運転日報とは？
記載項目や保存期間、活用方法を徹底解説！

運転日報とは、業務での車両運行に伴う情報やドライバーの勤務状況を詳細に記録・管理するための文書です。特定の法律で作成と保存が義務付けられている場合もあり、企業の安全対策や労務管理において極めて重要な役割を果たします。また、最近は安全対策の強化や労働環境への配慮から、その重要性はさらに増しています。正確なデータに基づく運転状況の把握により、企業は労務管理や車両維持費の節約、安全教育をより効果的に行えます。さらに、アルコールチェックを含むドライバーの健康管理も運転日報の範囲に入ることが一般的です。

この記事では、運転日報の基本項目から活用方法、さらに効率化に向けたペーパーレス化の手法まで詳しく解説します。このテーマは、法令遵守の観点のみならず、企業運営やドライバーの労働環境向上にも大きく寄与するため、ぜひ参考にしてください。

運転日報の重要性

運転日報の役割は、ドライバーの勤務状況や車両の運行データを正確に記録することです。これにより、企業は効率的な運行計画を立てるための基盤を築けると同時に、安全運転の指導や労務管理においても重要な情報を得ることができます。運転日報を活用することで、車両の稼働率やメンテナンス時期を把握し、無駄な出費や事故リスクを削減できるのが特長です。また、ドライバーが出発前にアルコールチェックを行い、その結果を日報に記載しておくことで、さらなる安全性の向上が期待されます。
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運転日報が必要とされる背景

運転日報が必要とされる理由は、法令順守のみならず、安全運転と労務管理の観点からのニーズがあるからです。走行経路や運転時間を正確に記録することは、道路交通法や貨物自動車運送事業輸送安全規則などの基準を満たすだけでなく、企業側にとってもドライバーの健康や安全管理を容易にします。加えて、車両のメンテナンス周期を記録に基づいて把握し、適切な時期に整備を行うことで、予期せぬトラブルや出費を軽減することができます。

運転日報の対象となる事業者と義務化の背景

運転日報の記録と保存は、特定の業態や事業者において必須です。事業用自動車を利用する企業、とりわけ貨物自動車運送事業者や旅客自動車運送事業者は、運転日報の正確な記録と保存が強く求められています。こうした事業者は、規模の大小にかかわらず、法令で定められた運行管理体制を確立し、運転日報をきちんと記録・保存することが不可欠です。法律で義務化されている背景には、道路交通法や貨物自動車運送事業輸送安全規則があり、特に重大な交通事故の未然防止が求められています。罰金や事業に対する行政処分などの厳しいペナルティを回避するためにも、徹底した管理が重要です。

軽貨物ドライバーも義務の対象に

さらに、2025年4月からは軽貨物の安全対策が強化されました。これにより、いわゆる黒ナンバーの軽トラックや軽バンといった車両が新たに対象となり、運転日報の記録と保存の義務が拡大されました。特に個人事業主が1人で行う際にも対象となりますので、従業員の有無にかかわらず該当する事業者は注意が必要です。このように、業界全体での交通安全意識の向上と遵守対策の強化が期待されています。

記録内容と正しい記入のポイント

運転日報には、ドライバーの氏名、車両番号、走行経路や距離、運行開始・終了時刻、休憩時間、積載貨物の内容など、多岐にわたる情報を詳細に記録する必要があります。近年では、出発前のアルコールチェック結果や健康状態の確認も求められることが一般的になっています。これらの情報は、万一のトラブルや事故発生時に迅速な対応が可能となり、企業リスクの軽減に大いに役立ちます。

記入に際しては、運行終了後すぐに記録することがミス削減に寄与します。架空データや不正確な時間の申告は法令違反となり、事故やトラブル発生時の原因究明も難しくするため、正確さが何よりも重要です。テンプレートを利用することで、記入時間の短縮と精度の向上が期待でき、日常業務の一環として確実に運用できる仕組みづくりが重要です。

運転日報の正しい保存方法

運転日報を作成することは重要ですが、それと同じくらい大切なのが適切に保存することです。本節では、運転日報をどのような期間保存すべきか、そしておすすめの保存形式について詳しく解説します。

