業務プロセス可視化のメリットは?

業務プロセスを可視化することで、業務の流れや状況を理解しやすくなります。業務プロセスを可視化するメリットを解説します。 業務の進捗管理について詳しく知りたい方は、「タスクを見える化して進捗管理」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

業務プロセスを可視化するメリット

業務の流れがわかる

業務プロセス可視化のメリットのひとつは、業務の流れを整理し、理解できることです。特に、他部署や取引先との連携が絡む複雑な業務やプロセスが明確になり、各人が担当すべき作業内容もわかりやすくなります。

進捗を把握できる

可視化によって、今、誰がどんな作業を行っているのか、業務の進捗が把握しやすくなります。現状をリアルタイムにモニタリングできることで、ミスやトラブルへの対処も容易になります。

チームで共通認識が持てる

業務のゴールはもちろん、途中経過も明確になることで、共通認識を持てるようになることも業務プロセス可視化のメリットです。その結果、今何をやるべきか、目的からずれることなく行うことができるでしょう。

課題を把握しやすくなる

可視化によって、どこで停滞が起きているのか、その停滞は何が原因なのかといった課題や問題点を把握しやすくなります。また、業務全体を見渡せるようになり、それぞれの作業での責任の所在もはっきりします。

属人化を回避できる

業務プロセスが可視化されると、業務の属人化を回避できます。特定の人でないと処理できない状況を避け、誰もが同じ手順で同じ作業を行える環境の構築が可能となるでしょう。業務の引き継ぎや申し送りもわかりやすくなります。

不正を防止できる

業務プロセスが可視化され、全員で状況をチェックできるようになると、内部不正を防ぎやすくなります。業務プロセス可視化は、業務の健全化を促す効果もあるのです。

業務を効率化できる

可視化による課題の解決や属人化回避により、業務の効率化が実現できます。業務を効率化することで作業スピードが上がり、結果として生産性も向上します。

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業務プロセス可視化の進め方

1. 目的を明確にし、やるべきことを整理する

まず、可視化したい業務の目的を明確にします。目的を明確にしないと、何のために作業を行っているのか、わからなくなってしまうこともあるでしょう。この目的をゴールとして、そのために何をするべきなのかを考えていきます。

2. 業務の流れを洗い出し、ボトルネックを発見する

ゴールにたどり着くために、現状ではどのような作業をどのように行っているのかを洗い出します。
この時点で業務プロセスの流れを分析し、何が効率化をさまたげているのか、ボトルネックとなっている部分を見つけましょう。

3. プロセスマップを作成する

次に、オフィスソフトなどを用いて、業務プロセスを組み立てるためのプロセスマップを作成します。プロセスマップは業務を俯瞰するために、その流れや作業手順を表したものです。
わかりやすいプロセスマップを作るには、以下のポイントに留意しましょう。

・業務フローの開始条件を明確にする
・業務が分岐する条件と、分岐した後の流れや処理方法を明確にする
・時系列がずれないようにする

現状のプロセスマップを作って分析することで、ボトルネックとなっている箇所を改善した新しいプロセスマップを考案することができます。

4. 業務プロセスの電子化を検討する

業務プロセスを可視化してさらに効率化するために、業務プロセスを電子化する方法があります。
紙の文書を使って行っている作業やアナログな方法で行っている情報伝達や情報共有、承認・決裁の作業などは、電子化することでプロセスの可視化と効率化を進められるでしょう。

特に、申請・決裁などが必要な業務のペーパーレス化は、ワークフローツールを活用するのが一般的です。社内のさまざまな申請・決裁プロセスをワークフローツールによってペーパーレス化することで、手間と時間をかけることなく、いつでも進捗状況を確認しながら承認・決裁ができるようになります。

desknet's NEOでできること

このように、業務プロセスの電子化は、企業内・組織内での業務効率の向上を実現します。ここからは、多くの企業、団体で導入されているグループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」の機能でできることをご紹介します。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

ワークフロー

ワークフローは、主に稟議書や申請書などの各種届出に関わる業務をペーパーレス化・電子化し、進捗状況の可視化と業務の効率化を実現する機能です。
稟議書、申請書、報告書など、社内の業務はさまざまな申請・決裁プロセスが必要になります。ワークフローでは、それらに関わる文書の作成、提出、承認、決裁、保管といった作業を、すべて処理することができます。

ワークフローを使って業務プロセスを可視化するメリットを、申請・決裁に関わるそれぞれの立場から解説しましょう。 desknet's NEOのワークフロー機能

・決裁者・担当者のメリット
ワークフローを使うことで、申請書を簡単に作成することができます。申請書のサンプル書式も多数用意しています。
金額などに応じた申請経路の分岐や合議、決裁種別の指定も可能です。また、経理担当者などの役割を指定することで、引き継ぎも簡単に行うことができ、人事異動時の負担も軽減します。
さらに、各書式を使用できる利用者の指定、申請経路を変更不可にするといった設定も可能です。これをテンプレート化することで、申請経路の間違いや承認者が外されるといった不正防止にも役立ちます。
また、申請の長期保管が必要な場合は、desknet's NEOの機能のひとつである、文書管理の各フォルダーに保存が可能です。蓄積された申請情報はCSVで出力し、表計算ソフトやほかのシステムで利用することができます。

・承認者のメリット
承認者の作業も、ワークフローで効率化することができます。複数の申請書の連続承認や、これから自分に届く予定の申請の確認、回覧・レポートによる関係者への申請の回付などが可能です。
ステップごとの経緯や履歴も確認でき、承認ステップごとにコメントを残せるので、承認の判断が容易になります。また、否認した申請が再度申請された場合は、前回の申請内容を確認することができます。
さらに、出張などでオフィスを不在にしている場合でも、スマートフォン対応のため承認が滞る心配がありません。メールでの通知、自動承認、代理承認も設定可能です。

・申請者のメリット
申請者は、ワークフローで目的のテンプレートを選び申請するだけ。承認経路は、申請内容や所属部署に応じて自動で決められるため、そのたびに設定する必要がありません。
また、承認の進捗状況がわかることもメリットのひとつです。誰がいつ承認したのか、申請がどこまで進んだのかが一目でわかります。紙の申請書とは異なり、途中で紛失してしまう心配もありません。
さらに、過去の申請をコピーして再利用できる機能も用意しています。毎日発生する申請でも、前回の内容をコピーして変更箇所のみ修正するだけなので、手間をかけずに申請することが可能です。
ワークフローの活用例を見る

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