株式会社瀬戸大同様の導入事例

瀬戸大同では、営業部の管理職が営業活動と売上の関係を分析するため、月末に日報や売上データを手動で集計していました。毎月、営業時間データと売上・粗利データを別表で突合・加工する作業に大きな手間がかかり、業務負荷が慢性的に発生。売上や粗利のデータは基幹システムに上がっているものの、社員がそれらを確認する習慣はなく、情報活用が進まない状況でした。

瀬戸大同では以前、別のグループウェアを利用していましたが、実は大きな不満があったわけではありませんでした。ただ、当時ノーコードツールが注目されていたため、“一度試してみよう”という方針になったといいます。

「私たちは毎年必ず展示会に足を運んで、ITツールの最新情報収集をするようにしています。また、“今使っているものに慣れているから”という理由で使い続けるのではなく、定期的なバージョンアップや新しいツールへの切り替えも前提に考えています」（藤原様）

ノーコードツールを中心に比較検討するなかで、有力候補として別のノーコードツールの名も挙がりました。しかし、使いやすさなどを総合的に評価した結果、AppSuiteであれば、使い勝手の良さと、自社の業務特性に合わせた柔軟なアプリケーション構築が可能で、現場の課題を段階的かつ着実に解決していけると判断されたことが、最終的な導入決定の大きな理由となりました。

また当時利用していたグループウェアの契約更新のタイミングでもあったため、スケジュールやポータルなどグループウェア機能が備わっている点も魅力に感じていたといいます。

「ノーコードツールの選定にあたり、経営者に対して、費用感やメリット・デメリットを説明し、“この方向で進めたい”と共有したうえで、調整を進めていきました。今回導入したプレミアムプランでは、desknet’s NEO・AppSuite・ChatLuckの3製品が使えて、以前導入していた製品と比較しても決して高くない。導入できるツールは積極的に導入して、業務改善に繋げていきたかったのです。特にChatLuckは1ユーザーあたりの費用も安くてお値打ちでした」（藤原様）

当時利用していたビジネスチャット製品もありましたが、料金改定が重なり、ノーコードツールからグループウェア、ビジネスチャットまで、すべてが揃う点が丁度良く、プレミアムプランで導入いただくことになりました。

瀬戸大同では、営業活動の可視化と生産性向上を目的として、営業時間分析アプリを開発しました。以前はExcelで記入していた日報をAppSuiteでアプリ化。基幹システムに蓄積されている売上データも、RPAの仕組みを使ってAppSuiteに取り込み、あらゆる情報をAppSuiteに集約しました。
営業担当者は、日報を作成するだけで、日報アプリに記載された顧客ごとの滞在時間と基幹システムに蓄積されている売上データを組み合わせ、顧客ごとの活動時間と売上を一覧やグラフで確認できる仕組みを構築したのです。RPA導入を手がけた管理部の鈴木さんがプロトタイプの開発にかけた時間は、わずか1週間でした。

「今回AppSuiteを導入したことで、手作業の集計が不要になり、管理職からも非常に喜ばれています。データが自動で可視化され、リアルタイムで営業時間対売上・粗利の生産性を営業全体で活用できるようになった点が大きな改善だと感じています」（鈴木様）

さらに、desknet’s NEOの［ポータル］に集計結果を掲載したことで、営業活動の“見える化”が進みました。同社では、営業担当者に対して1日あたり150分営業先を回ると想定して、月3,000分という営業活動の目安を算出。これをKPIとして定めたことで、どの顧客にどれだけ時間を使ったかを明確に把握できるようになり、担当者それぞれの活動と成果を意識しやすくなったといいます。時間と売上を並列で確認できるため、生産性への意識も高まり、営業活動の改善につながっています。ほかにも、営業担当者別の営業時間や残業時間も見える化しています。

また、経営者はこの営業時間分析アプリによって現状の売上・粗利をリアルタイムに把握できるようになり、粗利の着地予測も可能になりました。従来は月1回の会議や手作業による集計に依存していたため、確認が遅れる課題が生じていましたが、それも解消されたのです。

鈴木様いわく、このアプリ設計においては、「使われ続けること」を重視し、操作の手間を極力減らした直感的な仕様を目指したそうです。既存のExcelフォーマットを踏襲しつつ、月間目標入力への導線を改善し、得意先マスタから会社名を自動取得するなど入力負荷を軽減する工夫がきめ細やかに施されています。さらに、一覧画面ではエリアリーダーやチームリーダーのチェック状況を色分けで強調し、支店ごとの一覧画面も整備することで、管理者にとっても扱いやすいツールとなっています。
また、以前のExcel形式の日報では、PCから作成する必要があり、出先では書けないこともありましたが、AppSuiteならスマホから入力も可能に。
このアプリは、営業組織全体の業務効率化と生産性向上に大きく寄与しています。

