業務フローに合わせてカスタマイズ！
申請・承認の効率化が進むワークフローアプリとは

この記事では、業務フローを最適化しながら申請・承認を効率化できるワークフローアプリについて解説します。ペーパーレス化やリモートワークに対応できる点、導入メリットや選び方など、幅広くポイントを押さえていきましょう。

まずはワークフローアプリの基本的な役割と特徴を確認し、導入の背景を理解しましょう。

ワークフローアプリとは？

ワークフローアプリの基本的な役割

ワークフローアプリとは、社内で行われる申請や承認といった一連の流れをオンライン上で完結させるためのシステムです。
従来の紙やエクセルとメールベースのやり取りでは、承認者を探す手間や書類の行方不明といった課題が発生する場合がありました。それを可視化・一元管理できるようにするのがワークフローアプリの大きな役割だといえます。
近年はペーパーレス化やリモートワークの推進が企業課題となっており、ワークフローアプリの必要性はさらに高まっています。現場から提出される申請データもアプリ上に集約されるため、企業全体の業務状況を把握しやすくなるという利点もあります。

ワークフローでできること

社内申請をオンライン化する

ワークフローシステムを活用する最大のポイントの一つは、これまで紙で行われていた社内申請フローを電子化できる点にあります。電子申請では誰がいつ承認したかが即座に表示で確認できるため、 上長の不在による決裁の遅れや申請書類の紛失が防げます。
さらに、承認ルートをあらかじめ設定しておけば、新しい案件に対しても自動的に承認依頼が回るため、申請内容ごとの経路設定を省略で きます。申請者にとっても、どの申請がどの段階で止まっているのか即座に把握でき、全体の進捗管理が容易になります。

このようにワークフローアプリは社内回覧状況の可視化を実現し、担当者同士のコミュニケーションコストを大幅に削減するだけでなく、承認漏れのリスクも大きく減らせます。

ペーパーレス化とリモートワークへの対応

ワークフローアプリを導入すると、紙面での印刷や書類保管が基本的に不要になります。これにより、印刷コストと保管スペースの削減だけでなく、紙資料の紛失リスクも抑えられます。作業負担が軽 減されることで、担当者は本来の業務に集中しやすくなるでしょう。
申請書類が電子化されているため、オフィス以外の場所からでも申請や承認が行いやすくなります。出張先や在宅環境でもweb上で必要な情報を素早くチェックし、業務を止めることなくフローを進めることが可能です。

ワークフローアプリ導入のメリット

ワークフローアプリを導入することで得られる効果や業務効率化について、それぞれの要素に分けて具体的なポイントを紹介します。

承認スピードの向上と業務効率化

ワークフローアプリを導入すると、これまではメールや対面で行われていた承認依頼をシステム内で一括処理できるようになります。責任者や管理者は承認依頼を見落としにくくなり、迅速に対応する ことで全体の処理スピードが向上します。
紙の承認書類が行き違いになる心配がなく、承認プロセスのステータスを常に把握できる点も効率化に寄与します。急ぎの申請が発生した場合でも、普段と同じフローを踏むだけで処理が完了するため、業務が途中で滞りにくくなるでしょう。
このように承認スピードの向上は、現場担当者のモチベーション維持にもつながります。システムを通じて承認状況をリアルタイムで確認できることから、“待ち”の時間が短縮され、業務全体がスムーズに進むようになります。

内部統制強化と監査への対応

会社規模が拡大するほど、申請フローや承認ルートは複雑になりがちです。ワークフローアプリを活用すれば、誰がどのタイミングで承認したかという履歴が明確に残るため、不正やミスの原因となる 問題を早期に発見できます。
また、監査対応時にも電子化されたログを活用できるため、必要なデータの検索性が上がり、簡単に抽出しやすいです。紙媒体の保管や過去のメールを探す手間を省き、監査に迅速に対応できるのは大きなアドバンテージといえます。
決裁者ごとのアクセス権限や承認レベルの設定も簡単に行えるため、データの閲覧範囲を適切に制限しながら業務を進められます。結果として企業の内部統制体制が強化され、信頼性の高い運用が可能となるでしょう。