保存期間の目安

運転日報の保存期間については、関連する法律がいくつかあります。例えば、貨物自動車運送事業輸送安全規則によれば、運転日報を最低1年間保存することが求められています。緑ナンバーの企業は、この規則に基づいて運転日報を1年間保存する必要があります。さらに、道路交通法施行規則では、2022年から義務化されたアルコールチェック記録の保存期間も1年と定められており、交通事故や違反が発生した際に、運転日報やアルコールチェック記録の提出を求められる場合があります。このようなケースへの予防措置として、運転日報も最低1年間は必ず保存しておくことをお勧めします。

また、運転日報は労働者の運転時間も記載されており、労働基準法とも関連しています。この法律では、労働時間等に関する書類は通常5年間保存することが求められています。ただし、現時点（2024年3月）では、経過措置として3年間の保存が認められています。このため、運転日報も範囲内に含め、5年間の保存を視野に入れておくと安心です。

保存方法の推奨形式

運転日報の保存形式については、紙媒体でも電子媒体でも構いません。しかし、紙での保存には、書類の保管場所が必要になったり、ファイルを手作業で管理する手間がかかるという課題があります。特に車両を頻繁に利用する企業では膨大な量の紙書類が発生し、必要な情報の検索にも時間がかかります。
一方、電子データで保存することにより、これらの課題を解決できます。電子保存は紙の使用を減らすだけでなく、必要なデータ検索にも時間を取られません。さらに、電子データはセキュリティ対策も実施でき、改ざん防止や編集履歴の管理が容易です。
これらの理由から、可能であれば運転日報は電子データとして保存することを強く推奨します。デジタル化により、効率的で安全な管理が実現できます。

作成や保存を怠った場合の罰則

運転日報の作成・保存を怠ると、企業や管理者は法的な罰則を受けるリスクがあります。運転日報は法律で定められた書類であり、記録や保存を怠ったり、虚偽の記載をしたりすると、道路交通法や貨物自動車運送事業輸送安全規則に違反する可能性があります。これにより、企業は罰金や業務停止の命令を受けるだけでなく、社会的信用を損なう危険性があります。特にアルコールチェックの不備についても厳密に管理が求められ、管理者は早めに適切な対策を講じる必要があります。

想定されるペナルティ

罰金や行政処分に加え、悪質な場合には業務停止命令もあり得ます。これは企業存続に大きな影響を与えます。違反が繰り返されると、運送事業の許認可が取り消される事態になることもあり、運行管理者を中心に体制を厳重に整える必要があります。罰則を軽視せずに厳格に対応し、特にアルコールチェックの情報も含めて、規定通りに保存管理するよう心掛けましょう。

罰則を避けるための対策

社内外で定期的に監査を行い、運転日報やアルコールチェックの記録が正確に保管されているかを確認する仕組みを整備します。また、運転日報アプリを活用して情報のシステム化を進め、人的ミスの低減を図りましょう。仮に不備が発見された際には、迅速に原因を解析し再発防止策を行うことで、組織のリスクを効果的に抑制できます。

運転日報の運用ステップ

運転日報を円滑に運用するためには、日々の流れを理解することが大切です。まず、ドライバーは日々の運行後に、運転日報に必要な情報を詳細に記入し、これを管理者が受け取ります。管理者はその内容を確認し、法定書類として正しく保管するだけでなく、データ分析が行いやすい形式に集約する必要があります。また、アルコールチェック結果も含まれることを確認し、共有も怠らないようにしましょう。

作成のフロー

ドライバーは運行開始前の点呼や車両チェックが終わった後、走行距離や運転時間、休憩時間を詳細に紙に記入する必要があります。運転計画と実績の差を明らかにするためには、アルコールチェックの結果や不測の事態、例えば交通渋滞などもメモしておくと後の分析に役立ちます。

管理・承認のプロセス

管理者が運転日報を受け取ったら、当日の運転状況が適切だったかをチェックし、法令に沿った項目が全て埋まっているかを確認します。そして、承認が行われます。紙の場合はファイリング、デジタルの場合はデータ化して保管します。特にアルコールチェックの記載を漏れなく管理することが、企業としての信用維持には重要です。

