京都信用金庫
様の導入事例

電子会議室をフル活用。データや紙の台帳類をAppSuiteで作成したアプリで管理することで、円滑な情報共有や業務効率化を実現。

京都信用金庫
事業内容
金融機関
設立
1923年9月27日
利用形態
パッケージ版
導入までの期間
6カ月
ユーザー数
3000ユーザー
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京都信用金庫

「ゆたかなコミュニティを求めて」をキャッチコピーに掲げる京都信用金庫様。「きょうしん」の愛称で親しまれ、地域に寄り添った金融機関を目指すと同時に、地域貢献にも注力しています。2018年10月には「ゆたかなコミュニケーション室」を開設し、社外への広報戦略によるブランド力の向上だけでなく、社内コミュニケーションの活性化にも取り組んでいます。ユニークな商品として、2022年1月「京信ソーシャル・グッド預金」の取り扱いを開始(同年9月30日に新規取扱終了予定)。これは「地域」「文化」「医療・福祉」「教育」「環境」「働き方」という6つのテーマから預金者が1つのテーマを選ぶことで、預けた資金が該当分野の地域企業への融資に振り当てられるユニークなもの。ほかにも社内ベンチャー京信人材バンクが運営する「まちごとオフィス」では、複業(副業・兼業)に関心を持つ人材向けのコミュニティ運営と、そうした人材を顧客企業に紹介するサービスを手がけています。多様な働き方を求める人材と、人手不足に直面する企業をつなぐなど、地域活性化に大いに貢献しています。

根本 和紀 様
事務統括部 課長
平井 将吾 様
事務統括部 代理
八島 桐葉 様
事務統括部 代理
山本 美穂 様
事務統括部
導入前の課題

独自カスタマイズが足かせとなり、旧グループウェアの機能を活用できなかった。

2017年に旧グループウェアを導入し、利用していたという京都信用金庫様。それを選定した理由は、文書管理機能が充実していたからでした。当時は毎日、共有されるさまざまな文書を登録し、管理していました。しかし新規で登録された文書を旧グループウェアの基本の機能だけでは、ホーム画面に毎日自動で表示させることができず、個別のカスタマイズが必要不可欠でした。そこで旧グループウェアを提供するベンダーにカスタマイズを依頼し、ホーム画面に新規で登録された文書を自動表示できるようにしました。

「カスタマイズを行っているせいか、旧グループウェアでは導入当初から画面表示に遅延が発生したり、エラーが発生したりしていました。導入してから4年ほど、1週間に数回の頻度でトラブルが起こり、ベンダーに原因究明を依頼。しかし結局、最後まで何が原因でトラブルが発生するのかが分かりませんでした。エラーが発生すると、当然、システム担当に問い合わせが入ります。そのたびに業務負荷が上がっていました」

ほかにも金庫内では表計算ソフトや紙で管理している台帳が多いのが問題でした。台帳への転記作業など、ムダな作業があったからです。重複する作業を減らすことはもちろん、複数人が同時編集でき、データ集計ができるソフトウェアがあればという現場からの声も上がっていました。旧グループウェアの利用が5年目に近づいたころ、ちょうど利用しているサーバの保守期限が近づいたのを機に、旧グループウェアについても見直しすることになりました。

選定理由

オンプレミスで利用できるからセキュリティー面でも安心。AppSuite、ChatLuckなど、利用できる連携サービスの多さに可能性を感じた。

ハードウェアの更改期限に応じて、グループウェアの再選定の起案を出すことになったころ、エンドユーザーからは「変えるの?」「ようやく慣れてきたころなのに」という声も上がりました。そのため、グループウェアを入れ替えることになった場合にも、エンドユーザーになるべく負担をかけないようにするというのも大きな課題でした。

そこで当時利用していた旧グループウェアを含めた4製品の比較検討を開始。それぞれのウェブサイトでユーザーインターフェースや機能を確認したり、各社に依頼して製品説明を受けたりしました。

「4社の製品のうち、2社の製品はクラウド版だけでした。当金庫では、外部と内部のシステムを物理的に分けているので、オンプレミスでグループウェアを利用できることは必須の要件でした」

