株式会社宮崎銀行の導入事例

直感で操作しやすく、システム内も連携。
会議の設定、来訪者対応の業務負荷も大幅に減りました。

株式会社宮崎銀行
事業内容
普通銀行業務、外国為替業務、投資信託業務、代理店業務ほか
設立
1932年7月27日
利用形態
パッケージ版
導入までの期間
6ヵ月
ユーザー数
2200ユーザー
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“みやぎん”の愛称で親しまれている、宮崎銀行様。地域社会との共存共栄を目指し、よりよいサービスを提供するためにさまざまな取り組みを行っています。法人戦略では地元企業の成長・再生支援を、個人戦略ではIT・Fintech活用をうたい、積極的にデジタルトランスフォーメーション(DX)も推し進めています。

グループウェアは以前から利用されていましたが、旧製品の更改時期が近付いた2018年3月末から旧製品およびdesknet's NEOを含めた4製品で検討を開始。デモ環境で利用した結果もふまえて、同年の夏にはdesknet's NEOの導入が決定しました。今では支店内、部署内はもちろん、部署をこえて協業するプロジェクトでの情報共有や意見交換にも大いに役立っているといいます。金融機関という機密性の高い情報を扱う企業においてグループウェアをどう活用しているのか、ご紹介します。

白石 丈晴 様
宮崎銀行 経営企画部 IT戦略室
導入前の課題

デモを使ってみて使い勝手の良さを実感。
費用対効果もリプレイスの決定打になった。

株式会社宮崎銀行様は、長年同一製品シリーズのグループウェアを使用し、スケジュールやメールなどの機能を活用してきました。ユーザーが使い慣れているというユーザビリティを考慮しつつ、時代の変化とともに他社製品が多く登場したこともあり、新しい製品へのリプレイスを検討していました。従業員数は1,388人(2021年3月31日時点)で、県内(一部県外)に張り巡らされた独自のインフラがあり、店舗数が96店舗、店舗外ATMが137ヵ所170台と、他の追随を許さないネットワークを確立しています。しかし一方で支店と本部、支店間などの情報共有を迅速に進められる仕組みを作ることは急務でした。

「契約更改を機に、旧製品をそのままバージョンアップするのか、全く別のものに変えるのかが問題でした。もし別のものに変える場合、〈ユーザーの使い勝手の良さ=グループウェアが現場で浸透するかどうか〉に大きく関係するので、直感で使えるかどうかを重視していました」

また導入前、宮崎銀行様では会議を設定する際、一部の対象者を除いてスケジュール調整や会議室予約、来訪者管理などを電話やメールを使って行っていたといいます。

「スケジュール調整のため、相手に電話をするのですが、忙しかったり、不在だったりします。不在の場合には折り返しの電話を依頼することになり、このやりとりだけでお互いの業務負荷が高くなっていました。会議室の予約もスケジュールと連動しておらず、スケジュールと一体管理できないかという声も上がっていました」

他にも旧製品で宮崎銀行様特有の業務で使っている機能があり、それを新たに有償でカスタマイズするのか、それともその機能自体をあきらめるのかなどの課題もあり、ITベンダーに相談していました。

選定理由

直感で操作しやすく、使い勝手のいいインターフェース。
スケジュール調整など煩雑な業務を効率化できると考え、採用決定!

最終提案で残った製品は、旧グループウェアやdesknet's NEOを含め、合計4製品。比較検討の一環として、IT戦略室のメンバー向けにテスト用のアカウントを設け、導入後の活用を想定した設定を行い、代表機能を試しに使用しました。

「設備予約や議事録など、各機能がアイコン表示で配置されており、機能を理解しやすいというのが第一印象でした。旧製品から全く別のものに入れ替えるとなると、ユーザーが直感的に使えるかどうかというのが何よりも大事でした」

そして、スケジュールから会議室予約や来訪者管理、議事録などにアクセス可能な機能の連動性についても高く評価されました。

「desknet's NEOのデモンストレーションを使ってみると、スケジュール調整をシステムで行い、出席者には自動で通知。そのまま設備予約に飛んで会議室の予約ができ、来訪者がある場合にも管理がスムーズにできました。受付担当者は、来訪者管理を確認すれば、何月何日の何時に何人の来訪者がいるのかが一目瞭然。変更やキャンセルもdesknet's NEOで登録すれば、電話やメールでの連絡が不要になります。これを使えば、業務効率化が実現できると確信しました」

ガラス張りで開放的な雰囲気の会議室。室内にいても、クリエイティブな発想ができるように配慮されている。

ほかにも注目したのは[ワークフロー]。行内のさまざまな業務に申請、決裁作業が伴います。これまでも電子化を進めていましたが、紙での申請も多く残っていました。それらを[ワークフロー]機能を利用して電子化できるのでは、という見込みもありました。特に、[ワークフロー]の申請書式を自由に設定できる点が魅力でした。

宮崎銀行様特有の業務については有償でグループウェアをカスタマイズするかどうかが課題でしたが、仕様などの要件を詰めていくうちにAppSuiteを使えば、似た仕組みを作れるということが判明しました。

「既存のパーツを組み合わせることで、IT戦略室の担当者が作れるということが分かりました。個別にカスタマイズするのと比べると、費用を抑えられますし、自分たちで作れる分、時間も短縮できる。想定外でしたが、結果的にすごく良かったです」

2018年3月末、4社に絞り込まれてから、導入決定までの期間はわずか5カ月。導入決定から移行、プレ稼働、カットオーバーまで通常よりタイトなスケジュールでしたが、無事に稼働を開始しました。

導入プロセス

PROCESS
1

製品検討(5カ月)

