テレワークのコミュニケーション課題解決はグループウェアの活用を

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テレワークとオフィスワークではコミュニケーションの状況や方法が異なるため、多くの人がテレワークでのコミュニケーションについて不安を抱いたり、もどかしさを感じたりします。
ここでは、テレワークにはどのようなコミュニケーション課題があり、どう解決すればいいのかを解説します。

テレワークではオフィスとは異なるコミュニケーションが必要

テレワークでは、オフィスに出社して業務を行うわけではないため、誰かに対して気軽に話しかけるようなコミュニケーションはできなくなります。そのため、テレワークではこれまでとは違ったコミュニケーションが求められるようになり、それが原因となるコミュニケーション課題が出てきます。
まずは、テレワークにおけるコミュニケーションには、どのような課題があるのか見ていきましょう。

対面ではできたことができなくなる

テレワークでは、オフィスワークとは業務の環境がまったく異なり、コミュニケーション方法もそれに合わせて変える必要があります。オフィスワークであれば、近くの席の人と気軽に話せていたにもかかわらず、テレワークでは相手の状況が見えないため、コミュニケーションのタイミングがわからなくなる場合もあるでしょう。
また、その場で聞きたいことをすぐに聞いたり、相手の表情や態度から状況を察したりすることも、テレワークでのコミュニケーションでは難しくなります。欲しいと思っている情報の質・量ともに物足りなく感じるのが、課題のひとつといえるでしょう。

ツールの習熟度によってコミュニケーションに差が出る

 

ツールの習熟度によって、コミュニケーションに差が出ることも課題のひとつとして挙げられます。例えば、コミュニケーションツールとしてビジネスチャットを使っていたとしても、そのツールを扱い慣れているかどうかで、情報の伝え方が変わってくることもあります。
メンバーがツールを同じレベルで使えていなければ、同じ立場でのコミュニケーションは難しくなってしまうといえるでしょう。

情報が足りないことで疎外感を覚える

テレワークでのコミュニケーション不足によって、テレワークではオフィスで働く場合と比べて、疎外感や孤独感を覚える傾向があります。周囲に同じ仕事をしている人がいなかったり、オフィスワークの社員とテレワークの社員とのあいだで、情報格差が生まれたりすることも原因です。
 
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テレワークでのコミュニケーション環境をどう構築するか

では、テレワークでのコミュニケーション課題を踏まえた上で、新たなコミュニケーション環境を整えるにはどうしたらいいのでしょうか。コミュニケーション環境を整えるための方法について解説します。

平等にコミュニケーションができるようにする

 

テレワークでは、オンラインによるコミュニケーションが主体となりますので、まずはそれを前提とした環境を整える必要があります。環境を整えるため、メールや電話以外のコミュニケーション手段として、チャットやウェブ会議システムを導入している企業も多くあります。しかし、ツールそれぞれを個別に導入すると、操作性が統一されず、ツールの習熟度に差が出てきてしまうかもしれません。

 

そこで、コミュニケーションや情報共有に便利な機能が備わったグループウェアを導入すれば、操作性も統一され、コミュニケーションにも差が出にくくなるでしょう。オフィスワークでもテレワークでも、社員全員が同じようにコミュニケーションができるような環境を作ることが重要で、グループウェアであればそれが可能となります。

フロー型とストック型のツールを使い分ける

テレワークでのコミュニケーションにはツールが必須ですが、そのツールはフロー型とストック型の2種類に分けられます。これらを使い分けられるような環境を整えることで、スムーズなコミュニケーションができるようになります。

 

フロー型は、主にリアルタイムの短い情報を扱うツールが該当します。ビジネスチャット、ウェブ会議、社内SNSなどはフロー型です。雑談も含めた気軽なコミュニケーションや意見交換のようなコミュニケーションに適しています。

 

 

ストック型は、蓄積することができるような情報を扱うツールです。情報を蓄積・保管することで過去の情報を検索でき、現在の業務に活かすことができるようになります。スケジュールやタスク管理ができるプロジェクト管理機能もストック型です。

