グループウェア「desknet's NEO」は、あらゆる業種・規模の企業・組織で導入されており、公開されている導入事例は200件超にのぼります。そのなかには、「情報共有」に関する課題解決を目的として導入されたケースが数多く含まれています。
しかし、ひと口に「情報共有」といっても、その中身は組織によってさまざまです。テレワーク中の社内外とのやり取り、複数拠点間の連携、日々の売上情報の共有、そして担当者しか分からない業務の属人化防止など、求められる情報共有のかたちは目的ごとに異なります。
本記事では、desknet's NEOの導入事例のなかから、中小企業（おおむね300名程度までを目安）の「情報共有」に関わるものを目的別に整理しました。同じ中小企業のなかでも、99ユーザー以下の小規模企業と、100～300ユーザーの中規模企業とでは、直面しやすい課題に違いが見られます。その違いにも触れながら、規模や目的の近い企業のリアルな活用イメージをお届けします。
この記事でわかること
- 「情報共有」の課題は、テレワーク時の社内外連携、拠点間の連携、売上情報の共有、ナレッジ共有・属人化防止など、目的によって求められる機能や運用が異なる
- 同じ中小企業でも、99ユーザー以下の小規模企業は「特定の担当者に業務が集中する属人化」、100～300ユーザーの中規模企業は「拠点や部署をまたいだ情報の分散」に課題が出やすい傾向
- 規模を問わず、ワークフローやポータル、AppSuiteなど基本機能の組み合わせで情報共有の課題に対応している事例が多い
目次
200件超の事例に共通する「情報共有」というキーワード
desknet's NEOの導入事例を目的別に見ると、「テレワーク」「拠点間の連携」「営業力強化・売上向上」「ナレッジ共有・属人化防止」といったカテゴリーには、それぞれ数十件規模の情報共有に関する課題解決にまつわる事例が掲載されています。そのなかには、社員数が10名に満たない事業者から、300名前後の中規模企業まで、幅広い中小企業の事例が含まれています。
情報共有がうまくいかない理由とその影響
情報共有がうまくいかない主な原因は、情報の保管場所が統一されていないこと、共有のルールが曖昧なこと、紙やメールが主体で行われていること、属人的な伝達に依存していることなどが挙げられます。
情報共有がうまくいかないと、業務の重複、確認作業の増加、対応漏れ、意思決定の遅れ、引き継ぎの失敗などが起きます。特定の社員しか分からない業務が増えると、退職や異動による影響も大きくなります。
情報共有にまつわる課題の例
- 情報が個人のメールやチャットに分散している
- 社内、社外で情報共有がうまくいかない
- 拠点間での情報共有に時間がかかる
- 部門間で情報が分断されている
- 社内のデータが部署やチームごとに散在している
- 最新版の資料を誰が持っているか分からない
- 会議に参加していない人へ情報が伝わらない
- 過去の経緯が記録されていない
以下では、この課題における代表的な事例を紹介しながら、その解決アプローチを見ていきます。
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視点1：テレワーク・モバイルワークなど、働く場所を選ばない情報共有
「テレワーク」というと在宅勤務のイメージが強いかもしれません。しかし事例を見ていくと、営業の外回りや出張、客先常駐など、社外で働く時間が長い「モバイルワーク」を支えているケースも少なくありません。ここでは、在宅勤務と社外勤務、それぞれの情報共有の工夫を分けて紹介します。
在宅勤務（テレワーク）の例
アドバンスドプランニング株式会社（50ユーザー／クラウド版）
ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の遵守・運用にかかる工数を削減しながら、テレワーク環境でも情報管理の徹底と自由なコミュニケーションを両立しています。
導入事例：アドバンスドプランニング株式会社様
外回り・出張・客先常駐（モバイルワーク）の例
栃木ミサワホーム株式会社（210ユーザー／クラウド版）
