導入事例

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導入事例のご紹介

クラウドの共同利用で活用を推進。市町村の情報共有や働き方を変えていきます。

ふくおか電子自治体共同運営協議会

http://www.pref.fukuoka.lg.jp/contents/kyogikai.html

  • 業種自治体
  • ユーザー数4,410ユーザー
  • 利用形態クラウド版

<この事例のポイント>

【導入】クラウドにおける共同利用を目的に、市町村で活用しやすいグループウェアを選定。

【採用】主要製品を精査。コストと機能評価で推奨グループウェアにdesknet's NEOを採用。

【効果】導入市町村も増加中。共同利用のメリットを最大限活かしてdesknet's NEOを展開。

福岡県物産観光展示室「福岡よかもんひろば」
東公園や玄界灘を見下ろす県庁最上階で、県の物産を展示する「福岡よかもんひろば」。伝統工芸品常設展示「てしごとんねる」では、福岡県が誇る国・県指定の伝統工芸、観光地など各市町村の魅力が紹介されています。

福岡県と市町村によって設立された、ふくおか電子自治体共同運営協議会様は、県と市町村が連携・協働しながら電子自治体の構築やICT活用推進の共同事業を展開。
2013年には「ふくおか自治体クラウド(FMC)」として、サーバや通信回線などハードウェアの共同利用「IaaSサービス」を開始。さらに、業務アプリケーションも含めた共同利用「SaaSサービス」へと進化・発展させ、住民サービスの向上や行政事務の効率化を推進しています。
2017年には、加入市町村が活用するための認定グループウェアとして、desknet's NEOが正式採用され、利用市町村も増加中です。
クラウドにおけるグループウェア共同利用のメリットとは?
製品選定や共同利用化を実現した福岡県とdesknet's NEO導入市町村の皆さまにお話をうかがいました。

※記載のユーザー数は参加団体中desknet's NEOを採用している9団体の累計ユーザー数です。

クラウドにおける共同利用を目的に、市町村で活用しやすいグループウェアを選定。

── ふくおか電子自治体共同運営協議会の発足経緯についてお聞かせください。

市町村が業務の効率化を図るために不可欠なのがICTの利活用ですが、電子自治体化を進めるにも、自治体ごとに人材・技術・財政面など異なる課題や制約を抱えており、格差も生じていました。
福岡県としても市町村を支援する必要性を感じており、自治体が必要としているものと、県が提供したいものが一致したことから、2002年、県と市町村によってふくおか電子自治体共同運営協議会(以下 ふく電協)が設立されました。
福岡県と県内市町村による共同事業として、現在は県と51市町村が構成団体として協業しています。(ふく電協 宮野様)

── 事業としてめざしているのはどのようなことですか。

福岡県と市町村が連携・協働して、電子自治体の構築や地域情報化の推進を目的に様々な事業に着手しています。市町村が個別に対応するよりも、ふく電協で共同運用することで効率化が図れ、効果が得られるものについては、積極的に共同化するよう取り組んでいます。
事業推進の旗振り役として福岡県の情報政策課に事務局が置かれていますが、構成団体(市町村)相互の情報交換・共有の場として5地区のブロック会議から幹事が選出され、県と加入市町村が協力し合い運営・意思決定を行っています。並行して「企画」「電子入札」「クラウドサービス」など協議会事業に関わる専門部会も開かれています。(ふく電協 宮野様)

── 現在のふく電協の取り組み、事業展開などについて教えて下さい。

総合行政ネットワーク(LGWAN)機器の共同調達や構築、運用管理の共同化を27団体で行っていて、2019年には40団体での共同利用となる予定です。他にも、電子申請サービスや電子入札サービス、災害に備え重要なデータを遠隔地に保管するデータバックアップサービスなども共同調達・運用しています。
さらに、「ふくおか自治体クラウド(FMC)」(以下FMC)の名称で、サーバや通信回線などのハードウェアの共同利用「IaaSサービス」を2013年から、業務アプリケーションの共同利用「SaaSサービス」を2014年から開始しています。
最近ではdesknet's NEOをはじめとする新たなサービスも充分な拡がりを見せて、市町村業務への利用拡大が進んでいるという状況です。(ふく電協 宮野様)

── 行政サービスに関しては、住民が得られるメリットも大きいのではないですか?

