テレワークの問題点解決で生産性向上!
テレワーク環境を整えるには?

新型コロナウイルス感染症の拡大は、図らずも企業のテレワーク導入を促進させました。その一方で、テレワークを試行的に実施したものの、十分に活用できなかったという企業も存在します。
しかし、働き方改革の見地からも、withコロナ時代への対応策としても、テレワークが今後、重要な働き方になっていくことは間違いないでしょう。さらに、新型コロナウイルス感染症拡大が収束したとしても、テレワークで働きたいと考える社員は増えているはずです。
ここでは、企業がテレワークを導入する際に問題となりやすい点について取り上げ、解決方法を探っていきます。

テレワークを活用できない理由と解決策

テレワークを導入できない、または導入しても十分に活用できないという場合、どのような問題が考えられるのでしょうか。解決策とともに紹介します。

1.セキュアな通信環境が整えられない

テレワークを導入する際に第一のハードルとなるのが、安全な通信環境の構築です。インターネットを利用してテレワークを実施するには、インターネットに接続するための環境と端末が必要ですが、セキュリティ対策が十分でなければなりません。

在宅勤務で安全なインターネット環境を整えるには、Wi-Fiルーターの暗号化設定が必須です。会社によっては、セキュリティ対策を施したモバイルWi-Fiルーターを貸与するケースもあります。また、通信を盗聴される危険性のある公衆無線LANなどのフリーWi-Fiは、使用しないのが原則です。

テレワークを導入する場合、インターネット回線の選択肢としては、VPN(Virtual Private Network)も考えられるでしょう。VPNは、一般のインターネット回線を仮想の専用ネットワークとして構築するもので、暗号化によって不正なアクセスや情報の抜き取りを防ぐことができます。

PCやスマートフォンなどの安全性を整えるには、私物を業務に使用するBYOD(Bring Your Own Device)と、会社でセキュリティ対策を施した端末を支給する方法があります。BYODの場合、業務システムにアクセスする際にリモートアクセスや仮想デスクトップを利用するなどの方法で、リスクを低減させることも可能です。
自社の状況に応じてインターネット環境を整え、端末にセキュリティ対策を施しましょう。

2.勤怠管理・評価が難しい

テレワークの場合、上司は部下が働いている様子を直接見て確認することができません。そのため、従来のマネジメント手法が通用しない場合があり、社員の勤怠管理や評価方法も課題となります。
勤怠管理の解決策としては、勤怠管理ツールを利用する方法が挙げられます。オフィス勤務では、紙のタイムカードで始業・退勤時間を打刻しているところもあるかもしれませんが、勤怠管理ツールでは、インターネット環境があればどこからでも勤務時間を正確に申告・記録することができます。

また、社員の評価については、勤務態度や目標達成までのプロセスより、成果物などのアウトプットを評価対象として重視する方法があります。あるいは、スケジュール管理ツールビジネスチャットツールなどを使った緊密なコミュニケーション基盤を作り、プロセスを評価できる環境を整えることも可能です。

いずれにしても、テレワークでのルールや評価制度を策定し、評価項目や評価基準を明確化することが重要になってきます。

3.決裁に時間がかかる

テレワークでは、決裁や稟議をいかにスムーズに行うかも課題のひとつです。

申請・承認のプロセスを紙ベースで行っていると、テレワークの場合には承認や決裁までに時間がかかってしまうことがあります。例えば、PDFの申請書を決裁者へメールで送ってプリント・押印し、決裁者が再びPDF化してメールで返信といった方法では、手間がかかるばかりです。押印のためだけに出社しなければならない状況にもなり、スムーズな決裁を行うことはできません。

解決策としては、ワークフローツールを導入するといいでしょう。ワークフローツールは、システム上で申請や承認ができ、印刷や押印の手間なく行えるツールです。
申請書の作成、申請経路の設定、書式と経路の連動、承認の進捗状況の確認などの機能があり、テレワーク環境下でも決裁業務をスムーズに行うことができます。