営業や顧客フォローに欠かせない情報資産を外出先からも確認できる体制を構築。日頃からの活用浸透が、緊急事態宣言下での急な在宅勤務移行にも役立ちました。
導入事例：栃木ミサワホーム株式会社様
小規模企業では「限られた人数でいかに柔軟な在宅勤務を実現できるか」が焦点になりやすい一方、100ユーザーを超える中規模企業では、営業の外回りや客先常駐など「そもそもオフィスにいない時間が長い社員に、どう本社の情報を届けるか」が課題になりやすい点が対照的です。
視点2：拠点間の連携
本社と支店、工場やショールームなど、拠点が複数に分かれる組織では、「同じ情報を、同じタイミングで、全拠点が把握できているか」が重要な課題です。
小規模利用の例（99ユーザー以下）
富士木材株式会社（70ユーザー／クラウド版）
本社、工場、ショールームなど7拠点のスタッフが連携。100年企業としての成長と挑戦を、情報共有の仕組みが下支えしています。
導入事例：富士木材株式会社様
中規模利用の例（100～300ユーザー）
株式会社鉄人化計画（210ユーザー／パッケージ版）
バラバラだったシステムを統合し、本社と61店舗の情報共有を快適に。「情報はdesknet's NEOに」という意識が社内に定着しました。
導入事例：株式会社鉄人化計画様
拠点数が少ない小規模企業では「拠点間の温度差をなくす」ことが主眼になりやすい一方、拠点数が十数～数十カ所に及ぶ中規模企業では、システムの統合やモバイル対応など「拠点をまたいだ運用の仕組みそのものを整える」段階まで踏み込んでいる点が特徴です。
視点3：売上情報の共有
日々の売上や案件の進捗をタイムリーに共有できるかどうかは、現場の意思決定のスピードや、経営判断の精度に直結します。
売上情報の共有事例紹介
株式会社仲庭時計店（25ユーザー／クラウド版）
商品情報や売上速報を店舗間で共有する体制を整え、実店舗とECサイトの相乗効果につなげています。
導入事例：株式会社仲庭時計店様
プラトンホテル四日市（40ユーザー／クラウド版）
情報共有の仕組みを見直したことで、地元の起業家育成を目指すビジネス支援プロジェクトも始動。売上や案件情報の共有が、新規事業のきっかけにもなっています。
導入事例：プラトンホテル四日市様
株式会社瀬戸大同（54ユーザー／クラウド版）
日報を入力するだけで顧客別の営業時間、売上・粗利を自動集計。バラバラだった情報をAppSuiteへ集約し、データドリブンな営業・経営判断ができる体制を構築しました。
導入事例：株式会社瀬戸大同様
アサミ情報システム株式会社（90ユーザー／パッケージ版）
AppSuiteを活用し、全社員がリアルタイムで収支を確認できる仕組みを構築。月130時間の業務時間、年間9,600枚の紙を削減し、社員一人ひとりの利益に対する意識も変わりました。
導入事例：アサミ情報システム株式会社様
いずれも100ユーザーに満たない規模の事例ですが、店舗・担当者間で売上情報を「取りこぼさず共有する」段階から、日報や実績データを「自動集計してリアルタイムに可視化する」段階まで、取り組みの深さには幅があります。売上情報の共有は、人数の多さよりも「データをどこまで仕組み化できているか」が課題を左右しやすい領域だといえます。
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視点4：ナレッジ共有・属人化防止
「あの人にしか分からない」業務をなくすことは、企業規模の大小を問わず多くの組織に共通する課題です。
ナレッジ共有・属人化防止の事例紹介
株式会社学宝社（6ユーザー／クラウド版）
返品・採点業務が部署をまたいで属人化していた課題に対し、業務アプリ作成ツール「AppSuite」で業務プロセスを見える化。1カ月分かかっていた業務負荷を7日に圧縮し、部署横断の属人化防止を実現しました。
導入事例：株式会社学宝社様
株式会社Farm＆Gardens（7ユーザー／クラウド版）
「経験と勘」に頼った経営からの脱却を目指し、ITの専門知識がなくてもノーコードで扱えるAppSuiteを導入。データに基づく経営の可視化に取り組んだ結果、見積もりの決定率が108％向上しました。
導入事例：株式会社Farm＆Gardens様
株式会社システムアプローチ（26ユーザー／クラウド版）
