滋賀県庁の導入事例

直感で操作できるインターフェースが使いやすく、庁内での浸透も早かった。庁内外とのメールのやりとりも円滑になり、意見交換が活発になりました。

滋賀県庁
事業内容
官公庁・自治体
設立
1872年1月19日(明治5年1月19日)
利用形態
パッケージ版
導入までの期間
2年
ユーザー数
7000ユーザー
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日本列島のほぼ中央に位置する滋賀県。中央には、日本一の大きさで知られる琵琶湖があり、瀬田しじみや鮎、フナなど湖ならでの幸を使った特産品が豊富です。

先の大河ドラマで主人公だった明智光秀が築城した坂本城、織田信長が築城した安土城などのように歴史的にも重要な名所が多く、観光客でにぎわっています。

滋賀県庁様では、2017年庁内の基幹システムのリプレイスに伴い、そこにひもづいた業務システムの見直しを開始。旧システムがWindows10に対応していなかったため、新たなシステムに乗り換えることを検討していました。2017年2月には大規模IT展示会に参加。出展していたdesknet’s NEOを含めた2社に情報提供を依頼。最終的にはインターフェースの使いやすさ、メールでのストレス軽減なども想定できたとして、2019年2月にdesknet’s NEOの導入が決定しました。旧システムと比べて、何が変わったのか。日々の業務の効率化には寄与しているのか、気になるところを情報政策課の皆さんにお伺いしました。

塩尻 拳也 様
滋賀県総合企画部情報政策課情報基盤係
山形 和幸 様
滋賀県総合企画部情報政策課情報基盤係
岩佐 剛浩 様
滋賀県総合企画部情報政策課ICT企画室
導入前の課題

旧システムがWindows10に未対応。
10年ぶりにリプレイスをすることになった。

2017年、滋賀県庁様では基幹システムのリプレイスが検討されていました。Windows OSは7から10へアップデートがアナウンスされ、基盤システムに入っているあらゆるアプリケーションを再検討することになりました。当時、使用していた旧システムでは、Windows10に対応しないということで新製品の検討を始めることになりました。

「当時の製品調達担当者が国内最大級のIT展示会に足を運びました。そのとき、desknet’s NEOと他社1製品を見かけ、それぞれの担当者にお声がけさせていただきました。そこから県庁に来ていただき、2社様と同時に必要な要件について話し合いながら、システムの仕様について内容を固めていったのです」

県庁本館
大津市にある滋賀県庁本館の外観。徒歩で10分強のところには琵琶湖が広がっている。

当時、働き方改革が注目され、旧システムとまったく同じ機能というより業務効率化を図れるシステムに変えたいという思いが強くあった滋賀県庁様。特に変えたかったのはウェブメールだったといいます。旧システムでは、ウェブメールを使用していましたが、一人あたりの受信トレイの容量は200MB。しかも1カ月ごとに受信トレイにあるメールすべてを自動削除されてしまいます。すぐに容量がいっぱいになるユーザーもいれば、「できれば消えたメールを復元できないか」という問い合わせなどが入るたび、情報政策課の担当者はその対応に追われていました。

10年間使い続けてきた旧システムを新たなものに入れ替えると聞いたユーザーからは「変えないでほしい」という声もあり、いかにインターフェースを旧システムに似せつつ、今らしいシステムに作り変えるかも製品選定のポイントになっていました。

選定理由

アイコンの配置も自由で、旧システムに似せたデザインも可能。
メールの容量1.5倍、保存期間も1カ月から無制限が決定打になった。

グループウェアの機能はもちろん、当時、働き方改革に注目が集まっていました。2017年当時はまだリモートワークの話は出ていませんでしたが、改革に寄与できるシステムを選びたいと考えていました。desknet’s NEOはその両方を満たしていたので安心だったといいます。

「庁内であっても、メールでやりとりをする場合、相手の方に“様”をつけ、形式的なあいさつから入るのが通例です。どうしても本題に入るまで時間がかかってしまいます。ですから、いきなり本題に入れるような気軽に連絡が取り合えるコミュニケーションツールを求めていました。

