エクセルでの在庫管理を効率化
作成の手順と運用メリットを解説

在庫管理をエクセルで行う企業は多いものの、同時編集や情報共有のしづらさに課題を感じるケースも少なくありません。小規模な事業では低コストで導入しやすく、操作に慣れているスタッフが多いことから重宝される一方、複数人で同時にファイルを開くとエラーや混乱が生じやすいのも事実です。

そこで本記事では、エクセルでの在庫管理をどのように効率化できるかをご紹介します。具体的には、在庫管理表を作る意義やメリット・デメリット、実際の作り方や運用ルール、そして拡張性による限界や業務アプリの活用方法を解説します。

エクセルを使いこなすことである程度の管理は可能ですが、スムーズな情報共有やリアルタイムでの在庫把握を求める場合には、業務アプリの導入が有用なケースもあります。この記事を通じて、自社の規模や運用の方向性に合った最適な選択肢を見いだしてください。

エクセルで在庫管理する意義とは？

在庫管理は企業の利益に直結する重要な業務です。まずはエクセルを使う意義や利点を把握することから始めましょう。

在庫を適正に管理することは、商品や資材の欠品や過剰在庫を防ぎ、コスト削減や販売機会の損失回避につながります。エクセルに慣れているスタッフが多い場合は、導入のハードルが低く、すぐに運用を開始できるのも特徴です。特に小規模から中規模の事業では、専用システムを利用するまでもない範囲にとどまるため、エクセルのカスタマイズのみで十分に対応できる場面があります。

在庫管理の目的と重要性

在庫管理の最大の目的は、必要なときに必要な数量を確保しつつ、無駄な在庫を持たないことにあります。これによって倉庫スペースの有効活用や商品の循環率向上が見込め、キャッシュフローの改善にも寄与します。さらに、在庫が常に把握されていれば、日々の追加発注や生産計画の立案がスムーズになり、業務全体の効率が高まります。

エクセル管理が選ばれる理由

エクセルは基本的な操作を習得している人が多く、特別なシステム導入に比べて初期費用や教育コストが低いのが魅力です。テンプレートを活用すれば、商品マスタや在庫移動表を簡単に作成・編集できるため、在庫に関する情報を迅速に可視化しやすいことが理由の一つです。さらに、VLOOKUP関数やIF関数などの活用により、在庫数や在庫切れのアラートを自動化でき、担当者の負担を減らせる点も大きな特徴です。

エクセル在庫管理のメリットとデメリット

メリットとデメリットを整理することで、自社の運用規模や業務内容に合った管理方法を検討しやすくなります。

エクセルによる在庫管理は導入コストがほとんどかからず、使い勝手を柔軟に調整できるため、多くの小規模事業で重宝されています。しかし、大量のデータを取り扱うようになったり、複数拠点で在庫情報を共有する必要が出たりすると、エクセルでの運用に限界が生じることもあるため注意が必要です。

エクセルでの在庫管理のメリット

1.コストを抑えられる

エクセル管理の場合、既にMicrosoft Officeが導入されていれば、追加で在庫管理システムを購入する必要がなく費用を大幅に節約できます。月々のサブスクリプション型システムへの支払いが不要なため、特に資金に限りのある事業者に向いています。経費を削減しながら必要最低限の在庫管理機能を確保できるのはエクセルの強みと言えます。

2.柔軟にカスタマイズできる

エクセルでは列やシートの追加・削除、関数設定などを自在に行えるため、自社独自の管理フローに合わせたレイアウトや機能を構築できます。たとえば、数量が一定数を下回ったときに自動でアラートを表示する仕組みや、ロット番号を管理しやすくするためのカスタムシートを作成することも可能です。こうした柔軟性によって、さまざまな業界のニーズに対応できる点がエクセルならではの魅力です。