desknet's NEOと連携するノーコードツールAppSuiteのAPIを活用し、勤怠・販売・QRコードを連携。属人的に管理されていた業務データを一元化し、ビジネス基盤の構築を進めています。
導入事例：株式会社システムアプローチ様
アイテップ株式会社（75ユーザー／パッケージ版）
80時間かかっていた人事評価の集計作業をAppSuiteでゼロに。属人化・手作業から解放され、業務改善プラットフォームとして定着しています。
導入事例：アイテップ株式会社様
いずれも数ユーザー～100ユーザー弱規模の事例に共通しているのは、「特定の担当者の頭の中にしかなかった業務プロセスを、ノーコードで誰でも扱えるアプリに落とし込む」というアプローチです。専任の情報システム担当者がいなくても、AppSuiteのようなツールを使って自分たちで業務を仕組み化できる点が、中小企業のナレッジ共有・属人化防止における大きな支えになっています。
小規模企業と中規模企業、課題の違いを整理する
ここまで紹介した事例を踏まえると、同じ中小企業のなかでも、情報共有の課題は規模によって性質が異なることが見えてきます。
| 観点 | 小規模利用（99名以下） | 中規模利用（100～300名） |
|---|---|---|
| 起こりやすい課題 | 一人ひとりの業務範囲が広く、特定の担当者しか状況を把握していない「属人化」 | 拠点・部署が分かれることによる情報の「分散」や「温度差」 |
| テレワーク対応 | 限られた人数でいかに柔軟な働き方を実現するか | 営業拠点や顧客情報が広がるなかで、移行時に情報を滞らせない仕組みづくり |
| 拠点間連携 | 少数拠点間の温度差・認識のズレをなくす | 十数～数十拠点にわたるシステムの統合やモバイル対応 |
| 売上情報の共有 | 店舗・担当者間で情報を取りこぼさず共有する | 部門・拠点をまたいだ実績データの集計・可視化 |
| ナレッジ共有 | 業務プロセスをまず「見える化」する | 見える化した業務を拠点・部署横断で定着させる |
| 運用体制 | 専任の情報システム担当者がいないことが多く、ノーコードなど扱いやすさが重要 | 情報システム担当者が配置されていることが多く、システム統合や複雑な運用にも対応可能 |
どちらの規模にも共通しているのは、「基本機能から始めて、段階的に活用範囲を広げる」というアプローチが現実的だという点です。小規模利用ではワークフローや回覧といったシンプルな機能から、中規模利用の場合はポータルやAppSuiteによる業務アプリ化まで踏み込むケースが目立ちます。
情報共有の課題を解消するグループウェア選びのポイント
事例から見えてきた、中小企業が押さえておきたい選定ポイントを整理します。
desknet's NEOの導入事例を見ると、ワークフロー、ポータル、AppSuiteといった基本機能の組み合わせで、多くの情報共有課題に対応しています。特にAppSuiteのようなノーコードツールは、専任の情報システム担当者がいない小規模企業でも、自分たちで業務アプリを作成できる点が大きな強みです。また、営業拠点が広がる企業では、モバイル対応の充実度が導入効果を大きく左右します。
ポイント1：専任の情報システム担当者がいなくても運用できるか
専任の情報システム担当者がいない企業では、直感的に扱える操作性であることが重要です。また、機能・操作に関するサポート窓口はもちろんのこと、導入・運用が始まった際に手軽に利用できる学習用の動画やマニュアルがあると心強いと言えます。
ポイント2：拠点間・部署間での情報一元化ができるか
複数拠点や複数部署がある場合、バラバラに管理されている情報をいかに一元化できるかが課題になります。システムの統合やデータの自動集計機能など、情報を「集約する仕組み」が備わっているかを確認することが重要です。
ポイント3：スモールスタートから段階的な拡大まで対応できるか
5～9名規模での導入事例もあれば、300名規模の企業での導入事例もあります。自社の成長フェーズに合わせて、段階的に利用範囲を広げられるかどうかも確認しておきたいポイントです。
よくある質問
- Q. 情報共有がうまくいかない原因は何ですか？
