働き方改革

テレワークって実際のところどうなの? 導入の課題は?

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近年話題のテレワーク。導入を成功させ効果を出している企業もあれば、失敗に終わり結局元通りとなってしまった企業もあるでしょう。テレワークとは、自宅勤務やサテライトオフィス勤務、カフェでの作業など、場所や時間に捉われない働き方をいいます。ここでは、テレワークの実情や導入の課題をプリセールスエンジニアの柚人さんが解説します。

テレワークの課題

変化に強い人材になるために必要なコンセプチュアルスキルとは

 

テレワークの導入が失敗に陥るケースとしては、以下の例が挙げられます。

 

・従業員に制度変更の周知はしても導入の支援ができていない(準備をしただけ)
・そもそも向いていない業務内容や職場環境に適用させようとしている
・しなければならない準備に対応できるだけの余力がなく、制度が不完全
・コミュニケーションのリアルタイム性評価ができていない

 

これらは典型的な例なので、十分に注意して労働者の協力を得る形で実施することが大事です。
上記の例も踏まえて、さらに課題を洗い出してみましょう。

テレワークの決め事は多い

テレワークの導入にあたりいろいろな点を定める必要があります。
テレワークだとオフィス勤務と違い会社にいないため、その人が就業時間中何をしているか把握できません。勤怠システムを用いても、個人の入力では誤差が出ます。
よって、評価の基準が仕事の出来による成果評価になりがちです。

 

また、「自宅で仕事中に怪我をした場合は労災になるか」など就業規則にテレワークに関する規則を加える必要が出てきます。
加えて、業務に関わる情報が漏洩すると、社会的ニュースになり社会的信頼の失墜と会社への多大な損失につながる恐れがあるので、情報セキュリティ対策を行わなければなりません。情報セキュリティに関しては総務省がガイドを出しているので参考にするとよいでしょう。

 

参考:総務省「情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書」

勤務パターンと勤怠管理

そもそも労働基準法に定められる勤務パターンはそんなに多くありません。
一般的な勤務パターンは以下の6つでしょう。

 

・通常勤務
・シフト勤務
・変形労働
・フレックス勤務
・裁量労働
・時短勤務

 

テレワークをするにしても、勤怠管理は労働基準法上定められています。適用要件が異なりますし、違反すると罰則の対象となるので注意が必要です。

労働環境によるメリハリは落とし穴

テレワークを導入しても、社員本人がテレワークに変えた途端自宅で気持ちの切り替えがうまくできないケースが多いです。
社員が自宅を「リラックスする場所」と認識していると仕事モードにならず、結果的に生産性が落ちてテレワークを取りやめることにもつながります。

周囲とのコミュニケーション

業務がスピード感を要する共同作業の場合、上司や同僚などが隣にいれば声をかけて確認や共有ができますが、テレワークだと連絡手段はグループチャット機能をもったツールなどになります。コミュニケーションの方法が主にチャットツールになるため、「連絡に気づかない」「文章が長くなる」「1回で伝わらない」といったこともあり、逆に生産性を下げるケースがあります。
実際それでテレワークを廃止したり制度採用を見送ったりしている会社も少なくありません。

理解者がいなければ始まらない

テレワークに限らず、新たな活動をするには理解者(広めてくれる味方)が必要です。
「制度を入れたから使っていいよ」としても「よく分からないから使わない」「面倒」「使おうとしても周りの目が気になり言い出せない」という状況が発生します。
つまり、推進できる環境になければ制度は形骸化します。
事前に目的を周知し、社員の協力体制が盤石であることが設計・運用負荷を下げることにもつながります。

IT部門の仕事はセキュリティ対策だけではない

先に述べたように、情報セキュリティに注力しなければならないのは誰の目にも明白ですが、テレワークにあたり専用環境の接続方法の説明のような、社員に対してのITリテラシー向上の教育・端末手配・制度改定・業務フロー変更に伴う社内の各システムの設定変更/改修/新規開発など、IT部門のやることは挙げ出したらキリがありません。
そのため、セキュリティ対策の予算だけ講じていると、後続の対応ができずに仕事のしづらさが残ったり、運用費が嵩んだりしてしまいます。

 

 
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テレワークのために企業がすべきこと

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テレワークの課題を見てきましたが、次は課題を踏まえて企業がテレワーク導入にあたりすべきことをお伝えします。