外部サービスとの連携や拡張

ワークフローアプリによっては、クラウドストレージや会計システムとAPI連携できるものも多く存在します。これにより、財務処理や人事管理などの業務データとスムーズにやり取りができ、作業工数 の削減と情報の正確性向上を両立します。
外部連携によって、申請が承認されると自動で関連先に通知する仕組みを構築できるのもメリットです。承認後の処理を自動化することで、次のステップへの移行がスピーディーになり、担当者の作業負荷を軽減できます。
また、企業が利用する他の業務ツールやSaaS系サービスとの互換性が高いアプリを選ぶことで、将来的にさらに広範なプロセスを統合できる余地も生まれます。自社環境に合わせた拡張性は、長期的な運用を見据える上で重要な視点です。

ワークフローアプリの選び方

自社の業務プロセスに合うアプリを選ぶためのポイントを押さえておくことが重要です。
ワークフローアプリには多種多様な製品があり、導入目的や企業規模、既存システムとの相性によって最適解は異なります。全社的に使いやすいツールを選ぶうえで、以下のポイントをチェックしておくと良いでしょう。

自社業務フローとの相性

自社がすでに運用している承認ルートや決裁ルールにどれだけ柔軟に対応できるかは、ワークフローアプリ選定の核心といえます。細かい条件分岐や段階的な承認者設定が必要なケースもあるため、導 入前にシミュレーションしておくことが大切です。
実際に運用が始まった際に、「入力がしづらい」「想定よりもフローが組みづらい」といった問題が出ると、業務効率化が進まないばかりか現場が混乱する可能性があります。したがって、カスタマイズ性の高いアプリを検討するのが望ましいでしょう。
既存の業務フローをそのまま置き換えるだけでなく、デジタル化の機会にフロー自体を見直す企業も増えています。最終的にはよりシンプルでトラブルの少ないプロセスに再編できるため、アプリ導入のタイミングを新たなチャンスと捉えることも有効です。

サポート体制・セキュリティ機能

クラウド型のワークフローアプリの場合、外部サーバーにデータを保存することになります。そのため、データ暗号化やアクセス制限といったセキュリティ機能がどの程度充実しているか、事前に確認 しておく必要があります。
また、運用中に不具合が生じた際には、迅速にサポートが受けられる体制が不可欠です。サポート窓口の営業時間や問い合わせ手段、サポートページの内容などをチェックしておくことで、導入後のリスクを軽減できます。
自社の情報資産を預ける以上、セキュリティとサポートの両面から安心感を得られるアプリを選ぶことが重要です。大切な業務データを保護しつつ、円滑に運用できる環境を整えましょう。

他ツールやクラウドサービスとの連携

ワークフローアプリを単体で導入するだけでは、既存のIT環境との連係がうまくいかないケースがあります。たとえば会計ソフトへの支払いデータ連携や、グループウェアとのスケジュール同期などが 必要な場合、多方面での連携を考慮する必要があります。
SaaS系サービスとの連携実績やAPI提供の有無がしっかり明示されているアプリであれば、後から拡張や自動化を実装しやすくなります。コスト面も考慮しながら、必要な機能を網羅できるかどうかを吟味しましょう。
システム間の連携によって、申請から承認後の経理処理や在庫管理までの一連のフローを一気に電子化できる場合があります。複数ツールを使い分ける企業ほど、連携機能の充実度は大きな差となるため、導入検討時にしっかり詳細をチェックすると良いでしょう。

ワークフローアプリの主な種類

ワークフローアプリにはさまざまなタイプが存在し、導入目的や自社リソースに合わせて選択できます。企業規模や求める機能によって、選ぶべきワークフローアプリのタイプは変わってきます。一般的には特化型やグループウェア型、オープンソース型、ノーコードツールなどに分類されますが、どのタイプにもメリットとデメリットが存在します。

ここではそれぞれの種類の特徴や活用シーンに触れながら、どんな企業・業務領域に適しているかを解説します。自社の課題やITリソースを整理した上で、もっとも相性が良いタイプを探すことが大切です。
いずれのタイプでも、導入時の初期設定やアフターサポート、必要に応じた追加機能の改善余地など、それぞれ異なる要素があります。費用対効果を考慮しつつ、柔軟性と使い勝手を重視して検討しましょう。