たとえば、各自治体が手続きのオンライン化を推進していて、住民の皆さまが、わざわざ役所まで来ていただかなくてもオンライン上で各種申請や届出ができる電子申請サービスなどもふく電協を通して提供しています。それは直接的に住民の皆さまへの利便性の向上につながっているのかなと思えるところですね。(ふく電協 宮野様)

── 自治体クラウド化で住民一人あたりの経費も抑制*できることが実証されています。

納税という部分では、各市町村が個別にシステムの構築・運用でコスト面での負担を増大させるより、共同化を図ることで、スケールメリットも十分発揮できます。そこは納税している住民の皆さまのメリットにもつながっていると思います。
何より大切なのは、FMCの提供する各種サービスを業務効率化につなげ、各市町村のより良い住民サービスや対応に反映させていくことです。(ふく電協 宮野様)

*総務省 地域力創造グループ 地域情報政策室『市区町村における情報システム経費の調査結果について』(平成30年3月30日)より

主要製品を精査。コストと機能評価で推奨グループウェアにdesknet's NEOを採用。

── グループウェアの製品選択はどのように取り組まれましたか?

ふく電協内に県・市町村が協議に加わるグループウェア専門の検討部会を設け、調達前に、現行主要製品をほぼ網羅する8製品を対象に1年程度検討しました。
FMCのSaaSサービスでの提供を前提にデモを行い、「システム上で快適に利用できるか」「導入・継続利用時のコスト」などを含め3製品に絞りこみました。同時に要件定義も定め、調達〜プロポーザルを実施しました。
総合評価については、コストを最優先に、運用時の製品ごとの差違、必須要件以外の機能検討、導入までのスケジュールなども勘案して選定しました。(ふく電協 宮野様)

── 期間をかけて、厳密かつ入念な検討が行われたのですね。

2015年に事前選定を開始し、その状況を各部会を通して全市町村に向け報告。事前検討後3製品に絞り込んだ段階で、9〜10市町が利用検討参加に手を挙げ、2016年グループウェアのワーキンググループを結成しました。
費用感やRFI(情報提供依頼書)作成などを実施しながら、調達に向けた調整や協議を進め、本調達が2017年の1月という流れでした。
その後、同年5月調達認定。2017年7月正式に導入決定しています。
その間の経過は、ふく電協内ですべて報告・共有され、最終的には「この業者に選定して費用はこのぐらいですよ」「ぜひ導入検討の後、ご活用下さい」ということで会員市町村に正式通知したという流れですね。(ふく電協 宮野様)

── desknet's NEO採用の決め手となったのは何ですか?

コスト、基本機能に加え、追加機能の有無などの付加価値も検討しました。
基本機能については「外部および内部メール」「スケジュール」「設備予約」「電子掲示板」などで比較評価を実施しています。
製品を絞り込む中でdesknet's NEOを評価した点は、まず複数自治体のさまざまな要件を網羅できていたこと。さらに導入・運用に関するコストが大きな決め手となりました。市町村の立場としてはやはりシビアなコスト感覚や意識が、製品選定において最優先されますから。
さらにChatLuckやAppSuiteなどのオプション機能を将来的に活用できる可能性があるのも、他製品にはないメリットとして評価されました。(ふく電協 宮野様)

desknet's NEO採用の決め手
・複数自治体からの調達要件を満たす基本機能、操作性
・県・市町村の意識に応える導入および運用コスト
・ChatLuckやAppSuiteなどのオプション機能で活用範囲が拡げられる

── desknet's NEOは、ふく電協内で、どのように位置付けられているのですか?

主サービスとしているのは共同利用センターというLGWANの利用サービスと電子申請サービス、電子入札サービス、遠隔地データバックアップサービス、FMC IaaSサービス、SaaSサービスとなりますが、これらと横並びでグループウェアがあるというイメージですね。
desknet's NEOについては、申請、審査、動作検証を行うことで登録ができる通常のFMC-SaaSの登録制度とは異なり、ふく電協でグループウェアを利用するならdesknet's NEOということで、イメージとしてはふく電協の認定グループウェアという認知のされ方が近いと思います。「認定しているサービスなのでぜひ使って下さい」という推奨をしています。
(ふく電協 宮野様)

導入市町村も増加中。共同利用のメリットを最大限活かしてdesknet's NEOを展開。

── desknet's NEO導入市町村の推移はどのような状況でしょうか?

既存グループウェアの契約更新やリプレイスのタイミングもあり、当初は5年で9市町、その後は段階的な利用拡大を想定していましたが、短期間に当初の予測を超え、着実に導入市町村が増えています。
採用後約1年の現時点で、すでに6市町が活用し、2018年中に10市町、さらに2019年以降3市町の導入が確定しています。
各地区ブロックで市町村同士の情報交換も活発なので、desknet's NEOの活用事例などを見ながら、さらに追加導入が進むかもしれません。(ふく電協 宮野様)

── すでに導入している市町村のご利用状況はいかがでしょうか?

