株式会社西日本クリーン つくしのグループの導入事例

情報共有の改善で、グループ経営の事業連携を強化。[ワークフロー]で押印書類90%減、ペーパーレス効果にも期待。

株式会社西日本クリーン つくしのグループ
事業内容
総合ビル管理業、タクシー事業、バス事業、車輌整備、道路巡視等の交通関連事業
設立
1981年10月
利用形態
クラウド版
導入までの期間
6ヵ月
ユーザー数
39ユーザー
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株式会社西日本クリーン つくしのグループ

福岡県を中心に総合ビル管理業務を展開する株式会社西日本クリーン様。1983年タクシー、観光バスなどの交通事業で創業した「つくしのグループ」の一員として別分野からスタートし、現在ではグループ全体を牽引する中核企業へと成長しました。

筑紫野市、太宰府市、那珂川市など複数自治体の官公庁舎や九州国立博物館など、業務の約9割を市・県・国などの公共事業が占める同社では、業務品質向上に向けたICT推進、デジタルトランスフォーメーション戦略の基盤としてdesknet's NEOを採用します。

総合ビル管理、インフラ設備の管理保守、交通事業などの複数事業の相互作用を高め新たな事業価値の創出をめざす、株式会社西日本クリーン様の活用手法をご紹介します。

大橋 直之 様
常務取締役
木藤 祝子 様
事業統括部 主任
清原 大輔 様
事業統括部 次長
導入前の課題

情報共有環境の刷新で業務効率を高め、ITスキルや社内意識を改革。
事業価値を創造する、ICT活用、DX戦略へのステップアップをめざす。

株式会社西日本クリーン様では、主業務の総合ビル管理業をはじめ、グループ企業であるつくしのグループのタクシー事業、バス事業、車輌整備等のいずれの事業においても、多くは現場作業が主体であることから、業務へのIT活用はそれほど進んでいませんでした。

事業所間の情報共有も、メール、電話、FAXが主体で、メールに関しては各グループ会社の代表アカウントを共有していたため、社員同士の個別連絡には、電話、FAXの活用が欠かせない状況でした。

「メールについては誰宛のメールかサブジェクトを見て判別するので、見落としや埋没する可能性もありました。結果として電話やFAXの利用頻度も高く不効率でした」

つくしの観光バス
車窓の眺望に優れ快適に移動できるサロンバスで、地元筑紫野市の二日市温泉や天拝山、西日本・九州全域の名所・観光地を運行。貸切、乗合、コミュニティバス、スクールバス等も運行しています。

承認申請もすべて書類で行われていたため、巡回による手間や滞留による承認・決裁の遅延などのリスクもあり、意思決定の迅速化が社内課題となっていました。

「承認申請では、印鑑を押しながら承認者の部署を書類が巡回していました。同一社屋や部署内ならまだしも、グループ企業をまたぎ承認が必要な場合には、事業所間の物理的な移動も生じ、経路が複雑なものほど手間と時間がかかってしまいました。毎回紙も消費し、管理工数抑制などの観点からも『電子申請システムを活用すべき』という声は、当然の流れで上がっていました。そこで、決裁の迅速化やペーパーレス化の推進、スケジュール共有やメールの活用など情報共有に適したツールを導入しようということになったのです」

選定理由

ITスキルが平均化されていない社内状況に合わせ、使いやすさを評価。
自社の利用環境に適した製品として推奨されたdesknet's NEOを採用。

グループ経営における決裁のスピード化や情報共有による業務課題の早期改善、ペーパーレス化などを推進するため、社内情報共有システムの導入が決定されます。

新たなシステム導入に際して、経営的視点から未来に向けたシステム拡充の構想も打ちたてられました。

「新たなシステムの活用を通して、グループ企業のすべての社員に、ICT活用の可能性やDXの最新事情など、時代の変化をしっかり受けとめて欲しかったのです。業務改善だけではなく、働き方や仕事への意識も変えてくれるようなシステムの活用手法や、グループ企業の事業連携の活性化や相乗効果を生みだす変革をめざしました」

社内にシステム専任の部署や担当者はなく、ITスキルも平均化されていない。そのような中、新たな製品導入の一助となったのが、株式会社九州日立システムズからの提案でした。

