大野市役所および大野市消防本部
様の導入事例

また、ポータルサイトが全庁の情報共有基盤として根付いていたかというと、そうとは言い切れず、閲覧していない人も多数いました。当時の役所内は紙ベースでのやり取りがほとんど。例えば、総務課から職員にお知らせがある場合は、レターを作り、各部署の窓口にポスティングしなくてはなりませんでした。仮に返答を必要とするレターだと、内線電話をかけてきちんと中身を読んだかどうか確認する手間も発生していました。

既にメールはあったのにも関わらず、なぜ使われていなかったのでしょうか。それは、部署ごとの代表アドレスに送っても、誰か一人が先に開封してしまうと、他のメンバーは読めない仕様になっていたからです。それを防ぐためにメンバーの個人アドレスにもメール転送することがありましたが、各自が読んだかどうかを確かめる術もなく、結果的に紙ベースで連絡事項を流したほうが情報の漏れがないという判断でした。

また、メールに関して、特段ルールを決めて管理していなかったこともあり、個人アドレスで外部と仕事のやり取りをする職員もいました。すると、例えば急病で欠勤した場合、やり取りしていた相手とのコミュニケーションが滞ってしまうという問題も多々ありました。

もっと効率的でスマートな情報共有の仕組みを作りたいと考えていた時に、寺西様はグループウェアの存在を耳にしたのでした。

グループウェアの選定にあたり、インターネットで調べてはベンダーに直接電話をかけて製品デモを依頼する中で出会ったのがdesknet's NEOでした。

最終的に採用の決め手となったのは、製品のUI。たとえITが不得手な職員であっても、ほぼ説明不要で使えてしまうような優れたUIが気に入りました。

「他の製品ではプルダウンで機能を選択する操作が多かったです。それだと通常は隠れているため、気づかないユーザーもいるはずです。desknet's NEOはすべての機能がボタンではっきりと表示されていて、クリックするだけでいい。誰もが使いやすいことが一番のポイントでした」

もう一つは、コストパフォーマンスの良さです。原則として自治体は競争入札によって製品を購入するため、価格も重要な判断基準になります。desknet's NEOは製品の成熟度も然ることながら、比較検討した中で最安値だったといいます。

「グループウェアのような内部だけで使うシステムには予算がつきにくく、実際に『今まで通り紙でやればいいだろう』とも言われました。そうした状況の中で価格が比較的安かったのは説得材料になりました」

desknet's NEOを選んだ3つ目の理由は、他の自治体からの評価が高かった点です。検討にあたっては、既にユーザーである自治体をリストアップし、電話などで担当者にヒアリングしました。そこで「使いやすい」といった声を多く得られたことが背中を押しました。

製品検討から入札、そして製品決定後のシステム構築を経て、2014年10月に本稼働となりました。

最大のボトルネックになっていた紙ベースでのコミュニケーション。これはdesknet's NEOを導入してから段階的に減っていきました。

紙ベースのやり取りで困っていたのは、大野市消防本部も同じでした。例えば、「道路通行止めのお知らせ」をすべての消防職員に伝えるべく、紙書類を作成し、そこに計55人分の押印欄を設けていました。それを順番に回覧するわけですが、当然のように出動中や非番の消防職員もいるため、途中で止まることもしばしば。全員の押印がそろった時には通行止めは解除されていたという事態も起きたことがあったといいます。

そこで活躍したのが[回覧・レポート]機能でした。「通行止めのお知らせをテンプレート化し、毎回それをファイル添付するだけで一気に全員に送ることができます。同報性と拡散力があり、かつコメントも付けられる。なんて便利なものが導入されたのかと嬉しく思いましたね」と渡辺様は振り返ります。

もう一つ、従前の課題だったメールの管理にも取り組みました。個人アドレスで外部と仕事のやり取りを行うのではなく、複数メンバーで部署の代表アドレスを利用するルールにしました。これは、1つのメールアカウントを複数のメンバーで共有できる機能をもつdesknet's NEOだからこそ実現できました。

[アンケート]やメールの活用が進んだ結果、現在は紙資料などのポスティングはほとんど行われていません。

desknet's NEOを導入した当初からすべての機能を使っていたわけではありません。一部については制限していました。その一つが[スケジュール]でした。

スケジュール管理はそれ以前から部署ごとに個別の方法があり、ホワイトボードや手帳のところもあれば、Googleカレンダーで全員共有しているところもありました。既に使い慣れたものがあるならそのままでいいのではという理由から自主性に任せていました。

ところが、新型コロナウイルスの感染拡大によって状況は一変します。さまざまな対応に追われて、大野市役所様のほとんどの職員が多忙を極めました。デジタルの力を使わなければ業務を続けることは難しいという判断のもと、令和3年度から「業務再構築プロジェクト」が立ち上がりました。そこで示された方針が、desknet's NEOを使いこなすことでした。

まずは職員全員が[スケジュール]を必ず入力して、共有するようにと、市長から末端の職員まで平等に取り組みました。これによって会議を招集するときに、対象者の空き時間を見つけてすぐに予定を押さえてしまうことが可能になりました。

同時に、[設備予約]機能も活用するように。

「以前は県の共通予約システムを使っていたのですが、庁内の端末がインターネットから切り離されているので、使いづらいという悩みがありました。desknet's NEOの設備予約を使えるようになったことで、会議室や備品の予約もスムーズになりました。特にコロナ禍ではWEBカメラやWi-Fiルーターなど共用備品の使用機会も増えたので、非常にタイミングが良かったです。すべてスケジュール画面から予約できて助かっています」

「この業務にかかるコストは大きく、何となく無駄が存在しているのは皆分かっていましたが、どうすることもできない状況でした。また、人的なチェックだけではどうしてもミスが生まれてしまうので、機械の処理と人間の目というハイブリッドな方法が必要だと痛感していました。そこでプロジェクトチームの中で議題に上げたところ、AppSuiteで解決できそうだとわかりました」

職員自らが[AppSuite]を使ってアプリケーションを構築。災害出動の記録を入力すると、車両のマスタデータから整備や点検の記録も同時に引っ張ってこられるように。それぞれのアプリを連携させ、上長決裁や内容チェックの機能も持たせました。それにより、大幅なペーパーレスを実現したことに加え、本業務に関わる若手職員の負担軽減にもつながりました。

もう一つ、時間外勤務の申請、承認、集計作業もアプリですべて実行できるようにしました。消防活動という特性上、急な出動や長時間勤務はざらにあります。従来はそうした記録を本人ではなく総務課の担当者が代わりに手書きで行っていました。ただし、例えば大火災が発生して一度に30人が出動するとなれば、とても総務課で対応しきれなくなってしまいます。そこで消防職員が各自、アプリで時間外勤務の時間をメモ入力できるようにして、さらにAppSuiteとワークフローを連携させ、後日、そのデータを取り込んで申請する方法に変えました。これによって総務課は入力する必要がなくなりました。