前に使用していたグループウェア製品でできたことは、ほぼdesknet's NEOでできています。[ウェブメール]の所属セクションの共有メールアカウントは外部とのメールに、[回覧・レポート]を庁内でのメールの代わりに利用しています。自分の端末で共有メールを確認できる利便性が好評です。
ふく電協の共同調達によって、自庁方式で構築するより安価にグループウェアが導入できたのが良かったと思っています。(福津市 石津様)

稼働からまだ数カ月ですが、[インフォメーション]はほぼ毎日更新情報がアップされ [設備予約]も会議室の予定がどんどん埋まっており、短期間で利用は定着しています。課によっては[ウェブメール]も利用頻度が高いですね。前製品より利用機能も多くなり、庁内の課題に対して機能活用で対応できることは増えていくと思います。(行橋市 永野様)

ふく電協でグループウェアの共同利用化が実現し、コストメリットが見込めたため導入しました。コストを抑えるためデータ移行も職員で実施しましたが、職員情報や組織情報などをCSVで取り込め問題なく稼働できたのは良かったと思います。
[ウェブメール]は個人のログインで課や係代表と個人メールを一覧で見られるので、便利だし [スケジュール]も所属を選択するだけで、職員の予定が一覧で見られ使いやすく、以前より活用する職員が増えたと思います。(大川市 坂本 様)

ちょうど今年度にグループウェアサーバを更新する機会が訪れ、オンプレミスよりクラウド=SaaSのほうが、コスト面、運用効率両面で優っていたため共同利用のdesknet's NEOを採用しました。コストをかけずグループウェアのクラウド化をすぐに実現できたのは良かったと思います。
desknet's NEOは機能が豊富なところを評価していて、以前の活用法を各機能にあてて実用化する最初の取り組みから、新たな課題解決や作業の効率化に各種機能を応用している段階です。
たとえば庁内の内線電話の代わりに[ダイレクトメッセージ]を活用し、内線本数や電話の占有率を減らすことにも成功しています。(かんまち 吉本様)

── 市町村にとってコストが重要なポイントとなるのは揺るぎないところですね。

その通りです。(一同)

── 市町村独自の活用手法も定着しているようですが、今後の利用推進についてはいかがですか?

desknet's NEOは多機能なので「このように使う」というのはなかなか定められないですよね。情報部門の慣れた人たちの集まりでは[スケジュール]を見れば、すぐに活用できることが、他の部課係ではなかなか利用が広がりにくい。そういう意味では、やはり情報部門から積極的に便利な活用手法などを発信していきたいですね。使い方を知ればさらに活用される機能は多くあると思います。(ふく電協 宮野様)

AppSuiteにも期待していて、人事評価などのシステムを入れるには相当コストがかかるのですが、AppSuiteで作れそうですよね。一団体が作れば、それを共有化して加入団体全てで運用する手法もとれると思います。利用推進を展開できれば面白いですね。(苅田町 吉本様)

── アプリを作りテンプレート化して同じフォームが再現できるので展開はしやすいと思います。

とてもいいアイデアだと思うんですよね。一団体が作ったものを他の団体で展開していくというのは。いろいろな自治体で作ったものをお互い共有していけば面白いですね。
(大川市 坂本様)

自治体はどこも同じような業務を行っているので、活用手法の各市町村の実績や成功事例を水平展開できるといいですよね。それでメニューも増えるし、あまり積極的に活用していなかった団体も、それならうちでも使ってみようとなるじゃないですか。(福津市 石津様)

それが共同利用の最大のメリットですよね。(大川市 坂本様)

その時、同じアーキテクチャで、同じソフトウェアでできるのが共同利用の強みで、大きなメリットになりますよね。(苅田町 吉本様)

── 成功事例の水平展開で共同利用の価値がさらに高まるということですね。他にも製品選定の負荷がなくなるというお声も頂戴しているのですが……。

従来ですと、約5年でハードも使えなくなるし、そこで見直しも必要となり企業の入札などを実施しなくてはいけないのですが、desknet's NEOの共同利用でそれらの職員負担は軽減されました。運用効率やコスト面でもかなり効率化できたのではないでしょうか。(苅田町 吉本様)

その通りです。(一同)

以前のようにサーバーの5年、6年を迎えたときのことがないから、今後は5年ごとに製品を見なおすという考えにはならないですね。(福津市 石津様)

── そこは皆さま同じ感覚なのですね。

そうですね。契約自体は5年で切っていますが、そのまま継続利用できますから。ユーザーが戸惑うこともなく、ふく電協本来のより良き住民サービスの提供や行政事務の効率化という趣旨にもかなっていると思います。(大川市 坂本様)

── 住民サービスだけではなく、職員の皆さまにとっても良いことなのですね。

システムが変わらないというのはいいことです。(苅田町 吉本様)

── 皆さまのお話から共同利用の効果がよくわかりました。事務局のお立場からはいかがですか?

