼ一社決め打ちのような感じでdesknet's NEOを選定することになりました」

本格導入に先がけ3ヵ月ほどのトライアル期間に製品試用を実施。社内各部門からコアユーザーを募り、機能検討会を催し、ユーザーの意見を交えて製品検証が行われました。

「システム部が主幹となり、営業推進部、業務管理部、経理部、総務部、経営企画部をはじめとする各部のコアメンバーに検討会へ参加してもらい、業務的な観点からdesknet's NEOの活用機能の検証を実施。手応えを確かめた上で全社本稼働へとつなげました」

本稼働に先がけてTV会議システムを活用した、本社を含む全国50拠点の説明会も開催。

社内各部門から機能検討会に参加したコアユーザーは、そのままdesknet's NEOの活用展開のインフルエンサーとして所属部署の活用浸透に貢献し、約6ヵ月の短期間でdesknet's NEOの全社展開に導きました。

導入プロセス

PROCESS
1

導入製品検討(2ヵ月)

掲示板(インフォメーション)等の諸機能、費用対効果などを基準に製品検討を開始。

PROCESS
2

製品試用・製品決定(2ヵ月)

機能、コストパフォーマンス等に基づき、desknet's NEOの社内検証を開始。システム部を主幹に各部門コアユーザーが参加し機能検討会を実施。

PROCESS
3

正式導入・社内展開(1ヵ月)

導入決定後、TV会議システムを活用し社内展開。機能検討会に参加したコアユーザーがインフルエンサーとなり所属部署での導入推進役を担う。

特に役立った機能

全社や特定部署向けの通達事項やお知らせを簡単に掲載可能

導入後の成果・効果

保険会社各社の日々の通達、多彩な保険商品の情報を全国50拠点でリアルタイム共有。1,700ユーザーの業務効率化、ナレッジ共有、承認申請、決裁の迅速化を実現。

1)ユーザーの要望が高かった[インフォメーション]が日々の情報発信、共有に定着。
週20~25通配信される業務速報や通知へのアクセスが利用度向上にもつながった。

ユーザーから改善要望が上がっていた旧掲示板はdesknet's NEOの[インフォメーション]へと移行。毎日確認が必要な告知や速報に活かされ、業務開始時のログイン習慣にもつながっています。

「[インフォメーション]の利用度は各種機能の中でも最も高く、その告知量の多さは“非常と言うより異常に多い”と、社内ではよく冗談めかして話しています。

業務や部署ごとに20以上のカテゴリーを設けてフル活用しているのですが、特にFAに役立っているのが、保険会社各社から通知される新商品や保険改定などの保険商品関連の情報です。保険各社からの通知や配信情報は、常時10タイトル程度は告知・表示されており、最新情報の取得・共有に直結する機能として業務の効率化に役立っています」

カテゴリーの区分や日程で情報の絞り込みができ、過去に閲覧した情報も必要なときに再確認しやすくなり、旧製品では得られなかった利便性の向上によって、利用度もさらに上がるという良い循環につながっているそうです。

「[インフォメーション]で通知される保険各社からの告知や通達は会社別の情報になっているので、特にお客様の関心が高い保障(補償)内容の商品に関しては、[ポータル]のタブからアクセスするFA向けコンテンツや[文書管理]に、保険の種目や製品カテゴリー別に比較表を設けて共有化しています。

各社の商品の魅力や特徴をお客様にわかりやすく伝える有効な手段として、乗合代理店ならではのメリットを感じて頂くためにもたいへん重視している活用手法です」

特に役立った機能

社内の規定集や契約書などの文書を保管・共有

全社や特定部署向けの通達事項やお知らせを簡単に掲載可能

2)業務情報、各種マニュアルから業務システム、eラーニングへのリンクまで。
部門やカテゴリー別に16のタブを設けた[ポータル]から、あらゆる情報にアクセス。

[ポータル]には[スケジュール][インフォメーション][回覧・レポート][電子会議室]など利用頻度の高い機能へのアクセスに加え、「営業部」「FA向け情報」など部門別、職種別に16のタブを設定。必要に応じ複数のコンテンツを切り替え遷移できるようになっています。