運転日報の活用例

運転日報は法令遵守のためだけでなく、さまざまな場面で活用することが可能です。 一度記録された運転日報の情報は、そのままにはせず、分析や改善活動に活かすことが大切です。例えば燃費や走行距離の傾向を可視化することで、コスト削減策に結びつけることができます。また、ドライバーごとの運転特性を把握し、より安全で快適な運転を促進するための研修プログラムを作成するなど、多方面での活用が期待できるのが運転日報の強みです。

燃費やコストの分析

運転日報に記録された走行距離や給油量、燃料費などのデータを集計することで、車両ごとの燃費を可視化できます。特に大型車や長距離運行が多い場合、燃費率は経費削減の大きなカギになります。ドライバーの運転技術やルート選定の見直しを行うことで、燃料消費を抑え、企業全体のコスト構造を改善することが可能です。

安全運転や労務管理

運転日報に急ブレーキ回数や速度超過の記録を追加することで、ドライバーの安全意識を高める仕組みづくりが可能になります。休憩時間の管理を徹底することで、過労運転や長時間労働を防ぎ、ドライバーの健康を守ることに繋がるのも大きな利点です。蓄積したデータを分析すれば、リスクの高い運転傾向や時間帯などを把握でき、対策の実施も効率的に行えます。

運転日報に関する業務負担

運転日報は「記入が面倒」「事故などの際に使えるのだろうか」と不満や疑問を抱かれることもあり、作成と管理には手間がかかります。この業務負担を軽減する方法はいくつか存在します。手書きの運転日報を用いる場合、ドライバーや管理者が重複入力や記入漏れ修正を行う必要があり、これが作業負担を増やします。ストレスや管理者のチェック負担も想像以上に大きいため、運転日報アプリやシステム導入でその負担を軽減することが可能です。業務負担の大きさは日報の書き方や保管方法に依存するため、段階的な改善策が理想的です。

作業が煩雑になるパターン

紙の日報が多量に蓄積され、管理が混乱するケースは少なくありません。手書きとデジタルで二重管理を行う企業もあり、人的ミスの原因となります。このような状況を放置すると、必要時に素早くデータを取り出せず、トラブル対応の遅れにつながる可能性があります。

負担軽減のための対策

テンプレートを活用して記入作業を標準化し、システムを導入するのが効果的です。例として、クラウドベースの運転日報アプリやGPS対応端末を活用すれば、位置情報や走行距離を自動で記録し、ドライバーの入力作業を大幅に減らせます。管理者もCSVデータで一括管理できるため、必要な情報を素早く検索でき、業務効率が飛躍的に向上します。

運転日報に関するよくある質問

車両運転日報は義務ですか？

運送業者にとって、トラックやバスといった事業用自動車の運行管理は重要な業務です。そのため、各営業所には、使用する車両の台数に応じて一定数以上の運行管理者を任命する責任があります。この運行管理者は、ドライバーに対して「運転日報（乗務記録）」を適切に記録させ、それを保存する義務を負っています。運転日報の記録と保存は、運行の安全性や効率を確保するための重要なプロセスです。

日報の内容はどこまで詳しく書くべきですか？

走行経路、積載物、各目的地での荷下ろし終了時間などは詳細に記載することが推奨されます。情報が具体的であればあるほど、後の振り返りやトラブルシューティングが容易になります。企業の運行形態や規模に応じて、最適な記載レベルは異なるものの、問題発生時に原因を特定できる程度を基準にすると良いでしょう。また、アルコールチェック結果の記録を加えることで安全管理の向上が図れます。

高齢ドライバーや初心者ドライバーの場合の注意点はありますか？

高齢ドライバーの運用においては、健康診断結果をもとに運行管理者が慎重に配車計画を立てることが重要です。一方、初心者ドライバーについてはベテランドライバーとの同乗指導やチェックリストの利用を併用することで、安全管理を強化できます。日報には異常な挙動やヒヤリハットの記録を残し、適切なフォローやマニュアル整備に役立てましょう。