ワークフロー特化型

申請・承認機能に専念し、不要な機能を極力省くことで使いやすく設計されたタイプです。界隈には無料から有料までさまざまなプランがあり、具体的な申請フォームの作成や承認ルートの設定がシン プルに行えるのが特徴です。
初心者でも直感的に操作しやすいデザインが多く、ワークフロー機能そのものだけが必要な企業や、まずは小規模で導入を試してみたい企業に向いています。必要に応じて外部ツールと連携することを想定している製品もあります。

一方で、ツールにコミュニケーションの機能を求める場合は、別途導入を検討する必要があります。

グループウェア型

ワークフローだけでなく、スケジュール管理やファイル共有、社内SNSなどの機能を総合的に備えているタイプです。中小規模から大企業まで幅広く利用されており、一度に複数の業務機能をカバーでき る点がメリットです。
特に同じプラットフォーム上でコミュニケーションを取りつつ申請・承認を進められるため、ユーザー同士の情報共有を行いやすい傾向があります。グループウェアとしての知名度が高い製品も多く、導入事例を参考にできるのも強みでしょう。
一方で、多機能であるため初期設定や管理に手間を感じる場合もあります。運用面のサポートがどの程度充実しているかも検討ポイントとなります。

オープンソース型

ソースコードが公開されており、無償で利用できる場合が多いワークフローアプリです。カスタマイズの自由度が高く、独自の要件に合わせて機能を追加・修正しながら運用できます。
自社でシステム開発が可能なエンジニアを抱えている企業や、外部の開発ベンダーを活用できる企業にとっては魅力的な選択肢です。ライセンス費用を大幅に抑えられる可能性があるのもメリットです。
一方で、継続的なメンテナンスやバージョン管理など、導入後の運用負荷が発生しやすいことには留意が必要です。サポートを受ける場合は、コミュニティベースか有料サポートの契約を検討するなど対応策を検討しましょう。

ノーコードツールを活用した自作型

比較的自由度の高いノーコードプラットフォームを使い、独自にWebアプリケーションを設計・構築する方法です。ドラッグ＆ドロップの簡単な操作でフォームや承認ルートを作成できるため、プログラ ミングの専門知識を必要としないケースがほとんどです。
自社独自の申請ルールや特殊な承認プロセスがある場合にも対応しやすく、最小限のコストでスタートできる可能性があります。必要に応じて機能を追加したり、ユーザー数を増やしたりといった拡張も柔軟に行えます。
しかし、あまりに複雑な要件や大量のトランザクションが生じる環境では負荷が大きくなるため、使用状況に合わせたプラン選択やロジックの最適化が大切です。

ハイブリッド型のワークフローという選択肢

既存のグループウェア特化型を導入しつつ、必要な機能だけをノーコードツールで補完するといったハイブリッドモデルも増えてきています。これにより、日本企業ならではのコアな承認プロセスを回 しつつ、書式の項目や細部をカスタマイズできる柔軟性を持ち合わせることが可能です。
ワークフロー特化型と比較しても、より業務にフィットした形で運用できるため、大規模企業のみならず中小規模企業にも適したアプローチです。コストを抑えつつも、導入までのスピードと運用開始後の拡張性を追求できる点が魅力でしょう。
自社のITリソースや既存システムとの親和性を見極め、最適な構成を検討することで、より効率的なワークフロー環境を構築できます。

ハイブリッド型ワークフローはAppSuiteがおすすめ

AppSuite（アップスイート）とは？

AppSuiteは、自社に合わせた業務アプリを作成できるツールです。紙・メール・Excelを使った業務処理を誰でも簡単にシステム化することができます。システム化と言っても特別なIT知識は必要ありません。マウス操作で自由なレイアウト、色や文字も簡単に変えられる操作性が使いやすさのポイントです。豊富な無料テンプレートをご用意。既存のExcelシートを取り込んでアプリ化したり、柔軟にカスタマイズできます。

ワークフロー機能と自作アプリの連携効果

AppSuiteは、グループウェア desknet's NEOと組み合わせて利用し自社に合わせた業務改善を行えます。また、desknet's NEOのワークフロー機能との連携で専用のワークフローツールに匹敵する機能と柔軟性を持たせることができます。標準のワークフロー機能と組み合わせて、AppSuiteで作成した画面を申請書の書式として使うと、現場が使いやすくかつ業務フローの効率化に役立ちます。