大津祭
湖国三大祭のひとつ、国指定重要無形民俗文化財にも指定されている「大津祭」。京都の祇園祭と同じく、コンチキチンの囃子とともに曳山巡行が行われる。

導入プロセス

PROCESS
1

製品検討(2年)

2017年2月、IT展示会に情報収集をすべく参加。desknet's NEOと競合品など、候補となる全2製品で比較検討を開始した。

PROCESS
2

試用(3カ月)

情報政策課内で情報政策課20~30人で試用アカウントを使い、主要機能をテスト環境にて比較検証。2018年12月に入札開始し、2019年2月にdesknet's NEOの採用を決定した。

PROCESS
3

導入(2019年)

旧製品も並行運用しながら、データ移行作業を実施。2019年9月2日より本稼働。

導入後の成果・効果

desknet's NEO内のポータルトップでITの重要連絡を周知し、問い合わせ対応も簡単に。ウェブメールの容量アップと保存期間の無制限はユーザーにも好評!

1)[ウェブメール] 200MBから300MBへ容量増。保管期限は無期限に。

リプレイス時には、新システム移行の研修に各部署から1人の参加を依頼。集中的に1カ月、基本2~3時間の研修で、基本的な機能についての操作方法や旧システムからのデータ移行の方法についてレクチャーして移行を進めていきました。

「旧システムから新システムへの移行で、大きなトラブルは聞いていません。自分のパソコンで使っている重要なデータを移行するんだと勘違いしたユーザーの方がいましたが、すぐに連絡したので大きな問題になりませんでした」

ウェブメールは200MBから1.5倍の300MBへと容量アップ。これまで受信トレイのメールが1カ月で消えてしまうこともあり、ユーザーから不満の声が上がっていました。しかしそれが解消され、メール保存の件でも問い合わせ対応は軽減されました。

海津大崎の桜
樹齢80年以上の桜などが琵琶湖の湖岸約4キロにわたって続く美しい景色は「日本のさくら名所100選」にも選ばれている。

「ウェブメールを庁内のやりとりに限定して、庁外や庁内外混在の場合には通常のメールを使用してもらうようにしました。メールで送る情報をすみ分けしたことでセキュリティーも向上しました」

ウェブメールで誤送信対策も旧システムと比べて、使いやすくなったといいます。

以前はメール送信の際、誤送信を防ぐために[メールをお送りしますか]とメッセージが出て、次に[本当にメールをお送りしますか]と二度の警告がポップアップで表示されるだけでした。それがdesknet's NEOになってからは宛先、件名、本文、添付ファイルにチェックを入れて送信するようになり、誤送信対策も強化されました。

[回覧レポート]についても改善された点がありました。これまでAさん、Bさん、Cさんに確認のメールを出すと、別々に修正が戻ってきていました。時には人によって意見が異なる場合もあり、そうすると意見をまとめるのも一苦労でした。

「メールが全員宛に返信されればいいのですが、送信者だけに返信が戻る場合もあります。Aさん、Bさんの意見が違うときにはそれを全員に伝え直し、とりまとめなければなりません。でも回覧レポートを使ってから、送信者の下にAさん、Bさん、Cさんのコメントがツリー状に一覧できるようになりました。その結果、同時に全員が意見を確認できるようになり、個別のメールのやりとりをする手間が減り、意思決定のスピードも速くなりました」

特に役立った機能

PCのメールと同じ操作性で使いやすく、効率的なメール処理が可能

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

2)[設備予約] [スケジュール]会議日程の調整がものの数秒でできるようになった。

これまで滋賀県庁様に限らず、多くの自治体ではメールやチャットなどは使わずに内線をかけて会議日程の調整するのが主流でした。不在時の伝言を残す、折り返し電話をかけてもらうだけでも大きな負荷です。会議室の空き状況を確認し、その後、個人のスケジュールをのぞいたり、電話で確認したりして調整してやっと会議の開催が決まるという流れでした。

「情報政策課では、まず全員がdesknet's NEOにスケジュールを入れています。ですから設備予約で会議室と参加メンバーの空き時間を一度に並べて確認できるので、ものの数秒で調整できるようになりました」

desknet's NEO導入後は、会議開催の調整が一瞬でできるようになったといいます。

「以前は、スケジュールを入力しない人がたくさんいました。ですが、desknet's NEOになってからクリック一つで入力が簡単にできるようになってから、多くの職員がスケジュールを入れるようになりました。少しずつdesknet's NEOが庁内に浸透してきたというのも実感します」