4.社内コミュニケーションの減少

社内コミュニケーションの減少

円滑なコミュニケーションができず、社内のコミュニケーションが少なくなることもテレワークで指摘される問題です。上司と部下、メンバー間での意思疎通がスムーズにいかないことで、チームワークが発揮しにくい状態になってしまいます。雑談のようなちょっとしたやりとりができないことに、ストレスを感じる人もいるでしょう。
こうした課題に対しては、各種コミュニケーションツールの利用が解決策となります。電話やメールに加えて、ウェブ会議システムビジネスチャットツールも、テレワークの必須ツールといえるでしょう。

しかし、ただ導入するだけでなく、ツールの活用方法も検討する必要があります。例えば、朝と夕方にチームでウェブ会議を利用して話す機会を設け、その日の予定や進捗状況を報告。細かい連絡などは随時ビジネスチャットで行い、必要に応じてメールや電話も使うといった方法を検討してみましょう。
シーンに応じて使い分けられるコミュニケーション基盤を構築することで、コミュニケーションの問題を解決することができます。

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テレワーク環境を整えて問題解決と生産性向上を

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テレワークの問題解決には、セキュアな通信環境に加えて各種ITツールを必要に応じて導入する、総合的なテレワーク環境を整えることがポイントです。テレワーク環境を整えることは、社内の問題点を見つけるいい機会だともいえます。

テレワーク環境を整える過程で問題点が見つかると、その解決にコストや手間がかかってしまうと思われるかもしれません。しかし、その問題を解決することで、業務効率化や生産性向上を推進させることにもつながります。
例えば、ペーパーレス化やワークフローの効率化が挙げられますが、それはテレワークを導入するか否かにかかわらず、社内の問題のひとつだったかもしれません。
見方を変えれば、テレワーク導入は組織の生産性向上を妨げていた問題点の発見と解決の機会ともなるのです。
また、ITツールを活用することで、情報共有の効率化や迅速化が促されます。テレワーク環境構築への投資は、生産性向上や組織活性化、ひいては会社の業績向上に役立つという視点も持つべきでしょう。

グループウェア導入でテレワークをより快適に

テレワーク環境を整えるにあたって、グループウェアの導入も検討してみましょう。テレワーク環境を整えるためのITツールとしては、これまでに挙げたように勤怠管理ツールスケジュール管理ツールワークフローツール、各種コミュニケーションツールなどがあります。
しかし、これらを個々にそろえるとなると相応の導入コストがかかり、それぞれのツールの操作を覚えるのも大変です。そこで、こうした各種機能がまとまったグループウェアを導入するという選択肢もあります。

グループウェアは、社内コミュニケーションと情報共有の機能をメインとし、業務効率や生産性を向上させるために役立つ機能を備えたソフトウェアです。例えば、グループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」には、これまでに挙げた機能のほとんどがそろっています。また、desknet's NEOと連携して使用できるビジネスチャット「ChatLuck(チャットラック)」も組み合わせることで、テレワークでのコミュニケーションがさらに効率的になるでしょう。

また、グループウェアには、操作性がわかりやすく統一されているというメリットもあります。ツールごとに操作を覚える必要もなく、各種機能を連携させることができることも、グループウェアならではのメリットです。

テレワークに合った環境・ルールの整備が必要

テレワークの問題点を解決するには、テレワークという新しい働き方に合ったルールや制度を整備することが大切です。そのためには、セキュアな通信環境と各種ITツールによって構成されるテレワーク環境を整えることが必要となります。

テレワーク環境を整えるには、グループウェアの導入が有効です。desknet's NEOは、テレワークに活用できる27の機能を備えたグループウェアです。テレワーク環境を整えるための手段のひとつとして検討してみてください。

グループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」には、社内ポータル社内SNS電子会議室ワークフロータイムカード文書管理ウェブ会議といったテレワークに活用できる機能が集約されています。また、desknet's NEOと連携が可能な業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」ビジネスチャット「ChatLuck(チャットラック)」もテレワーク環境の構築に役立ちます。
直感的な操作が可能で、誰にでも簡単にすぐに使えるという点もdesknet's NEOの強みです。テレワークを成功させる環境構築のひとつとして検討してみてください。

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