グループウェアのオンプレミス版乗り換え成功例｜
200件超の導入事例から見る導入効果

グループウェア「desknet's NEO」の公開事例は200件超。そのうち、他社製品からの乗り換え（リプレイス）を目的とした事例は74件で、全体の約35％を占めます。さらに、乗り換え先として自社サーバーや仮想環境で運用できるパッケージ版（オンプレミス版）を選んだ事例は50件（約68％）にのぼります。

本記事では、この74件を業種・規模・利用形態から整理し、「なぜ乗り換えたのか」「何が決め手だったのか」「乗り換え後にどう定着・発展したのか」をまとめました。サポート終了や長期利用製品の見直しを控え、オンプレミス版の乗り換え先を検討している情報システム担当者の方に向けて、近い状況の組織の実例をお届けします。

オンプレミス版への乗り換え事例を数字で見る

まず、「他社製品からの乗り換え」に該当する74件を、利用形態・業種・規模帯別に整理しました。なお、本記事では「パッケージ版」を、オンプレミス対応版（自社サーバー・仮想環境・パブリッククラウド上に構築して利用できる版）として扱います。

規模帯別の内訳

乗り換え事例では、パッケージ版が約7割を占めます。長年オンプレミスで運用してきた組織が、運用形態を変えずに乗り換え先を選び直すケースが多いことがうかがえます。

業種別の内訳

12業種すべてで乗り換え事例があります。製造・情報通信・官公庁・自治体が各10件で並び、官公庁・自治体の10件はすべてパッケージ版です。

利用規模別の内訳

100名以下の15件ではクラウド版が10件と多数派です。一方、101名以上の59件ではパッケージ版が45件、2,001名以上の13件では12件を占めます。規模が大きくなるほど、パッケージ版が選ばれやすい傾向です。

5～50名規模のグループウェア活用例｜200件超の導入事例から見る導入効果

業種別に見る、グループウェアのオンプレミス版乗り換え成功事例

テーマ別に、乗り換えの背景と成果がわかる事例を紹介します。

サポート終了・製品見直しをきっかけに乗り換えた事例

扇精光グループ：300名を超える利用規模でもコストを抑えてリプレイス

20年以上にわたって他社のオンプレミス版グループウェアを利用していましたが、サポート終了が決定。「現場感覚に合ったUI」「柔軟な情報設計」「コストバランス」が決め手となりdesknet’s NEOに乗り換えました。社内で点在していた仕組みを統合し、業務効率と情報共有の基盤が整いました。
扇精光グループの事例を見る

鹿児島県農業協同組合中央会：グループ全体で情報共有のスピードアップ

長年使用してきたオンプレミス型グループウェアのサポート終了に伴いリプレイス。紙による文書管理や申請業務の電子化も進み、手間やミスを減らし検索性も大きく向上しています。システム統合により、複数ツールの契約・運用コストを一本化し固定経費の削減を実現した例です。
鹿児島県農業協同組合中央会の事例を見る

長年利用したグループウェアをリプレイスした事例

住友ベークライト：20年利用したグループウェアに課題を感じリプレイス

長年利用してきたグループウェアをリプレイスし、5,000ユーザー規模で活用している事例です。既存環境を見直す際には、現在の使い方を維持するだけでなく、今後のDXや業務改善につなげられるかという視点も重要になります。
住友ベークライト株式会社の事例を見る

大阪商工会議所：20年利用したグループウェアのサポート終了を機にリプレイス

20年間利用していたグループウェアの販売・サポート終了が決定しリプレイスを検討。利用者の平均年齢が比較的高いことから、以前のグループウェアに慣れ親しんだユーザーが違和感や抵抗感がないかどうかを重視して導入検討を進めた事例です。
大阪商工会議所の事例を見る

運用負荷・コストを改善した事例

愛知海運：運用負荷・コスト軽減とモバイル対応を実現

約10年利用したクライアントサーバー型グループウェアのリプレイスによって、運用負荷とコストを軽減し、モバイル対応も実現した事例です。複数拠点での情報共有など、組織の働き方に合わせてグループウェアを見直す際の参考になります。
愛知海運株式会社の事例を見る

京都信用金庫：トラブルの多かったグループウェアからのリプレイス

以前のグループウェアは独自カスタマイズによるトラブルが多く利用機能も限定的でした。また、表計算ソフトや紙で管理している台帳が多く、転記作業など無駄な業務を抱えていました。グループウェアの乗り換えとあわせて、業務アプリ作成ツールとチャットツールも導入し、円滑な情報共有や業務効率化を実現しました。
京都信用金庫の事例を見る

上野原市役所：コスト削減と年間約2万5,000枚のペーパーレス化

グループウェアのリプレイスによってコスト削減を実現し、年間約2万5,000枚のペーパーレス化にもつなげた事例です。グループウェアの乗り換えを単なる製品交換にとどめず、紙を使った業務の見直しにつなげた点が参考になります。
上野原市役所の事例を見る

個別導入していたグループウェアを共通化した事例

横浜市役所：最大6万人が利用する市区局共通グループウェアとして活用

横浜市の一部の部署ではグループウェアを個別に導入していたため、情報の連携が課題となっていました。庁内のグループウェアを共通化し、情報連携の強化はもちろん、業務効率化、業務時間の短縮化、ペーパーレス化、コスト削減など広く改善につなげることを目指しています。利用者数が多い組織では、機能だけでなく全社・全庁で利用できる運用性や管理のしやすさが重要なポイントになります。
横浜市役所の事例を見る

