実教出版株式会社の導入事例

コロナ禍で全社導入
必要だったのは、一緒に走ってくれる
力強いパートナーの存在でした!~コロナ禍でもスムーズな全社導入成功の秘策~

実教出版株式会社
事業内容
教科書・テキスト等出版業/不動産賃貸業
設立
1941年12月10日
利用形態
クラウド版
導入までの期間
2カ月半
ユーザー数
163ユーザー
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今回のコロナ禍で在宅勤務をしなければならなくなった従業員に対して、アンケートを行ったところ、従業員間の情報共有に課題があり、コミュニケーションが円滑に行えるツールが必要だという意見が多くありました。これは早急に全社に向けてグループウェアを導入しなければならないということになったのですが、いったいどうやって進めていったらいいのか。途方に暮れるばかり・・・。(実教出版株式会社総務部長 桜井様)

導入のご担当者がIT部門の方ではない場合は、こういった悩みは多いかと思います。

そこでネオジャパンが提案したのは、desknet’s NEOを実教出版様用にフィットさせ、導入後スムーズに全社で使えるようにするまでのスケジュールの提案とその体制構築の支援。どのような取り組みを行ったのか、実施内容についてのお話をお伺いいたします。

導入事例インタビュー動画

オンボーディング
導入計画から基本機能の活用までを担当者がついてサポートするプランの事例紹介。

オンボーディング

導入計画から基本機能の活用までを担当者がついてサポートするプラン

黒川 実教出版様には10年ほど前から「desknet’s」を導入いただいており、今回の導入支援は2020年6月からスタートしました。

大庭様 そうですね。もともと管理職向けに導入しました。当初はスケジュール以外の機能はほとんど利用していなかったのですが、私達の悩みをネオジャパンの澁谷さんに伝えたところ、自社向けにフィットした準備を行うことで、全社導入の課題解決ができると提案を受け、今回の支援をお願いすることになりました。

黒川 改めてではありますが、支援開始時の課題をお聞かせいただけますか。

大庭様 まず、コロナ禍で急に在宅勤務の社員が増えて、在宅勤務アンケートをとったところ、「誰が出社していて誰が在宅勤務なのかわかりにくい」「メールのやり取りは煩わしい」「社員間のコミュニケーションツールが必要だ」という意見が多く、一気にdesknet’s NEOを全社に導入しようということになりました。

担当の澁谷さんには、機能を詳しく説明してもらい、様々な用途を教えていただきました。まず最初は社員の所在をはっきりさせるスケジュール、会議室などを予約できる設備予約、そして電子会議室を使い始めました。

黒川 電子会議室はどのように使われたのですか?

大庭様 電子会議室は自由にメンバーが書き込めるので、業務日誌や出退勤を管理できるのではと、まず総務部で一人一人にIDを付与して先行して使ってみました。

在宅勤務者が、「今から業務を開始します~」と電子会議室に書き込むと登録メンバーは、リアルタイムで認知します。また、在宅勤務時の業務日誌も電子会議室に書き込んでもらいました。それまでは、紙の業務日誌を提出していましたが、「両方は面倒なので、電子会議室にまとめてください」とリクエストがあり、現在は紙を廃止し、電子会議室に書き込んで提出ということになりました。

黒川 現場からの声で、導入に向けてどんどん加速していったのですね。

大庭様 最初から欲張らず、27機能の内、本当に必要な機能に絞ったのも良かったと思います。今、自社に必要な機能は何かと何度も会議を重ね、絞り込みました。

澁谷 コロナ禍の導入ということでしたので、導入担当の皆さまにできるだけストレスにならないように、毎週ミーティングを行いながら、導入計画から基本機能の活用までを担当者がついてサポートするオンボーディングプランをご提案いたしました。

毎週のミーティングでは、一週間のあいだに発生した課題や疑問にお答えする時間を確保し、操作方法や管理者権限などあらかじめ設定するところは、画面を共有してデモンストレーションを行いながら説明いたしました。

佐藤様 澁谷さんの説明はとてもわかりやすく、細かいところまで指示をいただいたので、本当に助かりました。「この順番でお願いします」「設定方法は画面共有で一緒にやりましょう」など、サポートページではわかりづらいところもオンライン上で丁寧に指示をくれました。私が疑問に思ったことや社内で出た課題は、次の打ち合わせのときまでに必ず回答と活用事例を示してくれるので、安心感が違います。連携を密に取りながら何でも相談できるのはありがたかったです。

黒川 他に導入時に気を遣われたところは何ですか。

大庭様 出版社ということもあり、もともと紙の文化です。しかも今回の導入でグループウェアを初めて使う社員がほとんどだったので、desknet’s NEOで行えるコミュニケーションとDX推進については社内理解を得る必要がありました。そこでアンケート結果を公表し、コミュニケーションツール導入の要望が高かったという事実を共有したことで、社内で導入に関しての承認が得られたと思います。