 

 

この2種類の違いを理解して、フロー型とストック型のツールを使い分けるようなルールづくりをしてみましょう。多くのグループウェアには、フロー型とストック型の両方の機能が備わっています。

グループウェアとビジネスチャットでスムーズなコミュニケーション

テレワークでのコミュニケーションの前提として、情報格差をなくすことが挙げられます。グループウェアを導入すれば情報格差をなくすことができるようになりますが、併せてビジネスチャットを導入することも考えてみましょう。

 

グループウェアにアクセスすることができれば、どんな環境からでも会社や組織の情報を確認することができます。例えば、グループウェアの社内ポータルを確認すれば、会社からの連絡事項やメッセージ、スケジュールなど、あらゆる情報にアクセスできます。これらの機能を活用すれば、会社の状況やメンバーのスケジュールを把握できるようになるでしょう。

 

その上で、ビジネスチャットを導入すると、リアルタイムなコミュニケーションが可能になります。グループウェアで社内やメンバーの状況を確認し、それを前提としたビジネスチャットでのコミュニケーションができるようになれば、意思疎通もスムーズになるはずです。
 
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desknet’s NEOとChatLuckで円滑なコミュニケーションを

「desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）」は、コミュニケーション基盤の構築に適したグループウェアです。desknet’s NEOと連携して使用することができるビジネスチャット「ChatLuck（チャットラック）」の機能と合わせて、具体的にどのようなことができるのかご紹介しましょう。

社内の状況を把握する基盤としてのdesknet’s NEO

desknet’s NEOが備えている27の機能を活用すれば、コミュニケーションの基盤としての情報共有ができるようになります。

 

例えば、社内のさまざまな情報や機能を集約し、業務の入り口としての役割を持たせた社内向けウェブサイトの「ポータル」を利用すれば、社内の新着情報やスケジュールを、すぐに確認することができます。
また、「スケジュール」では、自分の予定だけではなく、メンバー全員の予定を見ながら、ミーティング等の調整が可能です。さらに、スケジュールから「ウェブ会議」を予約するなど、desknet’s NEOのほかの機能と連携できるのも特長です。

 

そのほか、「回覧・レポート」でお知らせを回覧したり、「インフォメーション」で全社向けの通達事項を掲載したりと、社内やメンバーの状況を知るための基盤構築として有用な機能が備わっています。

リアルタイムなコミュニケーションができるChatLuck

ChatLuckは、ビジネスチャットとしての基本機能はもちろんのこと、高いセキュリティ強度も備えたビジネスチャットです。

 

1対1のチャットだけでなく、プロジェクトやテーマごとにルームというグループを作ってやりとりをしたり、ファイルを共有したりすることができます。さらに、社外のメンバーをゲストとして追加することもできますが、ゲストがChatLuckを利用しなくなった場合には、ゲストの端末にログを残さないようにできるなど、セキュリティの面でも安心できる機能を備えています。

 

テレワークによって業務の環境が変わったのであれば、環境に適したコミュニケーション方法を取り入れるべきでしょう。コミュニケーションの前提として、desknet’s NEOで社内やメンバーの状況を確認しつつ、ChatLuckでリアルタイムのやりとりができれば、スムーズにコミュニケーションをとることができるはずです。
 
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新しいコミュニケーション環境の構築を

テレワークにおけるコミュニケーション課題に対しては、オフィスでの対面によるコミュニケーションとはまた異なる、新しいコミュニケーション環境を構築する必要があります。
そこで活用したいのがグループウェアです。desknet’s NEOは、社員がどこで働いていても同じ情報を共有でき、コミュニケーションの円滑化や情報共有に便利な27の機能が備わったグループウェアです。リアルタイムのコミュニケーションが可能なChatLuckと合わせて、テレワークでの新しいコミュニケーション環境の構築を検討してみてください。
 
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