「必要な情報にすばやくアクセスできる利便性と同時に、業務上の重要情報や要確認事項が集約されているので、[ポータル]は日常的にユーザーの利用頻度が高いと思います。

「契約関連」「報酬関連」等の各種業務システムへのリンクやeラーニングのシステムへのリンクも設けられ、まさに業務の入り口としての活用が展開されています」

利用度が高くコンテンツも充実しているため、今後はレイアウトの整理や改善にも取り組む方針。

「[ポータル]の利便性ゆえに、現在はタブの設定も16項目まで発展することとなり、一度に表示しきれず横スクロールしながら利用しています。今後はタブのサイズの変更が可能になるとか、二段構成で配置できるとさらにいいですね」

特に役立った機能

社内の情報を1ヵ所に集約してグループウェア上で一括管理

3)125種類の申請書を移行。承認申請から決裁までの流れを迅速化した[ワークフロー]の活用展開が、新型コロナ禍の業務対応にも活かされた。

desknet's NEO導入当初より活用展開を想定していた [ワークフロー]の運用によって、日常的に多用される経費申請を始め、総務関連、出退勤、人事、各種報告書など、業務に重要不可欠な申請書類125種類の移行が実現されました。

「一部用紙への押印が必要なものを残して、業務に必要な承認申請書類のほとんどの[ワークフロー]化を実現しました。よく使われる申請書類のほとんどは移行が完了しています。

[ワークフロー]化が進んでいたことが、2020年4月、新型コロナウィルスの緊急事態宣言発出後の出社制限や在宅勤務への緊急対応にも活かされました。

新型コロナ禍によってさらに追加で申請書類の[ワークフロー]化が進み、あわせて [回覧・レポート][電子会議室]も在宅勤務に役立てられました」

社内の情報連絡や資料共有は[回覧・レポート]の活用が主流となり、メールは社外とのやりとりに使われることが多くなりました。

[電子会議室]は部門内の固定メンバー間の活用が定着。拠点間のやりとりにも安心して情報が共有できる環境としてユーザーの創意工夫で活用が定着しています。

「desknet's NEOへのリプレイスから段階的に活用範囲を拡げ、[インフォメーション][ワークフロー]などの複数の機能活用がユーザー間に定着しましたが、まだまだ可能性を秘めた機能の活用手法はあると思いますし、そういう意味で[AppSuite]には最も着目していています。

自社の業務にどのように活かせるのか、できることを探りながら、今後の活用展開をさらに拡大して行こうと思います」

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

上鹿渡 達夫 様
執行役員 営業統括部長

desknet's NEOの採用によって、情報の種目や対象者別に効率よく情報の分類ができるようになり、第一線で活躍するFAへの情報提供も効果的かつ迅速に行われるようになりました。

会議や打ち合わせの効率化だけではなく、社内全体の「ペーパーレス化」の推進にも大いに役立ち、新型コロナ禍でリモートワークを余儀なくされた際には、[ダイレクトメッセージ]や[伝言・予約]などで迅速に意思疎通や情報伝達が実現できました。

社内情報共有のツールとして充分に定着していますが、今後使いたい機能もまだまだあり、さらなる活用展開に期待しているところです。

加納 桂四郎 様
経営企画本部 システム部 執行役員部長

ユーザーの率直な意見なども取り入れながら短期間で全拠点の情報共有を実現でき、申請書類の[ワークフロー]化も一気に進めることができました。

導入を主幹したシステム部の視点からは、desknet's NEOの管理・運用上の効率化やコストパフォーマンスも評価できる点でした。

今後はさらに深く、活用手法の成熟度を高め、[AppSuite]の連携活用なども視野に入れながら、desknet's NEOで業務改善に取り組んでいきたいと思います。

酒巻 順一 様
営業本部 営業推進部 執行役員部長

予測不能な新型コロナ禍の影響下、「必要な情報がどこに載っているか非常にわかりやすくなった」という声が多くのFAから寄せられました。コロナ禍の緊急対応の中でこそ顕著になったことであり、不測の事態に際してdesknet's NEOの共有情報が普段以上に注意深く閲覧され、利用率も向上したのだと感じています。

これからもユーザーの視点で使いやすさや利便性を高め、情報を業務に活かしやすいよう差配していきたいと思っています。

事業概要

会社名・組織名
株式会社ライフプラザパートナーズ
所在地
東京都新宿区

生命保険会社28社、損害保険会社18社、少額短期保険4社を取り扱う訪問型乗合代理店。生命保険の募集に関する業務、損害保険代理店業務、個人および法人の資産運用に関する情報提供サービス、コンサルティング業務を行っている。日本生命保険相互会社のグループ企業として全国50か所に営業拠点を展開。

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クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。
インストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。
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