導入事例

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導入事例のご紹介

短期で残業3割削減。「経営者マインド」が社員に育つ副次的効果もあり、働き方改革の大きな推進力に

株式会社システムアプローチ

https://www.sys-approach.co.jp/

  • 業種システム導入・開発・保守
  • ユーザー数25ユーザー
  • 利用形態クラウド版

<この事例のポイント>

【導入】 「働き方改革」が叫ばれるようになってICT活用の見直しが始まった。真の生産性向上に向けて検討開始。

【採用】 大手アプリ作成ツールより開発が容易でデータ移行もできることが決め手でAppSuiteを採用。desknet's NEOと合わせ利活用へ。

【効果】 全社売り上げ等の数字の可視化が生産性向上に寄与。効率的な会議運用をはじめ業務効率化も進んだ。

開発から保守までをトータルサポート。少人数で高生産性の仕事ができる要因には、社員同士の温かいつながりも

株式会社システムアプローチさまは「コンピュータ技術で社会に貢献」をスローガンに、35年以上の長きにわたり「ソフトウェア開発」「ユースウェア支援」「ハードウェア保守」の3事業を手がけてきた先進的な企業です。ネットワーク構築から開発・保守までをトータル的にサービス提供。加えてIT活用による生産性向上などに自ら取り組み、ごく少人数で総合サポートが可能な人材育成・環境作りを行ってきました。小規模事業者から数十万名単位のスタッフが所属する世界的企業まで、幅広い取引先の要件に応じたサービスが実施でき、実務にも定評があります。そんなICTのプロフェッショナルとも言える同社はdesknet's NEOをどのように活用しているのでしょうか。話を伺いました。

動画:desknet's NEO事例 インタビュー【株式会社システムアプローチ 様】



「働き方改革」が叫ばれるようになってICT活用の見直しが始まった。真の生産性向上に向けて検討開始。

── 御社は率先してICTの活用に力を入れてこられました。たとえばクラウド型のファイル共有システムを早くから導入され、iPadが出たときにも全社員に配布し、すぐにペーパーレス化を進められたそうですね。

会議・ミーティングをはじめ各所でペーパーレス化を推進しています。時代が変わるにつれ、仕事の環境もデバイスも変わります。そういった流れの変化に敏感でありたいと考えています。

── desknet's NEOの前身、旧desknet'sを御社が導入されたのも2005年です。ユーザーとしては古参といえます。

グループウェアに目をつけたタイミングは世間に比べ早かったと思います。ただ、旧desknet'sは一部の部署が社用車を管理するくらいの限定的な活用にとどまっていました。desknet'sは補完的な役割にあたっていたのです。

── 現在はdesknet's NEOを利活用されていらっしゃいますが、そこにはどんなきっかけがあったのでしょうか。

「働き方改革」が言われるようになったことは大きいですね。まず弊社内で改革を実施しようと考えました。上層部からもそういった提案がありましたし、現場からも声がでた。その際に、各業務ごとの専門ソフトを刷新するより、desknet's NEOでどこまで業務改善ができるかを試そうという話にもなったのです。

── 確かに、専門ソフトの入れ替えはコストがかかります。

25もの標準機能をもつネオジャパン製品ですから、まずはそれを活かそう、と。また、使用するソフトウェアもなるべく統一しようという話になり、それまで海外製グループウェアで行っていたスケジュール管理等をdesknet's NEOで実施するよう転換を図りました。

── 他社製のグループウェアも使われていたのですね。

ええ。ですが、その製品はスケジュールを共有するのには不向きでした。同じ部署の人たちの予定を一望する基本仕様にはなっていなかったのです。ですから、共同予定を入れるときに結局、相手に口頭で「この時間、空いてる?」などと確認をする必要があった。しかし、予定の共有を前提とする日本の商習慣に合ったdesknet's NEOなら、組織的なスケジュール管理の効率はぐっと上がります。

大手アプリ作成ツールより開発が容易でデータ移行もできることが決め手でAppSuiteを採用。desknet's NEOと合わせ利活用へ。

── 御社はdesknet's NEOとともに[交通費・経費精算]オプションや業務アプリ作成ツールAppSuiteも採用されています。選ばれた理由にはどんなものがありましたか。

弊社は「システム屋」ですので、ソフトについてはそれなりに鑑識眼のようなものを持っていましたし、情報もありましたから、旧desknet'sとdesknet's NEOへの移行、それから[交通費・経費精算]の導入に関してはあまり異論がなく、他社製品ともそこまで比較せずに「信頼の導入」という流れになりました。むしろ討議に時間を要したのはAppSuiteの議論になってからです。

── と、いいますと?