活用を奨励する事務局の立場としてはユーザーの市町村の皆さまに「安心感」を持っていただくことを重視していて、事務局に委ねれば「ここまではしてもらえる」という運営を心がけているところです。団体ごとに職員のスキルレベルも異なるものがあり、経験に応じて悩みや課題もある。ふく電協で提供しているサービスに関しては、ある程度のことは事務局で答えたり対応もできますが、セキュリティをはじめ新たなサービスの発信など、最先端の技術課題に対しては、各専門分野における外部事業者やベンダーの協力も必要です。ふく電協内の専門部会やワーキンググループなどを通じて、常に最新技術や情報に触れ、精査し続けることが重要だと思っています。(ふく電協 宮野様)

── desknet's NEOの手応えや導入効果などは感じられましたでしょうか?

本日のお話しのとおり、グループウェアの利用は当初の予定を上回るスピードで進んでいます。その大きな理由にコスト面でのメリットがあったのは確かですね。
一方で、操作性への利用団体の評価も高く、導入背景にあった「ChatLuckやAppSuiteなどのオプション機能を利用したい」との声もすでに複数の市町村から上がっています。今回の導入を機に、他のFMC-SaaS提供サービスの利用も進んでいることから、波及効果を最大化するためにも、desknet's NEOの活用を推進していきたいと思います。(ふく電協 宮野様)

ご活用中の機能と使い方

  • インフォメーション
    インフォメーション

    職員間の業務のやり取り、行事や催事などの案内も含めた職員への情報周知に活用。(福津市)
    導入数ヶ月で[インフォメーション]はほぼ毎日更新情報がアップされ、職員の利用浸透度も高い。(行橋市)
    事務連絡や照会事項等の連絡に利用。(苅田町)

  • スケジュール
    スケジュール

    課や係で全職員のスケジュールを共有して使う手法が浸透。所属を選んで選択すれば、職員のスケジュールが一覧で見られるのが好評。課をまたいだ合同プロジェクトにもユーザーを選択して活用している。(大川市)
    スケジュール機能の使い勝手が向上したため、各課でスケジュールのルールを決めてスケジュール共有する課が増えた。日程変更の際、ドラッグ&ドロップが可能なのも使いやすい。(苅田町)

  • ウェブメール
    ウェブメール

    一度のログインで各セクションの共有メールアカウントと庁内限定の個人アカウントの切り替えができるところが職員に好評。(福津市)
    個別にログインし直さなくてはいけなかった、課や係の共有メールと個人メールも、個人アカウントでログインすれば所属課や係のメールも一覧で見られるようになり、便利になった。(大川市)

  • 設備予約
    設備予約

    会議室の予定がどんどん埋まり活用が進んでいる。以前は電話で担当部署が口頭対応していたパソコン貸与も [設備予約]の活用で利便性が高まった。(行橋市)
    庁内の会議室や公用車の管理用として活用中。(大川市)

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    社内メールのようなイメージで展開。メールではできない添付ファイルを表示させながら、共有相手の閲覧状況も把握でき、庁内共有ではメールより使いやすい。(苅田町)

  • アンケート
    アンケート

    人事が紙で集めていたものに活用。福利厚生関連の意見収集などに利用している。今後、さらに業務寄りの活用を想定し、紙で行っていた意見収集などの作業を移行予定。(苅田町)

  • ネオツイ
    ダイレクトメッセージ

    庁内で頻繁に利用される内線電話に替わり活用を推奨。相手の都合に配慮しなくても良く確実に伝わり、電話の本数や占有率を減らすことにつながっている。(苅田町)

お話をうかがったご担当者様

  • 福岡県 企画・地域振興部 情報政策課(ふく電協事務局) 主任主事 宮野 紀史 様

    今回参加できなかった他の加入団体からも「インターフェースがわかりやすく説明なしでも活用できる。しかも動作が軽い」(広川町)「以前はなかった[回覧・レポート]だがユーザー回答を一覧でき便利。業務効率化につながっている」(筑紫野市)などの声が寄せられています。最新の技術とセキュリティを維持しながら、ふく電協ならではのスケールメリットを追求し、desknet's NEOの導入支援や活用を推奨・支援する立場として、市町村ごとの成功事例なども共有しながら共同利用を展開していきたいと思います。

