タスク管理ツールの機能とメリットとは？
効果的な導入のステップも紹介

最近はタスク管理ツールが大きく注目されていて、個人向けから少人数のチーム向け、大きなプロジェクトチーム用など、さまざまなタスク管理ツールが提供されています。

それは、テレワークの普及をはじめとしたビジネス環境の変化により、これまでのタスク管理やプロジェクト管理では不十分になりつつあるからです。タスク管理ツールを使えば、より効率的にタスクやプロジェクトを管理し、プロジェクトをスムーズに進めることができます。

ここでは、タスク管理ツールの概要や機能、導入の流れなどを紹介します。

タスク管理ツールはなぜ注目されているのか

現在は、多くのタスク管理ツールが提供されており、それぞれ異なる特徴を持っています。それだけタスク管理という業務、およびそのツールが注目されているということです。

タスク管理とは

タスクとは、プロジェクトの業務を、作業単位に細かく区切ったもののことです。

タスク管理とは、プロジェクトをスムーズに完了するために、チームのメンバーに割り振られたタスクを管理することです。管理する項目は、タスクの内容、優先順位、進め方、納期、出来栄えなどです。

※タスク管理については、「タスク管理はメリットと成功のポイントをおさえることでスムーズに進む」を参考にしてください。

タスク管理を行うメリット

タスク管理を行うことで、次のようなメリットがあります。

・作業の抜け漏れ防止
・ワークフローの可視化
・スケジュールの遅れ防止
・業務効率化

これらのメリットによって、プロジェクト管理がしやすくなるのです。

※ワークフローの可視化については、「業務改善は「業務の見える化」から」を参考にしてください。
※業務効率化については、「業務改善で無駄をなくす！業務効率化の3つのポイントと活用事例」を参考にしてください。

チームでのタスク管理にツールが求められている背景

従来は、チームメンバーがそれぞれ担当するタスクを自分で管理していました。しかし、現在はツールを使ってチーム全体のタスク管理を効率的に処理していくことが求められています。

そこには、次のような背景があります。

・オフィス以外で行われる業務が多くなった
クラウドサービスの普及やテレワークの増加によって、時間や場所を問わず業務が行われるようになりました。そのため、タスクの抜けや漏れが起こってもわかりにくくなっています。
タスク管理ツールを使えば、抜け漏れ、スケジュールの遅れなくタスクを処理することが可能です。
テレワークの作業環境については、次の記事を参考にしてください。
※テレワークで役立つツールについては、「テレワークに必須のツールとは？導入の流れや注意点も解説」を参考にしてください。
※テレワーク環境については、「テレワークの業務環境はどう改善する？役立つツールも紹介」を参考にしてください。

・プロジェクト全体の可視化
チームで運営するプロジェクトでは、他のメンバーの状況がわからなくなりがちです。テレワークが増えると、より一層その傾向が強くなります。
タスク管理ツールを使えば、それぞれが担当するタスクやその進捗状況を、メンバー間、および管理者との間で共有することが容易になります。それによって、プロジェクト全体をスムーズに管理・運営できます。

・慢性的な人手不足
労働力不足により、IT化と同時に、業務効率化や生産性向上が求められています。
そのため、タスク管理ツールを使って多くのタスクを整理し、効率的に処理する必要があります。
※業務効率化については、「業務効率化ツールで業務の無駄を削減しよう！導入メリットや選定のポイントは？」を参考にしてください。

タスク管理に専用ツールやアプリケーションを使う利便性

タスク管理には、いくつもの方法があります。代表的な方法は次の3つです。

・ノートや付箋、ホワイトボードなどを使うアナログ的な管理
・Microsoft Excelでの表管理
・タスク管理ツールでのToDo管理

しかし、アナログ的な管理やExcelでの管理には、次のようなデメリットがあります。

・情報を共有しにくい
・情報を更新しにくく、リアルタイムな情報を把握しにくい
・複雑なタスク管理がしにくい

タスク管理ツールを使えば、これらのデメリットを解決することができるでしょう。以下の点により、スムーズなタスク管理が可能になります。

・時間や場所を問わず内容の更新・閲覧が可能で、情報を共有しやすい
・リアルタイムに情報を更新し、スムーズに共有できる
・複雑なタスク管理もしやすい
・タスク処理の遅れがあればアラートが出る
・管理者はプロジェクト全体をスムーズに管理できるようになる