エクセルでの在庫管理のデメリット

1.データが増えるほど動作が重くなるリスクがある

売上が拡大し、扱う商品種数や在庫数が増えると、エクセルのファイルサイズが肥大化しやすくなります。ファイルを開くのに時間がかかったり、操作のたびにフリーズに近い状態が続いたりするため、業務効率が低下しやすい点には注意が必要です。最悪の場合、ファイルが破損してしまい、過去のデータが復旧できなくなるリスクも存在します。

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2.同時編集の難しさとヒューマンエラーへの注意

エクセルは単一のファイルを共有フォルダなどで管理することが多いため、同時編集を行うと上書きチェックや整合性のとれないデータが発生しやすい傾向があります。クラウド版のエクセルを利用すればある程度は解決できるものの、リアルタイムの更新にタイムラグが生じる場合があります。さらに、手入力によるヒューマンエラーが混入しやすい点もコントロールが難しく、互いの入力内容を確認する仕組みづくりが不可欠です。

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在庫管理表の種類：単票タイプと在庫移動表タイプ

在庫管理表には、単票タイプと在庫移動表タイプの2つの形式があります。それぞれの特徴を理解し、業務に合った形式を選びましょう。

在庫管理表を作る際は、商品の単品管理に重きを置くのか、在庫の動きそのものを可視化したいのかによって形式が変わります。単票タイプは個々の商品管理に便利で、在庫移動表タイプは入庫や出庫の時系列変化を追いやすいのが利点です。

単票タイプの特徴とメリット

単票タイプの在庫管理表は、商品コードや在庫数を1枚のシートにまとめ、それぞれの商品状況をひと目で把握できるレイアウトです。商品の基本情報と在庫数だけをシンプルに記載するため、担当者がすぐに変更できる柔軟性もあります。扱う商品点数がそれほど多くない場合や、詳細な入出庫履歴を必要としないケースに向いています。

在庫移動表タイプの特徴とメリット

在庫移動表タイプでは、入庫や出庫などのトランザクションを時系列で一覧できるのが特徴です。たとえば、商品の受け取り日や出荷日を入力しておけば、いつどのくらい在庫が増減したのかを正確に追跡できます。歴史的な在庫推移を振り返ることで、需要予測や購買計画を立てやすくなるのも大きなメリットです。

在庫管理表を作る前に決めておくべき項目

まずはどんな情報を在庫管理表で扱うのか、必要な項目を明確にすることが大切です。

在庫管理の精度を高めるためには、その表に何を記載するのかを最初にしっかりと決めておく必要があります。ここを曖昧にしてしまうと、いざ管理を始めたときに不要なカラムや抜け落ちた情報に気づく可能性があり、後から修正が難しくなります。

商品コード・在庫数・入出庫日などの必須項目

エクセル在庫管理表で必須となるのは、商品コード、商品名、在庫数、そして入出庫日などの基本情報です。商品コードは重複や入力ミスを防ぐために必須で、正確な基礎データとして活用されます。また、入庫日や出庫日を記録しておけば、特定期間の在庫推移を後から容易に確認することができます。

業種別追加項目をどう決めるか

食品業界であれば賞味期限やロット番号を管理するケースが多く、製造業ではシリアル番号や工程管理情報を付与する場合があります。こうした業種ごとの固有情報も重要な判断材料ですが、あまりにも多くの項目を設定しすぎると入力作業が煩雑になり、ヒューマンエラーのリスクが増えるので注意が必要です。必要最低限の情報を厳選することが、スムーズな運用への近道です。

エクセル在庫管理表の作り方：ステップバイステップ

実際にエクセルで在庫管理表を作る際の基本手順を解説します。

エクセルで在庫管理を始める場合、最初に商品マスタや在庫移動表などの構成を整理し、必要な関数を組み込むことがポイントです。特に在庫数の自動反映やアラート設定を行うには、IF関数やSUMIF関数などを活用すると入力負担を軽減できます。

ステップ1｜商品マスタで基礎データを整える

まずは商品コードや商品名、定価などの基礎データをひとつのマスタシートにまとめます。ここで整合性の取れた正確な情報を入力しておくことで、他の在庫管理シートと連動したときに自動的に情報が呼び出せる仕組みを作ることができます。商品マスタは在庫管理の土台となるため、更新があれば速やかに反映するようにしましょう。

