備品管理は見える化で改善！
メリットや負担削減のコツを徹底解説

備品管理は業務に欠かせないプロセスですが、在庫の過不足や管理ミスが起こりやすい領域でもあります。こうした課題を解決するカギとなるのが備品管理の「見える化」です。

本記事では、見える化の基礎知識やメリット、具体的な取り組み手順、さらにおすすめの管理ツールやシステムまで徹底解説します。備品の所在や数量を正確に把握できれば、余分なコストや紛失トラブルを大幅に削減することが可能です。

ぜひ、備品管理における苦労を軽減し、コスト削減や業務効率化を実現するヒントとしてお役立てください。見える化を徹底すれば、業務全体の生産性と品質が向上し、担当者の負担も大きく緩和されます。

備品管理の見える化とは？

まずは「見える化」とは何か、その重要性と具体的なイメージについて解説します。

備品管理の見える化とは、在庫量や物品の使用状況を誰もがすぐにわかるように情報を整理・共有することです。実際に備品がどこにどのくらいあるのかをきちんと把握できれば、棚卸しや発注の際にも混乱が起きにくくなります。写真を掲示したり、ラベルを貼ったりして保管場所をわかりやすくする工夫も有効で、管理担当者だけでなく、利用する社員全員が必要な情報にアクセスしやすい状態をつくり出せる点が特徴です。

情報を一元管理することで、過不足や重複発注などのムダを防ぎやすくなります。さらに、在庫を可視化しておくと、もし紛失や盗難の疑いがある場合でも迅速に対応できるようになります。このように、見える化は備品管理の精度を高めながら、担当者の作業負荷を減らし、全体の業務の流れをスムーズにする取り組みとして注目されています。

備品管理を見える化するメリット

備品管理を見える化するとどのような利点があるのかを、代表的な例とともに詳しく見ていきましょう。

備品管理を見える化する最大のメリットは、適切な在庫コントロールによるコスト削減と、業務効率の向上です。備品が確実に追跡できる環境を整えることで、紛失や盗難、重複購入といったトラブルを減らすことができます。急な在庫切れや発注漏れを事前に防ぐことにもつながり、必要な物を必要なときに取り出せるようになります。

さらに、担当者だけが把握していた情報を組織全体で共有することで、業務の属人化の防止、管理者の退職・異動などによる混乱を避けることができます。

1. 在庫の過不足を防ぎコスト削減につなげる

在庫の過不足を防ぐためには、今どの備品がどの程度消費されているかを常に可視化する仕組みが重要です。例えば、かんばん方式などを取り入れることで、在庫が一定数を下回ると即座に発注の合図が出せるようになります。過剰在庫によるムダな支出や、在庫不足による業務停止リスクを低減し、コスト削減に直結するのがポイントです。

2. 業務効率化と担当者の負担軽減

棚卸し作業や発注確認などで発生する雑務を削減し、担当者が本来優先すべきコア業務に注力できるようになります。具体的には、写真やラベルを使った保管場所の視覚化や、台帳への入力作業の自動化によって、素早い確認作業を可能にします。これにより、管理者への業務負担の集中を避けるだけでなく、利用者側も探し物の時間が減り、社内全体の業務効率を大幅に高める効果が期待できます。

3. 紛失や盗難リスクを低減する

備品の位置や使用状況が明確になることで、どの物品がどこに置かれているかを常に把握しやすくなります。バーコードやICタグを活用すると、持ち出し記録や返却状況をワンタッチで記録できるため、不正や紛失を早期に察知し対処できます。これにより、備品管理のセキュリティ面が大幅に向上し、再購入にかかる無駄な経費発生など、紛失トラブルへを軽減されるのが魅力です。

4. 発注・補充のタイミングを最適化できる

在庫が一定レベルに達したら発注するなど、明確なルール設定を可能にするのが見える化の強みです。発注フローがひと目で分かるようになると、複数の担当者が関与しても重複発注や発注漏れのリスクが低くなります。こうした仕組みを整えることで、必要な備品を途切れさせることなく確実に供給でき、業務の中断を最小限に抑えられます。

