ふくおか電子自治体共同運営協議会
様の導入事例

福岡県と市町村によって設立された、ふくおか電子自治体共同運営協議会様は、県と市町村が連携・協働しながら電子自治体の構築やICT活用推進の共同事業を展開。
2013年には「ふくおか自治体クラウド（FMC）」として、サーバや通信回線などハードウェアの共同利用「IaaSサービス」を開始。さらに、業務アプリケーションも含めた共同利用「SaaSサービス」へと進化・発展させ、住民サービスの向上や行政事務の効率化を推進しています。
2017年には、加入市町村が活用するための認定グループウェアとして、desknet's NEOが正式採用され、利用市町村も増加中です。
クラウドにおけるグループウェア共同利用のメリットとは？
製品選定や共同利用化を実現した福岡県とdesknet's NEO導入市町村の皆さまにお話をうかがいました。

※記載のユーザー数は参加団体中desknet's NEOを採用している9団体の累計ユーザー数です。

── ふくおか電子自治体共同運営協議会の発足経緯についてお聞かせください。

市町村が業務の効率化を図るために不可欠なのがICTの利活用ですが、電子自治体化を進めるにも、自治体ごとに人材・技術・財政面など異なる課題や制約を抱えており、格差も生じていました。
福岡県としても市町村を支援する必要性を感じており、自治体が必要としているものと、県が提供したいものが一致したことから、2002年、県と市町村によってふくおか電子自治体共同運営協議会（以下 ふく電協）が設立されました。
福岡県と県内市町村による共同事業として、現在は県と51市町村が構成団体として協業しています。(ふく電協　宮野様)

── 事業としてめざしているのはどのようなことですか。

福岡県と市町村が連携・協働して、電子自治体の構築や地域情報化の推進を目的に様々な事業に着手しています。市町村が個別に対応するよりも、ふく電協で共同運用することで効率化が図れ、効果が得られるものについては、積極的に共同化するよう取り組んでいます。
事業推進の旗振り役として福岡県の情報政策課に事務局が置かれていますが、構成団体（市町村）相互の情報交換・共有の場として5地区のブロック会議から幹事が選出され、県と加入市町村が協力し合い運営・意思決定を行っています。並行して｢企画｣｢電子入札｣｢クラウドサービス｣など協議会事業に関わる専門部会も開かれています。(ふく電協　宮野様)

── 現在のふく電協の取り組み、事業展開などについて教えて下さい。

総合行政ネットワーク（LGWAN）機器の共同調達や構築、運用管理の共同化を27団体で行っていて、2019年には40団体での共同利用となる予定です。他にも、電子申請サービスや電子入札サービス、災害に備え重要なデータを遠隔地に保管するデータバックアップサービスなども共同調達・運用しています。
さらに、「ふくおか自治体クラウド（FMC）」（以下FMC）の名称で、サーバや通信回線などのハードウェアの共同利用「IaaSサービス」を2013年から、業務アプリケーションの共同利用「SaaSサービス」を2014年から開始しています。
最近ではdesknet's NEOをはじめとする新たなサービスも充分な拡がりを見せて、市町村業務への利用拡大が進んでいるという状況です。(ふく電協　宮野様)

── 行政サービスに関しては、住民が得られるメリットも大きいのではないですか？

たとえば、各自治体が手続きのオンライン化を推進していて、住民の皆さまが、わざわざ役所まで来ていただかなくてもオンライン上で各種申請や届出ができる電子申請サービスなどもふく電協を通して提供しています。それは直接的に住民の皆さまへの利便性の向上につながっているのかなと思えるところですね。(ふく電協　宮野様)

── 自治体クラウド化で住民一人あたりの経費も抑制*できることが実証されています。

納税という部分では、各市町村が個別にシステムの構築・運用でコスト面での負担を増大させるより、共同化を図ることで、スケールメリットも十分発揮できます。そこは納税している住民の皆さまのメリットにもつながっていると思います。
何より大切なのは、FMCの提供する各種サービスを業務効率化につなげ、各市町村のより良い住民サービスや対応に反映させていくことです。(ふく電協　宮野様)

*総務省　地域力創造グループ 地域情報政策室『市区町村における情報システム経費の調査結果について』(平成30年3月30日)より

── グループウェアの製品選択はどのように取り組まれましたか？

ふく電協内に県・市町村が協議に加わるグループウェア専門の検討部会を設け、調達前に、現行主要製品をほぼ網羅する8製品を対象に1年程度検討しました。
FMCのSaaSサービスでの提供を前提にデモを行い、「システム上で快適に利用できるか」「導入・継続利用時のコスト」などを含め3製品に絞りこみました。同時に要件定義も定め、調達〜プロポーザルを実施しました。
総合評価については、コストを最優先に、運用時の製品ごとの差違、必須要件以外の機能検討、導入までのスケジュールなども勘案して選定しました。(ふく電協　宮野様)