- A. 主な原因は、情報の保管場所が統一されていないこと、共有ルールが曖昧なこと、紙やメール中心で管理していること、担当者個人の伝達に依存していることです。これらが重なると、確認作業の増加や対応漏れ、意思決定の遅れにつながります。
- Q. 中小企業の情報共有には、どのような方法が有効ですか？
- A. 情報の保管場所を統一し、回覧、ポータル、ワークフロー、業務アプリなどを目的に応じて使い分ける方法が有効です。まずは社内のお知らせや申請など、効果が分かりやすい業務から始め、必要に応じて売上管理や業務プロセスのデジタル化へ広げると運用しやすくなります。
- Q. メールやチャットだけで情報共有する場合の問題点は何ですか？
- A. メールやチャットだけで情報共有すると、情報が個人や会話単位で分散し、後から必要な情報を探しにくくなることがあります。社内のお知らせ、申請・承認、業務履歴、売上データなどは、目的に応じた保管場所と共有ルールを設けることが重要です。
- Q. 拠点間の情報共有で重要なポイントは何ですか？
- A. 全拠点が同じ情報を、同じタイミングで確認できる状態をつくることです。情報の発信場所を統一し、拠点や部署ごとに異なる管理方法を減らすことで、認識のずれや情報更新の遅れを抑えられます。
- Q. 外回りや出張が多い企業には、どのような情報共有が必要ですか？
- A. 社外からでも営業情報、顧客情報、社内のお知らせ、申請状況などを確認できる仕組みが必要です。モバイル対応のグループウェアを利用すると、オフィスに戻らずに必要な情報を確認・共有しやすくなります。
- Q. 売上情報をリアルタイムに共有するには、何が必要ですか？
- A. 売上や案件情報を入力する場所を統一し、集計・可視化できる仕組みを整えることが必要です。日報や販売実績を業務アプリに登録し、自動集計できるようにすると、店舗・担当者・部門ごとの状況を確認しやすくなります。
- Q. 中小企業がグループウェアを選ぶときのチェックポイントは何ですか？
- A. 社外やモバイル端末から利用できるか、拠点・部署をまたいで情報を一元化できるか、回覧・ポータル・ワークフローなどの基本機能がそろっているかを確認します。加えて、少人数から導入できること、業務アプリを追加・作成できること、専任の情報システム担当者がいなくても運用しやすいことも重要です。
まとめ
200件超のdesknet's NEO導入事例から見えてきたのは、「情報共有」という一見シンプルな課題が、企業の規模や業種によって多様な形をしているということです。
小規模企業では、限られた人数のなかで一人ひとりが複数の業務を担当するため、「特定の担当者にしか分からない業務」が発生しやすく、これを防ぐことが急務です。一方、中規模企業では拠点や部署が増えることで、同じ情報が複数の場所に分散し、更新のタイミングにズレが生じやすくなります。
こうした課題に対して、ワークフロー、ポータル、AppSuiteといった基本機能を組み合わせることで、多くの企業が情報共有の仕組みを構築しています。特にAppSuiteのようなノーコードツールは、専任の情報システム担当者がいない小規模企業でも、自分たちで業務を仕組み化できる点が大きな強みです。
グループウェア選びで重要なのは、自社の規模と直面している課題の性質を正確に把握し、それに見合ったツールと運用体制を整えることです。テレワークやモバイルワークへの対応、拠点間・部署間の情報統合、そして扱いやすさのバランスを取ることで、導入後の定着と活用が実現します。
自社の規模・目的に近い事例を参考にしながら、まずは基本機能からのスモールスタートを検討してみてはいかがでしょうか。
デスクネッツ ネオについてもっと詳しく
desknet's NEO 製品カタログ
情報共有、業務の改善・デジタル化、セキュリティ管理などの社内の課題を解決できるグループウェア desknet's NEOの製品ご案内資料です。
更新日：
執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部
desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。
