テレワーク導入の効果を最大化するにはグループウェアの導入がカギ

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テレワークは、オフィスとは異なる場所で働くということだけでなく、会社と社員の双方にとってプラスになることが知られるようになってきました。では、テレワークは会社と社員それぞれにとって、具体的にどのような効果があるのでしょうか。
ここでは、会社と社員にとってのテレワークの効果と、その効果を最大化するために有効なグループウェアについて解説します。

会社にとってのテレワークの効果とは？

会社にとって、テレワークはコストや人材確保などで効果があります。具体的に、どのような効果があるのか見ていきましょう。

業務効率化・生産性の向上

テレワークを導入すると、業務効率化が期待できます。効率化が可能になれば、生産性の向上にもつながるでしょう。
そのためには、コミュニケーションや情報共有のための基盤を構築する必要があります。例えば、それまでメール主体で行っていた連絡、報告、意見交換などを、ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールや情報共有ツールに移行してみましょう。それによって情報格差がなくなったり、情報共有がスムーズになったりするなど、業務効率化ができるようになるはずです。

優秀な人材確保

 

テレワークは、優秀な人材を確保することにもつながります。専門的知識や能力を持つ人材が、出産・育児、介護、配偶者の転勤などで退職せざるをえない状況になっても、テレワークで柔軟な働き方ができるようになっていれば、離職を防げるかもしれません。
また、テレワークのみでの業務が可能であれば、オフィスから離れた地域での人材活用もできるでしょう。さらに、こういった取り組みが知られることで、より優秀な人材の採用につながるという側面もあります。

コストの削減

テレワークを導入することでオフィススペースが削減でき、その分のコストも減らすことができるようになります。オフィスを削減しても定期的に一定数の社員が出社する場合は、フリーアドレスにするといった活用も考えられるでしょう。出社頻度の減少によって、通勤定期代などの交通費が減らせるという効果もあります。

ペーパーレス化

テレワークでの情報共有では、ツールを活用することが必須ともいえるでしょう。紙ではなくツールでの情報共有に移行することで、ペーパーレス化も可能です。印刷や用紙にかかるコストだけでなく、書類の保管コスト削減にもつながります。

事業継続性

大地震などの自然災害、新型コロナウイルス感染症拡大のような予期せぬ事態が発生したときにも、テレワークという働き方が可能になっていれば、事業を継続させられる可能性が高くなります。また、コミュニケーション手段を複数用意しておくことで、社員の安否確認にも役立つでしょう。

 
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社員にとってのテレワークの効果

テレワークは、会社側だけに良い効果があるわけではありません。テレワークを導入することで、社員それぞれの事情にも対応できる柔軟な働き方が可能になります。
続いては、社員にとってのテレワークの効果について確認してみましょう。

ワークライフバランスの向上

出産、育児、介護など、プライベートな事情があっても、テレワークで柔軟な働き方が可能になれば、仕事とプライベートを両立させることもできるようになります。また、時間を有効に使えるようになれば、家族と過ごす時間、自分の好きなことに没頭できる時間が作れるようにもなるでしょう。
ライフステージの変化があっても仕事を続けられるということは、社員の安心感にもつながります。

通勤時間削減

 

通勤の必要がなくなることで、通勤による疲労やストレスを回避できるというのもテレワークの大きな効果です。また、通勤時間が削減されて、その時間を家庭や趣味の時間にあてることができますので、結果としてワークライフバランスの向上にもつながるでしょう。
 
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テレワークの効果を最大化するにはグループウェア導入を

テレワークによる効果を最大化するためには、オンラインで業務を行うための環境整備が重要になります。その環境を整えるためにITツールは必須ですが、さまざまな機能が備わったグループウェア導入が効果的です。

グループウェアはなぜテレワークに役立つのか？

グループウェアは、業務をスムーズに行うことができる複数の機能を備えたソフトウェアです。社内ポータル、社内SNS、スケジュール管理、ワークフロー、電子会議室、文書管理など、さまざまな種類のツールが備わっており、コミュニケーションや情報共有の基盤を構築することができます。

テレワークでは、ほかの人の業務が見えにくくなるため、コミュニケーションと情報共有が課題となります。それを解決できる機能を備えているのがグループウェアです。グループウェアを導入すれば、テレワークでもオフィス勤務でも情報格差がなく、ほぼ同じ条件下での業務が可能となるでしょう。

自社の課題・目的に合ったグループウェアの選定を

テレワークの成功にはグループウェア導入が近道ですが、グループウェアによっても特徴が異なります。グループウェアの選定にあたっては、自社にはどのような課題があるのかを明確にし、それを解決できる機能が備わっているグループウェアを選ぶ必要があるでしょう。
また、グループウェアを導入したとして、誰でも簡単に使える操作性かどうかということも重要です。グループウェア導入を検討する際には、無料トライアルを利用することをおすすめします。
 
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テレワークに活用できるdesknet’s NEOの各種機能

では、具体的にグループウェアのどのような機能が、テレワークに活用できるのでしょうか。27の機能を備えたグループウェア「desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）」を例にご紹介します。

コミュニケーション機能

desknet’s NEOには、テレワークに必要なコミュニケーション基盤を構築できる機能がそろっています。その中でも、テレワークで効果を発揮する機能をご紹介します。

 

・ネオツイ
ネオツイは、社内SNSともいえるコミュニケーション機能です。スピーディーで気軽なコミュニケーションが可能になります。

 

・電子会議室
電子会議室は、参加者を決めてテーマごとに議論や意見交換を行える機能です。コミュニケーションツールとしても機能しますが、議論の履歴を残せるため、過去の経緯やナレッジなどの情報共有にも活用できます。

情報共有機能

テレワークでは、いかに格差なく情報を共有できるかということが重要になります。desknet’s NEOを活用すれば、テレワークに役立つだけでなく、社内課題の解決にもつなげられるでしょう。

 

・ポータル
ポータルでは、直近の予定や各機能の新着情報、社内システムへのリンクなどを自由に配置できます。業務を開始する際にまずポータルを見ることで、社内の状況を理解することが可能になるでしょう。

 

・回覧・レポート
回覧・レポートでは、報告やお知らせなどを複数人に一斉に送ることができます。ただ送るだけでなく、相手が確認したかどうかもわかるようになっています。

 

・文書管理
文書管理では、社内の規定集や契約書などの文書を保管・共有することができます。ドラッグ＆ドロップによるアップロードやファイル移動、複数世代管理、柔軟なアクセス権設定など、情報共有に必要な機能が網羅されており、テレワークの情報共有基盤として重要な機能といえます。

 

・ワークフロー
ワークフローにより、申請・承認のプロセスを電子化し、すべてオンラインで完結することができます。紙の書類とはんこで行っていた稟議や社内申請業務を電子化できるため、テレワーク環境でもスムーズな決裁が可能です。
 
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グループウェアを導入し、コミュニケーションと情報共有の基盤を構築

テレワークを導入すれば、会社と社員の双方にとってプラスの効果があります。その効果を最大化するためには、グループウェアを活用してみるといいでしょう。個々にITツールをそろえていくという方法もありますが、統一された操作性などを考えると、グループウェアの導入をおすすめします。

 

テレワークの効果の最大化と、テレワークに必要なコミュニケーションを中心とした基盤構築のため、27の機能を備えたdesknet’s NEOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
 
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