「ITビジネス・パートナーとして会計システムなどの運用をお任せしている九州日立システムズから、当社の活用ニーズを満たし、導入しやすく、複数機能が搭載され活用展開しやすい製品として推奨されたのが、グループウェアのdesknet's NEOでした」

提案を受けユーザー向けセミナーに参加。社内のIT習熟度なども勘案しながらdesknet's NEOの試用、検証を経て正式採用が決定します。

「[ワークフロー]を中心に、専任のIT担当者がいない当社でも管理設定ができるか? ITに苦手意識を持つ社員でも利用が可能か? など、多角的に検討したうえで、desknet's NEOを正式採用しました。自社運用のしやすさ、さらに、クラウド版ならコストを抑制しつつ、活用状況や浸透度を見ながら柔軟にユーザー数が追加できる点などが決め手となりました。多様な業種の企業における導入実績、活用事例なども参考になりました」

導入プロセス

PROCESS
1

導入製品検討(3ヵ月)

株式会社九州日立システムズ主催のユーザー向け、セミナーに参加。desknet's NEOの製品特性などを勘案しながら自社導入を検討。

PROCESS
2

製品試用〜導入決定(3ヵ月)

製品試用後、採用を決定。導入から利用開始までの工程表を作成し、情報システム管理体制の組織を編成。
IT活用社会の最新動向や社会トレンドを学ぶ社内勉強会等を開催。グループウェアの導入目的を伝える社員説明会を実施し、desknet's NEO利用開始までのスケジュールを発表。

PROCESS
3

正式導入〜運用開始

事前準備したグループウェア運用要領(ルール)、オリジナル操作マニュアル等と共に利用を開始。

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

導入後の成果・効果

desknet's NEOによる業務効率化の効果をグループ全社で共有。
ICT活用による事業創生、DX戦略の基盤として活用を展開。

1)全社がネットワークで結ばれ情報が共有される利便性を実感。
スケジュール、ウェブメールの活用が利用促進にもつながった。

製品試用を経て、導入から利用開始までの工程表に沿って導入が準備され、並行してITC活用などデジタル化がもたらす社会変革、IT活用社会のトレンドや、セキュリティ意識を醸成する社内勉強会も実施されました。

「はじめて導入される情報共有ツールなので、情報漏えい防止、セキュリティ関連の社内教育には特に力を入れました。メールへの書類添付でファイルを送信する際は、上司の事前承認を得てから、必ずCCを入れて送信するなど厳格なルールも適用し、危機意識を共有しています」

[スケジュール] [ウェブメール]は desknet's NEO導入後に、多くのユーザーが利便性や手応えを真っ先に実感できた機能。社員間の連絡や業務連携などがすぐに効率化されました。

「[スケジュール] と[設備予約]の連携活用も当初より採用しており、会議の予定調整が即決でき、備品類の運用管理も効率よくできるようになりました」

将来的には、グループ会社である観光バス事業の[設備予約]の配車管理への応用も構想中。現在ホワイトボード管理している、観光バスやコミュニティバス、年間契約バスなどの配車・運行管理への応用で、配車管理と担当運転手の即時確認、運用効率化による稼働率改善やダブルブッキングを防止するための活用を検討中です。

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

会議室や社用車の共有設備を一元管理し、利用予約を効率化

2)[ワークフロー]でスピーディな承認申請〜決裁を実現。
承認者の押印業務が約90%減となり、ペーパーレス効果にも期待。

導入時の主目的だった[ワークフロー]は、資材購入、人事関連、休暇申請、研修報告、各種契約など約9割の移行を実現。

「当初のねらい通り、[ワークフロー]によって申請・承認・決裁の流れが明確化され、案件ごとに「誰が承認するか」、承認者や承認経路も明確化されました。滞留もなくなり、申請案件によっては、引き上げ承認などもさっそく取り入れたことで、意思決定の速度は確実に上がりました。申請書類はすべて[文書管理]に自動保存、一元管理されるので、エビデンス管理、内部統制の強化にも役立っています」

株式会社西日本クリーンの主力事業である総合ビル管理業務では、現場で作業をする従業員約300名の時間給や人事情報の登録申請数が膨大な処理数でしたが、紙の文書の頃には煩雑だった承認申請、記録保管の工数を大幅に削減することにも成功しました。

