導入事例

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導入事例のご紹介

平成29年度 東京ライフ・ワーク・バランス認定企業大賞を受賞! グループウェアが大きく貢献してくれました。

株式会社クレストコンサルティング

https://www.crest-con.co.jp/

  • 業種各種マニュアルの作成・コンサルティング
  • ユーザー数23ユーザー
  • 利用形態クラウド版

<この事例のポイント>

【導入】 豊かなコミュニケーションツールと高い機能性に魅力を感じて。

【効果】 社員間のつながりが強まり、情報格差もなくなった。ビジネスも加速した。

【応用】 働き方改革の施策づくりから新制度などの浸透まで、NEOが活躍。残業は3分の1に。

いま世間では「働き方改革」が声高に叫ばれ、先行事例が注目されています。東京都は、そうした改革に挑み、生活と仕事の両立を実現している企業を「ライフ・ワーク・バランス認定企業」に認定しています。今回紹介するクレストコンサルティング様は平成29年度認定企業の「大賞」に輝きました。同社は、事務作業や営業の案件処理といった業務のマニュアルからITツールの操作マニュアルまで、多様なマニュアルを作成し、マニュアル関連のコンサルティングも手掛けています。現在、多くの企業が課題としている、子育てや介護、地域活動と仕事の両立、長時間労働是正に成功した同社はdesknet's NEOをどのように活用しているのでしょうか。お話を伺いました。

豊かなコミュニケーションツールと高い機能性に魅力を感じて。

── 「ライフ・ワーク・バランス認定企業大賞」のご受賞おめでとうございます! 率直に、どのような点が評価されたと認識されていますか。

長時間労働削減に成功したことと、プライベート等の事情で働きづらくなった社員が、仕事を辞めずに働き続けられる環境を整備したことが評価されたと聞いています。主な施策は以下のとおりです。

・在宅勤務(テレワーク)
・時間ずらし勤務制度(出勤時間を柔軟にずらせる制度)
・時短勤務(最大4時間まで1日あたりの勤務時間を短縮できる)
・育児や介護と仕事の両立に関する社内研修の実施
・産休・育休をとる社員への、休業前-復帰後の手厚いサポート

他にも、直行直帰体制や、社員の状況に合わせて制度をメンテナンスできる体制づくりなど、様々な実践をしています。

── ワークスタイル変革について色々お話を伺いたいのですが、まずはグループウェア導入の経緯を教えてください。当初から変革を目的にIT活用を目指されたのでしょうか。

そうでもないのです。もともとは工数管理をワンストップで行いたいとグループウェアの利用検討を始めました。オープンソースでカスタマイズがきく他社製のソフトを使っていました。

── しかし後にdesknet's NEOへ、リプレイスされますね。

カスタマイズができる技術者が一人しかおらず、システム管理の属人性が問題になったのです。一人しかシステムが触れないとなると不都合も出ます。加えて、そのグループウェアでは基本的なコミュニケーションがメールでしかできませんでした。メールは便利ですが、たとえばマニュアル作成の過程で上長に判断を仰ぐのに、メールだとなかなか返信が来なかったり、相手が見たかわからなかったりして不安になります。またdesknet's NEOのように稟議・申請をソフト上で回せる機能もなかったので、当時、稟議等は紙で行っていました。そういった点に非効率や課題を感じていたのです。

── リプレイスにあたり他社製のグループウェアも検討されたそうですが、desknet's NEOを採用された決め手は何だったのでしょうか。

desknet's NEOはコミュニケーションツールが充実しています。書式や経路が自在に設定できる稟議システムや回覧機能等も魅力的です。さらにマルチデバイス対応で場所を選ばず情報共有ができ、かつ使いやすかったこと、また画面が「かわいい!」と女性の意見が出たこと、それらもあってdesknet's NEOを採用しました。

社員間のつながりが強まり、情報格差もなくなった。ビジネスも加速した。

── 導入して、どのような効果を実感されましたか。

弊社社員は顧客のもとに常駐することがあります。以前のグループウェアでは、常駐中は自社の現況を知るすべがありませんでした。メールで情報共有をしようとしても、手間がかかる上に、どこまでがメールで共有すべき情報なのかも判断しづらかった。ですがdesknet's NEOの[ネオツイ]なら気軽に社内の「今」がつぶやけます。メールなら躊躇した細かな発信も、つぶやきで「とりあえず全部」といった感じで発信できます。これにより常駐中の社員とそうでない社員の情報格差がなくなりました。

