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回覧・レポートのすすめ：社内通達を確実に従業員に届けよう！
突然ですが、社内のコミュニケーションにおいてこんな方いませんか？😀
メールもチャットも便利ですが、会社の決定事項や通達事項も、メールやチャットが果たして良いのでしょうか？
まずはそれぞれの課題を整理しましょう！
これらの課題解決には、回覧レポートが最適です！
しかし、「グループウェアを使ってくださいね！」「回覧レポートが便利ですよ！」
と、メリット伝えても、受け入れてくれない（＝定着しない）可能性もございます。
そんなときには、リスクと回避策をセットにお伝えください。
今回は、社内への注意喚起を例にご案内させていただきますので、是非、運用定着にむけてお役立てください。
【目次】
1.リスクと課題に対して、回覧レポートの解決策
2.すみわけのポイントと運用ルール
2-1.各ツール比較
2-2.運用ルール決めの参考
3.まとめ
1.リスクと課題に対して、回覧レポートの解決策
【課題①】回覧・レポートでは、社内通達のようなスパムメールと区別がつきますでしょうか？
【答え①】答えは、YESです！埋もれません。
まず、入り口が違います！
回覧レポートはメールを利用しませんので、すでに区別された状態です。
desknet’s NEOのIDでログインすることで、会社からの重要な情報をチェックできます。
そのため、確実に届けることが可能です。
【課題②】回覧・レポートでは、各自のフォルダ管理で、確認漏れはないのでしょうか？
【答え②】答えは、YESです！確認漏れの言い訳ができない仕様です！
回覧レポートでは、必ず[新着/未確認]に届きます。これは全従業員固定のフォーマットとなりますので、メールのフィルタ設定のように、個人で振り分けができません。そのため、確実に届けることが可能です。
【課題③】回覧・レポートは、確認や返信メッセージで埋もれないのでしょうか？
【答え③】答えは、YESです！各メンバーからの返信コメントがあっても膨大になりません。
メールやチャットでは、良かれと思ってALL返信することで、メッセージが洪水となるケースもあります。メールは、返信した数だけ受信件数が増え、チャットはメッセージの数だけ件数が増えますが、回覧レポートは、1通にまとまっております。
各メンバーからの確認状況や質問内容については、コメント履歴にまとまっております。なお、未確認者のメンバーのみ、催促通知をすることも可能です。
2.すみわけと運用ルール
デスクネッツ担当者の悩み・・・
2-1.各ツールの比較
メールは手紙、チャットは会話グループウェアは、重要な社内伝達（注意喚起）用にすみわけてご利用ください。
| 一般的なEメール | 一般的なチャット | 回覧レポート | |
|---|---|---|---|
| 概要・特徴 | 外部とのやり取り | 気軽さ・スピード | 確実に社内伝達 |
| 伝達先・送付先 | 社外及び社内 | 社外及び社内 | 社内限定 |
| 伝達スピード | △ | ◎ | 〇 |
| 送信者の誤送信リスク | 同姓同名のアドレス判断ができず、オートコンプリートで誤送信 | ニックネームで判断できず、誤って社外とのグループチャットで投稿 | リスクなし （組織情報から宛先選択のみ） |
| 受信者の誤削除リスク | 個人の判断でゴミ箱へ | ルームの退室や削除 | リスクなし （受信者側で削除できない） |
2-2.運用ルール決めの参考(desknet’s NEO単体利用のお客様用)
3.まとめ
desknet’s NEOで確実な情報伝達を！
スピードも大事ですが、時として「間」も大事です！
社風にも合わせながら、最適な社内運用ルールを取り決めていただければと存じます。
ちなみに・・・本当にウィルス感染した場合はどうされますか？まずはインターネットのケーブルを抜いて、事後対策をしますが、ウィルス感染報告書を再びメールやチャットで提出するのは危険です。事後の報告作業も、回覧レポートでの報告を推奨します。
補足：ビジネスチャット「ChatLuck」
ビジネスチャットをご希望のお客様は、desknet’s NEOと連携する『ChatLuck(チャットラック)』を推奨しております。
▼ChatLuckでは、速すぎて付いていけないという方へ「あとで読む」機能がございますので、ぜひ参考にしてみてください。
https://www.chatluck.com/releases/
