テレワークを成功させるコツとは？導入事例を紹介

スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレス等職場の課題をオールインワンで解決
 
在宅勤務やモバイルワークなどのテレワークは、導入した後にどう継続していくかが課題でもあります。テレワークを定着させ、業務をスムーズに行っていけるようにするためには、何がポイントとなるのでしょうか。
ここでは、テレワークを成功させるために必要なことと、テレワークの導入事例を紹介します。

テレワークを成功させるために必要なこと

テレワークを成功させるためには、オフィスワークとは違った環境でどのように業務を進めるかが重要です。まずは、テレワークを成功させるためにはどのようなことが必要なのか解説します。

ツールを活用したコミュニケーション

テレワークでは、対面でのコミュニケーションができません。そのため、円滑なコミュニケーションが難しいという課題があります。
対面でのコミュニケーションとは異なりますが、その課題を解決するには、ウェブ会議システムやビジネスチャットツールを活用する方法が考えられるでしょう。また、それ以外にも社内SNSや電子会議室など、さまざまなコミュニケーション手段を活用し、企業風土や業務内容に合わせてツールを適宜使い分けていくといった工夫が求められます。

情報共有のための仕組みを構築

 

情報をどのように共有するかということも、テレワークの課題のひとつです。例えば、多くの人に対してメールで資料を送るのは、効率的とはいえません。メールでの共有は、サーバーに人数分のファイルのコピーを作ることになり、サーバーにも負担がかかります。
スムーズな情報共有を行うためには、ファイル共有のためのツールを活用するといいでしょう。スムーズに情報共有できるだけでなく、ファイルの検索や世代管理も容易になります。また、組織全体で使用できるスケジュール管理アプリなども、積極的に活用してみましょう。

オンラインでの申請・承認手続き

紙の書類がなければ進まない申請・承認なども、テレワークを成功させるためには解決しなければならない問題です。紙で行っていた申請・承認などをワークフローツールで行うようにすれば、各種申請、稟議書、報告書、企画書の提出といった業務を、すべてオンラインで完結させることができます。

労働時間の適正な管理

実際に働いている姿が見えないテレワークでは、労働時間の適正な管理は重要課題です。メールで始業・終業時間を申告する方法などが考えられますが、正確性や客観性にやや欠けるといえるかもしれません。
タイムカード機能を持つツールや勤怠管理ツールを導入すれば、社員の働いている時間を管理しやすくなります。

テレワーク前提での人事評価制度

テレワークでは、仕事へ取り組み方や姿勢、勤務態度といった面での評価が難しくなります。そのため、目標の達成度や成果物などの成果で評価をする制度を構築しなければなりません。求める成果を明確に定義し、進捗の共有と合わせて評価する仕組みが必要です。

自社のテレワークに合ったセキュリティ対策

 

オフィスでの業務と異なり、テレワークではさまざまな場所で業務を行うことになります。そのため、情報漏えいを防ぐための対策や、PCなどのハードウェアの安全な管理もテレワークでは必須です。
セキュリティソフトの導入、使用するツールの慎重な選定、インターネット接続環境の整備、ハードウェアの取り扱いに関するルールづくりなど、自社のテレワークに合ったセキュリティ対策を講じなければなりません。

グループウェアの導入

ここまでに挙げた対策を実行するには、各種ツールを導入するのが近道です。中でも、さまざまな業務に役立つ機能が備わっているグループウェアを導入すれば、多くの課題を解決することができるでしょう。

 

グループウェア「desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）」には、ウェブ会議、インフォメーション、回覧・レポート、スケジュール、ワークフロー、タイムカードといった、テレワークにも役立つ27の機能が備わっています。また、業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」を使用して、独自のテレワーク用ツールを作成することも可能です。
 
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テレワーク導入事例

テレワークを成功させるには、コミュニケーションと情報共有の基盤を整えることが大切です。その基盤をdesknet’s NEOで整え、テレワーク導入に成功した企業の事例を紹介しましょう。

株式会社クレストコンサルティング様（各種マニュアルの作成・コンサルティング）

2017年度の東京ライフ・ワーク・バランス認定企業の大賞を受賞した株式会社クレストコンサルティング様は、家庭の事情などで離職することなく、社員が働き続けられる環境を整備しようと、ワークスタイル変革に取り組み始めました。

 

その結果、在宅勤務（テレワーク）だけでなく、時間ずらし勤務制度、時短勤務などの各制度が、社員の要望によって実現。その際に役立ったのが、以前から導入していたdesknet’s NEOでした。
同社では、desknet’s NEOの機能である社内SNSのネオツイを活用するなど、ツールを使って気軽に情報発信をする環境が整っていたのです。そのため、社員の声を拾いやすい状況でもありました。

 

テレワークでもその環境が役立っています。テレワーク中の社員や休職中の社員も含め、すべての社員がdesknet’s NEOのツールを通して、会社の情報を共有できるようになっています。
さらに、あらゆる稟議・申請をワークフローで行うようにしたことで、制度を利用する際の申請も容易になりました。また、日常的に回覧・レポート機能を使って情報共有を行うと、会議の回数が減ることがわかり、その結果がテレワークへの後押しにもなったそうです。

 

 

株式会社クレストコンサルティング様の導入事例ご紹介

大和ライフネクスト株式会社様（不動産総合管理業など）

大和ハウスグループで、建物管理を行っている大和ライフネクスト株式会社様。同社では、賃貸マンションの巡回・点検業務の巡回報告書をシステム化しようと、desknet’s NEOとAppSuiteを採用しました。
それまで、巡回・点検を担当する巡回員は、毎日3、4棟の賃貸マンションを巡回し、状況を手書きで記入した巡回報告書をFAXで報告。現場写真の受け渡しもSDカードで行っていました。

 

この工数を減らすために、AppSuiteを使って巡回報告書のアプリを作成。作成したのは、プログラミングの知識のない担当者でしたが、現場の要望に細かく応えながら改修を重ね、完成させることができました。

 

それ以降、巡回員はアプリに状況を入力し、画像を添付して事務所のスタッフに送信するだけで、手書きもFAXも不要に。事務所から離れて作業する巡回員の工数も減らすことができ、すぐ情報共有できることで事務所からのタイムリーなマネジメントも可能になりました。結果、報告書類の9割超をペーパーレス化できているといいます。

 

また、ペーパーレス化が進んだことで、事務所スタッフのテレワークも推進。desknet’s NEOとAppSuiteを導入することで、工数削減やペーパーレス化、スムーズなコミュニケーションができるようになりました。

 

 

大和ライフネクスト株式会社様の導入事例ご紹介

グループウェアでテレワーク環境を構築

テレワークを定着させるために必要なのは、コミュニケーションと情報共有の基盤を整えること。今回ご紹介した事例を見ても、その大切さがわかります。それを実現できるツールがグループウェアです。

 

グループウェアを活用することで、社員がどこで働いていても同じ情報を共有でき、円滑なコミュニケーションが可能になります。
desknet’s NEOは、コミュニケーションの円滑化や情報共有に便利な27の機能が備わったグループウェア。テレワークを成功させるための基盤として、導入を検討してみてください。
 
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