テレワークに必須のツールとは?
導入の流れや注意点も解説

テレワークに必須のツールとは?導入の流れや注意点も解説

企業がテレワークを実現しようと考えたとき、現在の業務プロセスや業務フローがそれに対応できず、諦めざるを得ないケースも少なくありません。オフィスワークを前提とした業務フローを解決するためには、さまざまなツール・システムを活用していくことが求められます。

そこで今回は、現在の業務フローをテレワークに対応させるためにはどのようなツール・システムが役立つのか、導入時の流れや注意点も含めて解説します。

テレワークに必須のツールとは

テレワークを導入して生産性を向上させるためには、さまざまなツールの活用が不可欠です。業務内容や組織の規模によっても適したツールは異なりますが、今回は代表的なものをいくつか紹介しましょう。

スケジュール管理ツール

社員自身のスケジュールはもちろん、部署やチームメンバーの予定が把握できるスケジュール管理ツールを導入することで、ミーティングの開催日程・時間などの調整を効率化できます。

たとえば、ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」では、スケジュール管理機能や「ToDo」という機能(やるべきタスクやメンバーに依頼したタスクを一元管理する機能)なども利用可能です。

スケジュール管理については、「スケジュール管理のポイントとすぐに活用できるアイテムをご紹介」を参考にしてください。

コミュニケーションツール

電話やメールはもちろん、チャットツールなどのコミュニケーションツールを導入することで、用件に合わせた最適なコミュニケーションが図れます。
ネオジャパンではオンプレミス・クラウドそれぞれに対応できるビジネスチャットツール「ChatLuck(チャットラック)」を提供しています。

勤怠管理システム

PCやスマートフォンで出退勤が打刻できる勤怠管理システムを導入することで、打刻社員の出退勤時間の把握、残業時間管理なども効率化できます。
なお、「desknet's NEO」では勤怠打刻および勤怠管理機能も利用可能です。

勤怠管理については、「テレワークでの勤怠管理の課題とは?考え方と解決方法を解説」を参考にしてください。

経費精算システム

経費精算システムを導入することで、交通費や通信費、出張費などの精算を書類ベースではなくオンライン上で処理でき、ペーパーレス化を実現できます。オフィスへ出社しなくてもテレワーク環境で経費精算が可能です。

ちなみに、「desknet's NEO」では業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」というオプション機能も利用でき、ExcelやWordで作成した書類を取り込み、紙の申請書を簡単にシステム化することも可能です。

WEB会議システム

WEB会議システムは文章や電話だけでは伝わりにくい内容の連絡や、部署やチームごとのミーティング、社員同士の交流など、さまざまな用途に活用できます。

ワークフローシステム

経費精算と同様に、稟議・決裁の手続きを書類ではなくペーパーレス化し、テレワーク環境下でも業務をスムーズに遂行していくためにワークフローシステムは必須です。
ネオジャパンの「desknet's NEO」では「ワークフロー」機能も利用できます。

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テレワークにおけるツールの必要性

上記で紹介したツールやシステムを導入すると、運用においてもコストが発生します。そのため、費用の問題がネックとなりテレワークの導入を躊躇してしまう企業も多いでしょう。
そもそも、テレワークを実現するためにツールやシステムを導入しなければならない理由にはどういったものがあるのでしょうか。

コミュニケーションの円滑化・効率化

従来と同様に、テレワークでも電話やメールでコミュニケーションを図ることは可能です。しかし、すべての用件を電話・メールで済まそうとすると膨大な量のやり取りが発生し、業務が思うように進まないことも少なくありません。

たとえば、ミーティングの調整ひとつを例に挙げても、参加メンバー一人ひとりに電話やメールを送るのは効率的ではありません。
そこで、スケジュール管理ツールやコミュニケーションツールを活用することでコミュニケーションの円滑化・効率化が期待できます。