弊社には、利用歴の長いアプリ開発ツールがあります。某大手のものですが、ローコード開発(プログラミング言語の知識がなくても開発できる)を謳っているツールでもあったので、比較に時間がかかりました。しかし、大きく3つの理由からAppSuiteを採用しました。一つめは「より簡単にアプリが作れる」こと、です。

desknet's NEO活用の社内定着は[インフォメーション]で図った。画像は活用マニュアルの1ページ。

── ローコード開発が特長のソフトより、AppSuiteなら「もっと簡単に」アプリが作れる、と。

アプリの開発もメンテナンスも、以前のツールでやれてはいました。ただ、アプリの開発担当と修正担当が分かれて作業をしていたため、ローコードとはいえ、複雑に作りこむと「このアプリは誰々さんしかいじれない」といったことが起こったのです。アプリの修正が属人的になれば、「ここをこう直してください」といった現場からの要望に即応できなくなります。また、開発担当と修正担当の間で技術レベルの情報共有ができていなかったこともあって、アプリを改変するにあたり、修正担当がいちいち開発担当に意見を聞かなければならないケースも出てきていました。ところが、AppSuiteならそんな問題が発生しないくらい簡単に、同じプラットフォーム上でアプリ開発・修正ができる。利用の「簡単さ」は決定的でした。

── 2つめの理由はいかがでしょうか。

2つめは「インポート・エクスポートで、既存システムから多くのデータ移行が可能だった」こと、です。案件管理から納品等の作業に関わるシステムまで、以前のローコードツールは社内業務の各所に活用されていました。しかも情報資源は複雑にリンクし合い、連携していたので、どこか一カ所をAppSuiteに移行しようとすると、「それなら、あのアプリも」と芋づる式にアプリ刷新が必要になった。そこで、どこまでのデータならインポート・エクスポートでAppSuiteに移行ができるのか、を綿密に調べたのです。すると、予想を超える種類のデータが移行できると分かった。もちろん、機能面などにおいてもAppSuiteは素晴らしいですが、データを移せる点は大きな判断材料になりましたね。

── 社内のITインフラを根幹から変える話になるので、それは重要な点です。

最後の3つめですが、やはり「安い」ということです。他社のアプリ開発ツールと比べても、AppSuiteはとにかく廉価だった。これらが決め手となり、AppSuiteを使おうとの判断になりました。

全社売り上げ等の数字の可視化が生産性向上に寄与。効率的な会議運用をはじめ業務効率化も進んだ。

── ここからはdesknet's NEO とAppSuiteの効果を中心にお伺いできれば幸いです。

まず、トータル的な効果から言うと、多種多様な機能による業務効率化で仕事の時短が実現し、残業時間を3割、短期間のうちに減らすことができました。それまでも「効率化」に取り組んできたつもりでしたが、効果は顕著でしたね。

AppSuiteの蓄積データを「見える化」し、desknet's NEO[ポータル]に貼りつけて全社共有。

── 3割!エンジニアリングというと、社会的には残業のイメージがありますが、ソフト開発も行っている御社が、その量の削減をすぐに実現できたというのはすごいですね。

たとえば[スケジュール]機能のおかげで日程調整等が圧倒的にラクになったこと、またマルチデバイスでリモート操作ができるため、社内外の急な動きの変化等にすぐ対応できるようになったことが要因として言えます。その上で、AppSuiteで「数字」を可視化できるようになったことも大きかったとわれわれは感じています。全社的な粗利であったり売り上げのリアルタイムな数字をAppSuiteでグラフなどに可視化し、desknet's NEOのポータル画面で全社共有できるようになった。社員みなが「数字」を念頭に置くようになったことで、生産性を高める意識の向上が図れたと思います。

── 少し大げさな言い方になるかもしれませんが、各社員のなかに「経営者マインド」が育っているといった感じがしますか?

大げさではなく、実際にそうなっています。朝一でみなが数字を確認するようになって、明らかに社員のモチベーションが変わりました。従来のシステムでは、リアルタイムの数字の可視化ができない、あるいは難しかったのです。AppSuiteならそれが簡単にできる。売り上げ・粗利の数値管理はAppSuiteで実施しています。

売り上げ管理用アプリで、実績を見える化。

── 他にどんなアプリをAppSuiteでつくり、運用されていますか?