── 確かに、メールよりもつぶやきのほうが気軽に発信できますね。

その他[インフォメーション][回覧・レポート]も使っていますが、これらにより在宅勤務者や産休・育休中の社員も社内情報に触れることができるようになりました。

── メールに感じていた課題は解消しましたか。

はい。desknet's NEOのコミュニケーションツールにより情報共有の速度が急加速しました。[ネオツイ]と併用できる[ダイレクトメッセージ]で、ファイル添付もしながらチャットのように会話ができるおかげで、マニュアル作成もスムーズになりました。弊社ではdesknet's NEOをSNS感覚で気軽に使っています。さらに[ワークフロー]とモバイル対応機能で、出先でも稟議・申請書が扱えるため、書類の決裁や事案の判断が滞ることも減少。仕事がスピーディになりました。

多用されている[ネオツイ]。気軽に発信できて、かつ全社的な情報共有が可能なため、利用の仕方次第で業務効率化の武器になる。

── 気軽に発信ができる社風はどのようにして生まれたのですか。

女性が率先して発信し始めたことが大きいかもしれません。desknet's NEOの画面の親しみやすさ、アイコンやポータル画面などをデコレーションできる柔軟なカスタマイズ性が女性を惹きつけました。それで女性たちが[ネオツイ]等のツールで“おしゃべり”を始めたのです。「どこどこのランチが500円均一らしいよ!」とか、雑談までつぶやくようになった。そのうちにdesknet's NEOで発信する敷居が低くなったのです。

── 「何でも言い合える気質」は御社に元来あったものでしょうか。

そうでもないんですね(笑)。以前は社員が「個」を尊重し、自分の世界を大事にする雰囲気があったのです。「個」がたくさんフロアに居る、みたいな感じでした。発信が気軽になり、職場の「つながり」や連帯が強まったのはdesknet's NEOを導入してからです。

── それは驚きです。

desknet's NEOでのやりとりが増えるにつれてリアルなコミュニケーションも増えていった。SNSがまさにそうだと思うのですが、ふだん会っていない友だちでも、SNSでつながっていると、再会時に「久しぶりな感じがしない」ということがありますよね。互いに情報を見ているから、そう感じられる。それと同じで、[スケジュール]で他の社員の予定を見たり、[ネオツイ]等で接点のない社員の言葉に日常的に触れることで、お互いが「知った仲」感を持てるようになる。それが仲の良い職場づくりにつながりました。

働き方改革の施策づくりから新制度などの浸透まで、NEOが活躍。残業は3分の1に。

── 働き方改革についてお伺いします。なぜ改革をしようと思われたのですか。

弊社の仕事は非常に専門的です。顧客の業態、業務、専門用語、ニーズなどを適切にとらえ、わかりやすい表現でそれをマニュアルに反映できないといけません。それができる人材を育てるのは至難です。ゆえに、社員に辞められてしまうと、まさに会社の「痛手」になる。ですから、いかなる事情があっても社員が仕事を続けられるように配慮する必要がありました。具体的にはライフ(生活)を脅かさないワーク(仕事)の在り方を模索しようと考えたのです。

── その発想のきっかけとなる出来事があったのでしょうか。

12年ほど前、ある女性社員が、結婚を機に早めに帰宅しなければならなくなりました。彼女は仕事と生活の両立に悩み、放っておけば退職しかねない状況でした。そこで会社は考えました。「社員が制度に適応するよう強いるのではなく、制度が社員の生活に適応するよう舵取りをしよう」と。

── それで生まれたのが……。

今でいう「時短勤務」です。それから「在宅勤務」「時間ずらし勤務制度」等が設けられていきました。これらは「こんな制度がほしい!」という要望が社員から上がって実現しました。

── 現場(下)からの声が制度に反映されている。素晴らしいですね。

弊社は、トップダウンで制度を現場に強いるようなことはしません。現在、弊社では、新制度などを社員が[回覧・レポート]等で提案。役員をふくむ社員がコメント欄などでやりとりを行い、数人が「それ、やりたい!」と言えば、制度実現へ動き出す、という方法等をとっています。

