Microsoft 365の弱点を補うワークフローの最適解！
グループウェア併用で実現

Microsoft 365は、Teams・Power Automate・SharePointを組み合わせることで申請〜承認のワークフローを実現できます。一方で、日本企業に多い複雑な承認ルートや組織変更への追随、履歴・統制の要求が強い運用では「作れるが運用が回らない」状態になりがちです。

本記事では、Microsoft 365で作れるワークフローの全体像と、構築前に決めるべき要件、主要な実装手段（Teams/Power Automate/SharePoint）の比較を整理します。さらに、Microsoft 365だけでは埋まりにくいギャップを明確化し、連携可能なグループウェア併用による現実的な最適解まで解説します。

Microsoft 365で使えるワークフローの全体像

Microsoft 365のワークフローは、単体の機能では存在しないため複数機能の組み合わせで成り立たせます。

Microsoft 365でのワークフロー作成は、多くの場合「入力」「承認」「通知」「記録」の4要素をどのサービスに担わせるかで設計が決まります。一般的には、Teams・Power Automate・SharePointの機能をそれぞれ活用したり、組み合わせてスクラッチで開発する手法があります。

典型的な役割分担は、Teamsが現場の窓口（通知・承認操作）、Power Automateが自動処理のエンジン（条件分岐・回付・連携）、SharePointが台帳（申請データと添付の保管）です。

ワークフロー作成前に決めること（申請・承認・通知・記録）

ツールを触る前に、申請〜承認〜通知〜記録の要件を決めておかないと、後から例外が増え、保守や運用が破綻しやすくなります。

まず申請については、入力項目を「承認判断に必要な情報」と「後から検索・集計に必要な情報」に絞ります。現場の入力負担が増えると申請されなくなり、結局メールや口頭が復活します。最初は少なめに作り、運用しながら必要な項目だけを追加する方が失敗しにくいです。

承認プロセスは、直列か並列か、どの条件で承認者が変わるか、差戻しは誰がどこまで修正できるかを決めます。特に「例外」を先に言語化することが重要で、代理承認、承認者不在、緊急時の迂回、金額超過時の追加承認などを放置すると、運用開始後にフローの分岐が爆発して保守が重くなります。

通知は、誰に何をどのタイミングで知らせるかをルール化します。通知先が増えすぎると見られなくなり、少なすぎると滞留に気づけません。

最後に記録は、監査や問い合わせに耐える粒度で「誰が・いつ・何を・どう判断したか」を残す設計にします。履歴の検索性や台帳出力の要件がある場合は、最初から保管場所と形式を決めておく必要があります。

Microsoft 365環境でのワークフロー構築方法の比較

Microsoft 365で作成・運用するワークフローは、以下の三層で整理すると分かりやすくなります。

• Teams：承認・通知のUI
• Power Automate：処理・自動化のロジック
• SharePoint：データ保存・台帳

Teamsの承認アプリで作るワークフロー

特徴

普段のTeamsチャットと同じ感覚で承認できるため、現場が使いやすい点が最大の利点です。メールより通知が埋もれにくく、承認のレスポンスが早くなる傾向があります。

向いている業務

• 判断がシンプルな承認（休暇、軽微な購買、作業依頼の確認、議事録承認など）
• 承認後の後続処理が軽いもの

Teams上で完結するため、承認のために別画面へ移動する手間がありません。モバイルとの相性も良く、スピードが求められる領域に向いています。

制約と注意点

• 複雑な分岐は不得意（必要に応じてPower Automate連携）
• 一覧性・台帳性が弱く、件数が増えると管理と監査が難しくなる

Power Automateで作るワークフロー

特徴

Microsoft 365全体の自動化と連携を担当する中心ツールです。承認だけでなく、通知、台帳更新、ファイル生成、他システム連携まで一連の業務プロセスを構築できます。

できること

• Forms、SharePoint、Teams、Outlook などと連携した処理
• 条件分岐、繰り返し、並列処理
• 承承認後のPDF生成やファイル保存 （仕様により追加設定が必要な場合あり）

注意点

• 権限設計が最初の難所（SharePoint権限、作成者の退職や権限変更によるフロー停止）
• 保守の属人化を避けるため、共有アカウント利用、ドキュメント化、棚卸しが重要

SharePointで作るワークフロー

特徴

申請データを蓄積し、検索・管理の母艦になる台帳システムです。承認UIはTeamsに寄せつつ、記録や監査対応はSharePointで行う構成がよく使われます。

できること

• リストやライブラリでデータと添付を一元管理
• フィルタやビューで「承認待ち」「部門別」「申請者別」など整理
• 権限は細かく設定可能（ただし項目レベル権限の多用は負荷増大の原因）

注意点

• 初期設計が重要。列や内部名を後から変更すると、フロー参照切れ、ビュー崩れ、既存データ影響が発生しやすい
• UIが分かりにくいため、入力ルールの明確化やフォーム改善が有効

