スケジュール管理のポイントとすぐに活用できるアイテムをご紹介

仕事ができる人・できない人を分けてしまう要素の一つにスケジュール管理があります。効率的なスケジュール管理方法を身につければ、さらに生産性の高い仕事を実現できることでしょう。ここではスケジュール管理を改善して、より生産性の高い働き方を実現する方法をご紹介します。

スケジュール管理と生産性

スケジュール管理と生産性

スケジュール管理は、仕事の効率と生産性に大きく関わっています。まずは、スケジュール管理を効率化することで働き方がどのように変わるのかご紹介します。

スケジュール管理を効率化するメリット

スケジュール管理をすることで、どの仕事にどれくらいの時間がかかるかを正確に把握することができます。これは、メンバークラスはもちろんのこと、マネジメント層にも大いに役立ちます。具体的には、いつ・どのメンバーが・どこで・何をしているかを把握することで、よりメンバーの業務に落とし込んだ指示出しをすることができるでしょう。そして、余裕を持って時間配分することができ るようになり、優先順位をつけてチーム運営や業務を進められるようになるのです。つまり、スケジュール管理を行うことは、最も高精度な業務改善施策の一つとも言えるのです。

予定の見通しを立てることができれば 、先々の仕事へも精神的な余裕を持つことができるようになります。たとえ、一度に複数のタスクを抱えたとしても、戸惑うことなく完了させられるようになるはずです。

一方で、スケジュール管理方法が悪ければ、ダブルブッキングや納期遅れといったミスが発生しかねません。時には、関係者に多大な迷惑をかけてしまうことも。このようなミスを避けるためにも、スケジュール管理の徹底と効率化が必要です。

得意な人・不得意な人の違い

スケジュール管理が得意な人と不得意な人では、管理方法はどのように違うのでしょうか。

まず、スケジュール管理ができない人は、予定の書き込み方があいまいで空白が多いようです。たとえば、会議や面談といった散発的な予定の書き込みはあっても、「資料作成をいつ行うか」「どれぐらいの時間かかかるか」といった書き込みまではしていない傾向があります。こうしたスケジュール管理では、正確な時間の把握はもちろんのこと、何に時間をかけているのかを割り出して業務改善することが難しくなります。そのため、ミスも発生しやすくなってしまうのです。

一方で、スケジュール管理ができる人は作業の内容を具体的に書き込みます。例えば、会議であれば議題や資料作成などの準備に必要な時間も詳細に書き込みます。仕事内容を細かく、時系列にそって把握できるため、実際に仕事に取り組むときに何から手をつけるかを迷うことがありません。このように、仕事の具体的な道筋を立てることで、無駄を省いて片付けられる仕事を増やしつつ、無理なく仕事を進めることができます。

スケジュール管理のポイント

次にスケジュール管理を改善する具体的なポイントをご紹介します。

1.緊急度と重要度を意識する

効率的なスケジュール管理のためには、その仕事はいつまでに終える必要があるのか(緊急度)、その仕事はどれほど重要なのか(重要度)という2点を踏まえることが大切です。緊急度と重要度を組み合わせると、仕事を4つに分類することができます。

1番目に取り組むべき仕事は「緊急度が高く、重要度も高い仕事」から。言うまでもなく、最優先でスケジュールを組む必要があります。2番目は「緊急度が高く、重要度は低い仕事」。急いで終わらせる必要がありますが、この仕事ばかりをしていてはより重要度が高い仕事が片付きません。こんな時には、思い切って他の人に任せたり他の仕事の合間に進めたり、といった調整が必要になります。3番目は「緊急度は低く、重要度は高い仕事」。急ぎではありませんが、後回しにしていると「緊急度が高く、重要度も高い仕事」になってしまうので注意が必要です。4番目は「緊急度が低く、重要度も低い仕事」。まずは、他にやるべき仕事を優先的に取り組み、空いた時間に行うと良いでしょう。

2.仕事にかかる時間を見積もる

効率的なスケジュール管理には、業務にかかる時間を正確に見積もることが必要です。過去に、同じ業務をした時にどれだけかかったか、業務に不確定な要素はあるか…といったことを計算に入れてスケジュールを組みましょう。また、長期のスケジュールを組む場合は、細かく目標を区切って設定することが重要です。毎日あるいは毎週など、期間ごとの目標を立てて進捗を確認。締め切り前に慌てないように調整していきましょう。

