業務効率化

業務改善コンサルに依頼するメリット・デメリットと注意点

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企業の業務には人事・経理・情報管理・生産管理・販売などさまざまな部門がありますが、企業活動を長年おこなっていると、部門内や部門間で業務の歪みが発生して業務効率が損なわれます。そういった課題の解決には業務改善コンサルタントが有用です。今回は、業務改善コンサルタントに依頼するメリット・デメリット・注意点をご紹介します。

業務改善コンサルは何をする?

 

業務改善コンサルタントの仕事を簡単にいうと、依頼企業において改善対象となる業務を調査し、問題点を洗い出し、改善の提案をおこなうことです。コンサルティングの手順はおおまかに以下の流れです。

1.業務の調査

業務をおこなっている人へのヒアリングや現地調査により、業務遂行にかかわる人数・業務内容・所要時間・業務の流れなどを把握し、業務を図式にするなどして可視化します。

2.問題点の整理

業務の重複・停滞などの問題点を洗い出し、整理・抽出し、分析して業務の問題点を特定します。

3.問題の原因解明

問題が起こる原因の追究をおこないます。通常、原因追究にはロジックツリーやバリューチェーン分析など、いくつかの業務分析手法を用います。

なお、ロジックツリーとは一つの問題を木の枝のようにいくつもの要因に分けた上で原因追究するもので、「決定木分析」ともいわれます。原因の深部への追究と、複数の原因を特定できることが特徴です。またバリューチェーン分析とは、社内の現場から顧客に商品やサービスが届くまでの過程を一本の鎖として、鎖をたぐり寄せるように全体を把握していく分析手法です。仕入~製造・加工~販売・物流の各過程での問題の把握ができる特徴があります。

4.改善案の作成と効果の検証

業務改善コンサルタントが改善案を作成しますが、コンサルタントは実際の業務の運営はおこなわないため、依頼側も一緒に改善案作成に取り組む必要があります。改善の効果の検証については、業務改善コンサルタントが第三者的な立場でおこないます。
 
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業務改善コンサルに依頼するメリット

 

業務改善コンサルタントに依頼する主なメリットをまとめると、下記の3つです。

1.自社内にないスキルやノウハウが活用できる

中小企業などでは社内に適切な人材がいないことも多いですが、外部のコンサルタントに依頼すれば、社内にないスキルとノウハウを活用して改善が進められます。

2.人材育成の時間短縮が図れる

社内だけで改善をおこなおうとするとそれを推進する人材が必要となり、人材育成に時間が掛かります。コンサルタントを活用することで時間短縮になります。

3.問題点の見落としがない

社内の人材が思い込みから見逃してしまいがちな業務の問題点を、第三者である外部のコンサルタントの視点で客観的に捉えることができます。
 
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業務改善コンサルに依頼するデメリット

 

一方、業務改善コンサルタントに依頼することのデメリットも存在します。

1.コンサルタントの選択が難しい

業務改善コンサルタントにも、特定の業界や企業規模に強いなど、さまざまなタイプがいるため、自社に合ったコンサルタントの選択が困難なことがあります。

2.コンサルタントの提案に対応できない

業務改善コンサルタントの指導・協力の下で業務を実施している時には運用できても、社内だけで運用すると無理が生じて改善案が「絵に描いた餅」状態に陥り、改善が滞ることがあります。

3.初期契約以上の費用が発生

依頼時にある程度の費用を見込んだとしても、コンサルティングを進める中で問題点が根深い内容だった場合は分析・解決策の作成に時間が掛かり、追加費用が発生することがあります。
 
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業務改善コンサルに依頼する時の注意点

 

業務改善コンサルタントに依頼する上で、企業側として注意すべき点は以下のとおりです。

1.コンサルタントに任せ過ぎない

「業務改善コンサルタントに依頼したのだから」と、任せきりになることが失敗する理由の多くに挙がります。社内の部門間調整や取引先との調整なども発生するため、コンサルタントと密に対話して進捗を常に確認することが必要です。

2.コンサルタントの手法は財産

コンサルタントの技ともいえる、ドキュメント整理法・交渉術・調整・意思決定手法などを社内に取り入れることで、それらは無形資産となり今後の会社運営に生かすことができます。

3.社内に補佐役兼推進役が必要

上記1、2の注意点に基づいていえるのは、コンサルタントの補佐役になる社員が必要だということです。業務改善コンサルタントは、改善の方向性が定まった時点で退きます。その後、改善案のすべてを理解し運用する人が存在しないと、改善が停滞して以前の状態に逆戻りする可能性もあります。社内で改善推進部門を設け、専任者を置くのが望ましいです。
 
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終わりに

業務改善は企業が成長する上で必要なことですが、業務改善コンサルタントに依頼して問題定義・改善策提案を貰っても、改善を実施するのはあくまで依頼した企業です。コンサルタントに過度の期待を持たずに、「コンサルタント業務終了後から改善が始まる」と認識して取り組むことが大切です。
 
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善木 誠株式会社スコーレメディア代表取締役 善木 誠 (ゼンキ マコト)
http://mzensin.wixsite.com/scole
経営コンサルタント(経営士)、経営革新計画作成支援、補助金・助成金・融資などの公的資金獲得支援、事業継続計画作成(BCP)支援、6次産業化プランナー。

WORKSHIFT DESIGN 編集部

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WORKSHIFT DESIGN 編集部

WORKSHIFT DESIGN(ワークシフトデザイン)編集部。 働き方を、シフトする。現場目線で新しい時代の働き方を考えるメディアとして【働き方改革】【リモートワーク/ワークスタイル】【残業削減】【業務効率化】をテーマに記事を執筆しています。