タスク管理はメリットと
成功のポイントをおさえることでスムーズに進む

【ツール検討のコツ】業務効率化と課題解決の第一歩を踏み出すための資料

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タスク管理はメリットと成功のポイントをおさえることでスムーズに進む

タスク管理やプロジェクト管理は、当たり前のように多くの企業で行われています。しかし、個人ではなくチーム単位、プロジェクト単位でのタスク管理となると、うまく運用できていない企業も多いようです。

チームでのタスク管理をスムーズに進めてプロジェクトを成功させるためには、タスク管理を行うことでどのようなメリットがあるのかを理解しておくことが重要です。また、成功させるためのポイントもきちんとおさえておきましょう。

ここでは、タスク管理のメリットとポイントを説明します。この2つを理解することで、タスク管理からプロジェクト管理をスムーズに進めるために役立ててください。

タスク管理とは

タスク管理(Task management)とは、プロジェクトを完了するために、チームのメンバーに割り振ったタスクの進行を管理することです。 ToDo管理という言葉も、ほぼ同じ意味で使われています。

タスク(Task)とは、業務を作業の最小単位に区切ったものです。1人で行うタスクもあれば、複数のプロジェクトメンバーで協力して進めるタスクもあります。タスク管理を行うことで、必要な作業が抜け漏れなく完了し、作業やプロジェクトが滞りなく進みます。

タスク管理では、タスクの内容、優先順位、進め方、スケジュール、出来栄えなどを管理します。

タスク管理とプロジェクト管理との違い

プロジェクトにおける「タスク」とは、プロジェクトに必要な作業を細分化したものです。プロジェクトを無事に完了させるためには、適切なタスク管理を行わなければなりません。

プロジェクト全体はプロジェクト管理者(マネージャー)が管理しますが、タスクは作業者であるチームメンバーが自分で管理できます。ただし、期日や予算は守らなくてはなりません。

タスク プロジェクト
大きさ プロジェクトを作業単位に分けたもの プロジェクト全体
すべてのタスクを合わせたもの
管理者 作業者 プロジェクト管理者

なぜタスク管理が必要か

タスク管理は、プロジェクトを進行させるために必要です。タスク管理を行うことで、タスクをスケジュール通りに完了することができ、その結果、スムーズにプロジェクトを進行させることができます。逆にタスク管理を適切に行わないと、さまざまなトラブルが発生しやすくなります。

また、タスク管理はプロジェクト管理者がプロジェクトの全体像を把握するためにも必要です。最近はテレワークが普及し、顔を合わせずに仕事を進めるチームもたくさんあります。その場合、タスク管理を行うことでプロジェクト管理者は全体の進捗状況を把握できます。またチームメンバー同士でも、互いの作業の進捗確認ができ、コミュニケーションの促進にもつながります。

テレワークに関しては、次の記事も参考にしてください。

※テレワークにおけるコミュニケーションについては、「テレワークでのコミュニケーション課題はどう解決する?役立つツールを紹介」を参考にしてください。

※テレワーク環境については、「テレワークの業務環境はどう改善する?役立つツールも紹介」へのリンクを参考にしてください。

タスク管理には、ほかにもさまざまなメリットがあります。

タスク管理のメリット

タスク管理のメリットには、次のようなものがあります。

作業の抜け漏れ、遅れの防止

タスク管理を行うことで、作業していないタスク、作業が遅れているタスクを発見でき、タスクの抜けや漏れ、遅れを防ぐことが可能です。それによって、タスクの抜けや漏れ、遅れから生まれるトラブルも防ぐことができます。
また、何らかの動きを待っている場合は進行を催促したり、スケジュールを組み直したりすることも可能です。

ワークフローの可視化

タスク管理を行うことで、チームメンバーそれぞれのタスクとその進捗状況を可視化することが可能です。そこから、プロジェクト全体の進捗状況を把握できます。

優先順位の明確化

タスク管理を適切に行うためには、それぞれのタスクに優先順位をつける必要があります。優先順位にしたがってタスクを進めることで、スケジュールに遅れず、効率的な作業ができるからです。
プロジェクトをタスクに分割する過程で、タスクの優先順位を明確にすることができます。

業務効率化、生産性向上

プロジェクトをタスクに分割する過程で、タスクごとの作業時間を正確に見積もることができます。作業時間を把握し、スケジュールを管理することで、作業の間に発生しがちな無駄な作業や待ち時間を減らすことが可能です。
たとえば、時間のかかるタスクを早めに始めたり、すぐにできるタスクを後回しにしたりすることができます。また、タスクの作業者を明確にすることで、無駄な待ち時間を減らすことも可能です。
その結果、業務効率化を実現でき、生産性もアップします。
業務効率化については、「業務効率化ツールで業務の無駄を削除しよう!導入メリットや選定のポイントは?」も参考にしてください。

