上野原市役所
様の導入事例

国産大規模向け製品からの乗り換えでコストを大幅削減。
使いやすさを追求し年2.5万枚のペーパーレス化まで実現

上野原市役所
事業内容
自治体
設立
2005年2月
利用形態
パッケージ版
導入までの期間
半年間
ユーザー数
350ユーザー
この事例を印刷する
上野原市役所様導入事例

東京都の県境の近くに位置する、山梨県の上野原市。都心から高速道路や中央線利用で約1時間とアクセスがよい一方で、豊かな自然に囲まれています。今回取材させていただいた上野原市役所様では、多くの自治体と同様、ネットワークの三層分離を行い、サイバー攻撃による物理的かつシステム的な被害の回避を図っています。職員の皆さんの業務における利便性を下げずに、堅いセキュリティを保つために行ったグループウェアの活用法について迫ります。

before→after

<お話を伺った方>

小俣 智明様
総務課 情報推進担当 リーダー
小佐野 能至様
総務課 情報推進担当
杉本 浩様
総務課 情報推進担当
導入前の課題

グループウェアとWebメールで別々のシステムを入れていたことで、操作感が異なり、コストの負担も大きかった。

総務省は自治体情報システムの標準化と共通化を掲げ、人的かつ財政的な負荷軽減を図ることで、住民に対する直接的なサービス提供や地域の実情を踏まえた企画立案業務など、行政サービスの向上に注力できるような体制づくりを目指しています。今回取材させていただいた上野原市役所様でもその流れを受けつつ、5年ごとのシステム全体のマイグレーションを機に、グループウェアの見直しを行うことになったといいます。

グループウェアとWebメールで別々のシステムを入れていたことで、操作感が異なり、コストの負担も大きかった。

プロジェクトのリーダーを務める小俣智明さんは、「システムの選定と導入の際には長期的利用にあたり、システムの安定性はもちろん、コスト面も考慮して慎重に検討しています。それに私たち、システム管理側がこだわっているのはユーザーインターフェース(以下、UI)です」と話します。

LGWAN内では国内大手の大規模向けグループウェアを使用する一方で、インターネット側ではWebメール専用の製品を利用していました。そのため、初期導入費用はもちろん、運用コストの負担が大きくのしかかっていたのです。それにユーザーは別々の製品を操作する必要があるため、負担がかかります。そうした負荷を軽減するためにUIを統一したかったとシステム選定当時を振り返ります。

選定理由

グループウェアの乗り換えとWebメールの統合により費用を大幅に削減。
利便性の向上が期待できるうえ、企業姿勢も好印象だった。

では、使い慣れたグループウェアからdesknet's NEOに乗り換えた理由はどこにあるのでしょうか。上野原市役所様では5年ごとにシステム全体の入れ替えを行っており、初期導入費用が膨大になります。そのため、システム選定の際には「継続性」「安定性」「コスト」など、あらゆる面から慎重に検討するといいます。

desknet's NEOに乗り換えた背景は、LGWAN接続系用とインターネット接続系用の両方にアカウントを300ユーザー×2セット分用意したとしても、費用が抑えられることが判明したためでした。別途メールシステムを用意するよりも、desknet's NEOの[ウェブメール]を利用する方が初期費用も運用費用も大幅なコストダウンにつながります。さらにジインズ社のID統合管理ソフト「ADMS(アダムス)」を利用すれば、組織やユーザー・メールアカウントなどの情報の同期が行えるため、アカウントの二重管理の負担も無く、ユーザー側はLGWAN内での情報共有と、インターネット接続側で外部とメールを行う際のWebメールをdesknet's NEOで行えるようになり、UIが統一されることでユーザビリティが向上します。

※参考:ADMSとdesknet's NEOの連携

ADMSを活用し、desknet's NEOのアカウントを同期
ADMSを活用し、desknet's NEOのアカウントを同期

「費用については厳しく財務担当者たちと詰めて決めるのですが、desknet's NEOは財務面もクリアでき、ユーザビリティも向上させることができる。また、以前のグループウェアは、あまりアップデートしていない印象でしたが、desknet's NEOはユーザーの声にきちんと耳を傾け、定期的にバージョンアップをしており、利用者向けのブログで情報発信を続けているのを見ていました。その点も好印象でした。ウェブサイトでの事例紹介もたくさんありました。」(小俣様)

