グループウェア「desknet's NEO」の導入事例200件超のうち、94件が「ペーパーレス」を目的として導入されています。全体の約45％を占め、数ある導入目的（残業削減、テレワーク、拠点間連携など）の中でも最大のボリュームです。
紙の申請書・報告書・稟議書をいかに電子化するかは、5名での少人数での利用から2万人規模での大規模利用にいたるまで、業種・規模を問わず共通する課題だとわかります。本記事では、この94件の事例を12業種すべてから偏りなく取り上げながら、「紙の申請書の電子化」がどのように進められ、どんな効果につながっているのかを整理します。
この記事でわかること
- 紙の申請書の電子化は、製造・サービス・情報通信を中心に、官公庁・学校・医療福祉・金融まで12業種すべてに及び、業種を問わない共通課題
- 紙の申請書の電子化は、「ワークフロー」機能による申請・承認プロセスの見直しが中心で、押印書類90％減、勤怠申請3,500時間分の削減など具体的な数字で効果が出ている
- 5～50名の小規模組織から2万人超の自治体まで、規模を問わず「紙の申請書」は共通の悩みであり、始め方に違いが出ている
目次
データで見る「ペーパーレス」導入事例
業種別の内訳
| 業種 | 件数 |
|---|---|
| サービス | 16件 |
| 製造 | 14件 |
| 情報・通信 | 12件 |
| 官公庁・自治体 | 8件 |
| 学校・教育機関 | 8件 |
| 医療・福祉 | 7件 |
| 建設・不動産 | 7件 |
| 流通・小売 | 6件 |
| 金融・商社 | 5件 |
| 組合・団体 | 4件 |
| 運輸・交通 | 4件 |
| 広告・出版 | 3件 |
製造業とサービス業が中心ですが、官公庁・自治体や学校・教育機関、医療・福祉のような紙文化の根強い業種でも数多く取り組まれているのが特徴です。
規模帯の内訳（一部抜粋）
94件のうち、5～50名規模の事例は13件。一方で、1,000名を超える大規模組織の事例も少なくありません。小規模組織は特定部門（総務・経理など）の申請書からスモールスタートするケース、大規模組織は全社的なワークフロー基盤として導入するケースが多く見られます。
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業種別に見る、紙の申請書を電子化した成功事例
ここではグループウェアを活用して紙の申請書の電子化に成功した事例をご紹介します。
製造
田苑酒造株式会社（70ユーザー／クラウド版）
社内の情報共有促進のために情報共有基盤を刷新。業務のデジタル化によって、社内申請から承認までのスピードが3倍以上に向上しました。コロナ禍でも大きな成果を上げています。
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流通・小売
株式会社松屋（400ユーザー／クラウド版）
紙中心だった出張届や勤怠関連など申請業務を電子化。同時に押印が多い申請書や複雑な承認フローを見直し、決裁の迅速化と業務改革を同時に実現しました。
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サービス
株式会社西日本クリーン つくしのグループ（39ユーザー／クラウド版）
グループ経営における事業連携の強化を目的に情報共有を見直し、資材購入、人事関連、休暇申請、研修報告、各種契約といった申請業務を電子化、押印書類を9割減らすことに成功しました。
株式会社西日本クリーン つくしのグループの事例を見る
金融・商社
北陸銀行（5,000ユーザー／パッケージ版）
稟議から人事関連までさまざまな決裁をデジタル化。ペーパーレスだけで年1億円のコスト削減が実現しました。また、決済済の書類は文書管理機能で自動格納。グループウェアの多機能がデータの保管も役立っています。
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建設・不動産
三軌建設株式会社（300ユーザー／パッケージ版）
日常業務で利用度の高い申請書式59種類をまとめて電子化。年休取得申請や住宅手当、購入申請や資格取得の届けなど申請業務をワークフロー移行、決裁書類はグループウェア上へ自動保存できるようになりました。これにより、決裁のスピードアップ、ペーパーレス、決裁書類の一元管理などの成果につながりました
三軌建設株式会社の事例を見る
運輸・交通
株式会社 國森（68ユーザー／クラウド版）
物品購入、出張や接待交際費などの各種申請が必要な書類をワークフローに移行、決済の滞留や遅延が皆無になりました。決裁の迅速化と同時に、承認申請の意義・ルールが社内意識として浸透しました。