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

会議室や社用車の共有設備を一元管理し、利用予約を効率化

3)[ポータルサイト]目立つエリアに重要な情報を配置して周知徹底でき、案内が簡単かつ迅速にできるようになった。

滋賀県庁様ではdesknet's NEOに切り替えてから、ポータルサイトの一番目立つ場所に情報政策課からのお知らせスペースを確保しました。そこにシステムのメンテナンスなどの需要案内情報をアップし、職員全員に情報共有するようになりました。

「ユーザーがログインしたとき、目に留まりやすい場所に重要なシステム情報を上げています。問い合わせの数が減ったかどうかは定かではありません。でも問い合わせが入ったとき、ポータルサイトの情報を案内するだけでよくなり、素早い対応ができるようになり、ユーザー側、サポート側の時間も短縮できています」

導入して2年経ちますが、滋賀県庁様ではまだまだ使っていない機能があります。今後は電子会議室やプロジェクト管理などを使って、部署を横断した業務が発生したときに有効活用していきたいと考えておられるそうです。

「新型コロナウイルス感染症が発生した時にも、業務の特性上、リモートワークができる人には切り替えていただきました。その時にも、desknet's NEOがあったので自宅にいても職員同士の連絡がスムーズに進められました。今後も人事部と共にリモートワークを進めていきます。情報政策課としては、自宅から仕事をするときにITで快適な環境を整えられるように積極的に支援していきます」

特に役立った機能

社内の情報を1ヵ所に集約してグループウェア上で一括管理

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

塩尻 拳也 様
滋賀県総合企画部情報政策課情報基盤係

2020年からグループウェアを担当しています。自治体ではデジタルトランスフォーメーション(DX)を推進していかなければなりません。業務内容にもよりますが、三層分離など政府から出されている指針に沿いつつ、ユーザーが使いやすいグループウェアになるように整備を進めていきたいです。

山形 和幸 様
滋賀県総合企画部情報政策課情報基盤係

旧システムは10年使用していたので、ユーザーから変えないでほしいという要望もありましたが、ポータルのアイコン配置も自由にできたので、旧システムに似せたUIにしたこともあり、desknet's NEOの浸透は早かったですし、教育に手間も時間もかかりませんでした。ユーザーの声を聞きながら、よりよいシステムづくりに貢献していきたいです。

岩佐 剛浩 様
滋賀県総合企画部情報政策課ICT企画室

情報政策課のICT企画室に所属しています。旧システムではスケジュールやToDoリスト等の使い勝手が悪く、各種機能が生かしきれていませんでしたが、desknet's NEOになってから機能も増え、UIも使いやすくなりました。今後は電子会議室やプロジェクト管理について他の機能の活用を進め、業務効率化に役立てていきたいです。

事業概要

会社名・組織名
滋賀県庁
所在地
滋賀県大津市

琵琶湖をはじめ、豊かな自然に恵まれている滋賀県。「草の根自治」の精神を生かし、県民の方たちと対話を通じて、新たな滋賀県を作り上げています。2021年2月18日には新型コロナウイルス感染症の影響を受ける県内の飲食店を応援すべく、県庁正面玄関前駐車場に6社のキッチンカーが終結。「滋賀県キッチンカー事業者応援プロジェクト(Skip)」を開催し、大盛況のうちに終えるなど、常に県民に寄り添った取り組みを行っています。

導入サポート企業

地域密着型システムインテグレータとして地域の自治体様をはじめ教育機関、民間企業を対象にICTシステムの設計・導入からサポートまで自社スタッフによるきめ細やかなサービスをご提供させていただいております。
パワーアップしたdesknet's NEOのワークフロー機能を活用した、お客様独自の業務フロー作成等にも柔軟に対応させていただきます。

お問合せ先
地域主権システムプロジェクト本部 地方創生推進グループ
TEL
0749-52-5331
e-mail
sousei@nihonsoft.co.jp
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