申請の流れを決める3つのポイント｜「承認条件」「差戻し条件」「差戻し先」
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［ サービス部 ］の高橋です。
ワークフローの承認経路を作成するだけでもハードルがありますが、今回は
経路を作成した際に設定する「承認条件」「差戻し条件」「差戻し先」に焦点を
あてて分かりやすく解説していきます。
ワークフローで作成された各申請は、決められた人が確認しながらゴール（承認完了）を目指します。
そのとき大切なのが3つのルールです。
- 承認条件：何人が OK（承認）なら次に進む？
- 差戻し条件：何人が直してほしいと言ったら戻す？
- 差戻し先：誰のところへ戻す？
＜ワークフローの基本的な申請の流れ＞
基本的な申請の流れを、図でおさらいしてみましょう。
申請経路タブで承認経路を設定すると、経路内に「承認条件」という項目があります。
1.承認条件：何人がOK（承認）なら次に進む？
「承認条件」は、承認する人のうち、何人がOK（承認）を出せば次へ進めるかを決める設定です。
| 設定 | 内容 |
|---|---|
| 全員が承認 | みんながOKなら進む |
| 50%を超える人が承認 | 半分より多くの人がOKなら進む |
| 50%以上の人が承認 | 半分以上の人がOKなら進む |
| 1人以上が承認 | 1人でもOKなら進む |
承認者数が「偶数」の場合と「奇数」の場合を、例でおさらいしてみましょう。
- 「全員が承認」なら、4人全員の承認が必要です。
- 「1人以上が承認」なら、1人の承認で次へ進みます。
-
「50%を超える人が承認」なら、3人以上の承認が必要です。
-
「50%以上の人が承認」なら、2人以上の承認が必要です。
- 「全員が承認」なら、3人全員の承認が必要です。
- 「1人以上が承認」なら、1人の承認で次へ進みます。
- 「50%を超える人が承認」なら、2人以上の承認が必要です。
-
「50%以上の人が承認」なら、2人以上の承認が必要です。
2. 差戻し条件：何人が直してほしいと言ったら戻す？
「差戻し条件」は、承認者のうち、何人が差戻しをすれば申請を戻せるかを決める設定です。
「1人以上で差戻す」にチェックすると？
承認者が4人いる場合でも、1人が「差戻」ボタンを押せば、申請者に差戻しできます。
「1人以上で差戻す」にチェックしていないと？
承認者のうち1人が「差戻」ボタンを押しただけでは、申請者に差戻しされません。
【補足】承認者が3人でも4人でも、差戻しが成立する条件は同じです。
→ 2名の差戻しが必要
→ 2名の差戻しが必要
→ 承認者全員の差戻しが必要
※「全員が承認」を設定している場合は、1人が「差戻し」ボタンを押すだけで差戻しになります。
そのため、「差戻し条件」の設定項目は表示されない仕様になっています。
3. 差戻し先：誰のところへ戻す？
差戻しになった申請を、誰のところへ戻すかを決めるのが「差戻し先」です。
| 選択肢 | こんなときに使います |
|---|---|
| ひとつ前の決裁者 | 前の確認をした人に、もう一度見てもらいたいとき |
| 申請者 | 申請を出した人に、内容を直してもらいたいとき |
| 差戻し時に選択 | そのときの状況に合わせて、戻す先を選びたいとき |
誰に戻すか迷わないよう、社内でルールを決めておくと安心です。
「差戻し時に選択」を選んだ場合は、最後に差戻しを成立させた人が、差戻し先を選びます。
まとめ
ワークフローは、申請を順番に確認する仕組みです。
「承認条件」で進むルールを決め、「差戻し条件」で戻るルールを決め、
「差戻し先」で戻す相手を決めます。
3つの意味を知っておくと、設定画面もぐっと分かりやすくなります。
次回も、初めての方に分かりやすく説明します。
では、またお会いしましょう！