── 期間をかけて、厳密かつ入念な検討が行われたのですね。

2015年に事前選定を開始し、その状況を各部会を通して全市町村に向け報告。事前検討後3製品に絞り込んだ段階で、9〜10市町が利用検討参加に手を挙げ、2016年グループウェアのワーキンググループを結成しました。
費用感やRFI（情報提供依頼書）作成などを実施しながら、調達に向けた調整や協議を進め、本調達が2017年の1月という流れでした。
その後、同年5月調達認定。2017年7月正式に導入決定しています。
その間の経過は、ふく電協内ですべて報告・共有され、最終的には「この業者に選定して費用はこのぐらいですよ」「ぜひ導入検討の後、ご活用下さい」ということで会員市町村に正式通知したという流れですね。(ふく電協　宮野様)

── desknet's NEO採用の決め手となったのは何ですか？

コスト、基本機能に加え、追加機能の有無などの付加価値も検討しました。
基本機能については「外部および内部メール」「スケジュール」「設備予約」「電子掲示板」などで比較評価を実施しています。
製品を絞り込む中でdesknet's NEOを評価した点は、まず複数自治体のさまざまな要件を網羅できていたこと。さらに導入・運用に関するコストが大きな決め手となりました。市町村の立場としてはやはりシビアなコスト感覚や意識が、製品選定において最優先されますから。
さらにChatLuckやAppSuiteなどのオプション機能を将来的に活用できる可能性があるのも、他製品にはないメリットとして評価されました。(ふく電協　宮野様)

desknet's NEO採用の決め手
・複数自治体からの調達要件を満たす基本機能、操作性
・県・市町村の意識に応える導入および運用コスト
・ChatLuckやAppSuiteなどのオプション機能で活用範囲が拡げられる

── desknet's NEOは、ふく電協内で、どのように位置付けられているのですか？

主サービスとしているのは共同利用センターというLGWANの利用サービスと電子申請サービス、電子入札サービス、遠隔地データバックアップサービス、FMC IaaSサービス、SaaSサービスとなりますが、これらと横並びでグループウェアがあるというイメージですね。
desknet's NEOについては、申請、審査、動作検証を行うことで登録ができる通常のFMC-SaaSの登録制度とは異なり、ふく電協でグループウェアを利用するならdesknet's NEOということで、イメージとしてはふく電協の認定グループウェアという認知のされ方が近いと思います。「認定しているサービスなのでぜひ使って下さい」という推奨をしています。
(ふく電協　宮野様)

── desknet's NEO導入市町村の推移はどのような状況でしょうか？

既存グループウェアの契約更新やリプレイスのタイミングもあり、当初は5年で9市町、その後は段階的な利用拡大を想定していましたが、短期間に当初の予測を超え、着実に導入市町村が増えています。
採用後約1年の現時点で、すでに6市町が活用し、2018年中に10市町、さらに2019年以降3市町の導入が確定しています。
各地区ブロックで市町村同士の情報交換も活発なので、desknet's NEOの活用事例などを見ながら、さらに追加導入が進むかもしれません。(ふく電協　宮野様)

── すでに導入している市町村のご利用状況はいかがでしょうか？

前に使用していたグループウェア製品でできたことは、ほぼdesknet's NEOでできています。[ウェブメール]の所属セクションの共有メールアカウントは外部とのメールに、[回覧･レポート]を庁内でのメールの代わりに利用しています。自分の端末で共有メールを確認できる利便性が好評です。
ふく電協の共同調達によって、自庁方式で構築するより安価にグループウェアが導入できたのが良かったと思っています。（福津市　石津様）

稼働からまだ数カ月ですが、[インフォメーション]はほぼ毎日更新情報がアップされ [設備予約]も会議室の予定がどんどん埋まっており、短期間で利用は定着しています。課によっては[ウェブメール]も利用頻度が高いですね。前製品より利用機能も多くなり、庁内の課題に対して機能活用で対応できることは増えていくと思います。（行橋市　永野様）

ふく電協でグループウェアの共同利用化が実現し、コストメリットが見込めたため導入しました。コストを抑えるためデータ移行も職員で実施しましたが、職員情報や組織情報などをCSVで取り込め問題なく稼働できたのは良かったと思います。
[ウェブメール]は個人のログインで課や係代表と個人メールを一覧で見られるので、便利だし [スケジュール]も所属を選択するだけで、職員の予定が一覧で見られ使いやすく、以前より活用する職員が増えたと思います。（大川市　坂本 様）

