学校法人 武蔵野大学
様の導入事例

「以前の製品は、メールボックスの容量がたいへん少なく、いつの間にか容量が逼迫し、新着メールや添付ファイルを受け取るたびに不要メールを削除するなど、利用上の支障も生じていました。

多くのユーザーから改善を求める声が上がるとともに、システム部内では“オンプレミスサーバーをなくしたい”という意見も上がっていたのです」

教員数は500名以上。学部・教員ごとにメールの活用手法や考え方も異なるため、一般企業とは異なり、データの保存期間もユーザーの目的や判断を尊重。学校運営に携わる職員の多くも過去メールを参照・活用する機会が多く、可能であればメール内のデータも有用な情報資産として保存管理・有効活用したいという意識が浸透していることも背景にありました。

「クラウドサービスへの移行に関しては運用やセキュリティ面だけではなく、BCP（Business Continuity Plan）等のリスクマネジメントも想定しました。あわせて、前製品で利用していた機能の使いづらさを解消し、利用環境全体を改善するというねらいもありました。

例えばメールの場合、共有アカウントに複数人で同時ログインしたいという要望に前製品では応えられませんでしたし、ワークフローもありませんでした。文書管理機能もファイルのダウンロードに時間がかかり、使いづらかったのです」

5〜6年毎に機能向上やセキュリティの観点から製品検証・交換を実施していた経緯もあり、グループウェアのリプレイスが正式に決定されました。

「Gmailと同期できる[ウェブメール]はBCP対策として有効であり、適宜行われるアップデートやセキュリティ対応など、クラウド化への期待も導入の決め手となりました」

さらに管理運用の観点から、それまでの情報資産を活かせるデータのエクスポート、インポートのしやすさ、ログの取得が適切に行える事も評価の対象となりました。

「移行作業がしやすく、既存の情報資産を活かし運用を効率化するという観点からエクスポート、インポートのしやすさは大切でした。ユーザーの利用状況を常時把握する必要はないのですが、ログを取得・管理できることは、運用や機能活用時の大切な指標となるので安心感がありました」

導入後約6カ月は以前の製品も並行運用し、教職員の研修を実施。重要情報のデータ移行は手順書を作成しユーザー自身に委ね、1,300ユーザーによる製品移行とdesknet's NEO活用が3拠点で実現します。

「毎日10〜20件ほどの情報があり、勤務するキャンパスや出講の日時が異なる教職員が日々アップデートされる情報を共有するために欠かせない機能です。本校の教授がマスコミ取材を受けたりテレビ出演する際の情報などは広報ポータルに掲載されるのですが、事前のお知らせや記事コンテンツへの誘導に [インフォメーション]で告知する手法も定着しており、学内の広報意識の醸成にもつながっています。

業務以外にも、教職員の専門分野・夢などを紹介する『本日のHappiness』という企画はすでに500回を超え、学内の親睦・コミュニケーションに役立てられています」

業務に欠かせない[ウェブメール]は保存容量が増え、導入前の課題が改善されました。活用度も高まり、個人メールと共有アドレスを併用する事も可能に。各部署に設けた窓口業務では共有アドレスが活用され、窓口宛てメールへの迅速な対応と業務円滑化、見落とし予防に役立てられています。

「共有アドレスは各部署内に複数設けており、例えばシステム関連業務では、アプリ、ネットワーク、アカウントなど関連項目や担当部門ごとに窓口アドレスを設けています。職員の休みや不在、退職等があっても事案の経緯が共有されるので、全部門の業務対応に不可欠となっています。教員の要請に応じて学会用の共有アドレスを急遽設けるケースもあり、短期間で新規アカウントの実用化が可能な点も評価しています」

desknet's NEOの利用開始により[ワークフロー]の活用は着実に進み、押印が必要な書類を含めた225種の申請書の移行を実現。現在も移行は段階的に進められており、理事長承認などの重要な承認申請・決裁を除く、多くの書式の[ワークフロー]への移行が推進されました。

「利用度の高い物品購入、システム設定変更、経費予算申請をはじめとする書式を移行することで、書式管理、申請書作成から承認過程の可視化、承認後の文書管理まで、申請のフローが一貫して効率化されました。情報システム企画管理課を例に挙げると一日平均約30件の書式が運用されています。ほぼ全部署の職員が利用する、欠かせない機能となりました」

移行当初は各部署への提案という形で利用度の高い申請書の[ワークフロー]化を進め実用化。具体的な活用効果として利便性や効率化の成功事例を目にすることで各部からの要請が一気に高まり、[ワークフロー]の活用推進・定着が進みました。

「慣れるまでは時間がかかった書式設定も“複写して作成”などの機能を活かして効率化が短期間に進み、申請経路や承認者の設定も各所属部署の階層に合わせ設定できるようになりました。現在残っている紙の申請書等も、DX推進の一貫として移行を進めていく方針です」

情報システム企画管理課では申請書の承認結果を[回覧・レポート]で通知する手法も採用。外部への情報漏えいを予防できるセキュリティの観点からも、“メールの添付ファイルに別便でパスワードを送信”といった手法を廃して、内部情報の共有には意識的に[回覧・レポート]を活用する習慣が定着しています。

有明、武蔵野の2大キャンパスを含め3拠点の各種施設・設備を管理する上で欠かせないのが[設備予約]です。会議室、講堂、学生ホールのほか、運動関連施設も第一体育館、第二体育館、武道場、グラウンドの東側・西側、テニスコート、バレーコートなど、施設項目数がとても多く、さらに最近ではオンライン会議やウェビナーの運用管理等も加わっています。

「運動施設なら体育センター、その他の大学施設なら総務課など、施設に応じ複数の課が担当窓口となり管理運用を担っています。父母の方の会合や学生の利用など、利用者も多岐にわたり、TOEICや公務員試験会場として貸し出し活用されることもあります。[設備予約]の利用度はほんとうに高いですね。

教育関連では薬学部が独自に研究・実験に用いる測定器などの装置類・実験器具など500種近い設備・備品を管理しており、それらが登録設備の設置された研究室と結びつけて管理されています。こちらは薬学部の先生だけが利用し、効率よく機器類の活用に役立て、研究をサポートしています」

さらに、[設備予約]では製品選定時に決め手となったエクスポート、インポートのしやすさも役立てられています。

「大学の入試や講演会など定例案件に関しては、各部署から設備予約の予定を事前集約して4月の年度初めまでには事前登録しています。定例の予定は前年情報が活かせるのでエクスポート、インポートのしやすさが登録作業の効率化につながっています」

メインポータルのほかに、現在は総務、広報、情報システム、教員研修、研究推進など5種のサブポータルを活用。利用度の高い複数機能を使いわけると共に、会計システムや給与システムなど業務システムへのリンク等を通して教職員の業務の効率化が進められ、約1万3,000人の学生の教育と大学運営が支えられています。