ビジネスの場面でのスケジュール管理
業務効率を上げるおすすめの手法とツールをご紹介

ビジネスの場面でのスケジュール管理 業務効率を上げるおすすめの手法とツールをご紹介

仕事ができる人・できない人を分けてしまう要素の一つにスケジュール管理があります。チームやプロジェクトで仕事を進める上で効率的なスケジュール管理方法を身につければ、さらに仕事の成果を上げることにつながります。ここではビジネスの場面におけるスケジュール管理を改善して、より生産性の高い働き方を実現する方法を解説します。

スケジュール管理と効率化のメリット

スケジュール管理のメリット

スケジュール管理をすることで、どの仕事にどれくらいの時間がかかるかを正確に把握することができます。これは、メンバークラスはもちろんのこと、マネジメント層にも大いに役立ちます。具体的には、いつ・どのメンバーが・どこで・何をしているかを把握することで、全員の業務に落とし込んだ指示出しをすることができるでしょう。そして、余裕を持って時間配分することができるようになり、優先順位をつけてチーム運営や業務を進められるようになるのです。つまり、スケジュール管理を行うことは、最も高精度な業務改善施策の一つとも言えるのです。

予定の見通しを立てることができれば、先々の仕事へも精神的な余裕を持つことができるようになります。たとえ、一度に複数のタスクを抱えたとしても、戸惑うことなく完了させられるようになるはずです。

一方で、スケジュール管理方法が悪ければ、ダブルブッキングや予定登録の漏れ、納期遅れといったミスが発生しかねません。時には、関係者に多大な迷惑をかけてしまうことも。このようなミスを避けるためにも、スケジュール管理の徹底と効率化が必要です。

効率の良いスケジュール管理に必要な3つのポイント

効率よくスケジュール管理をするために必要なポイントが3つあります。

・スケジュールの共有
・スケジュールの可視化
・スケジュール調整が容易に行える

特にチームで仕事をしている場合、複数人でのスケジュール調整を行う場面は多々あり、それぞれのメンバーの予定が共有され、見える状態であることは望ましいと言えます。
また、社内で仕事をする人、取引先へ外出中に仕事をする人、近年ではテレワークでの在宅勤務者と、仕事場がメンバーによってそれぞれ違う場合に、誰もがリアルタイムに最新のスケジュール情報を閲覧、取得が行えることは大切なポイントです。

スケジュール管理が得意な人・苦手な人の違い

スケジュール管理が得意な人と苦手な人では、管理方法はどのように違うのでしょうか。

スケジュール管理が得意な人の特徴

・予定の優先順位が明確である
・業務内容と量を把握している

スケジュール管理が得意な人は、予定の内容や詳細を具体的に把握し、言語化できる人が多いです。例えば、会議の目的、議題や決定事項などを事前に把握しており、会議の準備に必要な時間も見積もることができる状態です。
仕事の予定やタスクを細かく、時系列にそって把握しているため、実際に仕事に取り組むときに何から手をつけるかを迷うことがありません。このように、仕事の具体的な道筋を立てることで、無駄を省いて、優先順位に沿って計画を立て、無理なく仕事を進めることができます。
この点は、仕事のタスク管理にも通ずる点と言えます。

参考:タスク管理とは?仕事におけるタスク管理のポイント

スケジュール管理が苦手な人の特徴

スケジュール管理が苦手な人は、業務の優先順位を理解していない、予定・タスクの期限を把握していない傾向にあります。作業時間の見積もりがあいまいなため、業務に遅れが発生しやすく、期限の直前になって慌ててしまうといった状況に陥りがちです。

効率的なスケジュール管理のポイント

次にスケジュール管理をスムーズに進めるためのポイントをご紹介します。

1.緊急度と重要度を意識する

効率的なスケジュール管理のポイント

効率的なスケジュール管理のためには、その仕事はいつまでに終える必要があるのか(緊急度)、その仕事はどれほど重要なのか(重要度)という2点を踏まえることが大切です。緊急度と重要度を組み合わせると、仕事を4つに分類することができます。