ステップ2｜入出庫履歴表で在庫の動きを可視化する

次に入出庫の履歴を管理するシートを作成し、入庫日や出庫日、数量、担当者などを記録していきます。これにより、いつどのくらい商品の在庫が変動したのかが時系列でわかり、在庫の推移を正確に追えるようになります。データ量が増えすぎると動作が遅くなる場合があるため、一定期間ごとにファイルのアーカイブを行うなど工夫して管理することが望ましいです。

ステップ3｜在庫数や金額を自動計算できるように設定

最後に、エクセルの関数を使って在庫数や評価金額を自動的に算出できるよう設定します。たとえば、SUMIF関数やIF関数を活用することで、特定の条件に当てはまる商品だけをピックアップして計算したり、在庫が一定数以下になったときにアラートを設定したりできます。これにより、ヒューマンエラーを最小限にとどめつつ、リアルタイムで在庫情報の正確性を保つことができます。

エクセル在庫管理表をスムーズにする運用ルール

エクセル管理でミスを最小限に抑えるために、事前に運用ルールを設定しておきましょう。

在庫管理は、担当者の入力タイミングや責任範囲があいまいだと、数値の二重入力や入力漏れが発生しやすくなります。エクセルで管理する場合には、あらかじめ運用フローを明確化し、定期的にチェックする仕組みを作ることが大切です。

入力担当者と入力タイミングを決める

最入庫処理は誰が何時までに入力するのか、出庫情報はいつどのように更新するのかなど、担当者ごとに明確な役割分担を設定します。そうすることで、作業の重複や入力漏れを大幅に減らせます。特に複数の拠点や店舗が存在する場合は、リアルタイムに情報共有できる方法を検討することが重要です。

バックアップとシート保護でミスを防ぐ

エクセルファイルは一つのデータ破損や上書きミスで大きな損害につながるリスクがあります。定期的に別ファイルとしてバックアップを取り、万一のときに復旧しやすい状態をキープしておきましょう。また、重要なセルやシートにはパスワード保護やロック機能を活用することで、不要な編集を防ぎ、運用上のミスを最小限に抑えられます。

クラウド版エクセルの活用とマクロ導入の検討

クラウド版のエクセルを利用すれば、複数人で同時編集が可能となり、ファイルのバージョン管理がスムーズになります。マクロ機能をカスタマイズすれば、定型的な入力や集計作業を自動化でき、担当者の負担を軽減できます。ただし、マクロ開発にはやや専門的な知識が必要な場合もあるので、設計や検証を十分に行うことが大切です。

エクセルでの在庫管理の限界

エクセル管理は小規模・中規模には有効ですが、拡張性や同時編集の面でデメリットも生じます。

事業規模が拡大すると、運用コストや管理の煩雑さが増し、エクセルだけでは限界を感じることが少なくありません。システム導入のタイミングを見極めることが、在庫管理の最適化につながります。

ファイル肥大化・同時編集制限で運用コストが増大

扱うデータ量が多いほどファイルの動作が重くなり、結果として入力や検索に手間取ることが増えます。さらに、複数名が同時に編集を行う際には、ファイルの衝突や上書きリスクが拭えないため、管理体制が複雑化しやすいのです。こうした問題を解決するには、クラウドシステムを含む専門ツールの導入が検討されます。

在庫管理のシステム化で得られるメリット

在庫管理ソフトやクラウド型の業務アプリを導入すると、リアルタイムのデータ同期が行われるため、常に最新の在庫状況を全スタッフが共有できます。データが一括管理されるため、複数の拠点やチャネルから入出庫情報を取り込んでも一元化しやすく、在庫精度が向上するメリットがあります。

