株式会社明治ゴム化成
様の導入事例

運用負担やコストを軽減しながら国内、海外拠点の情報共有を実現。試作用施設のスケジュール管理やAppSuiteによる営業分析も可能となりました。

株式会社明治ゴム化成
事業内容
工業用各種ゴム製品および樹脂製品の開発、製造。
設立
1900(明治33)年
利用形態
クラウド版
導入までの期間
3カ月
ユーザー数
500ユーザー
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株式会社明治ゴム化成

株式会社明治ゴム化成様は、1900年の創業以来120余年にわたり、ゴムやプラスチック製品の開発製造を手がけてきたパイオニアです。

世界で高いシェアを誇るオフセット印刷のブランケットシートや、船のエンジン、電子機器、風力発電などの防振装置に用いる防振ゴム、東京スカイツリーや横浜ランドマークタワーなどにも採用されている高速エレベーターやエスカレーター用のローラー、世界の自動車メーカーが採用する、ブレーキ、パワーステアリング、燃料等の自動車用ホースなど暮らしや社会インフラを支える数多くの製品を開発製造。日本初の樹脂製ビールケースを製造開始したことでも知られています。

株式会社明治ゴム化成様では、運用負荷やコスト負担の大きかった以前のグループウェアからdesknet's NEOへのリプレイスを実施。システム管理の負荷や運用コストを軽減すると共に、営業効果や業務改善に直結する情報共有を実現します。

国際的にも評価の高い数々の製品を開発製造する、明治創業の老舗企業によるグループウェアの活用手法をご紹介します。

徳田 広樹 様
企画部 情報システムチーム
松村 謙 様
企画部 企画チーム
導入前の課題

社外での安全な活用と国内・海外の複数拠点間の情報共有をめざし、既存グループウェアのリプレイスを決定。

株式会社明治ゴム化成様のグループウェア導入は早く、desknet's NEO導入以前には、国内メーカーのクライアントサーバー製品をオンプレミスで運用していました。

「以前の製品では、メールやスケジュール、掲示板などの基本機能を中心に利用していましたが、利用範囲が広がる過程でユーザー、情報システムチーム双方の視点からいくつかの課題も浮上していました。

ユーザーからは、出張先や訪問先での利用を希望する営業や技術担当者を中心に “社外でも安全にグループウェアを利用できるようにして欲しい”といった要望が上がっていましたし、情報システムチームでは“管理運用面での負担を低減したい” “運用コストを抑制したい”といった思いを共有していたのです」

開成町・本社工場
創業以来120余年、ゴムと樹脂の技術を探求。最先端の機器や現場、基幹産業、社会インフラを支える多様な製品が開発・製造されています。

旧製品はVPN接続ができず、セキュリティが担保できないことから外部での利用は禁止され、運用面では社内業務に負荷が生じないようにという配慮から、サーバー管理を外部に委託するなど、運用上のコストも生じていました。

さらに、本店・東京事務所、神奈川の本社工場、国内各所の関連会社や事業所、アジア、欧州など海外にも関係会社の事業所を置いているため、それらの拠点を結び、情報共有の効果をより業務に活かせるように製品のリプレイスが決定します。

選定理由

多数の企業への販売実績、自社に適したカスタマイズのしやすさ、コストパフォーマンスを評価し、desknet's NEOを採用。

「新たなグループウェアの導入に際しては、前製品での課題をふまえウェブベースの製品から選定することにしました。desknet's NEOを含めた3製品を数カ月かけて試用、検討し、desknet's NEO(導入当時は旧desknet's)を採用しました。

決め手となったのは、長期的なランニングコストの抑制まで視野に入れたコストパフォーマンス。多くの企業への販売・納入実績があり、機能強化によって、製品が継続的に進化していることなどです。外部からの安全な利用に関しては、社内はグローバルIPによる制御、社外からはクライアント証明書がないとアクセスできないようにしました」

導入当初は、最初に役員への説明を実施。情報システムチームの担当者にネオジャパンも協力し、本社工場、東京、大阪、名古屋、豊橋の各事業所への社内教育も実施されました。