1番目に取り組むべき仕事は「緊急度が高く、重要度も高い仕事」から。言うまでもなく、最優先でスケジュールを組む必要があります。2番目は「緊急度が高く、重要度は低い仕事」。急いで終わらせる必要がありますが、この仕事ばかりをしていてはより重要度が高い仕事が片付きません。こんな時には、思い切って他の人に任せたり他の仕事の合間に進めたり、といった調整が必要になります。3番目は「緊急度は低く、重要度は高い仕事」。急ぎではないものの、後回しにしていると「緊急度が高く、重要度も高い仕事」になってしまうので注意が必要です。4番目は「緊急度が低く、重要度も低い仕事」。まずは、他にやるべき仕事を優先的に取り組み、空いた時間に行うと良いでしょう。

2.仕事にかかる時間を正確に見積もる

効率的なスケジュール管理には、業務にかかる時間を正確に見積もることが必要です。過去に、同じ業務をした時にどれだけかかったか、業務に不確定な要素はあるか…といったことを計算に入れてスケジュールを組みましょう。また、長期のスケジュールを組む場合は、細かく目標を区切って設定することが重要です。毎日あるいは毎週など、期間ごとの目標を立てて進捗状況を確認。締め切り前に慌てないように調整していきましょう。

注意点としては、スケジュール管理に組み込む時間は業務にかかる時間だけでは不十分な場合が多いことが挙げられます。業務に取りかかるために、必要な移動時間や準備時間も見積もりに入れておくと良いでしょう。特に、移動時間は交通機関の遅延などで遅れが出る可能性があります。こうした事態も考慮した上でスケジュール管理を行いましょう。

3.締め切りは余裕を持たせる

実際の締め切りよりも早めに、自分用の締め切りを設定しておくと安心して仕事を進めることができます。締め切りギリギリで予定を立ててしまうと、作業内容の変更が入るなど不測の事態に対応しづらくなり、ミスも発生しやすくなります。だからこそ、実際の締め切りよりも早めに、自分用の締め切りを設けてみることをおすすめします。完了済みの業務をチェックし 、次の仕事の準備時間をつくり、効率的に仕事を進められるようにしてみてください。

スケジュール管理を効率化するアイテム・ツール

スケジュール管理を効率化するためには、使用するアイテムも重要です。それぞれのメリットと選び方を紹介します。

手帳の活用

手帳を使うメリット
スケジュール管理のアイテムと言えば、システム手帳が代表的です。システム手帳のメリットは、その場で書き込むことができ、手軽にどこでも持ち歩きやすいことです。また、手書きのメモ用紙や新聞の切り抜きなどを貼りつけやすいというメリットがあります。

手帳の選び方
システム手帳を選ぶときは、マンスリーもしくはウィークリータイプのものがおすすめです。デイリータイプの手帳は、1日ごとに細かく書き込むことができますが、全体を見渡すことができません。そのため、同時並行で予定管理が必要となる仕事には不向きのため、スケジュール管理用の手帳は日程を確認しやすいものを選びましょう。

アプリの活用

アプリを使うメリット
スマートフォン向けのカレンダーアプリも、システム手帳と同じく、どこでも持ち歩きやすく、書き込みがしやすいことがメリットです。それに加えて、アラームやToDoリストなどの機能を利用することができる点が、システム手帳との違いです。予定の確認に時間を取られたり、見過ごしてしまったりといったミスを予防することができます。

アプリの選び方
アプリには、有料、無料と多数種類があります。毎日使うことを考慮して、予定が一目で確認しやすい、操作性が高いことが重要です。多機能なアプリであっても、肝心のスケジュール確認がしづらいと活用は難しいでしょう。そのため、アプリを選ぶときは、デザインがシンプルで直感的に使いやすいものを選びましょう。

業務用システムの活用

業務用システムのメリット
会社の組織単位、チーム単位でスケジュール管理をするなら、企業向けの業務用システム導入をおすすめします。手帳やアプリといった個人用のスケジュール管理のためのアイテムとは違い、チームメンバー間のスケジュール共有機能が充実しています。
これまで、ビジネスの場ではホワイトボードや表計算ソフトなどでのスケジュールの共有方法もよく使われてきました。その場合、外出先からのはそれらの情報を見られず、逐一電話などでやり取りする必要がありました。さまざまなシステムの中でもクラウド型のサービスの利用ならば、社内・社外の場所問わずオンライン環境からデータへアクセスし、スケジュールの登録や編集、反映を行えます。パソコンのほか、スマートフォンやタブレットなどからもアクセスすることができます。