申請書の9割を[ワークフロー]に移行したことで、ペーパーレス化、申請業務に関わる事業所間の移動などの工数、通信コストなどの削減効果も得られました。

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

社内の規定集や契約書などの文書を保管・共有

3)DX戦略の基盤として事業会社の相互連携を活性化。
業務課題解決から、新規事業創生まで構想がひろがる。

[回覧・レポート]もペーパーレス化に貢献した機能の一つ。それまで書類で巡回していた各種通達やレジュメ類の巡回を廃止し、[回覧・レポート]への移行を実現しました。

滞留・閲覧の期限切れもなくなり、閲覧状況も確認できるので同時共有・確認を実現。新型コロナのワクチン接種対応など、即時共有が必要な通達事項に効果を発揮しました。

[アンケート]は導入直後にdesknet's NEOの使用感に関する社内評価・調査に活用。「使いやすい」「わかりやすい」などの感想だけではなく、機能活用手法への提言など、社員からの意見もすくい上げることができ、今後、運用改善、新たな活用手法のアイデアの収集などにも活用していく方針です。

「導入から半年で、情報共有の効果と業務のデジタル化で仕事や働き方を改善できることを体感できました。グループウェアdesknet's NEOの活用展開は、業務におけるデジタルトランスフォーメーション戦略の入り口、基盤として、事業の効率化だけではなく、新たな事業創生、グループ企業経営の相乗効果を高めるためにも役立てていきたいと思います」

今後は複数のグループ企業が関わる業務連携に[プロジェクト管理]を活用し、進捗状況の可視化のほか、AppSuiteの連携活用による、タクシー、観光バスなど業務車輌の車検管理や、複数の現場資格を取得する社員の資格種目別の有効期限管理などへの応用も検討中。

導入から約半年で、当初の目的であるICT利活用の推進、DX戦略の基盤整備を実現しました。

特に役立った機能

社内向けの意識調査や意見募集の実施を簡単に行える

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

大橋 直之 様
常務取締役

desknet's NEOの導入を契機に、多くの社員にICTやデジタルトランスフォーメーションのトレンドを意識し、事業創生や働き方改革につながる情報共有の最新事情を体感して欲しいと思いました。これからも、(株)ネオジャパンや(株)九州日立システムズとのパートナーシップでDX戦略を強化し、グループウェアdesknet's NEOを成長につなげるツールの一つとして発展させたいと思います。

木藤 祝子 様
事業統括部 主任

ITやプログラムの専門知識がある訳ではありませんがdesknet's NEOの活用で、社内課題の解決につながる基本的な環境を構築でき、社内活用が短期間で定着しました。これからも、とにかく楽しみながら運用を展開し、社内ユーザーに「使って良かった」と評価されるようなツールとして、ユーザーの活用範囲や利用者数のすそ野を広げ、成長させていきたいと思います。

清原 大輔 様
事業統括部 次長

清掃や施設管理の仕事は、普段は人からは見えにくい仕事でありながら、結果が一番評価を受ける業種です。品質を守るためにも、将来的にはすべての従業員がdesknet's NEO上でいろいろなやりとりができ、たとえば一人で担当している現場の高齢の方でも、現場と本社が通じ合い、情報共有できるようになるのが理想です。そのような未来構想を少しずつ実現化していきたいと思います。

事業概要

会社名・組織名
株式会社西日本クリーン つくしのグループ
所在地
福岡県筑紫野市

総合ビル管理業。公共施設、大型商業施設の総合管理として清掃業務、電気、防災等の設備管理と保守点検整備、建築物環境衛生管理、警備、受付業務などを実施し、下水道浄化施設の管理や道路巡視業務を福岡県より受託。グループ企業として、タクシー事業「つくしの交通」、バス事業「つくしの観光バス」、つくしの整備他の交通関連事業を展開している。

導入サポート企業

九州エリアに根ざした当社は、ITプラットフォームの構築技術を強みとし、システムご導入のコンサルテーションから設計・構築・保守までの全領域を高品質でサポートしております。また、全国展開を検討されるお客様にも、日立システムズグループの総合力を活かしたサービス体制により、ご提案・サポートをしております。

お問合せ先
営業統括本部 営業企画部 desknet's NEO拡販担当
TEL
092-686-5560
e-mail
q-hisys.info@ml.hitachi-systems.com
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