デスクネッツ活用術 #11 安否確認メールを一斉送信する方法

新型コロナウイルスに関する緊急事態宣言の発令により、テレワークを実施すると、これまで出社して顔を合わせることのできていた状況とは異なり、従業員の状況確認をスムーズにできなくなります。

 

 

そのような状況下で活躍する機能が、[安否確認]機能です。[安否確認]機能は安否確認メールを従業員に一斉送信することで、随時従業員の状況を把握することができます。

 

今回はそんな[安否確認]機能で安否確認メールを送信する方法をご紹介します!

(※管理者ユーザーのみ送信可能です)

 

 

<運用方法の例>
①管理者より、毎朝安否確認メールを従業員へ一斉送信する
②従業員はスマホや携帯から自身の体調を報告する
③管理者は集まった回答を日毎にCSVで出力し、保存・記録する

 

 

◆1. 配信メール内容の設定
歯車アイコン> 機能管理 > 配信メール内容の設定

安否確認をする際に送るメールの内容を作成してください。
デフォルトの内容は以下になります。

==============================================
※ このメールは安否状況の確認メールです。
==============================================
○○さん
このメールは安否状況の確認メールです。
以下のURLから、安否状況の入力を行ってください。

社外ネットワークからのアクセスはこちら
https://×××××××××××××××××××

社内ネットワークからのアクセスはこちら
https://×××××××××××××××××××

 

 

◆2. 安否確認メールの配信
歯車アイコン > 機能管理 > 安否確認の一斉送信

 

・配信種別:安否確認のメールを配信する

配信する組織を選択し、「配信」ボタンをクリックして配信が完了です。[安否確認]機能の緊急連絡先に登録されているメールアドレスに安否確認が送信されます。

従業員が回答した安否は「安否確認一覧」で一度に確認することができます。
(日毎にCSVで出力すれば、日々の記録として保管できます)

 

 

 

毎日使うグループウェアだからこそ、緊急時にも全従業員が落ち着いた対応が行えるので、安心です!

\みなさまの会社にピッタリな業務効率化を/

 

▼安否確認の特長をみる
https://www.desknets.com/neo/features/applications/safety/

みなとデスクネッツ編集部

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みなとデスクネッツ編集部

もっと使いやすいデスクネッツを働くみなで作っていきたい! desknet's NEOをお使いいただいている皆さまがもっとデスクネッツを使いこなし、業務効率化をしていただくため、 現場目線で活用術や新バージョン情報をお伝えしていくメディアとして記事を執筆しています。