働き方改革ではWeb会議とチャット機能付きのITツールを活用しよう

スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレス等職場の課題をオールインワンで解決
 
「働き方改革」というワードを近年よく聞くようになりました。
働き方改革の推進は、「夜7時に強制消灯すること」や「残業をしてはいけない」という掛け声だけでうまくいくものではありません。限られた時間のなかで成果を出すためのポイントの一つは、ITの活用です。では、どういったITツールを導入すればいいのでしょうか。今回は、ITツールの導入事例を交えながら解説します

実は低い日本の労働生産性

 

日本の1人あたりの労働生産性はOECD加盟36カ国中21位と低い状態が続いています。

 

労働生産性が低いということは、投入する人員に対して算出される付加価値の金額が低い、すなわち1人あたりの単価が安い状態にあることを指します。高度経済成長期は、時間をかければかけるだけ売上が伸びていた時代だったので、効率の悪い働き方を身につけてしまったともいえます。しかし、成長期も今は昔です。少子高齢化・人口減少社会である現在では、効率よく働いて成果を出すことが求められます。

 

導入文でも軽く触れましたが、「効率的な働き方」をするのに役立つのがITツールなのです。
では、ITツールの導入事例を見ながら働き方改革についてみていきましょう。
 
スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレス等職場の課題をオールインワンで解決

事例１　ビジネスチャットを使った効率化事例

 

伊藤忠テクノソリューションズが2017年に実施した「大手企業のビジネスチャットツール導入事例調査」によると、会社で正式にチャットツールを「全社で導入している」と回答した企業が12.1％、「一部で導入している」が16.0％となり、約30％の企業が導入しているという結果となりました。

 

中小企業を含めると、全社的にビジネスチャットツールを導入している企業は多くなく、LINEやFacebookのメッセンジャーなど個人向けチャットツールを含めてもまだまだ浸透しているとはいえません。
チャットツールの良い点は、堅苦しい形式にこだわらず、情報をすぐに手軽に発信できることです。風通しの良い企業文化が醸成される効果もあります。

 

ある金属製品製造業では、膨大なメールの処理や長時間の会議などに追われ、時間外労働が常態的に発生。社内の活気が低下していました。そこで、それらの問題を解消するべく、ビジネスチャットツールの導入を決断しました。
報告・連絡・相談・決済をチャット上で行ったこと、グループチャット機能で製品・テーマごとに情報を一元化したこと、会議前に資料をチャットでアップロードして予習すること、の3点を行いました。結果、意思決定が迅速になり、業務時間が短縮されたことで時間外労働が減少。事前の資料共有による会議時間の大幅な短縮にも成功しました。
ビジネスチャットはクラウド型のツールが基本で、人数に応じた課金で申込後すぐに使い始めることができます。

 

 
スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレス等職場の課題をオールインワンで解決

事例２　Web会議を使ったテレワーク事例

 

特に働き方改革の中で注目されているのがテレワークです。通勤電車の混雑緩和による社員の疲弊解消が期待されています。そんなテレワークに資するITツールがWeb会議システムです。

 

混同しがちなWeb会議とテレビ会議ですが、テレビ会議は、電話と同じように、サーバーを介せず相手とダイレクトに接続するP to P （Peer to Peer）の接続形態を取ります。一方でWeb会議は、パソコンでソフトウェアを動作させ、サーバーを介して相手先の端末とやり取りするシステムです。つまり、まずサーバーにログインしてから接続が可能になる、クライアントサーバー型の接続形態なのです。

 

 

 

あるITテック企業では、週に1日は在宅勤務を選択できる勤務形態を導入しています。また、役職者が率先してテレワークを行うことで部下が在宅勤務を選ぶことに対するハードルを下げ、今では全従業員が在宅勤務を利用するまでになりました。
在宅勤務による大きなメリットは通勤時間の短縮です。都内勤務であれば「朝の満員電車で疲れ、たまった疲労感で仕事に集中できない」経験をしている方は多いと思います。在宅勤務なら通勤時間がなくなることで、会社から離れた場所での居住もしやすくなります。家賃が安くなり、自然に囲まれた場所で子育てなどができる環境が手に入るのです。子育てにかける時間も増え、ストレスなく自宅で働くことは大きなメリットです。

 

また、Web会議システムはビジネスチャットツールと同時に導入することで効果が倍増します。同僚と文字によるリアルタイムな会話、Web会議で映像によるコミュニケーションをすぐにとることができるため、会社で働いているのと変わらない、もしくはそれ以上の生産性が期待できます。
設備はパソコン・タブレット・スマートフォンなどの機器があればできます。これらの機器にはマイクもスピーカーも付いていて、インターネットに接続できればすぐに始められるのが魅力です。
 
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働き方改革にはクラウド型のグループウェアがカギになる

会社で情報を共有する代表的なシステムにグループウェアがあります。現在ではクラウド型のグループウェアの導入が増えていて、働き方改革を推進するためのITツールが満載です。今回紹介したビジネスチャットとWeb会議システムが同時に入っているグループウェアを選択することをおすすめします。ITツールを活用し、一気に働き方改革を進めましょう。

 

 
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