業務スケジュール共有、管理にはグループウェアがおすすめ

業務スケジュール共有、管理にはグループウェアがおすすめ

ビジネスの場においてスケジュール管理のためのツールを導入する場合は、簡単な操作で、ユーザーが画面へ入力しやすいものを選ぶことをおすすめします。個人のスケジュールだけでなく、チーム全体の業務やスケジュールの可視化、情報共有も同時にできるグループウェアは業務の効率向上に最適なツールと言えます。

参考:グループウェアとは?主な機能や導入メリット、選び方を徹底解説

チームで仕事を進める上では、スケジュールに関する社員間の連絡や業務の連携、会議の際の部屋を予約するといった業務も必要となりますが、グループウェアならばそれらをシームレスに行うことができます。スケジュール専用のアプリなどと比較してもその点は仕事の上で大きなメリットとなります。

ただし、海外製のグループウェアには組織のメンバーを確認する機能はあっても、組織単位で予定を管理・表示する機能が搭載されていない製品があり、日本企業での働き方にはマッチしない可能性があります。日本企業の場合は個人と部署や組織を横断したスケジュールの共有が行われるのがその理由です。さらに、スケジュール機能に加え、掲示板や回覧などの機能が日本企業に最適化されている点は、毎日ストレスなく使うためには重要でしょう。

ネオジャパンが提供するグループウェア『desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)』は、これらの使い勝手の良さに加えて、セキュリティに配慮し安全に利用するための管理機能も搭載しています。導入時に利用者への浸透をサポートするコンテンツも充実しています。

スケジュール

スケジュールは、カレンダータイプのスケジューラーで、自分だけではなくメンバーの予定ひと目で把握できます。カレンダー上では1日・週・月単位で表示を切り替えることが可能です。会議の準備の際、複数人での空き時間の状況を簡単に検索、日程調整もスムーズに行えます。
desknet's NEOのスケジュール機能

設備予約

会議室や社用車、プロジェクターなどの共有設備や備品の予約登録をまとめて一元管理できます。重複予約を防いだり、効率的な設備利用を促進することができます。
desknet's NEOの設備予約

議事録

会議の進行表の事前共有や、会議開催後に作成した報告と資料等のファイル共有もスムーズに行えます。
desknet's NEOの議事録機能

回覧・レポート

回覧・レポートは、回覧相手を選んで、一斉に報告やお知らせを送ることができる機能です。会議の後に議事録やレポートを関係者に回覧する際に便利です。コメントを残したり、ファイルの添付も行えます。メールなどでの返信の往復をすることなく、この一か所でコミュニケーションをとることができます。
desknet's NEOの回覧・レポート機能

ビジネスの場面でのスケジュール管理に関するまとめ

本記事では、ビジネスの場面でのスケジュール管理のメリット、効率的なスケジュール管理のポイントなどについてご紹介しました。

職場でスケジュール管理のためのITツールを導入する場合は、簡単な操作かつ使いやすいグループウェアをおすすめします。チームでの業務を円滑に進めるには、グループウェアの中でも豊富な機能とUIの見やすさ、操作性において定評のある「desknet's NEO」が特におすすめです。業種問わず、会社や官公庁、団体で広く利用されています。組み合わせて使うとより便利なノーコードのアプリ作成ツールビジネス向けチャットもオプション提供。パソコンのほかスマートフォン、タブレットでも利用できるため、いつでもどこででも、効率よく仕事を進めることができます。

こちらの動画では、先にご紹介したdesknet's NEOのスケジュール機能を詳しくご紹介しています。ぜひごらんください。

スケジュール管理からノーコード開発まで 業務課題をワンストップで解決、
DXを推進する desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)

誰にでも使いやすいグループウェア
https://www.desknets.com/

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