在宅勤務等の定着や、会議削減に役立った[回覧・レポート]の利用画面。コメント欄は次の画像(※①)に。

── [ネオツイ]などによって「気軽に」発信できる社風ができ、現場も声をあげやすいでしょうね。ところで世間では、働き方改革で制度を設けるも、利用されないという声が聞かれます。

弊社もそうでした。在宅勤務もなかなか定着しなかった。しかし、そこでもdesknet's NEOが活きたのです。[ワークフロー]で申請が容易になったため、それまで煩雑な申請が億劫で、制度利用に躊躇していた社員も、制度を使おうと思うようになりました。また、以前のベたように、在宅勤務者とそうでない社員の情報格差がなくなったため、在宅勤務者が抱きやすいと言われる「疎外感」も軽微になりました。これによりテレワークが定着。付随して在宅勤務から通常勤務に復帰する時のハードルも低くなりました。

── ハードル、ですか。確かに長期の在宅勤務を経て久しぶりに出社するとなると、緊張する(ハードルを感じる)ものです。しかし情報共有が確かなら緊張も軽減されます。産休・育休を取る人にも通じる利点ですね。

弊社では産休・育休に入る時、また復帰する時に、ことがスムーズに運ぶようサポート体制を整えています。面談などをして、たとえば復帰後の希望を復帰者から聞いています。その際に、疎外感から開放された復帰者は、遠慮なく希望を述べることができるのです。希望としては、やはりワークとライフを両立したいという声が多いですかね。

(※①)社員同士で盛んにやりとりがなされているコメント欄。建設的な意見交換から、ワークスタイル変革へのヒントも生まれる。

── 産休や育休をとることで、会社での自身の評価に負の影響があるのではと心配し、結局、休暇がとれないというケースが一般ではあるようですが……。

確かに不安になる社員もいるでしょう。弊社では、自社のワークスタイルについて社内研修を行い、現場が納得して制度を利用できるよう配慮しています。それと合わせて、「本気で会社を改善していきたい!」というマインドを経営陣が持っていることが制度利用への安心につながっているはずです。

── 経営者が改革に本気で、それを社員も信頼している。この点が改革推進につながっている、と。

経営者のマインドを知ることも、信頼を醸成することも、desknet's NEOのツールが頻用されているから可能になるんですね。経営者の発信の端々から、改革への意識が伝わってくることもあります。もちろんリアルな場での会話も増えたので、それも経営者への信頼深化につながっています。

── それから、会議が減ったという話も伺いました。

情報共有が日常的なので、集まる必要のない会議が浮き彫りになったのです。これにより主務に集中できる時間が増えました。また、会議削減はテレワークも後押ししました。在宅勤務者は会議に顔が出せません。そこに引け目を感じさせてしまったらテレワークも根づかなかったかもしれない。会議が減り、議論の場が[回覧・レポート]上などに移ったことで、在宅勤務者の憂いが少なくなりました。

── 業務効率化、働き方改革のための制度の創出・運用、社内の人間関係の深化など、いろいろなところにdesknet's NEOが活きているのですね。

おかげさまで弊社は残業が急減。(平成28年からの)前年比だけで3分の1になりました。各人が自己実現などに時間を割くこともできるようになった。大学院にだって行こうと思えば行けます。まさにライフとワークの両立が実現しました。ワークが適切に効率化され、ライフが充実したのです。ワークをグッと上質に。このテーマにおけるdesknet's NEOの威力のすごさを是非、他の企業の方々にも体感してほしいですね。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    全員のスケジュールを公開し、各人が予定管理を行っている。本機能によって、他の社員が何をしているか、会社が今どのような仕事を推進しているかがある程度、把握可能に。また、たとえば外出先で商談している社員等は、本機能にモバイルアクセスして、その場でスケジュールが組めることに便利さを感じているという。[スケジュール]の利用は定着しており、予定のカレンダーに“空き”があれば、必要に応じて(相手の許可を得ずに)相手を巻き込んだスケジュールを入れている。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    あらゆる稟議・申請等を行っている。同様の作業を紙で行っていた時代に比べ、決裁までのスピードが格段にアップ。また、申請業務が容易になるため、働き方改革で生まれた新しい制度の利用申請を行うことへの敷居が低まったとの声も聞かれる。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    社内業務について双方向的にやりとりをしたい場合に利用されている。コメント欄を用いて議論も行えるため、(他の機能との相乗効果も相まって)本機能の定着とともに、リアルな場での会議が減少した。議題の事前共有が回覧でなされることもあり、会議の時短にも成功している。また、働き方に関する新制度の提案もこの機能でなされており、回覧が働き方改革のアイデア創出の場となっている。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    一方向的な情報発信の場として利用されている。たとえば健康診断や年末調整のお知らせ、イベント事の連絡がなされている。以前はこういった周知事項はメールで徹底していたが、それでは多量なメールに情報が埋もれ、見逃す社員も出てきてしまう。ところがインフォメーションが使われるようになってから、情報を見逃す社員が減り、情報共有の確度が上昇した。