運転日報は手書きじゃないとダメですか？

従来、運転日報の記録は手書きで行われることが一般的でしたが、手書きによる記入ミスや、管理者が情報を読み間違えるリスクがあります。しかし、アプリなどに日報を記録する方法を採用することで、これらの人為的なミスはほぼゼロに抑えられます。さらに、アプリのメリットとしては、様々なデータを一括して記録・管理できるため、業務効率が大幅に向上します。電子化の導入により、情報の一元管理が可能となり、運行管理の精度とスピードが劇的に改善されます。

運転日報をペーパーレス化する方法

手書きで行われていた運転日報を電子化することで管理コストや人為的ミスを削減し業務効率を改善することができます。紙ベースの日報は保管場所や紛失リスクがありますが、クラウドや運行管理システムを利用することで、リアルタイムデータ収集や自動集計が可能です。法令で規定された電子保存要件を満たすことで安心してペーパーレス化を進められます。

デジタル化のメリット

デジタル化により、必要データの即時検索・抽出が可能になります。紙の書類を探す手間が省け、管理者の作業効率が大幅に改善されます。データ分析やグラフ作成も容易になり、戦略的な経営判断に役立ちます。また、クラウド上でのデータ保管は物理的保管場所を必要とせず、災害時のバックアップも容易です。

ペーパーレス化時の注意点

運転日報をデジタル保存する際は、電子帳簿保存制度の要件を満たす方法での保管が必要です。要件を満たせない管理方法は法的に問題となる場合があるため注意が必要です。また、ソフトウェアの使用状況やドライバーの教育を考慮することが重要で、テスト運用を行うことが推奨されます。

運転日報アプリが導入できるノーコードツール

運転日報アプリの導入を検討する際、すでに多くの企業で利用実績のあるアプリから試してみるのも有効です。ここでは、業務改善に役立つアプリをノンプログラミングで作成できるツール AppSuite（アップスイート）をご紹介します。業種問わず幅広い事例があり、ツールの活用に役立つTips動画などの情報も豊富に提供されているため、初めてでも取り組みやすいでしょう。

全ての機能を専用の環境で試せる無料トライアルも用意されています。実際に操作感を確かめながら導入判断をするのが良いでしょう。費用や機能要件だけでなく、操作性やサポート対応の迅速さも選定の大事なポイントです。

AppSuiteの運転日報アプリアプリとは

ノーコードで直感的なアプリ開発

AppSuiteは、コードを書くことなく直感的な操作で業務アプリを作成・カスタマイズできるノーコード開発ツールです。AppSuiteは、企業の多様なニーズに対応する「アルコールチェック＆運転日誌」アプリを無料で提供しており、追加料金なしで幅広い企業で導入が可能です。

柔軟な業務プロセスの適応

AppSuiteは、既存の業務プロセスに柔軟に馴染むことができ、必要な機能を効果的に取り入れられる点が特徴的です。アルコールチェックのデータが運転者ごとや車両ごとにリンクされ、管理者は業務の流れを一目で把握可能です。また、全事業所のリアルタイムでの状況確認が可能となっており、他のシステムとも多彩な連携オプションが用意されています。このような連携機能によって、既存のIT環境を活かしつつ安全管理を強化することができます。

グループウェアとのシームレスな統合

AppSuiteは、社内コミュニケーションやスケジュール管理に用いられるグループウェア「desknet's NEO」とのシームレスな統合が可能です。この連携により、アルコールチェックの結果を素早く共有することができ、運転者や管理者に対してリマインドを送ることで、安全管理体制をより強化します。このように、従業員全体への負担を軽減しつつ、管理の効率化を実現します。

AppSuiteの運転日報アプリのメリット

ノーコードでのカスタマイズが可能

AppSuiteでは、ノーコードの特性を活かして、プログラミングの知識なしで画面構成や入力項目を自由にカスタマイズすることが可能です。このため、急速に変化する現場のニーズに対して柔軟に対応することができます。また、運転日報のプロセスに合わせてフィールドを追加できるため、担当者自身が主体的に機能を拡張できる点も、大きな強みとなります。

モバイル対応と遠隔地での柔軟なデータ入力

スマートフォンやタブレット端末から手軽に測定データを入力し、現場でクラウドへ送信できるため、時間や場所を問いません。遠隔であっても適切なアルコールチェックが可能で、操作は直感的で、特別な研修なしに利用できます。