備品管理を見える化するためのステップ

具体的に備品管理の見える化を進める手順を、4つのステップに分けてご紹介します。

これらのステップを順番に取り組むことで、備品情報の整理から台帳作成、社内での活用までスムーズに進められます。特に最初の段階で、保管場所の見直しやルール設定をきちんと行うと、その後の運用が一気に楽になるのが特徴です。

ステップ1：備品の現状を把握し台帳を作成する

最初に行うべきは、現状どの備品がどれだけあるのかを正確に調査することです。名称や数量、保管場所、使用者などを一覧にまとめ、後から検索しやすいように台帳を作成します。Excelやスプレッドシートなども手軽に始められますが、将来的な拡張やリアルタイム共有を考える場合は、クラウド型の備品管理システムも視野に入れるとよいでしょう。

ステップ2：カテゴリ分けとラベリングで保管場所を明確にする

備品を利用目的や種類によって分類すると、保管場所が明確になり、棚卸しや取り出し作業がスムーズになります。ラベリングがしっかりされていれば、誰がどこに何を戻すかも視覚的に把握できるため、復帰ミスなどが激減するでしょう。必要に応じて写真の掲示や色分けラベルなども活用し、管理者以外の社員でも簡単に在庫を確認できる仕組みを作ることが大切です。

ステップ3：棚卸の頻度を決め運用フローを定期的に見直す

棚卸は備品管理において欠かせない作業ですが、その実施頻度を明確に定めておかなければ管理が曖昧になりがちです。月1回なのか、四半期ごとに実施するのかといった判断を行い、担当者を割り振っておきましょう。実際に運用を回してみて問題点が見つかった場合は、都度フローを見直し、最適なタイミングやプロセスを調整していくことが大切です。

ステップ4：社内周知とルール化で情報を共有する

最後に、作成した備品管理ルールを全社員に周知し、どのように運用すれば良いのかを明確にする必要があります。例えば、「備品を使用したら必ずシステムへ登録する」「在庫が一定数を下回ったら担当者に連絡する」といった具体的な手順を示すとよいでしょう。周知徹底が進めば、管理担当者だけでなく全員で備品を正しく扱う文化が根付き、見える化の効果が最大限に発揮されます。

備品発注を見える化する方法

在庫管理だけでなく、発注の過程を「見える化」することでミスや漏れを予防するポイントをお伝えします。

備品発注は、在庫管理と同様に不備や遅れが生じれば業務全体に影響を及ぼしかねません。発注プロセスを可視化することで、誰がどのタイミングで補充判断をするのか明確にし、承認や納品の進捗を全員が把握しやすい環境を作ることが狙いです。

1. 台帳管理や発注をデジタル化する

台帳や発注業務をデジタル化することで、備品の在庫状況や発注履歴をリアルタイムで把握できます。Excelでも対応可能ですが、専用システムやクラウドサービスを利用すれば、自動集計や通知・アラート機能も充実しているため、重複発注や補充忘れのリスクが減少します。データのリアルタイムでの共有が容易になると、効率的かつ適正な在庫維持ができるようになります。

2. 発注担当者の明確化とフローの一元管理

誰がいつ、どのように発注をするのかをはっきり決めておくことは、見える化の大前提です。さらに、承認プロセスも一元管理することで、担当者不在時の発注遅延を防いだり、無駄な重複を減らせます。フロー図やシステム上でまとめることで、上司やチームメンバーが進捗を確認しやすくし、トラブル時の対応速度も上げられるのが利点です。

3. フォーマットやシステムで依頼・承認プロセスを可視化

発注依頼から承認、発注完了までのプロセスを標準フォーマットでの申請方式にしておくと、どの段階で誰の承認を得る必要があるのかが一目でわかります。これにより、見落としや漏れが大幅に削減され、担当者同士のコミュニケーションロスも減ります。メールや口頭でのやり取りだけでは情報が分散しやすいため、ワークフローシステムなどを利用することをおすすめします。

見える化を実現する備品管理ツール・システム

備品管理の見える化を支援する上で、どのようなツールやシステムを活用できるのか、代表例をご紹介します。

ツールやシステムの導入は、手作業でのミスを減らすだけでなく、リアルタイムでの情報共有や自動通知が行える点で注目されています。特に、スマートフォンやタブレットと連携できるシステムは、外出先でも在庫状況を確認でき、急な発注にも対応しやすくなるのがメリットです。