  • ネオツイ
    ネオツイ

    重要事項からささいな出来事まで、社内の各種情報共有のプラットフォームとして利用されている。社員のなかにdesknet's NEO=SNSという認識が広がっているため、社員はつぶやきに躊躇することがない。[ダイレクトメッセージ]も多用されていて、業務上必要な添付ファイルを送受信するなど、マニュアルづくりの現場でも活用されている。[ダイレクトメッセージ]には「既読/未読」表示機能もあるため、メール多用時代に頻出していた「返信が来ない」という苦情が社内からなくなった。本機能を軸とするdesknet's NEOのコミュニケーションツールのおかげで、在宅勤務者や産休・育休中の社員が「社内から置いていかれている」といった疎外感を抱くことも減少。これによりテレワークや産休・育休などの制度がより利用されるようになった。

お話をうかがったご担当者様

  • 管理グループ チームリーダー 星 めぐみ 様

    弊社がよりアットホームになったのはdesknet's NEOのおかげです。今も日々社員のつながりが強まっています。何でも言い合える雰囲気って良いですよね。昔は、時間ずらし勤務といっても、かっちりとした理由がないと使ってはいけないのではないか、といった意識が社員のなかにありました。ですが、今では「明日、友だちと飲みに行くんで」くらいの理由で気軽に制度が利用できます。そういった自由な気風は、ともすると「内部統制がとれなくなるのでは?」とか「業務の生産性が落ちるのでは?」といった不安を生みますけれど、実際にそういう社風ができてみると、むしろ社員が伸び伸びしだして、社員間の連携プレーもスピーディになり、生産性も向上するんです。

  • マニュアルビジネスグループ サブマネージャー 熊野 文雄 様

    たとえば、子どもが保育園の抽選からもれたので育休期間を急遽のばしてほしいとか、急に在宅勤務せざるを得なくなった、といった事態は、ままあることです。そういった時に[ワークフロー]を用いれば素早く申請ができます。産休中の社員が、そのまま継続で育休に移りたいという時も、昔なら出社して紙の申請書を出して、といった必要がありましたが、現在はその必要もなくなりました。desknet's NEOのおかげで、こういった細かな点まで社内制度運用の効率化が図れたのです。ペーパーレス化も進み、フロアの“紙”が激減しました。

  • 営業グループ グループマネージャー 永井 隆景 様

    仕事中に「あれ? これってどういうことだったっけ?」といったわからないことが発生した時に、社員は[ネオツイ]でそれをポンとつぶやくようにしています。「誰か、わかる人いますか?」って。すると誰かが「それはね」と返答してくれる。こんなコミュニケーションは、以前は考えられませんでした。これは業務効率化の一例ですけれど、そういった一つ一つの仕事の“加速”が、生産性の向上や長時間労働の削減だけでなく、働き方に関する創造的で新しい制度をつくれる“心の余裕”をも生み出していると感じています。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
23ユーザー
導入時期
2015年

事業概要

企業名
株式会社クレストコンサルティング
URL
https://www.crest-con.co.jp/
所在地
東京都千代田区
設立
1989年
事業概要
「伝わる・わかりやすい」をテーマとしながら各種マニュアル作成やマニュアル関連のコンサルティングを行っている。業務改善につながるマニュアルづくりは、ほぼすべて内製で推進。そのため作業が効率的で、かつ顧客の要望がマニュアルづくりに反映されやすい。また、制作したマニュアルを用いて、依頼者の会社等でレクチャー・説明会を実施するなど、丁寧なサポートも特長としている。

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