業務の属人化防止

チームメンバーの進捗状況を可視化して現状を把握しやすくすることで、コミュニケーションを促進します。
また、情報共有を進めることで、情報やノウハウ、知見を共有し、業務の属人化を防ぎます。

これらのメリットにより、タスク管理を適切に行うことで、プロジェクトを管理しやすくなります。また、管理者がプロジェクトをスムーズに進めることができます。

※生産性については、「生産性とは?業務見直しの必要性と生産性を向上させる4つの方法」を参考にしてください。

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タスク管理を成功させるポイント

タスク管理を成功させるには、次のようなポイントをおさえましょう。

現状把握や課題の洗い出しを念入りに行う

最初に、必要な作業を漏れなく書き出すことが重要です。細かい作業も漏らさず書き出しましょう。
実際にリストを作成していくことで、忘れていた作業にも気づくことができます。

できるだけ細かいタスクに分ける

書き出した作業を細分化して、タスクにするときは、可能な限り細かく分割しましょう。タスクの件名も内容がわかりやすいものにします。それによって作業の詳細が明確になり、工数や必要な時間も正確に把握することが可能です。
また、できるだけ細かく分割することで作業に取り掛かりやすくなり、業務も効率化できます。その結果、それぞれのタスクを完了させるのも楽になります。

スケジュールには余裕を持たせる

作業を細かく分割し、所要時間を正確に把握できても、スケジュールをすべて埋めてしまってはいけません。余裕を持ったスケジュールを組んでおくことで、イレギュラーな事態が発生してもスムーズに対応しやすくなるからです。

定期的に棚卸しを行う

毎週、毎月、マイルストーンごとなど、定期的にプロジェクトメンバー全員でタスクの棚卸しを行います。 作業の抜け漏れや遅れはないか確認し、遅れがあればリマインドします。必要ならスケジュールの見直しやサポート、タスクの割り振りの見直しなども行いましょう。

情報を集約して一元管理する

タスク管理に必要な情報は、メールやメッセージ、SNS、口頭での伝言など、さまざまな場所でやり取りされます。
情報を一箇所に集約するために、それらの情報は必ずプロジェクトメンバーで共有しましょう。そのようにしなければ、タスクの抜け漏れ、変更などのトラブルが発生することもあります。

社内・プロジェクトチーム内でのルールを制定する

タスクの登録方法や更新方法、記入例、情報登録の権限などが部署によって異なると、情報共有がうまくいきません。社内で統一したタスク管理の運用ルールを作り、周知徹底する必要があります。

タスク管理ツールを導入する

タスク管理をメールやExcelで行っている企業も多いようです。そこで、タスク管理ツールの導入をおすすめします。
タスク管理ツールを使えば、リアルタイムに情報を更新し、状況を容易に把握することが可能です。ほかにもタスク管理に必要な機能がそろっており、情報の共有もしやすくなっています。
また、タスク管理ツールを使えば、テレワークでもオフィスと同じような作業が可能です。

※タスク管理ツールについては、「タスク管理ツールの機能とメリットとは?効果的な導入のステップも紹介」を参考にしてください。

まとめ:タスク管理の成功はスムーズなプロジェクト管理の基本

タスク管理はプロジェクト管理の基本となるものです。プロジェクトをスムーズに進めるためには、適切なタスク管理が不可欠といえます。

しかし、Excelやホワイトボードでのタスク管理では、そのメリットを十分にプロジェクト進行に活かすことはできないでしょう。情報の共有がしにくく、タスクの抜け漏れ防止に役立つ機能もないからです。タスク管理を十分にプロジェクト管理に活かすためには、タスク管理機能を持ったツールの導入がおすすめです。

タスク管理ツールとして使えるのは、専用ツールだけではありません。文書管理システムやドキュメント作成・共有・管理機能のあるツールなら、タスク管理を行えるだけでなく、プロジェクトに必要な情報をすべて共有でき、スムーズにプロジェクトを進行できます。

株式会社ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO」は、ドキュメントの作成・共有・管理が可能で、テンプレートを利用すればタスク管理(ToDo管理)ツールやプロジェクト管理ツールとして使うことができます。

プロジェクトに必要な情報もすべてまとめて保存・管理できるので、より効率的な ToDo管理やプロジェクト管理が可能です。

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