2018年3月末頃より、製品検討を開始。desknet's NEOと競合品など、候補となる全4製品を比較検討。

PROCESS
2

PROCESS2 試用(2カ月)

主要機能をテスト環境にて比較検証。IT戦略室の管理者視点とユーザー視点で製品を評価。総合的に高評価だった2018年8月desknet's NEOの採用を決定。

PROCESS
3

PROCESS3 導入(1年)

旧製品も並行運用しながら移行作業を実施。2019年9月より本稼働。

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

会議の前のアジェンダの共有、会議の後の報告書作成をスムーズに

来訪されるお客さまの情報を一元管理し、受付業務を効率化

非効率な社内業務を簡単にシステム化できる、業務アプリ作成ツール

オプション
導入後の成果・効果

desknet's NEOを使ったスケジュール調整が好評。行内にある見えない情報の集中と把握ができるようになるなど、情報管理の一元化が実現した。

1)[スケジュール] [設備予約] [来訪者管理]の連携活用で利用が一気に浸透した。

導入前から好評だった[スケジュール] [設備予約] [来訪者管理]の連携活用は本稼働してからも現場から「使いやすい」とたくさんの声が上がってきました。

「旧グループウェアでも、スケジュールの機能はありました。でも、複数の人を選んで、一度にスケジュールの空いている部分を確認することはできませんでした。結局、相手が忙しい、不在かどうかに関わらず、電話をかけて確認することになります。そして日程が決まれば、次に会議室予約をしなければなりません。もし来訪者がいれば、受付に電話して、訪問日時や人数なども伝えます。スケジュール調整だけでも業務が煩雑過ぎて、会議室の予約をし忘れるということもありました」

広々した開放的な雰囲気なオフィス。導入後、行員同士のコミュニケーションもより円滑に。

それがdesknet's NEO導入後は、参加者のスケジュールを一覧表示して、スケジュールの空いているところを抑えられるうえ、参加者全員に自動でお知らせがいきます。これまでスケジュール決定後、毎回メールで案内をしていた業務の手間がなくなりました。さらにスケジュールが決まると、設備予約に飛び、会議室を予約。来訪者管理に来訪者の情報を入力しておけば、受付への電話連絡も不要になりました。

変更やキャンセルが発生したときにも来訪者管理から変更可能。何度も電話をする手間がなくなり、スケジュール調整が円滑に行われるようになりました。来訪者については、訪問時に誰に連絡すべきか、何階に案内すべきかについても記載できるので案内もスムーズにできるようになったといいます。

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

会議室や社用車の共有設備を一元管理し、利用予約を効率化

来訪されるお客さまの情報を一元管理し、受付業務を効率化

2)業務や内容によって[ワークフロー][回覧・レポート]を使い分け。
迅速な申請や情報共有、ペーパーレス化を推進。

[ワークフロー][回覧・レポート]も現場でdesknet's NEOの活用が進む要因となった機能です。[ワークフロー]については、従来の紙での申請と比べ、決裁スピードが上がり、リアルタイムで進捗状況を把握することも可能となりました。また、文書回覧は、紙ベースで1人ずつ回覧することが多かったのですが、[回覧・レポート]の利用により大幅に時間短縮が図れています。

「以前は、支店内や部署内での情報共有やアンケート等は紙で回覧を回していました。バインダーに挟んだものを回覧するので、該当者が不在の場合にはそこで回覧が止まってしまうこともあり、回覧完了まで数日かかることもありました。また、後で内容を見返すために、必要なものはコピーして手元にとっておくこともありました」

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

3)AppSuiteを導入したことで、旧グループウェアで行っていた業務フローを見直しつつ、継続することができた。

[AppSuite]は当初、導入する予定はありませんでした。ただ旧グループウェアを使って行っていた業務をどうにか継続できないか、相談させていただくうちに[AppSuite]が使えるのではという話になりました。

「一例として、弊行ではポスターやチラシなどのPR品注文フロー・在庫状況を連動して管理する仕組みを、個別にカスタマイズして利用していました。desknet's NEOにリプレイスした後、わざわざ費用をかけて同じような仕組みを作るのか、それともその機能自体をあきらめるのかという議論がありました。そんなときに[AppSuite]を使えば、似通った業務フローを実現できると教えていただいたのです」

今ではデータベースや案件管理、計数情報(エリアや店舗ごとの実績管理など)など5つの業務フローを[AppSuite]に置き換えて使ってます。

100%、全く同じものというわけにはいかないけれども、部品を組み合わせるだけで似た仕組みが実現できるということが判明。しかも自分たちでカスタマイズができるということで現場に導入するまでの時間も短縮できるという予想外のメリットもあったといいます。

特に役立った機能

非効率な社内業務を簡単にシステム化できる、業務アプリ作成ツール

オプション
自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

白石 丈晴 様
宮崎銀行 経営企画部 IT戦略室

モバイルPC、タブレット端末の導入も進めています。会議資料はグループウェア上で共有し、会議にはモバイルPC持参で参加するなど、ペーパーレス化につながっています。また、会議前後も回覧・レポートやChatLuckを利用し、継続的に意見交換を行うことで、より生産性の高い会議を行えるようなりました。

事業概要

会社名・組織名
株式会社宮崎銀行
所在地
宮崎県宮崎市

1932年、株式会社日向興業銀行として設立。その後、増資を続けながら、30周年を機に宮崎銀行に改称。1967年のIT黎明期から電子計算機をいち早く導入し、1973年には預金オンラインを開始するなど、ITの積極活用は早くから行われていた。

同行の強みは、県内において強固な営業基盤を有していること。地域に根差した営業を展開してきた結果、預金・貸出ともに高い県内シェアを確保し、強固な営業基盤を構築している。

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