その後、自社の活用状況やユーザーの要望に合わせカスタマイズがしやすい点などが社内評価され、2009年導入当時の旧desknet'sから、現在のdesknet's NEOクラウドまでご利用を継続。現在、国内10拠点の社員、海外8拠点へ赴任している社員、スタッフなど約500ユーザーの活用が定着しています。

「現在のクラウド版への移行によって、機能アップデートもその都度実施され、新機能追加や改善内容が反映されるようになりました。結果、移行して良かったと社内でも評価しています」

導入プロセス

PROCESS
1

導入製品検討(1.5カ月)

ウェブベースの製品であることを条件に評価の高い複数製品を比較検討。

PROCESS
2

製品試用(1.5カ月)

自社の活用想定に合わせ製品を試用。ユーザビリティや設定・カスタマイズのしやすさなどを検証。

PROCESS
3

正式導入

導入決定後、社内展開のための構築・運用準備を進め正式に運用開始。

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

導入後の成果・効果

クラウド版で運用の負荷なく、つねに最新機能を活用。
情報共有の成果が品質向上、営業力強化に活かされるようになった。

1)閲覧状況がすぐ分かり、ファイルを安心して共有できる。
社内メールとして[回覧・レポート]の活用が浸透。

desknet's NEOの継続的な活用を通じて、最も利用率の高い機能が[回覧・レポート]です。

業務をめぐる新たな取り組みやアイデアの交換などで部内の意見を集約し、とりまとめる際などに活用。さらに、共有フォルダのアクセス権限の申請や作業依頼の手続きなど、日常業務における承認申請などにも利用されています。

「閲覧状況がひと目で分かり、ファイルも共有可能なため、教育段階から社内は[回覧・レポート]、社外は[ウェブメール]というレクチャーを行い、使いわけが定着しています。

メールの添付ファイルには容量の制限があるので、情報の整理・集約の観点からも社内での共有には[回覧・レポート]のほうが便利ですね」

資料共有する際には、ファイルサイズが大きいものや社内共有限定資料の外部流出を予防できることから日常業務への浸透度は高く、社員によっては月間200件ほどになることも。

「メールの場合は1メールに対して個別の返信が集まり、いやおうなくメールの数も増え続けてしまいます。[回覧・レポート]は一つのテーマや情報を全員で観られるので、情報管理や整理がしやすく、各事業部とも上手く活用できています。業務効率化に貢献できていると感じています」

社外との通信に用いる[ウェブメール]はPOPとIMAPを併用。過去の情報も参照したいという社内ニーズに応え旧メールをPOPで残し、現行のメールはIMAPをメインとすることで、外部利用時や複数端末での利用における一元管理等のメリットを追求しています。

[電子会議室]は、議事録の配付など、チーム内の限られたメンバー間で共有するものや情報周知するものへの活用が定着しています。

「事業に特化したところでは、安全衛生管理や労働災害の予防に関する会議の議事録など、会議用社内資料の受け渡しと会議後の議事録共有に定着しています。社内風土を改善し、働きやすい環境づくりに取り組む活動など、社員の自発的な意見集約にもよく使われています」

特に役立った機能

時間、場所を問わず意見交換を行うことを可能にするバーチャル会議室

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

2)[スケジュール][設備予約]で製品試作用設備の運用を管理。
稼働率が向上し、顧客要望に応える製品開発の効率化につながった。

[スケジュール][設備予約]は会議室、社用車、共有パソコンなどの備品だけではなく、顧客からオーダーをうけた製品の試作用設備の予約管理にも活用されています。

「神奈川県の本社工場にある製品試作用設備では、お客様の発注に応じて、多様なオーダーメイドの製品試作を行っています。以前は紙で管理し、事業部間で連絡を取りながら利用調整をしていましたが、営業、技術担当者からの要望に応えdesknet's NEOの[スケジュール]と[設備予約]による運用に切り替えました。

