業務効率化

事例に基づいた方法から学ぶ 業務効率化のアイデア3選

業務効率化のためには、何が必要で何が無駄なのかを探り出すことが重要です。やみくもに試して作業の削減を図るのではなく、まずは3つのアイデアを参考にしてみてください。さらに、アイデアをより効率的に運用するために、業務支援ツールの導入例も紹介します。

業務効率化の3つのポイント

業務効率化が重要だということは分かっていても、なぜ重要かということが分かっていなければ、目的を達成することはできません。ここで、業務効率化の3つのポイントを確認しておきます。

業務効率化とは?

「業務効率化」とは、現在行っている業務の無駄を見直し、改善もしくは廃止することです。生産性の向上に直接かかわる概念であり、企業にとって重要な要素でしょう。似たような概念に、「業務改革」というものがありますが、こちらは業務効率化の他に、品質や売上の向上を含んだ概念です。これは、企業の利益率を上げることを目的としています。

1.目的を定める

第一のポイントは、業務効率化を行う「目的」を定めることです。実際の現場で利益率の向上という「大目標」を追いかけるようなイメージでは、抽象的過ぎて何から手をつけて良いか分からなくなります。
例えば、
・残業時間を削減して残業代の支出と社員の負担を減らす
・空いた時間をスキルアップに割り当てる
・人材育成や若手社員の定着率アップを目指す
など、業務効率化の分かりやすい目的と動機づけを行うといいでしょう。逆に業務効率化で空いた時間やコストの使い途を明確に定めていないと、別の形で無駄な作業が生まれて非効率になります。

2.基準も定める

やみくもにコストや時間を削減しようとすると、必要な作業まで削減してしまう恐れがあります。そのため、「なにが無駄な作業なのか」という基準も明確にしておくといいでしょう。基準を定めるためには、「何のため、誰のために必要な作業なのか」ということを調べることが大切です。
例えば、他部署に渡す資料の体裁を整える作業が思っているよりも時間を要していたり、実は必要なかったりすることがあります。その作業が無駄かどうかは実際に作業を行う担当者だけではなく、関係する他部署や顧客の目線を取り入れることも重要です。ただノルマをこなすための作業から、「本来の目的」に基づいた作業へと転換をしていきましょう。

3.不安を解消する

業務効率化が進めづらい理由として、「逆に不利益が生まれるのではないか」という関係者の不安があげられます。具体的には、業務効率化で逆に作業量が増える心配、残業代の削減で生活できなくなるのではないかという懸念事項が挙げられます。こうした不安を持った状態では、自発的な取り組みやアイデアは出てこなくなります。そのため、不安への対処も行う必要性が出てきます。
この不安を解消する解決策とは、無理のない範囲で行えているか聞き取りを徹底したり削減した残業代をボーナスとして支給したりすることが有効でしょう。業務にかかった時間だけを見るのではなく、作業者の状態や配慮をすることが大切です。

アイデア1.「作業タイミングとテクニック」で時間短縮

すぐに始められる業務効率化として、作業タイミングの見直しと文章作成上のテクニックの活用が挙げられます。ここで、具体的な時間短縮の方法をご紹介します。

1.タイミングに応じた作業をする

作業を効率的にこなすためには、タイミングにあわせた作業を行うことが重要です。スケジュールを細かく設定しようとすると、時間に追われてしまう恐れがあるでしょう。重要な案件だけをスケジュールにいれ、その他は優先度と集中できるタイミングにあわせて行うのがおすすめです。
また、集中できる時間を作るテクニックとして、メールのチェック時間を制限するという方法があります。メールが届くたびに対応していると、集中力が途切れてしまいます。緊急の要件は電話で対応し、メールは朝、昼、終業1時間前といったように、特定の時間にまとめてチェックして効率的に作業をしましょう。

2.ショートカットと単語登録の活用

資料やメールの作成など文章ベースの業務では、積極的にショートカットキーや単語登録を活用すると効率的です。ひとつのテクニックで短縮できる時間は数秒程度ですが、積もり積もれば膨大な時間になります。このようなテクニックは分かっているつもりでも忘れられていたり、そもそも知られていなかったりすることも多いので、よく使うショートカットキーだけでも覚えておくと便利です。

・すべて選択 →「Ctrl+A」
・切り取り → 「Ctrl+X」
・コピー → 「Ctrl+C」
・貼り付け → 「Ctrl+V」
・保存 → 「Ctrl+S」
・検索 → 「Ctrl+F」

次に、長い文章や通常では出しにくい記号、変換がしづらい漢字や人名を辞書に登録しておくのもおすすめです。
・お疲れ様です。○○の××でございます。 → おつ
・先日はお問い合わせの件、ありがとうございました。 → せん
・ご注文いただいた製品について、以下の通り発送いたしました。 →ごち
ポイントは、例文のように文頭の2文字だけを取るなど、覚えやすくて入力しやすい単語で登録することです。

アイデア2.「見える化」で作業を最適化


業務効率化で重要な「見える化」。言葉は聞いたことがあっても、具体的な意味と目的までは知らない方も多いはずです。見える化のメリットと導入事例について紹介します。

見える化とは何か?