業務の進捗を定数定量で測り、導入効果を測定する

テレワークになると日々の業務の進捗などが確認しづらい状況が増えます。そのため、いつまでに何ができていれば及第点、どれくらい上回れば評価点、といったように進捗などを定数定量で測ることで、導入による効果を測定しやすくなります。

非テレワーク勤務者との評価に差が出ない基準を作る

全員が「テレワークでも構わない」と表明していても、「家だと落ち着かないから」「気合が入らないから」という理由からオフィス勤務を好む人もいます。
オフィス勤務者とテレワーク勤務者で評価制度が異なると、不和の原因になります。お互いその会社で働くことに利点を感じ、働く場所にこだわらない評価制度でなければそういった問題は少なからず起きます。そのような問題が起きないよう、オフィス勤務者とテレワーク勤務者の評価に差が出ない評価基準の見直しが必要です。

役割の意識

ロールやタスクがはっきりし、自分がやるべきこと・同僚がやるべきこと・上司がやるべきこと、それらが明確に決められていて、自分の責任の範疇で漏れなく仕事を進められる状態であれば、テレワーク導入にあたり先に述べたコミュニケーションの課題はかなり解決できるでしょう。
逆に社員一人ひとりの役割がはっきりしていないと、業務の漏れが発生したり、責任転嫁の原因となり組織内の軋轢が増加したりしてしまいます。

人事制度改定は極力少なく

テレワーク導入にあたりこれまで述べた課題を一から整備していくと制度づくりやインフラ整備が大規模になり、管理部門のコストが増加してしまいます。
しかし、それでは本末転倒です。導入当初は大幅な変更は加えず、最低限法的要件を満たし、運用開始後自社に合わせた調整をしていくほうが導入コストは少なく、たとえ導入が失敗に終わってテレワークを取りやめることになっても影響が少なくて済みます。

一時的なコスト増加と社内の軋轢は必要悪

「労働環境に新たな選択肢を与える」ということは企業にとっても労働者にとっても大きなインパクトを与えることになります。
また、不慣れなフローにより、生産性の低下・備品手配などによる経費の増加・制度改定による収支項目の変化などは容易に想像できます。
さらに、テレワーク賛成派・反対派という社内での軋轢は、きちんと根回しして不利益偏向とならないよう細心の注意を払っていても起きてしまうものです。
しかし、それらに対応することは、今の社会事情や新たな世代の価値観、働き方などを総合的に見直す機会になると私は思っています。この取り組みを社内環境のさまざまな改善につなげられるかもしれません。
 
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テレワークは答えのない改革である

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テレワークは働き方の根本的改革ですが、労働基準法や労働契約法などに明確な基準があるわけではありません。
よって、各企業の社風や事業内容、同じ社内でも拠点や業態が変わればそれだけで文化は異なり、それぞれに合わせた導入内容が必要です。
全社として対応すべき内容が多いためトップダウンになりがちですが、テレワークの利用は日々の業務改善と何ら変わりはなく、ただ影響の大小の違いでしかありません。
ゆえに、テレワークに答えがないのが現状です。
だからこそ、企業と労働者が協力しながらで答えを探すしかありません。
 
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目的=テレワーク導入ではない

ここまで、テレワーク導入の課題と企業のすべきことについて述べてきました。業務改善の情報を収集していると手段の目的化が非常に多く発生している様子を見かけます。
テレワークはあくまで手段であり、導入するのが目的ではありません。
本質を踏まえたうえでテレワーク制度の導入を検討すると本当に必要なものがわかります。労働者が満足できるテレワーク制度を導入しましょう。
 
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柚人柚人(プリセールスエンジニア)
製造業勤務16年の間に製造現場、備品管理、ヘルプデスク、システム開発に携わり、昨年よりシステム開発会社のプリセールスエンジニアとしてオフィス内外を問わず就業環境を整え、活動中。傍らで業種紹介や働き方に関する記事を執筆中。
Note: https://note.com/yuzu10hryk
Twitter: https://twitter.com/yuzu10hryk

WORKSHIFT DESIGN 編集部

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WORKSHIFT DESIGN 編集部

WORKSHIFT DESIGN(ワークシフトデザイン)編集部。 働き方を、シフトする。現場目線で新しい時代の働き方を考えるメディアとして【働き方改革】【リモートワーク/ワークスタイル】【残業削減】【業務効率化】をテーマに記事を執筆しています。