お客様からの要望を確認した営業から試作依頼をすると、技術担当の部門が再現可能か、コストが見合うかなどを検証しながら、製品化の実現へむけてチームで取り組むのですが、全体の稼働状況や進行状況がリアルタイムで共有されることで運用効率も上がり、結果として製品試作対応の効率化や迅速化にもつながりました」

稼働状況が明確化され、試作用施設は2施設から5施設へ増設。顧客要望に即応しやすい開発、製造の環境が整えられました。

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

会議室や社用車の共有設備を一元管理し、利用予約を効率化

3)Excelで共有していた営業報告書をAppSuiteに集約。
直接入力による効率化と迅速な共有化で営業活動の分析に活用。

[AppSuite]は営業報告書の共有化による営業活動の分析にも活用されています。これまで営業報告書はExcelで作成され、事業部ごとに書式も統一されていませんでした。

経営陣からはつねづね報告書の情報を「分析したい」という要望があり、“検索性を高め“グラフ化する”ことなども可能となるよう、AppSuiteの活用に着目。

AppSuiteに[電子会議室]で共有していた過去のExcelバージョンの営業報告書、約5,000件をすべて取り込み、その後は、営業担当者が個々に直接AppSuiteに入力。登録後にマネージャーが集約・確認し、承認後に全員に共有化される仕組みとなり、長期的な視野で営業活動の分析に役立てられるようになりました。

AppSuiteによる営業報告書一覧

「営業報告書が集約されたことを、特に経営層が評価しています。事業部は違っても製品の動きには相互に関連性があり、例えば、製紙工場向けの製品と印刷関連機材を扱う事業部なら、紙の供給量の変化から、印刷やインキへの影響を先読みできる可能性があります。

異なる事業部間の営業情報を共有化し、関連性を読み取ることで、長期的な製品動向の予測やお客様フォローにつなげることも可能です」

営業報告書がAppSuiteにまとめられたことで、日々の営業活動にも有益な効果をもたらしました。

「例えば、蓄積された営業報告の情報は、顧客への再訪時に事前確認したり、担当者が変わる引き継ぎ時などにも情報がすぐに役立てられます。過去の事例に学びながら訪問者の訪問マニュアルとしても活用範囲が広がり、今後は事業部間の連携強化にも役立てていけると期待しています」

特に役立った機能

非効率な社内業務を簡単にシステム化できる、業務アプリ作成ツール

オプション
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ご担当者のコメント

徳田 広樹 様
企画部 情報システムチーム

desknet's NEOの採用で、情報システム担当者によるサーバーの保守・監視作業が減ったことは大きいと感じています。

desknet's NEOは管理面ではカスタマイズもしやすく新規導入するユーザーにとっても導入しやすい製品ですし、情報共有がより簡単に、連携が取りやすくなるような社内展開や利用の活性化に注力できるようになりました。

今後は、社内に残っているサーバーで運用している複数の業務の中からdesknet's NEOへ移行できるものはないか検討し、さらにユーザーの利便性を高めていきたいと思います。

松村 謙 様
企画部 企画チーム

desknet's NEO採用後、まず実感したのはインターフェースの明瞭さで、以前よりユーザビリティは格段に向上しました。ユーザーの使いやすさやのめり込み方も次第に変化していき、現在では「いかに使いこなし、利用効果を上げるか」といった本来の活用趣旨や目的に沿った社内展開に集中しやすくなりました。

AppSuiteも含め製品の機能改善も着実に進められているようですし、今後は情報共有・連携の利便性をさらに向上させ、ユーザーの業務効果につながる活用手法を展開していきたいですね。

事業概要

会社名・組織名
株式会社明治ゴム化成
所在地
東京都新宿区

工業用各種ゴム製品および樹脂製品の開発、製造。製紙・製鉄用ロール、自動車部品、フレックスホース、印刷用ブランケット、電気部品、昇降機用部品、港湾関係製品、艦船用防振ゴム、プラスチックパレット・コンテナ等を開発・製造。印刷機材メーカー、自動車メーカーをはじめとする国内外の企業に製品を提供・納入している。

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