株式会社西日本クリーン
つくしのグループ
様の導入事例

承認申請もすべて書類で行われていたため、巡回による手間や滞留による承認・決裁の遅延などのリスクもあり、意思決定の迅速化が社内課題となっていました。

「承認申請では、印鑑を押しながら承認者の部署を書類が巡回していました。同一社屋や部署内ならまだしも、グループ企業をまたぎ承認が必要な場合には、事業所間の物理的な移動も生じ、経路が複雑なものほど手間と時間がかかってしまいました。毎回紙も消費し、管理工数抑制などの観点からも『電子申請システムを活用すべき』という声は、当然の流れで上がっていました。そこで、決裁の迅速化やペーパーレス化の推進、スケジュール共有やメールの活用など情報共有に適したツールを導入しようということになったのです」

社内にシステム専任の部署や担当者はなく、ITスキルも平均化されていない。そのような中、新たな製品導入の一助となったのが、株式会社九州日立システムズからの提案でした。

「ITビジネス・パートナーとして会計システムなどの運用をお任せしている九州日立システムズから、当社の活用ニーズを満たし、導入しやすく、複数機能が搭載され活用展開しやすい製品として推奨されたのが、グループウェアのdesknet's NEOでした」

提案を受けユーザー向けセミナーに参加。社内のIT習熟度なども勘案しながらdesknet's NEOの試用、検証を経て正式採用が決定します。

「[ワークフロー]を中心に、専任のIT担当者がいない当社でも管理設定ができるか？ ITに苦手意識を持つ社員でも利用が可能か？ など、多角的に検討したうえで、desknet's NEOを正式採用しました。自社運用のしやすさ、さらに、クラウド版ならコストを抑制しつつ、活用状況や浸透度を見ながら柔軟にユーザー数が追加できる点などが決め手となりました。多様な業種の企業における導入実績、活用事例なども参考になりました」

[スケジュール] [ウェブメール]は desknet's NEO導入後に、多くのユーザーが利便性や手応えを真っ先に実感できた機能。社員間の連絡や業務連携などがすぐに効率化されました。

「[スケジュール] と[設備予約]の連携活用も当初より採用しており、会議の予定調整が即決でき、備品類の運用管理も効率よくできるようになりました」

将来的には、グループ会社である観光バス事業の[設備予約]の配車管理への応用も構想中。現在ホワイトボード管理している、観光バスやコミュニティバス、年間契約バスなどの配車・運行管理への応用で、配車管理と担当運転手の即時確認、運用効率化による稼働率改善やダブルブッキングを防止するための活用を検討中です。

株式会社西日本クリーンの主力事業である総合ビル管理業務では、現場で作業をする従業員約300名の時間給や人事情報の登録申請数が膨大な処理数でしたが、紙の文書の頃には煩雑だった承認申請、記録保管の工数を大幅に削減することにも成功しました。

申請書の9割を[ワークフロー]に移行したことで、ペーパーレス化、申請業務に関わる事業所間の移動などの工数、通信コストなどの削減効果も得られました。

[アンケート]は導入直後にdesknet's NEOの使用感に関する社内評価・調査に活用。「使いやすい」「わかりやすい」などの感想だけではなく、機能活用手法への提言など、社員からの意見もすくい上げることができ、今後、運用改善、新たな活用手法のアイデアの収集などにも活用していく方針です。

「導入から半年で、情報共有の効果と業務のデジタル化で仕事や働き方を改善できることを体感できました。グループウェアdesknet's NEOの活用展開は、業務におけるデジタルトランスフォーメーション戦略の入り口、基盤として、事業の効率化だけではなく、新たな事業創生、グループ企業経営の相乗効果を高めるためにも役立てていきたいと思います」

今後は複数のグループ企業が関わる業務連携に[プロジェクト管理]を活用し、進捗状況の可視化のほか、AppSuiteの連携活用による、タクシー、観光バスなど業務車輌の車検管理や、複数の現場資格を取得する社員の資格種目別の有効期限管理などへの応用も検討中。

導入から約半年で、当初の目的であるICT利活用の推進、DX戦略の基盤整備を実現しました。