テレワークに対応した業務フローの構築

物理的に離れた場所で仕事をするとなると、従来のように紙やハンコを中心とした業務はテレワークがうまく進まない要因のひとつとなってしまいます。

コロナ禍においてテレワークが求められていたにもかかわらず、それらを中心とした業務フローであったために出社を余儀なくされる企業、部署も少なくありませんでした。

そこで、たとえば出退勤管理では従来のタイムカードを廃止して勤怠管理システムを導入したり、稟議決裁をペーパーレス化するためにワークフローシステムを導入したりすることが求められます。

ワークフロー管理については、「ワークフロー管理の重要性とは?業務の具体例やシステムの選び方も解説」を参考にしてください。

ツール導入の流れ・注意点

テレワークを実現するために、実際にツールやシステムを導入する場合、どのような流れで進めていけば良いのでしょうか。一例として4つのステップに分けて紹介します。

課題洗い出し

現在の業務をテレワークへ移行したとき、何が課題となるかを洗い出し、それを解決するためにどのような手段が必要かを整理しておきましょう。場合によっては、業務プロセス自体の見直しも検討が必要となるかもしれません。
社員への負担を軽減するためにも、できるだけ現在のフローに近い運用で実現可能であることが理想です。

導入候補のピックアップ

課題に応じて、複数のツール・システムを比較しながら自社に最適なものを選定します。
必要な機能が搭載されているツール・システムであっても、操作性や使い心地はそれぞれ異なるため、複数のツールを候補としてピックアップしておくと良いでしょう。

また、システムのなかには「最低◯ユーザーから」といったライセンス数が設定されているものも少なくありません。現在は規模が小さくても、組織の成長に伴いライセンス数の追加に対応できるかといったことも確認しておきましょう。

テスト導入

ツールやシステムの操作性や使い心地を確認するために、本導入の前のテスト導入は不可欠です。
ツールやシステムのなかには無料で利用できるトライアル期間が設けられているものも多いため、実際の業務に活用しながら検証してみましょう。

ツール・システムの選定

テスト導入の中で、自社の業務の中になじみやすいもの、利用者の多くが使いやすいと思えたもの、を選ぶと良いでしょう。システムを初めて操作する人にとっても使いやすく、業務になじみやすいツールを選定することは、本導入後の利用者への教育負担の軽減にもつながります。

複数のツール・システムの候補を対象に、トライアル期間中に社員アンケートをとり、使いやすいと回答を得たシステムから選ぶことなどもおすすめです。
また、利用想定数とそれにかかるコストも比較し、機能、コスト両面から最適なものを選ぶことも、長く使い続けるうえで大切なポイントです。

本導入・運用・評価

テスト導入の結果、操作性が良かったツールを本導入します。
利用者への導入浸透をスムーズに行うためには、ツール・システムを導入する理由やメリットを説明し理解してもらった上で導入を進めていくことをおすすめします。

また、導入して終わりではなく、実際に運用してみた結果、業務効率や生産性が向上したか、テレワークを行ううえで問題が生じなかったか、などを評価し、さらに生産性を高めるための対策を講じることも重要です。

加えて、ツールやシステムを使用するメンバーからの意見をヒアリングすることもポイントのひとつです。例えば、機能面では優れていても、UIやメニュー画面のレイアウトが使いにくいシステムの場合、従来に比べて業務効率が悪化する可能性もあるためです。

テレワークの課題を把握し最適なツールを選定しよう

テレワークの導入によって抱える課題は企業によってさまざまです。他社で導入しているからといって自社でも導入するのではなく、まずは自社の課題を正しく認識し、それを解決するためのツールを選ぶことが重要です。

ツールやシステムのなかには無料でトライアルを利用できるものもあるため、複数のものを使用し自社に合ったものを選定しましょう。今回紹介してきたネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO」は、日本企業向けに開発されており、使いやすいツールであることはもちろんテレワークに必要なほとんどの機能がそろっています。

また、ネオジャパンではこれ以外にも業務アプリ作成ツール「AppSuite」、ビジネスチャットツール「ChatLuck」といったテレワークに有効なツールを提供しているため、ぜひ候補としてご検討ください。

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