余談になりますが、スケジュール管理に組み込む時間は業務にかかる時間だけでは不十分な場合が多いです。業務に取りかかるために、必要な移動時間や準備時間も見積もりに入れておくと良いでしょう。特に、移動時間は交通機関の遅延などで遅れが出る可能性があります。こうした事態も考慮した上でスケジュール管理を行いましょう。

3.締め切りは余裕を持たせる

実際の締め切りよりも早めに、自分用の締め切りを設定しておくと安心して仕事を進めることができます。締め切りギリギリで予定を立ててしまうと、不測の事態に対応しづらくなり、ミスも発生しやすくなります。だからこそ、実際の締め切りよりも早めに、自分用の締め切りを設けてみることをおすすめします。完了済みの業務をチェックし 、次の仕事の準備時間をつくり、効率的に仕事を進められるようにしてみてください。

スケジュール管理を効率化するアイテム

スケジュール管理を効率化するアイテム

スケジュール管理を効率化するためには、使用するアイテムも重要です。それぞれのメリットと選び方を紹介します。

手帳の活用

手帳を使うメリット

スケジュール管理のアイテムと言えば、システム手帳が代表的です。システム手帳のメリットは、その場で書き込むことができ、どこでも持ち歩きやすいことです。また、手書きのメモ用紙や新聞の切り抜きなどを貼 りつけやすいというメリットがあります。

手帳の選び方

システム手帳を選ぶときは、マンスリーもしくはウィークリータイプのものがおすすめです。デイリータイプの手帳は、1日ごとに細かく書き込むことができますが、全体を見渡すことができません。そのため、同時並行でスケジュール管理が必要となる仕事には不向きのため、スケジュール管理用の手帳は日程を確認しやすいものを選びましょう。

スマートフォンアプリの活用

スマートフォンアプリを使うメリット

スマートフォン用スケジュール管理アプリも、システム手帳と同じく、どこでも持ち歩きやすく、書き込みがしやすいことがメリットです。それに加えて、アラームやToDoリストなどの機能を利用することができる点が、システム手帳と違っています。予定の確認に時間を取られたり見過ごしてしまったりといったミスを予防可能です。

アプリの選び方

スケジュール管理アプリを選ぶときも、予定が一目で確認しやすいことが重要です。多機能なアプリであっても、肝心のスケジュール確認がしづらいと活用は難しいでしょう。そのため、スケジュール管理用アプリを選ぶときは、画面がシンプルで直感的に使いやすいものを選びましょう。

業務用システムの活用

業務用システムのメリット

組織単位でスケジュール管理をするなら、業務用システムの活用が有効です。手帳やアプリといった個人用のスケジュール管理アイテムとは違い、全体の進捗管理も簡単に行うことができます。スケジュールの確認にかかる手間を削減することができ、より効率的な生産性向上が可能です。さらにクラウド型のシステムを採用すれば、スマートフォンやタブレット、ノートPCなどからもアクセスすることができます。

業務用システムの選び方

スケジュール管理機能を備えたシステムを選ぶときは、画面の見やすさに加え、セキュリティに注目しましょう。たとえば、ユーザーごとにアクセス機能の制限はできるか、端末にデータが残ってしまわないか、といったように外部への情報流出を防ぐ機能が備わっているか確認しましょう。

ネオジャパンが提供する『desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)』は、これらのセキュリティに対応しています。さらに、プロジェクト単位のスケジュール管理が可能です。業務の進捗はガントチャート(線表)で表示できるので、一目で直感的に把握することができます。その上、会議室や設備の使用状況を確認したり、予約を取ったりする機能も用意されているので、効率的に業務を進めることができます。

スケジュール管理で生産性を向上

スケジュール管理の改善を行えば、働き方を変え、より生産性を高めることができます。これまでスケジュール管理が苦手だった方も、ここで紹介してきたポイントやアイテムを活用して、より効率的で生産性の高い働き方を目指してみてはいかがでしょうか。

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