「見える化」は、トヨタの製造現場で生産ラインの故障などをランプで示し、作業員全員に分かりやすくすることを示していました。ここから派生し、ビジネスの現場でも問題点をデータで明確に示し、共有する標語として定着しています。見える化というと、企業や部署といった大きなくくりの改善を思い浮かべがちですが、個人レベルで普段の業務を客観的に把握することは、業務の見直しに役立ちます。
しかし、実際には見える化を取り入れているつもりでも、ただデータを貼り出すだけで具体的な改善を行えていない、というケースも少なくありません。

見える化で行うべきこと

具体的な改善を行うためには、作業が滞る原因を見つけることが重要です。例えば、ある作業が特定の人物しか行えない状態、つまり属人化が起こっていると作業の滞りが生じやすくなります。こうした事態を避けるために、普段行っている業務の内容を細分化して書きだしておくといいでしょう。「1日に何をどのように行っているのか」具体的な手順と所要時間で書き出し、他の人でもそこに書かれた内容通りに作業できないかどうか確認してみてください。
さらに、不向きな作業に時間を取られていないかどうか見直すことも、見える化するときの重要な指標です。「他の人と工程を分担すればより短い時間でできる」「やったことがなくても実務に充分なスキルを備えていた」というケースも良くみられます。また、個人単位のスキルがあっても、一部の人に作業に集中してムラが生じてしまうこともあります。作業が集中する時間帯や時期を調べ、他の部署に振り分けることを検討してみましょう。

アイデア3.「紙」の無駄を減らす

3つ目のアイデアは、紙ベースの作業をデータ作業へ移行することです。紙ベース作業のデメリットとデータ作業のメリットを解説します。

紙ベース作業のデメリット

・作成や共有に時間が掛かる
・保管のために物理的スペースが必要
・必要な資料の確認に時間がかかる
・手書き資料では見間違いによるミスが増える
・形式の統一化が図りにくい
・通信費、印刷費、コピー作業などのコストが生じる

紙ベース作業のデメリットは、普段の業務で考えている以上に多いものです。一つ一つ見てみると、それほど大きな問題には見えません。しかし、積み重なると予想以上の手間やコストがかかってしまうため、早急な対策が必要です。個人で減らせる分はなるべく減らしてデータ共有を行い、それでも不足する場合は専用システムの導入も検討してみてください。

紙に依存しないシステム

紙に依存しないシステムの導入には、3つのメリットがあります。
1つ目にデータとして一括管理できるようになるため、資料を探す手間を省き、共有・閲覧を高速化することが可能です。紙媒体ではコピーや送受信の手間がかかりますが、データであればPCやスマートフォンから即座にアクセスすることができます。2つ目に直接元のデータを様々な観点でグラフ化することができるので、分析に役立てることができます。そして、3つ目に無駄な紙を使わずに済むようになることで、印刷や保管にかかるコストを削減することが可能です。

システムの活用例

ネオジャパンで提供している「desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ)」を例に、システムの活用方法の具体例を紹介します。desknet’s NEOはスケジュールや設備の予約、ウェブメール、ワークフロー、文書の管理、ポータルなど、社内の情報共有と業務の効率化に役立つ25のアプリケーションをもつグループウェアです。誰でも使える操作性で、導入してすぐ社内の情報共有とコミュニケーションを改善できるので、大幅な時間短縮が可能です。
そして、desknet’s NEOにはExcel主体の管理、紙・メール主体の業務・運用を現場が自らの手で自らの業務をシステム化することができる業務アプリ作成ツール AppSuite(アップスイート)が搭載されているので、現場のニーズ、業務に沿った改善、効率化を図ることが可能です。
実際にdesknet’s NEOを導入した人材マネジメント企業「株式会社 人総研」では紙ベースの作業をシステム化することにより、社員全員の閲覧に1週間以上かかっていた回覧情報を1日で共有完了させることに成功。これにより、社内の情報格差を是正して高速化を実現することができました。さらに、企業全体でのコミュニケーションや意識交換も活発化して社員全員が広い視野で仕事に取り組めるように変化しました。このように、システム化するだけで、無駄を省くだけではなく、顧客へのサービス向上に繋がる企業へと成長することができます。

業務効率化は目的にあわせて行おう

業務効率化は、企業の利益を上げるために欠かせない対策と言えるでしょう。これまでの業務を見直し、
どの部分を効率化できるのかまずは洗い出しをしてみてください。
今回紹介をしたAppSuiteは、多様なビジネスシーンに対応したテンプレートからすぐに利用することができます。また、特別なITの知識を用いずに、自社の業務や運用に合わせて、カスタマイズして使うこともできます。
現在使っているツールやシステムを、現場自ら活用することができるツールに一度見直しをしてみてはいかがでしょうか?

WORKSHIFT DESIGN 編集部

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WORKSHIFT DESIGN 編集部

WORKSHIFT DESIGN(ワークシフトデザイン)編集部。 働き方を、シフトする。現場目線で新しい時代の働き方を考えるメディアとして【働き方改革】【リモートワーク/ワークスタイル】【残業削減】【業務効率化】をテーマに記事を執筆しています。