※参考:バージョンアップ履歴

コスト面の他にも、desknet's NEOでのコミュニケーションのしやすさも評価されています。

「利用者にとって使いやすいシステムを重視している中で、1対1の会話ができるダイレクトメッセージや、会議の書類などを共有できる回覧・レポートなど、人同士の連携がスムーズに行える機能が充実していることも魅力でした」(小俣様)

また、10年も使い慣れたグループウェアであれば、市役所内から「使いにくくなるから困る」という声も上がってくることが予測されます。しかしそういうことは一切なかったそうです。

「スケジュールや設備予約など、パッと見た感じでそれほど大きな違いはありません。ですから、職員の皆さんからも抵抗はありませんでした。導入時の研修も実施していませんが、直感的に使用できるためか問い合わせもそれほどありませんでした」(杉本様)

導入プロセス

PROCESS
1

グループウェア2大メーカーの製品で比較検討。

PROCESS
2

製品決定(PROCESS1~2にかかった期間は1カ月)

PROCESS
3

他のシステム構築とあわせて、発注から6カ月の構築期間を経て、2022年11月に本格稼働。

導入後の成果・効果

年間2万5000枚もの会議資料の印刷・製本・配布が不要に。
会議の準備時間の短縮につながった。

1)[スケジュール][回覧・レポート]打ち合わせ内容に応じて色分け。設備予約も同時にでき、手配もれ激減。会議資料のペーパーレス化も実現。

スケジュールでは、「内部もしくは外部との打ち合わせ」なのか、また「仮の予定なのか決定の予定」なのか、色を分けて設定できるようになりました。その結果、誰が予定を見てもどういう性質の打ち合わせなのかが一目瞭然になり、スケジュール調整もしやすくなりました。

「以前のシステムでは設備の予約もれなども発生していました。しかしdesknet's NEOではスケジュールを入力する際に設備の予約操作も行いやすく、すでに予約済みの設備は選択する時点で表示されないので、手配もれや重複予約もなくなりました」(小俣様)

[スケジュール][回覧・レポート]打ち合わせ内容に応じて色分け。設備予約も同時にでき、手配もれ激減。会議資料のペーパーレス化も実現。

また、市役所内では課長以上の役職者が集まる会議が月2回あり、参加人数は23人で20~30ページの資料が配布されます。毎回、人数分の資料を印刷し、それを製本します。差し替えが発生するたび、製本を全部外して差し込み直して製本し直さなければならないケースもしばしば。そのため、資料の準備、配布は相当な負担になっていました。またそれ以外にも議会の打ち合わせもあり、25人分の100ページの資料を年に3~4回配布しています。ここでも同じような製本作業に追われていました。しかしこうした会議資料はdesknet's NEOの[回覧・レポート]で参加者全員に事前に配布が可能に。印刷も製本も不要になり、少なく見積もっても年間2万5000枚のペーパーレス化を実現できました。

「2022年11月、システム入れ替えのタイミングで、職員全員をノートパソコンに切り替えました。資料も配布できて、会議ではノートパソコン上で閲覧できるようになり、ペーパーレス化も実現できたのは大きな収穫でした。また、最近のバージョンアップでは時間が重複するスケジュールの登録可否も選べるようになるなど、自分たちが不便だと思っていたことが日々改善されていくのもうれしいです」(小俣様)

特に役立った機能
スケジュール

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

設備予約

会議室や社用車の共有設備を一元管理し、利用予約を効率化

回覧・レポート

社内連絡や報告書提出など、複数人とのコミュニケーションを効率化

2)[ウェブメール]送信者ごとに振り分けができ、使い勝手もよい

「10年以上前、旧desknet's(desknet's NEOの前身製品)の導入検討をしたときには送信元別にフォルダを分けられなかったように記憶しています。でも今ではフォルダの階層管理も可能となり、メールソフトと同じようなUIで使いやすくなりました」(小俣様)。