瀬戸大同で活用されているアプリはほかにもあります。
同社は機械工具の販売だけでなく、工事を請け負うことも多く、その際に外部の工事加工業者の手配が必要になります。しかしこれまでは、「どんな加工業者がいて」「どんな工事が得意なのか」が共有化されておらず、必要に応じて社内の担当者に聞いて回る必要がありました。最適な加工業者をすぐ探したいのに、時間がかかってしまう…。それを解決するために作られたのが、「工事加工業者検索」アプリです。このアプリができてからは、いつでも瞬時に加工業者を探せるようになりました。

ほかにも「展示会集客管理」アプリでは、それぞれの営業担当者の展示会への集客目標と進捗を管理し、リアルタイムでdesknet’s NEOのポータルに成果を表示できるようにしています。

また「月次棚卸入力」アプリでは、これまで年次で行っていた機械工具の棚卸しを月単位で行えるようにしました。以前は棚卸情報を個人で管理しており、年単位ではどうしても在庫数が合わないことが多かったのですが、月次でアプリに情報を入力することでデータを共有できるようになり、ズレも大幅に減っています。

「在庫管理」アプリでは、ご当地ヒーローである陶神オリバーとのコラボ製品「陶神オリバー塩タブレット」の在庫を管理しています。どれだけ売れたか、また残りの在庫はいくつなのか管理できるようにしています。

「本社→小牧定期便」アプリは、最近始めた定期便の配達先を登録するアプリ。毎日必ず決まった先に行くところと、不定期で行くところがあるため、配達先にチェックをいれるとルートに反映され、配達担当者にそのまま配達先の情報を渡し、指示できるようになりました。

「社内に浸透させるために、極力手間をかけさせずにわかりやすくすることが大事だと考えています。ほかにもインターフェイスの文字の行間や、ユーザーの目線の導線を意識するようにしています。最近は、メーカーとの同行予定と結果を共有するための「メーカー同行」アプリを作りました。以前は誰がどこへ行き、どんな成果があったのかが拠点間で把握できず、情報が生かせない状態だったので、同行の状況を可視化し、他拠点でも成果が出るように次のアクションにつなげたかったのです。アプリでは訪問予定や結果の入力期限を設定し、自動処理を使ってスケジュールに期限を自動で登録したり、メール通知で入力を促したりするようにしています。」（鈴木様）

desknet’s NEOの［ポータル］にはAppSuiteで作成したアプリ、先に紹介した営業時間分析アプリなどで売上状況や営業時間などを表示させることで、営業活動や営業目標に対する達成度を可視化することができました。日報などの各種機能がポータルに組み込まれている点も便利だといいます。

［ポータル］で良いのは会社全体で見たい情報を集約して、AppSuiteで集計した結果をグラフのようなパッと一目でわかる形に表示できるようになったことです。また以前利用していたグループウェアとは違い、ポータルを複数作成することができ、社員ブログなども掲載できるようになり、情報共有がしやすくなっています。

「社員ブログは約2カ月に一度くらいのペースで順番が回ってきます。内容は特に堅苦しいものではなく、当番になった人が自由に書ける形式です。最近、私は名古屋のレゴランドに行ってきたことをブログに書きました。その話題をきっかけに社内で声をかけてもらう機会が増え、うれしかったです。こうしたちょっとした雑談から話が広がることも多く、社内のコミュニケーションが活性化していると感じています。当番制の情報共有をこの場に集約できたことで、みんなが気軽に読めるようになったのも良い点だと思います。業務に直接関係のない話題でも、社内のつながりづくりに役立っているのだと実感しています」（鈴木様）

［ワークフロー］は申請書式が作りやすいうえ、申請経路を柔軟に変更できることから利便性は大幅に向上しました。以前のグループウェアでは、申請経路の設定において、人の名前を指定することしかできず、この拠点のこの担当者という指定の仕方ができませんでした。また、許可をすれば申請書ごとに申請経路を申請者自身で選んで指定することもできるので、desknet’s NEOの方が申請書を作りやすいと感じています。

［ファイル転送］は、商社ならではの使い方も。カタログなど大容量のファイルを顧客に送信する際に利用しています。

ChatLuckは全社員が日常的なコミュニケーションや業務連絡において活用されているため、社内で誰もが分かりやすく利便性を実感しているツールだといいます。社内のコミュニケーションは、［回覧・レポート］（一方的な共有で、一度見てもらえばいい内容のもの）、［電子会議室］（意見交換をしたい、議論や相談が必要なときに利用）、ChatLuck（日常的に使うツールとして全社で最も利用されている）の3つを用途に応じて使い分けています。