プロジェクトのスケジュール管理で失敗しない方法

スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレス等職場の課題をオールインワンで解決
 
システム開発でもWeb制作の現場でもプロジェクトのスケジュール管理は非常に重要な業務です。なぜなら、納期までにプロジェクトを完了させることは非常に難易度が高い仕事だからです。スケジュール管理が失敗すれば、サービスリリースが遅れ、クライアントとの取引や自社の利益にも多大な影響を及ぼすリスクを孕んでいます。

どのようにスケジュールを作り、メンバーへ業務指示を出すか、トラブルシューティングに備える方法など、具体的なノウハウをご説明していきます。

失敗しないスケジュール計画ポイント

1.納期設定

まずはゴールを設定することが大切です。サービスリリース日などが決まることで、フェーズごとの納期やプロジェクトに必要な人数や作業を逆算していけるからです。

2.タスクの洗い出し

ゴールまでにどのような業務や工程が必要かを、作業ごとに書き出します。Excel等の必要作業を漏れなく書き出していきましょう。そして、誰が何をすべきか担当別にタスクを考えていきます。
自分に各分野の専門知識が足りない場合はそれぞれの担当者に相談をして、現実的なスケジュールとタスクを洗い出しましょう。

3.イレギュラーに備え余裕を持った工数計算をする

例え、3日でできる作業でも工程表通りに進むとは限りません。担当者の病欠やシステム不具合、予期せぬトラブルに巻き込まれることもあるからです。
他にもお客様の仕様変更や急な追加作業、ミスのリカバリー作業も発生する可能性があるので、不確定要素にも余裕を持って対応できるスケジュールを考えることがポイントです。

長期プロジェクトで数か月先の予定が見えづらい場合は、プロジェクト開始後、1週間や1か月ほどでレビューをして、先の予定や人員計画を詰めていきましょう。

4.定期的な振り返りやフィードバックをもらう機会を設ける

最初の計画通りに最後までやり遂げたとしても、お客様や社内上役の感想によっては大幅な変更ややり直しを要求されることもあります。そうなると、もう納期まで時間がなく、プロジェクトはデスマーチ状態に突入します。
そのような事態を避けるためにも、要所でお客様や上役に途中経過を報告し、大幅な仕様変更が発生しないようフィードバックを得るようにしましょう。

5.スケジュールの最終決定は各担当者と擦り合わせてから決める

工数やスケジュールを決める決定権を持っていたとしても自分ひとりで最終決定を下してはいけません。自分では「このくらいの日数があれば問題ないだろう」と思っていても、他の担当者から見れば、無理なスケジュールや割り振りになっていることもあるからです。大枠のスケジュールを決めたら、各担当者に最終チェックをすることをお忘れないようにしましょう。

6.間違いのない工程表を作る

プロジェクトメンバーやお客様が見ることになる資料に間違いがあってはいけません。また、日付や数量の間違いによってメンバー間でミスコミュニケーションを生み、それがトラブルの元ともなります。作成した工程表は他メンバーにチェックをしてもらったり、紙に印刷したりして全体を俯瞰し、絶対にミスのないものに仕上げましょう。
 
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お勧めスケジュール管理ツール3選

・カスタマイズ性に富んだ「Wrike」

ダッシュボードの一画面のみを使った、感覚的なプロジェクト管理が可能です。開発チームやビジネス系部門が関わるプロジェクトの管理にも適しており、社内を横断して活用できる機能提供をしている点も特徴です。日本語以外の言語にも対応しており、AmazonやGoogleで導入されているということもネームバリューを高めた要因です。

・シンプルで感覚的な「Trello」

付箋のようにタスクを可視化し、自由に動かし管理ができるインターフェースを持つTrello。クラウド型であるため、リモートで働くメンバーがいるプロジェクトにも適しています。使いやすいユーザビリティに加え、全ての機能を無料で利用できる点が魅力です。

・プロジェクト管理機能も持つ「desknet’s NEO」

コミュニケーションの活性化や業務効率化に役立つグループウェアdesknet’s NEOはプロジェクト管理が行える機能も搭載しています。スケジュールやタスク管理機能との併用、コミュニケーションツールの活用で仕事をスムーズにできます。ワークフローからウェブ会議まで、多岐にわたる機能がパッケージになっているのが強みです。

 

・開発特化型の「Jira」

システム開発に特化して作られたプロジェクト管理ツールです。特にアジャイル開発に適性があり、レポート機能も充実しています。ユーザーからの評価も高く、大手企業からエンジニア多い企業まで幅広いジャンルの会社での導入実績があります。
 
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まとめ

間違いの許されない、プロジェクトの骨格ともなりえるスケジュール管理。失敗なくやり遂げるためにも、注意点を押さえ、プロジェクトに適したツールを使いこなしてプロジェクトを成功に導きましょう。

 
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