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AppSuiteで「人事評価」を一元管理！ファイル送受信による煩雑なやり取りをゼロに！【ネオジャパン社内アプリ紹介】
平素よりdesknet’s NEOをご利用いただきまして、ありがとうございます。
マーケティング統括部の北嶋です。
近年、多くの企業において「人手不足」が深刻な課題となっています。
新たな人材の採用が難しくなる中で、今いる社員のモチベーションを高め、
長く活躍してもらうことの重要性がますます高まっています。
そのための肝となるのが適切な人事評価です。
評価の納得感を高め、社員一人ひとりの成長を促す取り組みが求められる一方で、
評価の「運用面」で頭を悩ませている人事担当者様も多いのではないでしょうか。
一般的に利用される表計算ソフトでは、「データ集計やグラフ作成が容易」「幅広い業務で利用できる」など手軽で便利に使えます。
しかし、「ファイルのありかを簡単に見つけ出せない」「公開範囲を柔軟に設定できない」「リアルタイムでの情報共有が難しく、問合せ対応の手間が生じる」「セル単位での情報更新履歴の管理が難しい」など、表計算ソフトならではの問題が多くあると思います。
実は弊社でも、以前は表計算ソフトで対応していました。
しかし、社員・評価者・人事間でのファイル送受信が煩雑になったり、昇格・昇給履歴や部署異動前後のデータの管理・共有に課題があったりと、手間と時間がかかっていました。
このような非効率な業務を改善するため、管理部が主体となってAppSuiteでシステム化を進めていきました。
今回は、「人事評価」アプリの作成を担当した人事担当者にインタビュー。desknet’s NEO・AppSuiteの開発・販売元であるネオジャパンが利用している「人事評価」アプリをご紹介します！
■アプリ名
人事評価表アプリ
■概要
人事評価の情報を登録・管理し、社員・評価者・人事間のやり取りを簡略化できるアプリ。
1. 人事評価アプリの構成・使い方
■アプリ構成
人事評価アプリは、4つのアプリで構成されています。
人事情報アプリ…各社員の情報と査定の履歴を確認できる
人事評価規定_共通…全社員共通の各等級の評価項目を登録する
人事評価規定_部門別…対象部門別の各等級の評価項目を登録する
人事評価表…目標とその結果を記入する
■使い方
①「人事評価表」にデータを登録する【人事担当者】
・社員番号を入力すると、「人事情報アプリ」に登録された氏名・所属部署・資格等級・一次評価者・二次評価者のデータが自動で反映。「人事情報」アプリより、社員情報を抜き出し、「人事評価表」にCSVでインポートすると一括でデータを作成できる。
・「管理番号_共通」「管理番号_部門別」から共通・部門別の評価項目を呼び出す。
※データの新規追加は、人事担当者しかできない設定
②目標を記入する【社員】
・上司との面談を踏まえて、目標を入力し、確定したらステータスを「①目標入力中」→「②目標確認中」に変更。すると、ユーザーは目標を編集できなくなり、部長が目標を確認し、「③目標確認完了」に変更。
③期が終了したタイミングで、目標に対する達成度・コメントを記入。【社員】
記入後、「④自己評価入力中」から「⑤評価者評価中」にステータスを変更することで、再度編集できなくなる。
④一次評価者が確認、評価を記入【一次評価者】
一次評価者と二次評価者の間で、申し送りができる欄を設けている。
限られた関係者しか見られない項目として制限をかけており、評価者間の引き継ぎ事項の共有が可能。
⑤一次評価者から二次評価者へのコメントも確認しながら、二次評価者が評価を記入【二次評価者】
二次評価者が「⑥評価確定作業中」にステータスを変更することで、人事担当者しか編集できなくなる。
⑥評価結果を記入し、社員にフィードバック【人事担当者】
「⑦事前確認中」ステータスでは、社員へのフィードバック前に上長に事前共有することが可能。
その後、ステータスを「⑧評価結果通知」に変更することで、結果を社員に知らせる。
2. アプリのポイント
・Excelの評価表のフォーマットを再現できる
以前までの評価シートを再現できるので、社内定着もスムーズ。
・柔軟なアクセス権設定