酒井様 導入までのスケジュールも澁谷さんと相談しながら組むことができたので、打合せの内容も毎回無駄がなかったと思います。

手厚いサポートで、「desknet’s NEOの活用方法を習得」DX推進を目指す

桜井様 その後は、先行して使っている総務部の社員の声を聞きながら、自社に今すぐ必要な機能はという視点で、何度も会議を重ねました。結果12の機能に絞り込むことができたことで、効率的に準備が進んだと思います。

澁谷 desknet’s NEOの活用を最大化していただくためには、①機能の内容を理解する、②機能の活用方法を習得する、③機能を自社向けにフィットさせるといった要素が挙げられます。そこで今回は、実際の運用についてイメージしやすい様に機能ごとに活用内容と事例を詳しくお伝えしました。

緊急時の全社導入

実教出版様 × ネオジャパンで「desknet's NEO」全社導入加速

導入から初期運用までのプロセス

1. 導入にあたり、全社へアンケートを実施

2. 自社に必要な機能をしぼる

3. 総務部でトライアルを行い、導入時の課題を抽出

4. 管理職と一般社員を分けて説明会を実施

5. 紙とdesknet’s NEOの移行期間は1週間

澁谷 実際、自分の予想外の使い方の提案や、思いもよらなかった疑問を投げかけられて、お客さまの導入時のつまずきとシステムの伝え方の工夫についてかなり考えました。

オンボーディングの感想

黒川 2ヶ月半の間、一緒に取り組ませて頂いた感想をお聞かせください。

酒井様 とにかく支援が手厚かったです。澁谷さんは質問に答えてくれるばかりでなく、管理職向けと一般社員用に分けた説明会資料の作成もサポートしてくれ、不安に思っていることはないですかと必ず聞いてくれました。

導入までスケジュールの進捗を共有できたのも、心強かったです。

澁谷 そう言っていただけるととても嬉しいです。私たちは末永くdesknet’s NEOをお使いいただけるように、これからも企業様の状況に合わせたご提案ができればと思います。

佐藤様 紙文化ということもあり、実はデジタルへの移行は難しいのではと思っておりました。社内の説明会を管理職と一般職に分けたことで混乱せず説明ができ、聞き手にとっても良かったと思います。紙からデジタルへの移行期間も1週間に限定し、力業で行いました。(笑)そのため社員からの質問が山のように来るのではと心配していましたが、1週間くらいでおさまり、想定していたよりも早く使いこなせるようになったかと思います。

黒川 その他、導入してよかった点はありますか。

大庭様 役員会の議題について、以前は紙の回覧で行っていたために場合によっては、直前になって会議の内容を知ることもありました。今では電子会議室で議題が公開されるので、事前に自分の意見をまとめる時間ができました。出席者それぞれが議題を理解したうえで討議が始まるので、会議の効率化も進み、ディスカッションの質も格段に向上しました。

導入後の成果・効果

・ワークフロー・文書管理・電子会議室の活用で約80%のペーパーレス実現
・社内掲示板をポータルに新設し情報共有の精度が向上

大庭様 また、18の社内申請手続をワークフローに切り替えたことで脱ハンコの足がかりになったこと、社内掲示板をデスクネッツ上に新設したことや文書管理、電子会議室の活用で総務関連のペーパーレスは80%程度実施できたと思います。

桜井様 まずは社内でdesknet’s NEOの活用を定着させることが今年度の目標ですね。そのうえでさらに必要な機能があれば、増やしていこうと思います。そのために今後ともお力添えいただければと思います。よろしくお願いします。

澁谷 ありがとうございます。システム導入はもちろんですが、御社内で長くdesknet’s NEOを活用してもらえるためのご支援を続けることが私たちの使命であると同時にやりがいだと感じています。今回、導入計画から基本機能の活用までを担当者がついてサポートするオンボーディングプランを提案させていただいた事で、お客さまの不安に思うことや解決方法も蓄積ができました。伴走型で進めたからこそ学べることも多かったです。

今回は貴重な体験をさせていただき、こちらこそ感謝しています。

大庭 良弘 様 常務取締役
桜井 国宏 様 総務部長
酒井 俊秀 様 総務課 課長
佐藤 圭太 様 総務部 総務課



担当者:株式会社ネオジャパン戦略企画室 室長 澁谷

聞き手:株式会社ネオジャパン広報・IR担当部長 黒川

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

事業概要

会社名・組織名
実教出版株式会社
所在地
東京都千代田区

実教出版株式会社様は、高等学校、大学・短大、専門学校などの各学校段階における教科書・学習教材や理工図書・商経図書・情報図書などの教育関連図書のほか、社会人向けにも、専門書・技術書・各種資格用学習書などを出版されております。高校生から社会人までの「生涯学習」に寄与するという重要な社会的役割の一端を担い、「教育・学習に貢献する」ことを理念として出版活動を展開されており、ICT化に対応した新しい教育・出版の先を見据えた事業展開も進めています。

実教出版の書籍類、デジタル教材、DVDはHPでごらんいただけます。

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すべての機能は今すぐ無料で体験できます。
クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。
インストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。
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