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官公庁・自治体
大野市役所および大野市消防本部（550ユーザー／パッケージ版）
市役所内での庁内文書や住民手続きの大部分でハンコを廃止したことに伴い、ワークフローとアプリの活用によりペーパーレスが大きく進みました。共用複合機の紙使用量が2割削減、トナーの購入量も14%減るなど様々な効果が見えています。
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学校・教育
学校法人 武蔵野大学（1,345ユーザー／クラウド版）
押印が必要だった紙の申請書255種をデジタル化。書式管理、申請書作成から承認過程の可視化、承認後の文書管理まで、申請のフローが一貫して効率化されました。
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広告・出版
実教出版株式会社（163ユーザー／クラウド版）
18の社内申請手続をワークフローでデジタル化したことで脱ハンコの足がかりになりました。社内掲示板や文書管理、電子会議室といった機能も活用し、総務関連のペーパーレスは80%程度達成できたと実感しています。
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医療・福祉
健祥会グループ（304ユーザー／クラウド版）
紙の書類が多い中、導入後短期間で90種類の申請書式をデジタル化。物品購入・修繕伺書や研修受講申請、人事関連など利用頻度の高いものから移行したことで活用・浸透が早く進みました。外出の多い決裁者は業務が滞らぬよう出張時の決裁にも気を配り対応しています。
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情報・通信
株式会社鹿児島放送（200ユーザー／パッケージ版）
紙ベースで行われていた機材貸し出しに関する申請書や作業報告書をワークフロー機能による申請に切り替え、承認までの時間が大幅に短縮し約8割のペーパーレス化につながりました。承認フロー自体も最適化したことで、決裁スピードが格段に上がりました。
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組合・団体
株式会社大阪水道総合サービス（300ユーザー／パッケージ版）
本社と33事業所で事業を展開する中、購入、契約などの承認申請や全社員の勤怠申請を各事業所が紙文書で行っていました。これらの電子化により1年間に約200件の承認申請が実施され、約300時間の削減につながっています。
株式会社大阪水道総合サービスの事例を見る
ペーパーレスについてのおすすめ資料
業種を超えて見えた、紙の申請書電子化の共通パターン
「業種別に見る、紙の申請書を電子化した成功事例」で紹介した12件の事例を横断すると、紙の申請書の電子化には、業種や組織規模を問わず、いくつかの共通するパターンが見えてきます。
身近な申請業務から電子化を始めている
多くの企業・団体では、いきなりすべての書類を電子化するのではなく、日常的に発生する申請業務から取り組んでいます。
松屋の出張届や勤怠関連、健祥会グループの物品購入・研修受講申請、國森の物品購入・出張申請など、利用頻度の高い業務を対象にすることで、導入効果を実感しやすくしています。まずは身近な申請から始め、対象を段階的に広げる進め方が共通しています。
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申請・承認の電子化が、業務全体の見直しにつながっている
ワークフロー機能を使って紙の申請書を電子化するだけでなく、承認経路や決裁方法そのものを見直している事例も目立ちます。
田苑酒造では申請から承認までのスピードが3倍以上に向上し、鹿児島放送では承認フローの最適化によって決裁が迅速化しました。松屋でも押印の多い申請書や複雑な承認フローを見直しており、紙をなくすことが業務プロセス改善のきっかけになっています。
電子化の範囲を広げ、保管・集計まで一元化している
申請書をオンラインで提出するだけでなく、承認後の文書管理や申請データの集計まで含めて電子化する動きも共通しています。
三軌建設では59種類の申請書を電子化し、決裁書類をグループウェア上へ自動保存。北陸銀行でも決裁済み書類を文書管理機能で保管しています。また、大阪水道総合サービスでは各事業所の承認申請や勤怠申請を電子化し、年間の処理時間削減につなげました。申請、承認、保管、集計を一連の流れとして整備することで、ペーパーレスにとどまらない業務効率化を実現しています。
紙の申請書を電子化するときのポイント
事例から見えてきた、電子化を進めるうえでの実務的なポイントを整理します。
1.利用頻度の高い申請書から取り組む