Excel・スプレッドシートを利用する

エクセルやスプレッドシートは導入コストを抑えつつ開始できるため、規模の小さいチームや簡易的な管理を目的とする場合に有効です。ただし、更新作業が手動になる場合が多く、ファイルの共有に時差が生じたり、ファイルが分散しがちという課題もあります。人数が増えると、同時編集や操作ミスなどのトラブルが増えやすい点に注意が必要です。

備品管理システムを導入する

専用の備品管理システムでは、在庫確認から自動発注、バーコードでの入出庫管理など、幅広い機能が利用可能です。必要な情報がリアルタイムで集約されるため、棚卸しのたびに大掛かりな調整をする必要がありません。大規模な組織や複数拠点での備品管理が必要な場合、導入にかかるコストを上回る効果が期待できるでしょう。

グループウェアの機能を利用する

スケジュール管理や社内ポータル機能を備えたグループウェアを活用すれば、備品の予約や利用状況を部門横断で把握しやすくなります。チーム間での情報共有が円滑に行われるため、在庫不足や発注タイミングのズレにも素早く対応できます。グループウェアを既に導入している場合は、標準機能で備品管理機能を利用できるとコストを抑えながら活用できるでしょう。

業務アプリを利用する

専用のシステムを導入する場合、ユーザー数によってはランニングコストが大きくなり、予算を理由に導入が難しいこともあります。近年ではノーコード、ローコードのツールが普及してきており、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリケーションを作ることができるようになりました。自社の業務慣習に合わせた入力書式やリストを利用できると、利用者の導入浸透にかかる負担が軽くて済み、管理効率も大きく向上するでしょう。 ノーコードツールとは？ 特徴やメリットをおさえて業務のDXを推進 ノーコードでプログラミングをせずにシステム化！その成功事例を解説

備品管理の見える化には業務アプリがおすすめ

必要な情報をリアルタイムかつどこからでも把握でき、柔軟なカスタマイズが可能な業務アプリの活用を提案します。

業務アプリを活用すれば、複数の拠点や部門が関わる備品管理も一元化しやすくなります。アクセス権限を細分化できるため、管理者は全体の在庫を確認しつつ、各担当者には必要な情報だけを表示する設定も可能です。さらに、利用状況や支出額をリアルタイムで集計できるので、部門ごとのコストを正確に把握し、改善計画に生かすことができます。

業務アプリ作成ならAppSuiteがおすすめ

AppSuiteは、自社に合わせた業務アプリを作成できるツールです。紙・メール・Excelを使った業務処理を誰でも簡単にシステム化することができます。システム化と言っても特別なIT知識は必要ありません。マウス操作で自由なレイアウト、色や文字も簡単に変えられる操作性が使いやすさのポイントです。豊富な無料テンプレートをご用意。既存のExcelシートを取り込んでアプリ化したり、柔軟にカスタマイズできます。

豊富な導入実績を持つネオジャパンが提供

AppSuiteは、20年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが提供するサービスです。

クラウド版とパッケージ版があり、企業規模を問わず広くご利用いただいています。特に、初期費用0円で1ユーザー月額800円からご利用いただけるクラウド版は、導入・運用が容易で、ITに不安のある企業でも気軽に導入することが可能です。

desknet's NEOは厳しい基準を求められる官公庁・自治体や金融機関からも高い評価を得ています。強固なセキュリティを誇り、官民問わず組織の大切な情報を守ります。

まとめ・総括

備品管理の見える化を進めることで得られる効果や、効果的な運用方法について改めて確認しましょう。

備品管理を見える化することで、在庫の過不足や紛失リスクを低減し、発注や棚卸し作業の手間も大幅に削減できます。台帳の作成やラベリングなどの基本ステップに加え、バーコードやICタグを利用した管理手法で精度を高めることも可能です。クラウド型のシステムや業務アプリを活用すると、リアルタイムな情報共有やデータ分析を通じてさらなるコストダウンや効率化が期待できるでしょう。備品管理方法の改善は、企業全体の生産性アップにつながるはずです。

更新日：2025年5月28日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。