豊富な導入実績を持つネオジャパンが提供

desknet's NEOとAppSuiteは、20年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが提供するサービスです。
クラウド版とパッケージ版があり、企業規模を問わず広くご利用いただいています。特に、初期費用0円で1ユーザー月額800円からご利用いただけるクラウド版は、導入・運用が容易で、ITに不安のある中小企業でも気軽にスタートすることが可能です。
desknet's NEOは厳しい基準を求められる官公庁・自治体や金融機関からも評価を得る強固なセキュリティを誇り、企業の大切な情報を守ります。

よくある質問

よく寄せられる疑問点を整理し、ワークフローアプリ導入時の不安や悩みを解消しましょう。
ワークフローアプリを導入するにあたっては、既存の稟議システムや他ツールとの違い、モバイル対応や導入コストなど、多岐にわたる疑問や不安が浮かぶでしょう。ここでは、代表的な質問に対して簡潔に答えていきます。
不明点が多いと感じる場合は、無料トライアルやデモ版を試してみるのも一つの方法です。その上で、現場担当者の意見も取り入れながら導入を進めると、スムーズな定着と効果を実感しやすくなります。

ワークフローアプリと稟議システムの違いは？

稟議システムは、稟議書の作成や承認業務に特化した仕組みで、具体的な支出承認や稟議プロセスの簡易化に主眼を置いています。一方でワークフローアプリは、稟議だけでなく請求書処理や休暇申請 など、あらゆる申請・承認プロセスを一元管理できる点が特徴です。
そのため、導入目的が「稟議だけ」なのであれば稟議システムでも十分なケースがありますが、幅広い申請をオンライン化したいのであれば、汎用的に対応できるワークフローアプリのほうが適しているでしょう。

スマホやタブレットで使うメリットは？

スマートフォンやタブレットでの利用が可能になると、外出先や在宅勤務などオフィス以外の環境でも承認作業が行えるため、急ぎの申請が入ったときに素早く対応できます。差し戻し、承認依頼に気 づきやすくなるのもメリットです。
一方で、利用端末ごとのセキュリティ対策やアプリのUI設計がしっかりしているかどうかは要チェックポイントです。デバイスを紛失した場合などに備え、アクセス権限の管理やリモートロックの仕組みなどを確認しておくと安心です。

導入コストはどれくらいかかる？

ワークフローアプリの導入コストは、無料プランのサービスから月額制のクラウド型、さらには大規模向けのオンプレミス製品まで幅広く存在します。ユーザー数や利用する機能の範囲によって料金プ ランが変動するケースが多いです。
フリープランを提供しているアプリも増えており、少数ユーザーや機能制限付きであればコストをかけずに導入できる可能性があります。有料プランにアップグレードすると、ユーザー数無制限や高度なカスタマイズ機能などが利用可能な場合が多いです。
要件と予算のバランスを取りながら、導入後のランニングコストも含めて慎重に検討することが重要です。特に、サポート費用や追加オプションの料金など、細かい部分も含めて見積もりを比較すると失敗を防げるでしょう。

まとめ

ここまで申請・承認の効率化が進むワークフローアプリとは何かについて解説しました。特徴を理解し自社に最適なツールを導入することが業務効率化、そしてDXの大きなポイントになります。
紙やExcelで代用した承認システム、メールでの承認連絡を継続していると、承認の抜け漏れや情報の散逸が起きやすく、会社全体の生産性を損ねるリスクが高まります。ワークフローアプリでフローを電子化・可視化することで、リードタイムを短縮しながら業務プロセスをスムーズに回せるようになるのは大きな魅力です。
このような便利なアプリを選定する際には、単に機能面だけでなく、自社の承認ルートの複雑さや既存システムとの連携を総合的に考慮しましょう。サポート体制やセキュリティを重視すれば、長期的に安心して利用できる環境を構築できます。
まずは無料版のトライアルやデモを利用して使い勝手を確認し、従業員のニーズや管理部門の声を取り入れて導入を進めると、スムーズに社内に浸透しやすいでしょう。

更新日： 2025年5月9日
執筆：株式会社ネオジャパン 編集部

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。