Lotus Notesからの移行事例

尾家産業株式会社：Lotus NotesやExcel、紙を使った業務からの脱却

古くからグループウェア Lotus Notesを利用していたものの、メールと掲示板の利用以外は定着していませんでした。社員の情報拠点となる「ポータル」をしっかり作りたいという要望があり、カスタマイズのしやすさと画面の見やすさからdesknet’s NEOが選定されました。さらに、AppSuiteの導入で脱・Excelにもチャレンジし、書類の整理にかかわる業務の効率化を進められた事例です。
尾家産業株式会社の事例を見る

業種を超えて見えた、オンプレミス版乗り換えの共通パターン

1. 乗り換えのきっかけは「サポート終了」「長期利用の限界」「コスト」「統合」

2. 決め手は「UI・コスト・継続的な機能強化」

3. 基本機能は短期間で定着。移行の進め方にも工夫

4. 乗り換え後に、ペーパーレス化・業務アプリ化へ発展

乗り換えをゴールにせず、その先の業務改善へつなげている事例が目立ちます。上野原市役所は会議資料の事前配布で年2万5,000枚のペーパーレス化を実現。鹿児島放送はワークフローの改善で紙書類を8割削減しました。山陰合同銀行はAppSuiteで累計420アプリ・4万5,000時間の削減、アイテップ株式会社は80時間かかっていた人事評価の集計作業をゼロにしています。

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オンプレミス版の乗り換えを成功させるときのポイント

1. 「製品を変える」ではなく「課題を解決する」ことを目的にする

乗り換えでは、現在使っている製品の機能をそのまま置き換えることだけを目的にするのではなく、「何を改善したいのか」を明確にすることが重要です。サポート終了、運用負荷、コスト、紙業務、情報共有など、優先する課題を整理しておきましょう。

2. サポート期限とライセンス上限を早めに確認する

扇精光グループでは、旧製品のユーザー上限（300名）を超えると上位版への変更が必要になることが、乗り換えを後押ししました。現行製品の保守期限とライセンス条件は、検討の初期に洗い出しておきましょう。

3. 旧製品との親和性と、データの移行性を比較する

住友ベークライトは、旧グループウェアとの親和性と移行性を評価軸に加え、3製品を機能要件・非機能要件で採点しました。移行方法は、時間・費用・データ量に応じて次の3パターンがあります。

4. 社内への浸透策をセットで計画する

事前説明会、プレオープン期間、ヘルプポータル、旧製品との併用期間など、定着のための準備を稼働前から組み込んでおくと、導入初期の問い合わせを抑えられます。

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よくある質問（FAQ）

Q. 他社グループウェアからdesknet's NEOへの乗り換え実績はありますか？

A. あります。Garoon、kintone、サイボウズOffice、Notes/Domino、StarOffice、Groupmax、Teamware、INSUITE Oneなど、さまざまな製品・サービスからの乗り換え実績があります。
他社グループウェアからの乗り換え

Q. 他社グループウェアからオンプレミス版へ乗り換える際の注意点は？

A. 現在利用している機能・データ・運用を整理し、移行範囲やスケジュール、利用者への周知、導入後のサポート体制まで確認することが重要です。

Q. オンプレミス版（パッケージ版）の販売は今後も続きますか？

A. ネオジャパンは、パッケージ版（オンプレミス対応版）の機能強化とサポートを継続的に行います。事例でも、乗り換え74件のうち50件がパッケージ版です。
desknet's NEOオンプレミスサポートポリシー

Q. 長年使い慣れた製品から変えると、現場の抵抗はありませんか？

A. 上野原市役所では、導入時の研修を実施しなくても問い合わせは少なく、職員から抵抗もなかったそうです。住友ベークライトでも、導入当初に多かった問い合わせは1〜2カ月で落ち着いています。

Q. 他社製品からの乗り換えにはどのくらいの期間がかかりますか？

A. 事例では、上野原市役所が半年間、扇精光グループが11カ月、住友ベークライト（5,000ユーザー）が1年4カ月でした。規模やデータ移行の範囲によって異なります。

Q. クラウド版とパッケージ版、どちらで乗り換えるべきですか？

A. 乗り換え事例では、2,001名以上の大規模や官公庁・自治体でパッケージ版、100名以下ではクラウド版が多い傾向です。運用体制、セキュリティ要件、サーバー保守の負担を踏まえて選びましょう。

まとめ

desknet's NEOの導入事例200件超のうち、他社製品からの乗り換えを目的とした事例は74件、そのうちパッケージ版（オンプレミス対応版）が50件でした。製造から官公庁・自治体、金融、医療・福祉、学校まで12業種すべてに広がり、5,000名超の大規模組織から数十名の組織まで、規模を問わず乗り換えが進んでいます。

共通しているのは、「サポート終了・長期利用製品の見直し」をきっかけに、UI・コスト・継続的な機能強化で乗り換え先を選び、基本機能から定着させて、ペーパーレス化や業務アプリ化へ広げていくという流れです。自社の業種・規模・運用形態に近い事例を参考に、まずは無料トライアルで使い勝手を確かめてみてはいかがでしょうか。

更新日： 2026年10月16日