プラトンホテル四日市
様の導入事例

地元の起業家育成をめざす、ビジネス支援プロジェクトも始動。
情報共有の改革で、シティホテルの新たな可能性を拓く。

プラトンホテル四日市
事業内容
ホテル事業。宿泊、レストラン、婚礼等の事業、および宴会・会議、イベント事業等
設立
2008年9月
利用形態
クラウド版
導入までの期間
3カ月
ユーザー数
40ユーザー
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プラトンホテル四日市様導入事例

プラトンホテル四日市様は、ウェディング対応のバンケットホールやレストランを備えた三重県四日市市にあるシティホテルです。全国屈指の産業都市という土地柄、ビジネス利用の宿泊客も多く、地元四日市経済に寄与する事業支援、経済振興プロジェクトにも積極的に取り組み、2022年にビジネスコミュニティ「YBS=四日市ビジネスステーション」を立ち上げ。ホテル内にコワーキングスペースを開設するなど、ビジネスモデル開発や事業創生、協業の場をプロデュースしています。

同社では、ホテル事業とグループ企業13店の飲食店を支える社員・スタッフの情報共有に2016年よりdesknet's NEOを採用。ペーパーレス、DXの推進と事業変革を通して質の高いサービスやホスピタリティを追求するとともに、ホテル事業の将来性を見据えた事業創生の新たなプロジェクトに挑む、プラトンホテル四日市様の活用手法をご紹介します。

山中 里紗 様
役員秘書 係長
管理課 人事 総務 法務
導入前の課題

紙文書の年間予定や稟議書、メール中心の情報環境を改善するため
クラウドの多機能グループウェアに着目。製品導入を検討。

「四日市ビジネスステーション」を立ち上げ、施設内にコワーキングスペースを開設するなど、地元起業家の支援やビジネス改革にも積極的なプラトンホテル四日市様。

ホテル事業については、宿泊予約管理をはじめ、宴会予約、管理台帳などの最新システムを導入、活用する一方、営業、経理、総務、人事、法務等、バックオフィスの情報共有については紙ベース、メール中心の手法が残されていました。

プラトンホテル四日市様

稟議書は紙文書に順番に捺印。ホテルの年間スケジュールはExcelファイルで配布後、部署や個人で管理していたため全社共有できず、日々のリアルな業務情報の共有は、メールに集中しがちでした。

「承認申請では、書類が社内のどこを回っているのか追跡できず、承認後の文書はスキャンして管理していました。年間スケジュールはExcelの共有ファイルから個人管理の手帳に必要なものを写していたので、思わぬ転記ミスや漏れのリスクもあり、会議の調整や資料共有などでは、情報の多くがメールに集中していたため情報が埋没し、目的の情報を検索して探りあてるのにも時間がかかっていました」

宿泊事業を担う宿泊課とレストラン・宴会を運営管理する料飲課、グループ企業内13店舗の飲食店など、いずれも現場での接客が重要な業務のため、社員に負担をかけず、業務情報を効果的に共有する手法としてグループウェアに着目。製品導入が検討されました。

選定理由

複数製品の中から、機能が豊富なdesknet's NEOを採用。
活用条件に見合ったコストと使いやすさを評価し活用を継続。

クラウド型の企業向けポータルやグループウェア製品を複数検討した結果、2016年1月desknet's NEOの採用が決定します。

「導入当初から約2年間は、[ワークフロー]の活用が中心でした。中にはdesknet's NEOを稟議書の専門システムと認識していた社員もいたほどです。[ワークフロー]の電子化によって利用成果は着実に上がりましたが、まだ[スケジュール]をはじめとする複数機能が未使用の状態だったため、豊富な機能をそのままにしておくのはもったいない!ということから、さらに機能活用を展開することにしました」

複数製品の中から、機能が豊富なdesknet's NEOを採用

desknet's NEOは、利用状況に見合ったコストで活用を拡げられるだけではなく、ホテル、接客の現場で多忙な社員、スタッフにもインターフェースや操作の手順がわかりやすいこことから、新たな活用機能を段階的に拡張することになりました。