タスク管理ツールの機能

タスク管理ツールには、一般的に、次のような機能があります。

プロジェクト管理

チーム単位、プロジェクト単位でのタスクやスケジュールの管理ができます。
プロジェクト全体の進捗状況を把握したり、遅れているタスクを発見したり、メンバー間の作業量の偏りを発見したりすることも可能です。

ワークフロー管理

プロジェクトに関わる各種申請や稟議をアップロードし、承認・決済まで行うことができます。ワークフロー機能により、社内の手続きを効率化することが可能です。処理のボトルネックとなっている部分もわかりやすくなります。

ToDoリスト

タスク管理機能です。タスクは個人、チーム、プロジェクトなどさまざまな要素で検索できます。
また、タスクをリスト形式やガントチャートなど、さまざまな形で表示して管理できます。

情報共有

チームメンバーから他のメンバーや管理者にさまざまな情報を共有できます。
共有する情報は、メンバーの現状やタスク処理状況、プロジェクトに関する情報などさまざまです。

検索

現在のプロジェクトや過去のプロジェクトの情報を検索し、プロジェクト実行の参考にできます。

通知

タスクの抜け漏れやスケジュールの遅れなどが発生しそうになったらリマインダーが通知します。

コミュニケーション機能

チャット、メッセージなどでコミュニケーションが可能です。情報共有、通知、質問などさまざまに利用できます。

モバイル対応

多くのツールはスマートフォンやタブレットからもアクセスでき、時間や場所を問わずに操作できます。

タスク管理ツール導入の流れ

タスク管理ツールの導入ステップの例を紹介します。この流れは、使用するツールや企業ごとに異なることもあります。

1.現状把握

現状のプロジェクト管理やタスク管理の方法を見直し、課題、問題点を把握します。
課題を把握するときには、経営者、管理者、現場スタッフなどさまざまな関係者へのヒアリングが必要です。
そのうえで、どの課題から解決するのか、優先順位を明確にします。
ここで把握した内容は、機能要件やツール選択基準のベースになるからです。

2.要件定義

必要なタスク管理ツールの機能要件を定義します。既製品を利用する場合でも、必要なプロセスです。
すべての問題点を解決できるツールは見つからないことが多いので、最も解決したい問題点はなにか、優先順位にしたがって、導入の目的や機能要件を定義します。不要な機能はどれかも、定義しておきましょう。
このプロセスによって、ツールを選びやすくなります。

3.スケジュール調整

関係者やベンダーとスケジュールを調整し、ツールの選定から導入までのプロジェクトを開始します。
プロジェクトのメンバーには、経営者、管理者、情報システム部門のスタッフ、現場の責任者などさまざまなメンバーを集めるのが理想です。

4.ツール選定

機能要件の優先順位にしたがって、ツールを選定します。
ポイントは、自社に最も必要な機能があるか、使いやすいか、などです。

5.導入

ツールを選定したら、ベンダーによるカスタマイズ後、テスト導入します。
同時にこれまで利用していたツールやExcelなどからデータを移行し、全体の環境設定を行います。
導入前には、必要に応じて現場での導入教育などを行いましょう。

6.運用

最初は使用する機能を制限して導入し、スモールスタートではじめます。
一度にすべての機能を使いこなす必要はありません。そうすることで、慣れないメンバーへの負荷を減らし、技術的にも心理的にも使いやすくなります。

7.評価

ある程度使ったら、使い勝手はどうか、処理は効率的になったか、改善してほしいところはないかなどの評価を行います。実際に使って初めて見える問題点や要望があるからです。
その結果、次のバージョンアップではそういった部分を改善する、またはツールごと変更するなど、これからの運用方針を決めます。

目的はタスク管理ツールの導入ではなくツール導入の
効果を上げること

タスク管理ツールをうまく使えば、タスク管理やプロジェクト管理をスムーズに行うことができ、大きな効果を上げることが可能です。

しかし、タスク管理ツールはそれぞれ個性があり、その個性と自社のタスクとの相性が良くなければなりません。ツール選定に失敗したり、導入がうまくいかなかったりすれば、効果が上がらないどころか、使われなくなってしまうこともあるようです。

そのため、現状把握のためのヒアリングやツール選定の過程にじっくり時間をかけましょう。また、無料トライアルを利用してさまざまなツールを試してみることも重要です。

タスク管理ツールとして使えるのは、専用ツールだけではありません。ほかにもタスク管理に使えるツールはあります。たとえば、文書管理システムやドキュメント作成・共有・管理機能のあるツールもタスク管理やプロジェクト管理ツールとして使うことは可能です。

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