LGWANとインターネット側のいずれもdesknet's NEOに統一したことで、ユーザーは同じ画面や操作感でWebメールを利用できるようになりました。管理面でもID統合管理ソフト「ADMS(アダムス)」を使ってメールアカウント情報も一元管理できるようになったため、管理負担を大幅に軽減できました。

また以前のインターネット環境では同時アクセスが100セッションまでであったため、セキュアブラウザの仕組みを使って、同時アクセスの制限をなくし、インターネット閲覧やインターネットメールなどストレスも無事に解消されました。

3)[文書管理]市役所内文書の一元管理化ができ、検索性もアップ

市役所内の文書については、ファイルサーバを用意して部署ごとに利用していました。しかし最新文書がどれなのかなど、ファイルの管理が煩雑になってしまう点も課題でした。しかし最新のファイルをdesknet's NEOの文書管理に登録することで、文書の一元管理ができるようになりました。

「検索機能も便利で、すぐに必要な書類を探して使えるようになりましたね」(小俣様)。

4)[ダイレクトメッセージ]ちょっとしたやりとりも円滑に。コミュニケーションがしやすくなった。

メールを送るほどでもない連絡があったとき、市役所内で以前は内線電話をかけていたといいます。それも[ダイレクトメッセージ]の機能を使うことで、ちょっとしたやりとりも円滑にできるようになりました。

「電話をかけても不在の場合にはまたかけ直しをしなくてならず、手間でした。それもなくなり、市役所内の連絡がよりスムーズにできるようになりました」(杉本様)。

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

ご担当者のコメント

小俣 智明様
総務課 情報推進担当 リーダー

業務効率化に取り込めそうな最先端テクノロジーはどんどん取り入れていこうと考えています。今上野原市役所のホームページでは市のキャラクター「たまじまる」が質問に回答するAIチャットボットを活用するなど、住民向けのサービス向上を図っていますが、desknet's NEOにもAI機能が搭載されましたね。AIの活用の仕方も含めdesknet's NEOには期待しています。

ご担当者のコメント

小佐野 能至様
総務課 情報推進担当

個人的には[ToDo]機能が気に入っています。タスクが発生したときには、他の人とタスクの共有もできるので、ダブルチェックができ、締め切りを見逃すことも減りました。異動してきたばかりなので、もっと機能を知り、職員の皆さんに伝えていきたいです。

ご担当者のコメント

杉本 浩様
総務課 情報推進担当

[回覧・レポート]で資料を回覧した際には、個別に確認済みかどうかがわかるようになりました。コミュニケーションも一方通行にならなくなり、配布側のストレスも減りました。

またインフォメーションの表示も見やすくなり、ポータル画面ではスケジュールも2週間表示できるようになり、使い勝手もよくなりました。今後はAppSuiteを活用した市役所内外の申請書類のデジタル化実現に向け検討していきます。

事業概要

会社名・組織名
所在地
山梨県上野原市

上野原市は、東京都との県境にある町で、日本の美しい原風景が残っており、富岡地区では段々に並んだ棚田が見られます。田植えの時期には、太陽の光が差すと水田がキラキラと輝く絶景が広がります。「まだ、知らないだけ。」というメッセージを発信されていますが、そのとおり、春には桂川河川敷に美しい桜並木が見られたり、源泉かけ流しの秋山温泉があったり、おいしい酒まんじゅうのお店がたくさんあったりと、知れば知るほど魅力あふれる町なのです。

導入サポート企業

2021年3月に新社屋が完成した、山梨県笛吹市に本社を置くIT会社。魅力あるITソリューションの創造と社会変革への寄与を理念としています。全国自治体でのシェアNo.1を誇る自社製品のID統合管理ツール「ADMS(アダムス)」は、自治体・大手企業での導入が広がり、アカウント管理に伴う管理者の負担軽減を実現しています。ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO」との連携も多数の実績があります。

お問合せ先
システムソリューション本部 ADMS営業担当
TEL
055-269-8780
e-mail
adms-sell@jins.co.jp

すべての機能は今すぐ無料で
体験できます

クラウド版の使いやすさを体験!

インストールして
試せるパッケージ版

電話でお問い合わせ

平日9時 - 12時 / 13時 - 18時