人事評価はパーソナルな情報を取り扱うため、社員・評価者・人事それぞれが閲覧できる範囲を制限。また、評価ステータスによって誰がどこまで見られるか、編集できるかという権限設定を細かく設定し、透明性の担保に寄与。
また、部署異動があった際は、異動前の評価を現在の評価者も閲覧できる仕様に設定し、ナレッジの共有・蓄積が可能に。
アクセス権の参考記事：【AppSuite運用のコツ】アクセス権設定の基本的な考え方
※上記は、「山田太郎」を人事担当者と想定した際の、一般的な人事評価のアクセス権の設定例となります。利用される際には、各社運用に基づき、適切なアクセス権の設定をお願いいたします。
いつ誰が何を変更したか、データの変更履歴を保存することで、ログを取ることも可能。
データの変更履歴の参考記事：【AppSuite運用のコツ】AppSuiteのシステム部品と変更履歴について
・部署や等級ごとに一覧化できる
以前は、社員の過去の評価履歴や、同じ等級の社員同士の比較を行う際に、人事担当者が取りまとめて一覧表を作成し、評価者に提出していた。
AppSuiteにより、部署・等級ごとに一覧画面を作成できるため、部署・等級級ごとに比較して評価がしやすくなった。また、一覧画面で各社員のステータスを確認できるため、各社員の提出状況を管理できるように。
さらに、評価データ全件（All）と現在進行中（Active）で一覧画面を分けることで効率性も高められた。
・「人事情報」アプリから、査定履歴も確認できる
「参照データ一覧」を使用することで、人事情報アプリから、過去の査定履歴も確認可能。
■利用者のメリット
・AppSuiteを見れば、過去の履歴をすぐに確認できる
・目標の修正が入ったときにすぐに修正でき、メールでのやりとりがなくなった
■人事担当者や評価者のメリット
・Excelファイルの配布が不要になり、社員情報の一括インポートでデータ作成可能
・AppSuiteにデータが蓄積されるため、部員全員分のファイルの取りまとめが不要
・異動があっても、社員の過去の評価を確認できる
・同じ部署・等級での比較がしやすい
・社員の提出状況をステータス管理できる
・フィードバック漏れを防げる
3. 担当者のコメント
管理部 原田さん
入社して3年ほどで人事評価アプリを作り始めましたが、AppSuite の伴走支援/アプリ作成を担う部門にも相談しながら、アプリを作り上げることができました。当時人事評価の専用システムも調査していましたが、類似機能をAppSuiteで実現できたと思います。このアプリにより、人事としては、評価にかかる時間を2日ほど短縮できましたが、評価者の工数も考慮すると、削減効果はさらに大きいものになると思います。
AppSuiteはバージョンアップするたびに機能が増えており、年々対応できる幅も広がってきています。実際に運用しながら、社内からの改善依頼があがってきますが、ノーコードツールだからこそ、都度修正にも対応することができています。運用しながら変えていけるのもAppSuiteの良さです。今回ご紹介したアプリ「人事評価」だけでなく、労務や社員データもAppSuiteでシステム化して、紐づけることもできると思います。
皆様にも、より会社のためになるアプリをどんどん作っていってほしいです。このテンプレートを活用いただき、業務改善につながれば嬉しく思います。
今回、弊社の運用例をご紹介しましたが、自社の運用にあった形で対応することができるのが、ノーコードツールならではのメリットです。
今後もネオジャパン社内アプリやお客様の活用例をご紹介していきます。
■アプリテンプレートのダウンロードはこちらから
【注意事項】
・ネオジャパンが使用している人事評価アプリを参考に作成したサンプルアプリです。サンプルとなりますので、お客様の運用に合わせて修正・設定し、ご利用ください。
・パッケージ版desknet’s NEO V9.0 R1.0以下のバージョンをご利用されている場合、テンプレート取り込み時にエラーとなり、利用いただけませんのでご了承ください。
■マニュアルはこちらから
本テンプレートは、4つのアプリで構成されています。各アプリの使い方について、詳細は下記マニュアルをご覧ください。
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