たとえば、議事録の運用をAppSuiteアプリで行っています。desknet's NEOに[議事録]機能はありますが、その機能をさらに多角的に拡張したものです。細かいテーマやアジェンダを設定して、内容を会議前に社員に事前共有。会議後に議事を反映し、内容を更新する、といった形で使っています。AppSuiteなら、過去の会議のアジェンダと内容を一覧表示できるので、特定の議題がどのように議論されてきたか等の経緯も追いやすく、重宝しています。添付ファイルもアジェンダごとにわけて添付できる仕様にしているので、どのファイルがどの議題に関連するかが一目でわかるので、それも「便利だ」との声を聞きますね。

議事録アプリの入力フォーム。

── 嬉しいお話です。

もちろん、AppSuiteでアプリのメンテナンスも加速しました。現場の修正要望もすぐにアプリに反映できるので、現場に即したアプリがスムーズに作れるようになりました。
また、業務効率化という面では、desknet's NEOの基本機能も役立っています。目立って効果があるのは、やはり[スケジュール]機能です。[設備予約][交通費・経費精算]もスケジュールカレンダーから連動させて動かせるので、エンドユーザーからすれば、一機能で会議室予約から精算作業まで完結できる、といった印象があるはずです(詳細は「ご活用中の機能と使い方」の欄を参照のこと)。

── 古くからICTによる働き方の改善に取り組まれてきた御社にとっても、desknet's NEOは効果が実感できるツールなのですね。

働き方改革が加速しました。このような環境を提供してくださる貴社に感謝です。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    海外製グループウェアのスケジュール機能に比べ、圧倒的に使いやすいと評判の機能。他社員の予定の空き状況が俯瞰して見られることや、ドラッグ&ドロップで予定変更が容易に行えるため、スケジュールの日程調整にかかる工数が激減した。

  • 設備予約
    設備予約

    ミーティングルーム、応接ブース、営業車両、ノートPC、ケーブルやアダプター等の備品類などの貸し出し管理を行っている。スケジュール画面から本機能が連動して動かせるため、予定に必要な備品の効率的な使いまわしが可能になった。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    直行直帰の仕事が多い社員が申請を簡単に行えるようになったことに加え、決裁者が社内外問わずいつでも申請承認できるようになったため、申請業務の効率化が進んだ。以前使用していたローコードアプリ開発ツールでシステム化していたかなり複雑な申請業務も、本機能でほぼ代替できたとのこと。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    全社に通達したい情報を共有している。また、desknet's NEOやAppSuiteの使い方・活用法についても本機能で徹底した。

  • AppSuite
    AppSuite

    本機能で作ったアプリケーションで社内業務をシステム化中。他社のローコードアプリ開発ツールですでにシステム化していた作業もAppSuiteに移行してさらに便利に。売り上げ・粗利の数値管理から会議等の情報のシステム化・共有推進まで、すでに多くの仕事に効果が出ている。

  • 交通費・経費精算

    予定調整、訪問先への移動手段・時間等の調査、諸経費の算出などを以前は別々のタスクとして行っていた。スケジュール管理、経費管理、それらの社内報告も別々のアプリケーションでなされていたため、前々から非効率が指摘されていた。しかし本オプション導入によって、スケジュール画面から上記作業が一元的に行えるようになり、しかもそれらの内容が(定期内/外などの設定反映も含め)そのまま精算処理にも使えるという一挙両得で、業務効率化に大きく役立った。

お話をうかがったご担当者様

  • 代表取締役社長 松本大輔 様

    恥ずかしながら、先般インフルエンザにかかり、数日出勤できなくなったのですが、そのときにdesknet's NEOのありがたさを痛感しました。たとえば、お客さまとのアポ取りの際に、顧客に関係のあるすべての社員のスケジュールと、会議室の空き状況等を調整する必要がでてきます。それが自宅で迅速に、すべて進めることができたのです。このスピード感は感動モノです。「必要な情報がいつもそばにある」ということの重要性を感じました。

  • 管理部リーダー・主事 可児健 様

    他社のローコードアプリ開発ツールからAppSuiteにシステム移行するときに、使用感や見た目が変わりすぎないようにと配慮しました。AppSuiteは見た目も作り込めるので、社員から「これ、どう使えばいいの?」といった声はほとんどなく、利用がスムーズに浸透しました。アプリ開発・修正の「簡単さ」と「作り込める度合い」を両立させることは、一般には難しいと思いますが、AppSuiteはそれがうまい具合に成り立っています。

  • 第2営業部・課長代理 畔栁泰喜 様

    劇的な業務効率化が御社のソフトで実現したこともそうですが、desknet's NEOとAppSuiteアプリで、ちょっとした雑務の効率化が実現したことも個人的には嬉しく思っています。他社のローコードアプリ開発ツールではどうしても無くしきれなかった細かな紙の申請書が、AppSuiteでシステム化できた。御社製品の汎用性の高さを感じます。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
25ユーザー
導入時期
2018年

事業概要

企業名
株式会社システムアプローチ
URL
https://www.sys-approach.co.jp/
所在地
愛知県名古屋市
創業
1983年
紹介
旧desknet'sの利用は2005年から。「コンピュータ技術で社会に貢献」をスローガンに「ソフトウェア開発」「ユースウェア支援」「ハードウェア保守」の3事業を手がけてきた。ネットワーク構築から開発・保守までをトータル的にサービス提供している。
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