ちょうど今年度にグループウェアサーバを更新する機会が訪れ、オンプレミスよりクラウド=SaaSのほうが、コスト面、運用効率両面で優っていたため共同利用のdesknet's NEOを採用しました。コストをかけずグループウェアのクラウド化をすぐに実現できたのは良かったと思います。
desknet's NEOは機能が豊富なところを評価していて、以前の活用法を各機能にあてて実用化する最初の取り組みから、新たな課題解決や作業の効率化に各種機能を応用している段階です。
たとえば庁内の内線電話の代わりに[ダイレクトメッセージ]を活用し、内線本数や電話の占有率を減らすことにも成功しています。（苅かん田だ町まち　吉本様）

── 市町村にとってコストが重要なポイントとなるのは揺るぎないところですね。

その通りです。（一同）

── 市町村独自の活用手法も定着しているようですが、今後の利用推進についてはいかがですか？

desknet's NEOは多機能なので「このように使う」というのはなかなか定められないですよね。情報部門の慣れた人たちの集まりでは[スケジュール]を見れば、すぐに活用できることが、他の部課係ではなかなか利用が広がりにくい。そういう意味では、やはり情報部門から積極的に便利な活用手法などを発信していきたいですね。使い方を知ればさらに活用される機能は多くあると思います。（ふく電協　宮野様）

AppSuiteにも期待していて、人事評価などのシステムを入れるには相当コストがかかるのですが、AppSuiteで作れそうですよね。一団体が作れば、それを共有化して加入団体全てで運用する手法もとれると思います。利用推進を展開できれば面白いですね。（苅田町　吉本様）

── アプリを作りテンプレート化して同じフォームが再現できるので展開はしやすいと思います。

とてもいいアイデアだと思うんですよね。一団体が作ったものを他の団体で展開していくというのは。いろいろな自治体で作ったものをお互い共有していけば面白いですね。
（大川市　坂本様）

自治体はどこも同じような業務を行っているので、活用手法の各市町村の実績や成功事例を水平展開できるといいですよね。それでメニューも増えるし、あまり積極的に活用していなかった団体も、それならうちでも使ってみようとなるじゃないですか。（福津市　石津様）

それが共同利用の最大のメリットですよね。（大川市　坂本様）

その時、同じアーキテクチャで、同じソフトウェアでできるのが共同利用の強みで、大きなメリットになりますよね。（苅田町　吉本様）

── 成功事例の水平展開で共同利用の価値がさらに高まるということですね。他にも製品選定の負荷がなくなるというお声も頂戴しているのですが……。

従来ですと、約5年でハードも使えなくなるし、そこで見直しも必要となり企業の入札などを実施しなくてはいけないのですが、desknet's NEOの共同利用でそれらの職員負担は軽減されました。運用効率やコスト面でもかなり効率化できたのではないでしょうか。（苅田町　吉本様）

その通りです。（一同）

以前のようにサーバーの5年、6年を迎えたときのことがないから、今後は5年ごとに製品を見なおすという考えにはならないですね。（福津市　石津様）

── そこは皆さま同じ感覚なのですね。

そうですね。契約自体は5年で切っていますが、そのまま継続利用できますから。ユーザーが戸惑うこともなく、ふく電協本来のより良き住民サービスの提供や行政事務の効率化という趣旨にもかなっていると思います。（大川市　坂本様）

── 住民サービスだけではなく、職員の皆さまにとっても良いことなのですね。

システムが変わらないというのはいいことです。（苅田町　吉本様）

── 皆さまのお話から共同利用の効果がよくわかりました。事務局のお立場からはいかがですか？

活用を奨励する事務局の立場としてはユーザーの市町村の皆さまに「安心感」を持っていただくことを重視していて、事務局に委ねれば「ここまではしてもらえる」という運営を心がけているところです。団体ごとに職員のスキルレベルも異なるものがあり、経験に応じて悩みや課題もある。ふく電協で提供しているサービスに関しては、ある程度のことは事務局で答えたり対応もできますが、セキュリティをはじめ新たなサービスの発信など、最先端の技術課題に対しては、各専門分野における外部事業者やベンダーの協力も必要です。ふく電協内の専門部会やワーキンググループなどを通じて、常に最新技術や情報に触れ、精査し続けることが重要だと思っています。（ふく電協　宮野様）

── desknet's NEOの手応えや導入効果などは感じられましたでしょうか？

本日のお話しのとおり、グループウェアの利用は当初の予定を上回るスピードで進んでいます。その大きな理由にコスト面でのメリットがあったのは確かですね。
一方で、操作性への利用団体の評価も高く、導入背景にあった「ChatLuckやAppSuiteなどのオプション機能を利用したい」との声もすでに複数の市町村から上がっています。今回の導入を機に、他のFMC-SaaS提供サービスの利用も進んでいることから、波及効果を最大化するためにも、desknet's NEOの活用を推進していきたいと思います。（ふく電協　宮野様）