このような背景から最終的にグループウェアは2製品まで絞られたのです。

「desknet's NEOではないもう1社の製品は、文書管理機能が充実しており、さらにシステム開発者でなくても簡単に業務アプリを開発できるツールもありました。でもチャットの機能がありませんでした。一方、desknet's NEOは、AppSuiteで業務アプリの開発ができるうえ、ChatLuckで金庫内のコミュニケーションを活性化できる可能性がありました。最終的にコストを比較したとき、desknet's NEOがリーズナブルな価格でしたので、最終決定には迷いはありませんでした」

導入プロセス

PROCESS
1

製品検討(6カ月)

2021年1月に4社のグループウェアで比較検討を開始。インターネット上でデモ画面を確認したり、メーカーから説明を受けたりしながら、オンプレミスで利用できる2社に絞った。

PROCESS
2

ユーザー登録

すべての必要要件を満たしていたdesknet's NEOの導入を決定。2021年7月にはユーザー登録を行った。

PROCESS
3

導入(2021年9月から11月まで)

システム移行による、エンドユーザーへの利用負荷を軽減するために三段階に分けて、移行を実施することにした。2021年9月上旬の第一段階は、ホーム画面を外部のポータルサイトのまま、そこに旧グループウェアと新グループウェアの両方のURLリンクを貼った。最初からdesknet's NEOの機能をフルで利用するのではなく、スケジュールや設備、社内メールなど一部の基本的な機能だけ公開。第二段階の9月下旬にはワークフロー、最終の11月には文書管理とインフォメーションの機能を公開するなど、段階移行を行った。

導入後の成果・効果

desknet's NEOの導入当初、電子会議室で使い方に関するQ&Aのコーナーを開設。回答が増えるたび、システム担当への問い合わせが減った。

1)Q&Aコーナー開設で、開始半年で基本的な使い方の問い合わせはほぼゼロに。

グループウェアに限らず、旧システムから新システムに移行する際に、エンドユーザーから使い方などに対する問い合わせが急増するのはよくあることです。京都信用金庫様では、グループウェアをdesknet's NEOにリプレイスするにあたり、エンドユーザーに対してどうすればストレスを軽減できるのか、システム部門内で議論しました。その結果、まずはエンドユーザーがアクセスする動線を導入当初から切り替えるのではなく、段階的に切り替えることにしたのです。

「第一段階ではホーム画面は、既存のウェブサイトのままにして、サイト内に旧グループウェアと新グループウェア、両方へのリンクを貼り、1カ月間、どちらも利用できるようにしました」

新たなグループウェアへの動線を無理のない範囲にしつつ、もう一方で[電子会議室]にdesknet's NEOの使い方Q&Aのコーナーを新設。そこにエンドユーザーから来た問い合わせにシステム担当が回答していきました。

「導入当初は多くの問い合わせが発生し、使い方をまとめた資料を作成するのに半日、時間を費やすこともありました。しかし回答が増えていくたび、エンドユーザーはQ&Aを見てくれるようになり、問い合わせは減少。利用開始から6カ月たちますが、今では問い合わせがない日が増えました」

予想外だったのは、システム部門の担当者が答える前に、ほかの部門の職員が回答してくれているということでした。このことにより、システム担当者の業務負荷も大きく軽減したのです。

特に役立った機能

時間、場所を問わず意見交換を行うことを可能にするバーチャル会議室

2)複数の担当者の日程調整などが一画面で簡単に。

旧グループウェアを使っていたときは、複数の担当者を会議に招集する場合、個別にスケジュールをチェック。さらに会議室を予約するときには、設備予約を再度確認し、空いている場所を探さなければならず、画面遷移が多く、不便でした。

それがdesknet's NEOに切り替わった後、設備予約も複数の担当者のスケジュールも一画面で完結できるようになり、スケジュール調整がしやすくなりました。

「当金庫内では、一画面で完結できるということを知らない職員がまだまだ多いのが実情です。今後はシステム部門から、使い方に関する情報発信をすることで、既存の機能をフルに活用してもらい、業務改善につなげたいです」

導入前からデスクネッツ活用術を紹介する「みなとデスクネッツ」の活用事例をチェックしていたという京都信用金庫様。今後とも、desknet's NEOの活用事例を参考にしながら、金庫内で上手な活用方法を広めていくのが目標だといいます。

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

会議室や社用車の共有設備を一元管理し、利用予約を効率化

3)台帳管理をAppSuiteで行えるようになり、スマホなど機器が100台も余っていることが判明!

