プラトンホテル四日市
様の導入事例

稟議書は紙文書に順番に捺印。ホテルの年間スケジュールはExcelファイルで配布後、部署や個人で管理していたため全社共有できず、日々のリアルな業務情報の共有は、メールに集中しがちでした。

「承認申請では、書類が社内のどこを回っているのか追跡できず、承認後の文書はスキャンして管理していました。年間スケジュールはExcelの共有ファイルから個人管理の手帳に必要なものを写していたので、思わぬ転記ミスや漏れのリスクもあり、会議の調整や資料共有などでは、情報の多くがメールに集中していたため情報が埋没し、目的の情報を検索して探りあてるのにも時間がかかっていました」

宿泊事業を担う宿泊課とレストラン・宴会を運営管理する料飲課、グループ企業内13店舗の飲食店など、いずれも現場での接客が重要な業務のため、社員に負担をかけず、業務情報を効果的に共有する手法としてグループウェアに着目。製品導入が検討されました。

desknet's NEOは、利用状況に見合ったコストで活用を拡げられるだけではなく、ホテル、接客の現場で多忙な社員、スタッフにもインターフェースや操作の手順がわかりやすいこことから、新たな活用機能を段階的に拡張することになりました。

現在は、[スケジュール][ ワークフロー] [回覧・レポート] [インフォメーション] [議事録] [ポータル] [ネオツイ] [利用者名簿]などの機能活用が定着。新卒や中途入社の社員は、入社後の基礎研修やOJTにてdesknet's NEOのレクチャーが行われています。

決裁後の文書は[文書管理]に自動保存し、保管管理、検索まで一貫してできることで、グループウェアの利便性や効果に多くのユーザーが気づかされ、活用推進につながりました。

さらに、新たな機能活用で利用浸透に役立ったのが[スケジュール]です。

ホテルの年間予定が組織スケジュールとして一括管理・全社共有できるようになり、お正月、バレンタイン、七夕、ハロウィン、クリスマスなどホテル事業に欠かせない季節ごとのイベントは定期予定に設定。ホテル、料飲、飲食などシフト勤務の社員、スタッフ相互の予定も確認できるようになり、小口精算書の提出期限を経理担当者が周知徹底する等、業務期日の告知や共有化にも役立てられています。

「役職者や支配人の所在、公休日もすぐ把握できるので、業務上の連絡や会議設定も速くなり経営陣には好評です。今はタスクの共有化にも取り組んでいて、個々の業務状況を見ながら、事業推進の円滑化を図っているところです。

ホテル事業としては過去の[スケジュール]を記録し活用できる効果も大きく、記録されたデータから得た知見を新たな業務対応やサービス向上、顧客満足にも活かせそうです」

新たな機能活用を促進する過程で、大きな役割を果たしたのが、ポータルの活用です。

ポータル画面は5つのタブで構成され、共通ポータルの「プラトングループ」上に、ユーザーの利便性を高めるさまざまな工夫が凝らされています。

ログイン後に各機能に遷移しやすいよう、共通ポータルのレイアウトに配慮。

事業の最新情報や動静を見逃さないよう「desknet's NEOを毎日閲覧しましょう！」と呼びかけ、出勤後の[インフォメーション][スケジュール]確認を習慣化するよう奨励しています。

以前はメールで行われていた会社からの公式的な通知や重要なお知らせは全て[インフォメーション]へ移行され、ホテルの年間行事や規程の改定など、事業に新たな動きがあるたびに情報が更新されるので、見逃せない機能として定着しています。

ポータル上には、一人ひとりのユーザーが自主的に各機能を操作し、スケジュール管理や情報公開ができるよう、主要活用機能8項目の手順をシンプルな動画でまとめたdesknet's NEOマニュアルも常設されています。

「必須機能の[ワークフロー]をはじめ [スケジュール]設定や[インフォメーション]の投稿方法、[議事録]作成や[回覧・レポート]の操作を短い動画でわかりやすく紹介しています」

PowerPointで作成し動画変換されたマニュアルは、30秒以内の簡潔さがポイント。誰かに確認してから操作するような心理負担もなく、操作に関する問い合わせもなくなり、活用度も向上しました。

現場では情報把握しにくい「コロナ対策マニュアル」もポータルに設置。全社的な共有事項として改訂を繰り返し、既に第6版を数えています。

管理課をはじめとする各課のタブでは業務上の困りごとの際に閲覧する「困ったら：備品購入」などのコンテンツや、水道設備や調理機器のなどの保全・修繕やメンテナンスを依頼する事業者の緊急連絡先の名簿なども共有されています。

経営、営業会議の効率化に役立っているのが[議事録]と[回覧・レポート]です。

「会議の議事録は、Excelで共有していたものを[議事録]に移行しました。営業会議に際しては、会議一週間前に事項書を参加者が共有し、売上の月次報告や会議資料、経営資料は[回覧・レポート]で共有しています。会議後の議事録は全体会議、役職者会議、戦略経営会議などラベルで分類管理しているので、過去の閲覧確認もその場で行えます」

情勢の変化が激しいコロナ禍において、さまざまな対策で打ち合わせの回数も増える傾向にあり、議事録に多くの経過が記録されています。これらは、ウィズコロナの営業体制づくりに活かされ、今後にさまざまな教訓を残す、重要な資料として保管されています。

[回覧・レポート] は売上月次報告の配信だけではなく、業務日報等にも活用。

「誰もが簡単にレポートを作成でき、コメントも入り閲覧状況もわかるので、一方通行のメールよりも安心感がありますね。従業員から「営業日報に用いたい」などの要望も上がるので、具体的な要望に合わせて、複数のテンプレートを作成して応用できるようにしています。コメントを返すことが[回覧・レポート]の利用活性化につながるので、ユーザーには意識してコメントを返すよう伝えています」

「かつては、紙からデジタルへの移行に戸惑うユーザーには“手帳を捨てるぐらいの気持で、一度使ってみてください”とdesknet's NEOを推奨したこともありました。今では[スケジュール]をスマホでチェックし、タスク管理に応用することも日常化しました。今後もユーザーの意見や社内要望に応え、新たな機能活用を展開したいと思います」