  • 福津市(糟屋・宗像ブロック) 総務部総務課 情報管理係 石津 輝昭 様

    ふく電協でdesknet's NEOの共同調達が実現し、自庁方式で構築するよりコスト、セキュリティ、技術面などでメリットが得られました。導入するときに着目したのが[安否確認]の機能ですが、インターネットにつながっていないという事情から断念しました。今後、災害発生時に市町村が活用できるような機能があったらいいですね。
    【導入2017年7月 360ユーザー 人口64,425人 経済誌の住みよさランキング2018年調査*で全国11位、九州地区1位を獲得。福岡、北九州両市が通勤圏のベッドタウンとして発展。人口も増加中】
    *東洋経済新報社『全国住みよさランキング2018』

  • 行橋市(北九州・京築ブロック) 情報政策課 情報政策係 永野 陽祐 様

    導入後短期間で[設備予約]が定着しました。使う目的があり、必要に迫られた機能は確実に利用されるので、特定の課題に対する機能活用法を少しずつ普及定着させて、職員の働きやすさにつなげたいと思います。
    【導入2018年3月 600ユーザー 人口73,383北九州市への通勤圏であることから、ベッドタウン化が進み、「暮らしやすい」街として商業施設、医療、教育機関なども充実。通勤者数、住宅、人口が増加傾向にある】

  • 大川市(久留米ブロック) 企画課 電算システム係 坂本 大輔 様

    ふく電協で厳しく事前精査し、プロポーザルを経て選定されたdesknet's NEOは総合的に評価して使いやすく、コストも抑制できました。すでに[ポータル]活用も開始しており、財務会計システムやLGWAN系サイトへのアクセス、LGWAN-ASPの例規集システムなどにリンクしています。
    【導入2017年11月 500ユーザー 人口34,390人 職人のまちとして知られ、日本有数の家具産地。JRななつ星の内装を彩る大川組子、ネコ家具も人気。農・漁業も盛んで特産品はイチゴ、海苔など】

  • かんまち(北九州・京築ブロック) 企画財政課 情報政策担当 吉本 圭介 様

    desknet's NEOの基本機能だけでも活用手法はいろいろありそうですが、さらにAppSuiteやChatLuckなど「使ってみたい」オプション機能もあります。一自治体の作成したアプリやテンプレートと活用手法の共有化で、利用効果がさらに高まることも確認しあえました。皆さんと共に取り組んでいきたいですね。
    【導入2018年5月 350ユーザー数 人口37,151人 企業が多く集まる工業の街。国際貿易港・苅田港と広大な臨海工業地帯が広がり、北九州空港、港湾などが織り成す湾岸風景が人気。人口も増加傾向にある】

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
4,410ユーザー
導入時期
2017年

事業概要

自治体名
ふくおか電子自治体共同運営協議会
URL
http://www.pref.fukuoka.lg.jp/contents/kyogikai.html
所在地
福岡県福岡市
設立
2002年10月
参加団体
福岡県および県内51市町村
紹介
福岡県と県内市町村による電子自治体の構築・共同運用を目的に設立。県と市町村が連携・協働しながら電子自治体の構築・運用・利活用を推進し、2013年「ふくおか自治体クラウド(FMC)」として、サーバや通信回線などハードウェアの共同利用「IaaSサービス」を開始。2014年には業務アプリケーションも含めた共同利用「SaaSサービス」へと発展。住民サービス向上、行政事務の効率化、地域活性化など多様な事業へのICT活用を展開している。

デスクネッツの導入をサポートしたのはこの会社です。

株式会社九州日立システムズ

http://www.kyushu-hitachi-systems.co.jp/

九州エリアに根ざした当社は、ITプラットフォームの構築技術を強みとし、システムご導入のコンサルテーションから設計・構築・保守までの全領域を高品質でサポートしております。また、全国展開を検討されるお客様にも、日立システムズグループの総合力を生かしたサービス体制により、ご提案・サポートをしております。
お客様の価値創造と地域社会の貢献は、是非私たちにお任せください。

desknet's NEOをメインに企業のポテンシャルを引き出すワンストップソリューションを提供

お問合せ先:
新規事業推進本部 営業企画部 企画グループ
desknet's NEO拡販担当

TEL:092-686-5560 e-mail: q-hisys.info@ml.hitachi-systems.com

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