現在は、[スケジュール][ ワークフロー] [回覧・レポート] [インフォメーション] [議事録] [ポータル] [ネオツイ] [利用者名簿]などの機能活用が定着。新卒や中途入社の社員は、入社後の基礎研修やOJTにてdesknet's NEOのレクチャーが行われています。

導入プロセス

PROCESS
1

導入製品検討

稟議書、年間予定など紙の業務の電子化、メール中心の情報共有の改善を目的にクラウド型のポータル、グループウェアの導入を検討。

PROCESS
2

製品決定・正式導入

desknet's NEOを採用。必須機能の[ワークフロー]で利用浸透、定着化を図る。

PROCESS
3

利用機能・活用度の拡充(PROCESS1〜3を約3カ月で完了)

未使用だった複数機能の社内活用を開始。

特に役立った機能
ポータル

社内の情報を1ヵ所に集約してグループウェア上で一括管理

ワークフロー

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

導入後の成果・効果

複数機能を活用するための呼びかけや[ポータル]上のマニュアルが効果を発揮。
ホテル業務、飲食業務の現場スタッフを含む全社員にdesknet's NEOの活用が浸透。

1)導入初期の[ワークフロー]活用がdesknet's NEOの定着を促進。
さらなる活用機能の追加でユーザーもグループウェアの効果を実感。

導入の初期に稟議書を[ワークフロー]へ移行したことは、desknet's NEOの利用浸透に効果をもたらしました。現在、約20種の申請書が移行され、平均30〜40件の申請書が常時運用されています。

「項目を選んですぐ起案でき、発番も自動で的確に申請書を起こせます。申請過程も追えるので滞留もなく、承認申請、決裁までの流れが厳密かつ迅速に行われるようになりました」

導入初期の[ワークフロー]活用がdesknet's NEOの定着を促進

決裁後の文書は[文書管理]に自動保存し、保管管理、検索まで一貫してできることで、グループウェアの利便性や効果に多くのユーザーが気づかされ、活用推進につながりました。

さらに、新たな機能活用で利用浸透に役立ったのが[スケジュール]です。

ホテルの年間予定が組織スケジュールとして一括管理・全社共有できるようになり、お正月、バレンタイン、七夕、ハロウィン、クリスマスなどホテル事業に欠かせない季節ごとのイベントは定期予定に設定。ホテル、料飲、飲食などシフト勤務の社員、スタッフ相互の予定も確認できるようになり、小口精算書の提出期限を経理担当者が周知徹底する等、業務期日の告知や共有化にも役立てられています。

「役職者や支配人の所在、公休日もすぐ把握できるので、業務上の連絡や会議設定も速くなり経営陣には好評です。今はタスクの共有化にも取り組んでいて、個々の業務状況を見ながら、事業推進の円滑化を図っているところです。

ホテル事業としては過去の[スケジュール]を記録し活用できる効果も大きく、記録されたデータから得た知見を新たな業務対応やサービス向上、顧客満足にも活かせそうです」

特に役立った機能
スケジュール

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

ワークフロー

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

2)ログイン習慣や機能活用の推進に共通ポータルが貢献。
ユーザーの活用状況に合わせた、利便性や利用度向上に効果を発揮。

新たな機能活用を促進する過程で、大きな役割を果たしたのが、ポータルの活用です。

ポータル画面は5つのタブで構成され、共通ポータルの「プラトングループ」上に、ユーザーの利便性を高めるさまざまな工夫が凝らされています。

ログイン後に各機能に遷移しやすいよう、共通ポータルのレイアウトに配慮。

事業の最新情報や動静を見逃さないよう「desknet's NEOを毎日閲覧しましょう!」と呼びかけ、出勤後の[インフォメーション][スケジュール]確認を習慣化するよう奨励しています。

以前はメールで行われていた会社からの公式的な通知や重要なお知らせは全て[インフォメーション]へ移行され、ホテルの年間行事や規程の改定など、事業に新たな動きがあるたびに情報が更新されるので、見逃せない機能として定着しています。

ポータル上には、一人ひとりのユーザーが自主的に各機能を操作し、スケジュール管理や情報公開ができるよう、主要活用機能8項目の手順をシンプルな動画でまとめたdesknet's NEOマニュアルも常設されています。

