カテゴリー
ワークフローとAppSuiteの保存期間について
1on1個別相談会を担当しているカスタマーサクセス部の橋本です。
いまさら聞けない、申請書アプリケーションとは？の記事で、
申請書アプリケーションがワークフローの権限と
関連していることをご紹介しましたが、
本記事では、保存期間についてご紹介いたします。
まず、以下のレイアウトのとおり、申請書アプリケーションについては、
権限設定と同じように、ワークフローの保存期間に準拠いたします。
この保存期間については、システム管理者による設定となりますので
現在の設定状況をご確認ください。
また、ワークフローの書式毎には設定できず、
ワークフロー全書式で共通になります。
仮に、ワークフローが[無期限]となっていないお客様については、
AppSuite申請書アプリケーションの運用におけるご注意点がございますので、
本記事の下部をご覧ください。
ちなみに、文書管理とAppSuiteについては、それぞれの機能で設定します。
【文書管理の保存期間設定について】
ワークフローと連携する文書管理については、
文書管理側で保存期間を設定いたします。
あくまでも、初期値の設定となりますので、
文書管理にファイル登録する際に保管期限を設定できます。
【AppSuiteの保存期間設定について】
AppSuite保存期間は、AppSuiteのシステム管理で設定いたします。
デフォルト値になり、アプリケーション毎に設定できます。
容量制限は、一般ユーザーやAppSuiteのアプリ作成者では設定できません。
あくまでも、AppSuiteのシステム管理者権限での設定となります。
詳細はこちらをご覧ください。
なお、AppSuiteの保存期間を設定した場合でも、申請書アプリケーションはワークフローの保存期間に準拠しておりますのでご留意ください。
【まとめ】
以下の表のとおり、ワークフローのデータを削除すると
AppSuiteの申請書アプリケーション側も削除される場合がございます。
| ワークフロー | AppSuite 申請書アプリケーション |
AppSuite 通常アプリケーション |
文書管理 | |
|---|---|---|---|---|
| ワークフローのデータを削除すると | 関連データも 削除されます※1 |
削除されない | 削除されない | |
| AppSuite 申請書アプリケーションの データを削除すると |
申請データも 削除されます※2 |
削除されない | 削除されない | |
| AppSuite 通常アプリケーションの データを削除すると |
削除されない | 削除されない | 削除されない | |
| 文書管理のファイルを 削除すると |
削除されない | 削除されない | 削除されない |
【※1の補足】
例えば、ワークフローの保存期間が24ヶ月のお客様が、ワークフロー側の申請データが保存期間設定に基づいて自動削除された場合に、AppSuite申請書アプリケーションの関連データも削除されます。申請書アプリケーションをご利用頂く際には、ワークフローの保存期間は無期限にしていただくことを推奨いたします。
なお、[ワークフローの作成者（申請者）による申請の削除]の設定で、
申請者に削除させない設定もございます。誤操作による削除もございますので、
この機会に設定の見直しをお願いします。
※”許可する”とした場合、申請中の申請を削除できます。
※”決裁後は許可しない”とした場合、1人でも決裁作業を行うと、
申請中の申請を削除できません。
※ “許可しない”とした場合、申請中の申請を削除できません。
【※2の補足】
AppSuiteのアクセス権設定で、デフォルト設定は削除権限がOFFとなっております。削除権限をONにした場合にはご留意ください。
アクセス権に関する詳細は下記の記事をご覧ください。
【その他】
ワークフローのデータは保存期間で削除させて、AppSuiteの申請書アプリケーションでは無期限に残したい場合には、申請書アプリケーションのデータを、別の通常アプリケーションに保存させることも可能です。
例えば、自動処理という機能を使っていただき、ワークフローの承認が完了した際に、別の通常アプリケーションへ申請データ登録させることが可能です。
自動処理の詳細は別の記事をご覧ください。
本件に関するお問い合わせなど、下記までお気軽にお申し付けください。
■本件に関するお問い合わせ
株式会社ネオジャパン カスタマーサクセス部
TEL：045-640-5921 Email：csuccess@desknets.com