電子化の対象は、すべての申請書を一度に切り替えるのではなく、日常的に利用するものから選ぶのが効果的です。
松屋の出張届や勤怠関連、健祥会グループの物品購入・研修受講申請、三軌建設の年休取得申請や購入申請など、利用頻度の高い申請書から始めることで、電子化の効果を実感しやすくなります。まずは対象を絞って導入し、運用が定着した段階で対象書類を増やしていく進め方が現実的です。
2.紙をなくすだけでなく、申請・承認の流れも見直す
電子化を進める際は、紙の申請書をそのままオンライン上に置き換えるだけでなく、承認経路や決裁方法も確認することが大切です。
松屋では押印の多い申請書や複雑な承認フローを見直し、鹿児島放送では承認フローの最適化によって決裁を迅速化しました。田苑酒造でも、申請から承認までのスピード向上につながっています。電子化と業務フローの改善を同時に進めることで、より大きな効果が期待できます。
3.申請後の保管や集計まで含めて仕組み化する
申請書を電子化する際は、提出・承認だけでなく、承認後の文書保管や申請内容の集計方法まで考えておく必要があります。
北陸銀行や三軌建設では、決裁済みの書類をグループウェア上に保存し、必要な情報を確認しやすくしています。大阪水道総合サービスのように、複数拠点から集まる申請や勤怠情報を電子化すれば、集計や確認にかかる時間も削減できます。申請から保管・集計までの流れを一体で整備することが、継続的な業務効率化につながります。
よくある質問
- Q. 紙の申請書を電子化するなら、何から始めればよいですか？
- A. 出張申請や勤怠申請、物品購入申請など、利用頻度の高い申請書から始めるのがおすすめです。まずは一部の申請業務を電子化し、運用が定着した後に対象を広げることで、無理なくペーパーレス化を進められます。
- Q. 紙の申請書を電子化すると、どのようなコストを削減できますか？
- A. 印刷費や保管コストに加え、申請・承認・回覧にかかる手間を削減できます。事例では、押印書類の大幅削減や、申請処理の効率化によるコスト削減効果も確認されています。
- Q. 紙の申請書を電子化する上で気をつけるべきポイントは何ですか？
- A. 紙の申請書を単純にデジタル化するだけでなく、承認フローや運用ルールもあわせて見直すことが重要です。電子化の際に不要な押印や重複承認を整理することで、決裁スピードの向上や業務効率化の効果をより大きくできます。
- Q. 紙の申請書から完全電子化に移った事例はありますか？
- A. はい、あります。例えば、武蔵野大学では255種類の紙申請書をデジタル化し、申請から承認、文書保管までを一元化しています。また、多くの企業や自治体でも、ワークフロー機能を活用して紙中心の申請業務を大幅に電子化し、押印の廃止やペーパーレス化を実現しています。
- Q. 小規模な組織でも紙の申請書の電子化は効果がありますか？
- A. 効果があります。今回の導入事例には30～70名規模の企業も多数含まれており、申請業務の効率化や情報共有の改善につながっています。小規模組織では、総務や人事関連の申請書からスモールスタートしやすく、比較的短期間で電子化の効果を実感できることが特徴です。
- Q. 電子化した申請書は、承認後どのように管理できますか？
- A. 多くのグループウェアでは、承認済みの申請書を自動で保存し、一元管理できます。文書管理機能を活用することで、過去の申請内容を検索しやすくなり、監査対応や履歴確認も容易になります。さらに、申請データを集計・分析できるため、業務改善や意思決定に活用できる点も電子化の大きなメリットです。
まとめ
desknet's NEOの導入事例200件超のうち、ペーパーレスを目的とした事例は94件。製造業・サービス業・情報通信業を中心に、官公庁、学校、医療・福祉、金融まで12業種すべてに広がっており、紙の申請書の電子化は業種を問わない共通の課題であることがわかります。
共通しているのは、ワークフロー機能を入り口に、申請・承認プロセスを1つずつ電子化していくアプローチです。自社の規模・業種に近い事例を参考にしながら、まずは1つの申請書類から電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
デスクネッツ ネオについてもっと詳しく
desknet's NEO 製品カタログ
情報共有、業務の改善・デジタル化、セキュリティ管理などの社内の課題を解決できるグループウェア desknet's NEOの製品ご案内資料です。
更新日：
執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部
desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。