システム化されることでデータ入力や集計の省力化にもつながります。ファイルの紛失や散在を防ぐなど、セキュリティの面でも効果があるでしょう。

エクセルからシステム移行をスムーズに進める手順

まずはエクセルで管理しているデータを整理し、商品コードや在庫数、入出庫日などに不備がないか点検します。その後、取り込み可能な形式でデータをエクスポートし、システム側に移行するのが一般的な流れです。移行後はテスト運用を行い、システムの設定や導入効果を検証しながら段階的に本運用へ切り替えていきます。

在庫管理には業務アプリがおすすめ

業務アプリとは？

業務アプリとは、担当者の業務を効率化・改善するためのアプリケーションです。

業務アプリを活用すれば、複数の担当者が同時に在庫情報を編集してもデータの衝突が起きにくく、記録内容がすぐに反映されるため常に最新の情報を共有できます。さらに、在庫の発注点を自動で算出したり、仕入先との連携をスムーズに行ったりできるシステムもあり、拡張性の高さが魅力です。事業が成長しデータ量が増えた場合でも、サーバー側で適切に管理されるため、エクセルのようにファイルが肥大化して管理が煩雑になるリスクを抑えられます。

エクセルでのデータ管理は、往々にして管理が属人化することも多く、担当者の退職や異動の際にメンテナンスの問題が生じることがあります。業務アプリ化することで、マクロや計算式などブラックボックスになりがちな仕組みがオープンになります。

業務アプリとは？種類やメリット、自社開発のポイントを解説

ノーコード開発ツールを活用しよう

業務アプリと聞くと、専門的なIT知識が必要なのではと不安になる方もいるかもしれません。近年はノーコード開発といってプログラミング知識やシステム開発の経験がなくてもマウス操作でアプリが開発できる手法が一般的になってきています。社内の担当者が自らアプリを作り出せるため、コストをかけて開発を外注する必要もなくなります。

ノーコードツールとは？特徴やメリットをおさえて業務のDXを推進

業務アプリ作成ならAppSuiteがおすすめ

ノーコードで業務アプリ開発が可能なツールの中でも、おすすめしたいのが「AppSuite（アップスイート）」です。

「AppSuite」は、ノーコード開発に最適なアプリ作成サービスで、クリック操作だけでアプリを作成することが可能です。専門的な技術や特別なITの知識は必要ありません。台帳を管理しているExcelやCSVファイルのデータを取り込んで、現場担当者が手軽にアプリ化できますので、既存のフォーマットを崩さずに、データをそのまま移行することもできます。

このツールがあれば、在庫管理表に限らず、Excelで管理した台帳をアプリ化し効率よくデータを管理できるでしょう。

AppSuiteの豊富なテンプレート

業務日報、案件管理、在庫管理など、多様なビジネスシーンに対応した沢山の種類のテンプレートが揃う「アプリライブラリ」もご用意しています。

全社、拠点間で最新の商品在庫状況することを想定したアプリ、商品の出庫・入庫を管理するアプリなど、無料のテンプレートを配布しています。それらのテンプレートは、自社の管理方法に合わせて自由にカスタマイズして利用ができます。

まとめ｜自社に合った方法で、効率的な在庫管理を

エクセルによる在庫管理は、導入コストの低さや操作の簡単さから小規模事業にとって有効な選択肢です。しかし、事業規模の拡大や複数拠点での情報共有が必要になると、ファイルの肥大化や同時編集の制約、ヒューマンエラーなどの課題が顕在化します。こうした問題を解決し、リアルタイムで正確な在庫情報を共有するためには、業務アプリの導入が有力な手段です。

ノーコード開発ツールを活用すれば、専門知識がなくても既存のエクセルデータをスムーズにアプリ化でき、運用の属人化や管理の煩雑さを防げます。特に「AppSuite」のようなサービスは、豊富なテンプレートと柔軟なカスタマイズ性で、在庫管理の効率化と情報共有の最適化を実現します。 自社の規模や業務フローに合わせて、エクセルから業務アプリへの移行を検討することが、在庫管理の精度向上と業務効率化への近道です。

更新日： 2025年12月11日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

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