アルコール測定結果と日常点検結果の連携でスムーズな日報提出

AppSuiteは運転日報アプリだけでなく、「アルコール検査履歴」「車両管理」「日常点検」「提出状況」など5つのアプリを無料で提供しており、追加料金なしで幅広い企業で導入が可能です。また「アルコール検査履歴」はエレコム社のアルコールチェッカー「ALSmart」と連携することで、Bluetooth経由で測定結果をすぐに記録できます。これにより、管理者は安全対策を経営指標に組み込むための重要なデータを構築できます。（他社アルコールチェッカーによる測定結果を手動でアプリに登録することもできます）

アルコールチェックアプリのメリットと特長とは

運転日報アプリ

運転日報アプリは、運転者が日々の業務報告をスムーズに行うためのサポートツールです。その日の走行距離や目的地、給油量などの基本情報に加え、アルコール測定結果や日常点検の結果も自動的に反映されます。そのため、あらゆるデータが統合され、運転者と管理者双方が効率的に情報を取り扱うことができます。手間なく迅速に日報を作成でき、不必要な紙の使用を削減することにつながります。

アルコール検査履歴アプリ

アルコール検査履歴アプリは、運転前後に実施されたアルコールチェックの結果を詳細に記録できるツールです。運転者の名前や測定日時、検出されたアルコール数値、確認者の情報、そして測定時の状況（運転前・運転後や対面、ビデオ通話、電話による確認など）を記録することが可能です。

安全運転を確保するためにもこのアプリは、重要な役割を果たします。アルコールが検出された場合、運行の中止や代替手配を迅速に行い、スケジュールの変更にも柔軟に対応できます。また、運転日報との連携により、運転者の稼働実績や安全運転レベルの統合的な評価が可能です。会社全体の安全対策を効率よく進めるためにも、個別のアルコールチェックの詳細な履歴をしっかり管理することが重要です。これらのデータは、管理者が安全対策を経営戦略や指標に組み込む際の強力な基盤となります。

車両管理アプリ

車両管理アプリは、社用車や公用車の基本情報を包括的に管理できるツールです。車両番号や型番、購入日といった基本情報だけでなく、自動車検査証の詳細情報や、各車両に付随する保険情報までも記録・管理できます。さらに、定期点検や日常点検のスケジュールと履歴を一元的に管理することで、整備の抜け漏れを防ぎ、車両の安全性を確保します。企業の規模や車両数に関わらず、効率的な車両運用をサポートします。

日常点検アプリ

日常点検アプリは、日常的な点検作業を効率化するためのツールです。乗車前の点検項目として、エンジンルーム、車の周り、運転席などのチェックを、チェックシート形式で簡単に記録することができます。不良箇所が見つかった場合には、その具体的な内容や対応する処置内容を詳しく入力し、記録を保持することが可能です。これにより、日常点検作業が標準化され、問題の早期発見と対応が可能になります。

提出状況アプリ

提出状況アプリは、アルコールチェックの記録や日常点検の漏れを素早く確認できるツールです。運転開始前後に確実にチェックが行われているかを自動的に検知し、漏れがあった場合には即座にアラートを発信します。これにより、安全運転管理者は迅速にフォローアップを行うことができ、全体の運行安全性を大幅に向上させると共に、管理者の負担を軽減し、業務の効率化を図ります。

まとめ

運転日報は法令遵守、安全管理、そして企業の効率化に欠かせないツールです。正確な記載と保存を行い、ペーパーレス化で業務効率を上げつつ、ドライバーに優しい労働環境を目指しましょう。運転日報は単なる法令遵守のツールではなく、事故リスクの回避、コスト削減、そして業務効率の向上を図るための大きな機会を提供します。紙から電子へ移行することで、データ分析やリアルタイム運行状況把握が容易になり、将来の戦略立案にも役立つでしょう。ドライバーの安全と健康を守り、企業全体の生産性向上を目指した運転日報の徹底運用とシステム化を検討する価値は十分にあります。

更新日：2025年4月25日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。