タスク管理とは？
仕事におけるタスク管理のポイント

タスク管理とは

タスク管理（Task management）とは、プロジェクトを完了するために、チームのメンバーに割り振ったタスクの進行を管理することです。 ToDo管理という言葉も、ほぼ同じ意味で使われています。
タスク（Task）とは、業務を作業の最小単位に区切ったものです。1人で行うタスクもあれば、複数のプロジェクトメンバーで協力して進めるタスクもあります。
タスク管理を行うことで、必要な作業が抜け漏れなく完了し、作業やプロジェクトが滞りなく進みます。

タスク管理とプロジェクト管理との違い

プロジェクトにおける「タスク」とは、プロジェクトに必要な作業を細分化したものです。プロジェクトを無事に完了させるためには、適切なタスク管理を行う必要があります。
プロジェクト全体はプロジェクト管理者（マネージャー）が管理しますが、タスクは作業者であるメンバー各自で管理します。メンバー各自が期日や予算を守り進めることで、プロジェクト全体が推進されます。

参考：タスク処理を効率化するTo Doリストの賢い使い方とは

タスク管理はなぜ必要か？

作業の優先順位を明確にする

効率的にゴールに向かっていくには、チームとしてのバランスをとりながら、その時々で優先度の高い作業から順番に行う必要があるでしょう。チーム全体で状況を把握できていれば、どこに注力すべきか、どこから着手すべきかという優先順位をつけられるようになります。

業務内容と量を可視化する

チーム全体で業務の全容やメンバー各自が担当するタスクやその量を共有できるようになります。誰にどれくらいのタスクが割り当てられているかも把握できるようになり、一部のメンバーに過剰なタスクが割り当てられたり、担当する作業が少なくて手が空いてしまったりといった状況も、タスクが可視化されれば調整を進められます。

業務進捗を可視化する

チーム全体で業務タスクの進み具合を共有できるようになります。進捗の全体像を把握しつつ、メンバーの一人ひとりが担当するタスクを処理できるようになるのです。予定の共有、進捗の全体把握ができていれば、問題点を発見し、メンバー同士でコミュニケーションをとり連携しながら、重要度や緊急度の高いタスクをこなすなど修正していくこともできます。

参考：業務改善とは？改善を進める4つのポイントをご紹介

仕事におけるタスク管理のコツ

ビジネスの現場でタスクを適切に管理するためには、まず目的にたどり着くための作業を細分化し、いま何をすべきか（todo）というところにまでブレークダウンする必要があります。ブレークダウンすることでタスクが明確になり、メンバーへのタスクの割り当てがしやすくなります。

タスクを割り当てるには、納期を基準にする方法、メンバーのスキルを基準にする方法など、いくつかの方法があります。プロジェクトによって使い分けていくことをおすすめします。

参考：タスクを見える化して進捗管理

タスク管理ツールの必要性

タスク管理にツールが求められている背景

従来は、チームメンバーがそれぞれ担当するタスクを自分で管理していました。しかし、現在はツールを使ってチーム全体のタスク管理を効率的に処理していくことが求められています。

そこには、次のような背景があります。

・オフィス以外で行われる業務が多くなった
クラウドサービスの普及やテレワークの増加によって、時間や場所を問わず業務が行われるようになりました。そのため、タスクの抜けや漏れが起こってもわかりにくくなっています。
タスク管理ツールを使えば、抜け漏れ、スケジュールの遅れなくタスクを処理することが可能です。

参考：テレワークに必須のツールとは？導入の流れや注意点も解説
参考：テレワークの業務環境はどう改善する？役立つツールも紹介

・プロジェクト全体の可視化
チームで運営するプロジェクトでは、他のメンバーの状況がわからなくなりがちです。テレワークが増えると、より一層その傾向が強くなります。
タスク管理ツールを使えば、それぞれが担当するタスクやその進捗状況を、メンバー間、および管理者との間で共有することが容易になります。それによって、プロジェクト全体をスムーズに管理・運営できます。

・慢性的な人手不足
労働力不足により、IT化と同時に、業務効率化や生産性向上が求められています。
そのため、タスク管理ツールを使って多くのタスクを整理し、効率的に処理する必要があります。

参考：業務効率化ツールで業務の無駄を削減しよう！導入メリットや選定のポイントは？

タスク管理の具体的な方法

チームのタスクの進捗管理をしっかりと行うためには、担当者個々で、またチーム全体で進捗を共有し、問題の発生や作業の遅れに対応できる環境を整える必要があります。
管理方法は例えば以下のようなものがあります。

・表計算ソフト（Microsoftエクセル、Googleスプレッドシート）を使う
・メールを利用する
・ノートや付箋、ホワイトボードなどを使うアナログな管理
・無料/有料のプロジェクト管理ツールを使う（一例：Backlog、Jooto、Trello、Wrike）
・カレンダーのアプリを使う
・グループウェアの機能を使う
・チャットツールの機能を使う

全体の進捗を把握するには、ツールを利用することをおすすめします。ツールでタスクを可視化することで、メンバーがやるべきことを理解しつつ、効率よく進捗の全体把握ができるようになります。
ただし、表計算ソフトや手書き、メールを利用する方法も挙げましたが、チームでのリアルタイムな進捗共有という点では難しい場合もあるので注意が必要です。

タスク管理ツールの主な機能

タスク管理ツール、プロジェクト管理ツールには以下のような機能があります。

プロジェクト管理

チーム単位、プロジェクト単位でのタスクやスケジュールの管理ができます。
プロジェクト全体の進捗状況を把握したり、遅れているタスクを発見したり、メンバー間の作業量の偏りを発見したりすることも可能です。

