業務改善フレームワークの上手な使い方

スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレス等職場の課題をオールインワンで解決
 
ビジネスシーンにおいてフレームワークという言葉をよく耳にします。フレームワークには「枠組み」「戦略手法」「解決法」「構造」といった意味がありますが、ビジネスの世界では何を指すのでしょうか。今回は、業務改善のフレームワークについて解説します。

業務改善フレームワークとは

 

企業経営において、フレームワークは重要な武器です。主に有名な戦略コンサルティング会社やビジネススクールで教えられるこのツールは、経営課題をシステマティックに解決します。ビジネスにおけるフレームワークの活用は、長年の経験を通じて蓄積してきた「勘でものごとを解決する職人的なやり方」を、より短期間で決まったフォーマットに基づき、系統的に行うことを可能にするのです。

 

フレームワークというツールが役に立つ分野の一つは業務改善です。なぜなら、どんなに優秀なプロフェッショナルでも、日々行っている業務に関しては一種の麻痺状態に陥り、特別な道具を使わなければ解決策が見えなくなってしまうからです。場合によっては、業務改善専門の外部コンサルタントの力を借り、そのコンサルタントが得意としている業務改善フレームワークを導入することもあります。新しい見方で実証されたフレームワークを使えば、業務改善をより進められるでしょう。
 
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業務改善や問題解決に役立つフレームワークの種類と選び方

 

今回は「Business Process Improvement Framework」というフレームワークを紹介します。
企業の課題解決で活用できる上記の業務改善フレームワークでは、主に2タイプに分けて考えます。

 

・Type A
新しい投資を必要としない社内リソースだけで課題を解決するときに使う業務改善フレームワーク

 

・Type B
デジタル・トランスフォーメーション（DX）のようなICT投資やそのほかの新しい投資を必要としている業務改善や業務改革のフレームワーク

 

企業が抱えている課題によって導入するタイプとその選び方が異なります。導入に適したタイプの選び方は、下記の2つの質問に答えるだけで行えます。

 

①われわれは今どこにいるのか？
②われわれはどこを目指しているのか？

 

「トップ経営者」と「業務を行っている担当者」など範囲や規模が異なっていても、上記の業務改善フレームワークを実践すると、企業の成長においてキーとなるヒントが得られます。

 

質問①への答えは、あなたの会社や組織の「現状」の姿、質問②への答えは「理想」の姿だと言えます。理想と現状の間の差は「ギャップ」と呼ばれ、これから取り組む業務改善・業務改革の課題となります。

 

質問に答えてギャップが分かったら、ギャップの中身や規模によって、業務改善フレームワークを「Type A」か「Type B」に決めます。
一般的に、「日々行う業務を続けたいが継続的な改善によって効率を上げたい」ものは「Type A」で、「新しい事業を立ち上げたい、事業をデジタルに変換したい」といった、問題解決だけではなく機会獲得も目的とする企業戦略に沿った大規模のものは「Type B」で対応します。
 
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業務改善フレームワークの実践方法

 

業務改善フレームワークの実践におけるポイントは、Type A型の場合は「小さく分解して」、Type B型の場合は「大きくまとめて」考えることです。
それらの実践の例を見てみましょう。

Type A

現状：xxx作業に60分かかっている
理想：作業は50分で行われる

 

業務改善につながるフレームワークの例

1. 1．問題を定義し、目標を決める
2. 2．業務をさらに分解し、現状のデータを集める
3. 3．現状の原因を分析する（ここでは、なぜ60分かかっているのか）
4. 4．解決案を洗い出し、3つほど選ぶ
5. 5．解決策を実施し、結果を測定する
6. 6．必要に応じてさらに改善を行う

Type B

現状：コアとなる業務を従来のやり方で行っている
理想：DXによる完全なデジタル化

 

業務改善・改革につながるフレームワークの例

1. 1．コア業務を定義し、現状のワークフロー・データフローを整理する
2. 2．現状業務における重複・無駄を見つける
3. 3．既存ビジネスに加えて新しいビジネスの機会を定義する
4. 4．デジタル化後の理想のワークフロー・データフローを定義する
5. 5．必要なIT構造を作成する
6. 6．導入のためにソフトウェア・ハードウェアの調達方法を決め、調達する
7. 7．新しいモデルを導入し、効果を測定する
8. 8．必要に応じてさらに改善を行う

 
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効果は業務効率化だけではない！業務改善フレームワークのビジネス全体への展開

 

今がDXの時代だからこそ、Type Bのようなケースも多いのですが、最も行われているのはType Aのような業務改善プロセスです。
「小さなものでわざわざフレームワークのようなものを使う必要はない。当たり前のことを当たり前にやるだけで十分ではないか」という発想の方もいるかもしれません。しかし、業務改善フレームワークの活用で手に入るものは業務効率化だけではありません。共有されたフレームワークが会社全体の問題解決の共通言語となり、大きな危機に直面した場合でも、一丸となって取り組める基礎となります。有名なメーカーなどの大手企業が改善活動を全社員に求めていることの背景にはそのような狙いもあります。
 
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まとめ

企業が直面しているさまざまな課題で使われるフレームワークは、業務改善や業務改革においても有効です。業務改善フレームワークは単純なものから使い始め、効果を測定することで、全社的に問題解決のための共通言語を根付かせることができます。また、日常の業務改善だけではなく、DXなどの大規模なプロジェクトへの取り組みもシンプルなフレームワーク活用から始められます。
 
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