金庫内では、表計算ソフトや紙で管理している台帳が数多く存在しています。紙に手書きをしている場合、同じ内容を別途、データ入力しているケースがたくさんあり、二度手間が発生していました。そこでまず、システム担当者はスマホやタブレットなど業務用情報機器を管理する画面をAppSuiteで作成することにしました。

「以前は、各支店の責任者が毎日、機器の台数を確認して、紙の台帳に記入していました。それとは別に、本部では別の台帳で管理していたので、実際に機器が使用されているかを把握しきれていませんでした。AppSuiteで台数管理を一元化したところ、不足しているとされていたスマホやタブレットが、実は全店で100台近く余っているという実態が把握できたのです。それまで追加で機器購入を検討していたのですが、全店で余っているものを使えば、追加購入は不要と分かりました。AppSuiteを活用することで機器購入の費用を削減でき、全店の機器管理も一元化できました。今後とも業務効率化が図れるものがないかを検討しつつ、最大限活用していきたいです」

特に役立った機能

非効率な社内業務を簡単にシステム化できる、業務アプリ作成ツール

オプション
自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

根本 和紀 様
事務統括部 課長

desknet's NEOとAppSuite、そしてChatLuckの3つを導入しています。これらをうまく連携して、すべての業務がグループウェア上で対応でき、完結できるように進めていくのが当面の目標です。

平井 将吾 様
事務統括部 代理

当金庫内には、表計算ソフトや紙で管理している台帳が多数存在します。AppSuiteやdesknet's NEOのワークフローを利用してデジタル化し、必要な情報を即時利用できる状態にしていきたいです。現状、システム部門の担当者だけがAppSuiteでアプリ作成を行っていますが、今後は各部署で行い、デジタルで業務効率化を進めてもらえるようにするのが理想です。

八島 桐葉 様
事務統括部 代理

AppSuiteを活用してデータ登録や集計、分析を行い、業務効率化を進めていきたいです。現状、直感的に操作できる良さを生かしつつ、もう少し複雑なものを作ったり、細かな設定ができたりするようにバージョンアップされることを期待しています。

山本 美穂 様
事務統括部

私はシステム担当2年目ですが、AppSuiteはプログラミング知識が浅くても、直感で操作がしやすいので、マニュアルを読みながらアプリ開発ができました。今後はグループウェアの便利な機能や使い方を発信して、業務効率化はもちろん、コミュニケーションの活性化につなげられるように支援したいです。

事業概要

会社名・組織名
京都信用金庫
所在地
京都市

お客様の事業を支え、しあわせづくりに貢献し、ゆたかなコミュニティを築くことを使命としている京都信用金庫様。「お客様との共通価値の創造」を実現するために、金庫全体で情報共有を実施。アイデアや工夫、提案などを持ち寄ることで、顧客の課題解決に取り組んでいます。2013年には創立90周年事業として「京信・地域の起業家アワード」を創設するなど、地域を盛り上げる取り組みを数多く実施しています。

導入サポート企業

日立は、データとテクノロジーで社会インフラを革新する社会イノベーション事業を通じて、人々が幸せで豊かに暮らすことができる持続可能な社会の実現に貢献します。「環境(地球環境の保全)」 「レジリエンス(企業の事業継続性や社会インフラの強靭さ)」 「安心・安全(一人ひとりの健康で快適な生活)」に注力しています。IT・エネルギー・インダストリー・モビリティ・ライフ・オートモティブシステムの6分野で、OT、ITおよびプロダクトを活用するLumadaソリューションを提供し、お客さまや社会の課題を解決します。

お問合せ先
お問合せフォーム:https://www.hitachi.co.jp/finance-inq/

※製品に関するご相談は下記の日立ソリューションズへお問合せください。

日立ソリューションズは豊富なソリューション実績のノウハウを駆使し、システムの提案から運用・保守までをトータルにサポートします。
グループウェア「desknet's NEO」、ビジネスチャット「ChatLuck」、文書管理システム「活文 Contents LifeCycle Manager」を中心としたさまざまなパッケージを業務に適応し業務効率向上を支援し、お客様の価値創造をお手伝いします。

お問合せ先
ドキュメントマネジメントソリューション部
e-mail
hs-dneo-product@mla.hitachi-solutions.com

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