ワークフロー管理

プロジェクトに関わる各種申請や稟議をアップロードし、承認・決済まで行うことができます。ワークフロー機能により、社内の手続きを効率化することが可能です。処理のボトルネックとなっている部分もわかりやすくなります。

todoリスト

タスク管理機能です。タスクは個人、チーム、プロジェクトなどさまざまな要素で検索できます。また、タスクをリスト形式やガントチャートなど、さまざまな形で表示して管理できます。

情報共有

チームメンバーから他のメンバーや管理者にさまざまな情報を共有できます。
共有する情報は、メンバーの現状やタスク処理状況、プロジェクトに関する情報などさまざまです。

検索

現在のプロジェクトや過去のプロジェクトの情報を検索し、プロジェクト実行の参考にできます。

通知

タスクの抜け漏れやスケジュールの遅れなどが発生しそうになったらリマインダーが通知します。

コミュニケーション機能

チャット、メッセージなどでコミュニケーションが可能です。情報共有、通知、質問などさまざまに利用できます。

モバイル対応

多くのツールはスマートフォンやタブレットからもアクセスでき、時間や場所を問わずに操作できます。

タスク管理ツール導入の流れ

タスク管理ツールの導入ステップの例を紹介します。この流れは、使用するツールや企業ごとに異なることもあります。

1.現状把握

現状のプロジェクト管理やタスク管理の方法を見直し、課題、問題点を把握します。
課題を把握するときには、経営者、管理者、現場スタッフなどさまざまな関係者へのヒアリングが必要です。
そのうえで、どの課題から解決するのか、優先順位を明確にします。
ここで把握した内容は、機能要件やツール選択基準を検討するベースになるからです。

2.要件定義

必要なタスク管理ツールの機能要件を定義します。既製品を利用する場合でも、必要なプロセスです。
すべての問題点を解決できるツールは見つからないことが多いので、最も解決したい問題点はなにか、優先順位にしたがって、導入の目的や機能要件を定義します。不要な機能はどれかも、定義しておきましょう。
このプロセスによって、ツールを選びやすくなります。

3.スケジュール調整

関係者やベンダーとスケジュールを調整し、ツールの選定から導入までのプロジェクトを開始します。
プロジェクトのメンバーには、経営者、管理者、情報システム部門のスタッフ、現場の責任者などさまざまなメンバーを集めるのが理想です。

4.ツール選定

機能要件の優先順位にしたがって、ツールを選定します。
自社に最も必要な機能があるか、シンプルなデザインで見やすいか、入力のしやすさや操作性といった点をチェックします。

5.導入

ツールを選定したら、ベンダーによるカスタマイズ後、テスト導入します。
同時にこれまで利用していたツールやExcelなどからデータを移行し、全体の環境設定を行います。
導入前には、必要に応じて現場での導入教育などを行いましょう。

6.運用

最初は使用する機能を制限して導入し、スモールスタートではじめます。
一度にすべての機能を使いこなす必要はありません。そうすることで、慣れないメンバーへの負荷を減らし、技術的にも心理的にも使いやすくなります。

7.評価

ある程度使ったら、使い勝手はどうか、処理は効率的になったか、改善してほしいところはないかなどの評価を行います。実際に使って初めて見える問題点や要望があるからです。
その結果、次のバージョンアップではそういった部分を改善する、またはツールごと変更するなど、これからの運用方針を決めます。

タスク管理ツールの選定ポイント

タスク管理にあたりツールを導入するには、以下をあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

・自社のタスク管理に必要な機能が備わっているか
・ユーザーが簡単に操作できるか
・導入コストが見合っているか

簡単に入力ができる負担の少ないツールを

クラウド型で利用できる便利なアプリも多く提供されています。トライアルを利用し複数人で使い勝手をチェックしながら、特徴を把握し、チームに最適なものものを選びましょう。

また、機能においては、タスクの期限を知らせるリマインド機能や、チームの進捗を即座に把握でき、トラブルがあっても次のアクションをとりやすい機能が搭載されているツールが業務には最適です。

タスク管理にはグループウェアがおすすめ

チームでタスク管理ツールを導入する場合は、簡単な操作で、使いやすいものを選ぶことをおすすめします。また、個人のToDoの管理だけでなく、チーム全体の業務やタスクの可視化、情報共有も同時にできるグループウェアは業務の効率向上に最適なツールと言えます。

チームで連携して業務を進める上では、スケジュール調整や、定期的な連絡や報告なども欠かせない業務となりますが、グループウェアならばそれらをシームレスに行うことができます。タスク管理専用のアプリなどと比較してもその点は仕事の上で大きなメリットとなります。

参考：グループウェアとは？導入のメリットやサービスの選び方を徹底解説

タスク管理に関するまとめ

この記事では、タスク管理の概要、仕事におけるタスク管理のポイントをご紹介しました。
職場でタスク管理ツールを導入する場合は、簡単な操作かつ使いやすいグループウェアをおすすめします。チームでの業務を円滑に進めるにはグループウェアの中でも画面の見やすさ、操作性において定評のある「desknet's NEO」が特におすすめです。パソコンのほかスマートフォン、タブレットでも利用できるため効率よく仕事を進めることができます。

こちらの動画では、先にご紹介したdesknet's NEOのToDo機能を詳しくご紹介しています。ぜひごらんください。