「必須機能の[ワークフロー]をはじめ [スケジュール]設定や[インフォメーション]の投稿方法、[議事録]作成や[回覧・レポート]の操作を短い動画でわかりやすく紹介しています」

PowerPointで作成し動画変換されたマニュアルは、30秒以内の簡潔さがポイント。誰かに確認してから操作するような心理負担もなく、操作に関する問い合わせもなくなり、活用度も向上しました。

現場では情報把握しにくい「コロナ対策マニュアル」もポータルに設置。全社的な共有事項として改訂を繰り返し、既に第6版を数えています。

管理課をはじめとする各課のタブでは業務上の困りごとの際に閲覧する「困ったら:備品購入」などのコンテンツや、水道設備や調理機器のなどの保全・修繕やメンテナンスを依頼する事業者の緊急連絡先の名簿なども共有されています。

特に役立った機能
ポータル

社内の情報を1ヵ所に集約してグループウェア上で一括管理

インフォメーション

全社や特定部署向けの通達事項やお知らせを簡単に掲載可能

3)議題を事前準備して、効率的な会議進行を実現。
事項書や売上資料の共有に[議事録][回覧・レポート]を活用。

経営、営業会議の効率化に役立っているのが[議事録]と[回覧・レポート]です。

「会議の議事録は、Excelで共有していたものを[議事録]に移行しました。営業会議に際しては、会議一週間前に事項書を参加者が共有し、売上の月次報告や会議資料、経営資料は[回覧・レポート]で共有しています。会議後の議事録は全体会議、役職者会議、戦略経営会議などラベルで分類管理しているので、過去の閲覧確認もその場で行えます」

情勢の変化が激しいコロナ禍において、さまざまな対策で打ち合わせの回数も増える傾向にあり、議事録に多くの経過が記録されています。これらは、ウィズコロナの営業体制づくりに活かされ、今後にさまざまな教訓を残す、重要な資料として保管されています。

[回覧・レポート] は売上月次報告の配信だけではなく、業務日報等にも活用。

「誰もが簡単にレポートを作成でき、コメントも入り閲覧状況もわかるので、一方通行のメールよりも安心感がありますね。従業員から「営業日報に用いたい」などの要望も上がるので、具体的な要望に合わせて、複数のテンプレートを作成して応用できるようにしています。コメントを返すことが[回覧・レポート]の利用活性化につながるので、ユーザーには意識してコメントを返すよう伝えています」

「かつては、紙からデジタルへの移行に戸惑うユーザーには“手帳を捨てるぐらいの気持で、一度使ってみてください”とdesknet's NEOを推奨したこともありました。今では[スケジュール]をスマホでチェックし、タスク管理に応用することも日常化しました。今後もユーザーの意見や社内要望に応え、新たな機能活用を展開したいと思います」

特に役立った機能
回覧・レポート

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

議事録

会議の前のアジェンダの共有、会議の後の報告書作成をスムーズに

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

ご担当者のコメント

山中 里紗 様
役員秘書 係長
管理課 人事 総務 法務

「文書作成」「変更・追加」「承認申請」「保管・管理・検索」など、一連の作業が全てPC上で簡単にできるのがdesknet's NEOの大きなメリットですね。

[ワークフロー]も承認申請から決裁後の自動管理までの活用を通じてユーザーがメリットを実感したことで活用が進みました。

desknet's NEOの機能で実現可能なことはまだまだたくさんありそうです。業務情報や作業への関わり方、一人ひとりの考え方やアイデアが共有されることで、2倍3倍の相乗効果として発展させていくのが理想です。

業務を効率化した分、お客様と向き合える時間がさらに増え、それがプラトンホテル四日市や飲食店のサービス向上にもつながる。そんな理想を共有しながら、活用アイデアを具体化していきたいと思います。

事業概要

会社名・組織名
所在地
三重県四日市市

ホテル事業。宿泊、レストラン、婚礼等の事業、および宴会・会議、イベント事業など。客室144、宴会場7、チャペル併設ブライダルホール、和食・洋食レストラン、フォトスタジオ等を備えたプラトンホテル四日市を運営。三重県 働き方改革推進企業登録、四日市市「男女がいきいきと働き続けられる企業 奨励賞」受賞。グループ企業に飲食店プロデュース・経営の株式会社サノプランニングがある。

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