日本企業の申請・承認業務の特徴と必要要件

日本企業では、承認の多段化、役職・職務分掌、代理承認、監査対応など独自の要件が出やすく、ツール選定より先に要件を言語化する必要があります。

日本企業の申請・承認は、単に承認者が多いだけでなく「誰が承認すべきかの根拠」が制度や慣習に紐づいていることが多いです。例えば金額や契約種別で決裁権限が変わる、職務分掌で必須の合議がある、申請の前後に根回しや回覧があるなど、業務の背景を理解しないとシステム化が形だけになります。

必要要件としては、承認ルートの柔軟性、組織変更への追随、代理承認・差戻しなどの例外処理、証跡の粒度、検索性と台帳出力が挙がりやすいです。特に監査や内部統制が絡む場合、履歴が残っているだけでは不足で、後から探せる、改ざん疑義が生まれにくい、提出物として出せる形式であることが求められます。

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Microsoft 365のワークフローで限界を感じるポイント

Microsoft 365だけでも多くのワークフローは実現できますが、複雑化・全社展開・統制強化の局面では、構築と運用の両面で限界が表面化しやすくなります。

構築方法が高度で保守が属人化しやすい

Power Automateのフローが増えるほど、全体像の把握が難しくなり、作った人しか分からない状態になりやすいです。ステップの意図が画面上から読み取りにくい、影響範囲が追いにくい、という特徴が属人化を加速させます。

属人化が問題になるのは、異動や退職だけではありません。担当者が変わらなくても、半年後に仕様を思い出せない、修正が怖くて改善できない、という形で業務が固定化されます。ワークフローは改善し続ける前提の仕組みなので、改善が止まること自体が大きなリスクです。

複雑な承認条件、ルートの設定に工数がかかる

承認ルートは、条件が増えるほど分岐が増え、設計とテストの工数が指数的に膨らみます。金額、部門、案件種別、契約形態、例外の有無などが重なると、想定ケースが増え、テストが終わらない状態になりがちです。

日本企業の組織体制・人事異動に対応するのが難しい

上長変更、兼務、組織改編が頻繁にある企業では、承認者の参照元がバラバラだと更新作業が散在します。フローごとに承認者を固定で書いてしまうと、組織変更のたびに修正が必要になり、更新漏れが承認停滞につながります。

承認履歴、ログ管理が物足りない場合がある

監査や内部統制では、単に承認した事実だけでなく、検索性、一覧性、出力、証跡の一貫性が求められます。Teamsの会話履歴やメール通知が残っていても、後から案件単位で追えない、一覧で提出できない、という理由で不十分になることがあります。

また、履歴が複数箇所に分散すると、正本がどれか分からなくなります。承認はTeams、添付はOneDrive、台帳はExcel、という状態は、運用初期は回っても、担当者交代や監査で破綻しやすいです。

Microsoft 365のワークフロー運用で生まれるギャップと補完

Microsoft 365でワークフローの作成、運用を行おうとする場合のギャップとその補完について考えていきます。

Microsoft 365の運用で生まれる“ギャップ”をどう埋めるか

Microsoft 365には、「ワークフロー」というアプリ単体は存在しないものの、先に説明したようにTeams・Power Automate・SharePointの機能をそれぞれ活用したり、組み合わせて開発する手法があります。

既に契約しているMicrosoft 365の中で構築、運用できることが理想的ですが、日本企業の仕事に合わせた仕組みへ作り上げる、人事異動など必要に応じたメンテナンスが発生した際に、想定以上の構築の工数がかかること、専門の知識や技術が必要な場面もあることは留意しておくべきでしょう。

Microsoft 365のワークフローを補完するための発想転換

発想転換のポイントは、Microsoft 365を万能のワークフローとして使うのではなく、生産性向上のための作業基盤として最大限活かすことです。

申請の業務UI、決裁の型、台帳出力、証跡管理など「業務そのものの型」が必要な領域は、得意な仕組みに任せる方が運用コストを下げられます。つまり、Microsoft 365にそれを担わせるのではなく、専用のワークフローシステムやグループウェアのワークフロー機能を利用するのがコストの最適化につながる場合もあるのです。

Microsoft 365をOfficeアプリケーションを中心とした作業基盤として位置づけ、目的に見合った最適なツールを使用することで、利用者・管理者の双方にメリットが生まれることも考えられます。

Microsoft 365と連携できるソリューションで課題を解決

Microsoft 365の不足を無理に作り込むより、連携できる専用/周辺ソリューションを組み合わせた方が、短期導入と長期運用の両方で合理的になることがあります。ワークフローツールには、専門のシステムに加えて、グループウェア（ワークフロー機能）という選択肢もあります。

専門のシステムは、複雑な業務プロセスを管理できる強力な仕組みを持ちますが、導入コストは一般的に高めに感じられるかもしれません。一方でグループウェアは、比較的安価なコストで簡単で手軽に導入できるものが多くあります。

Microsoft 365と連携できるグループウェアという選択肢

グループウェアは、社内業務に必要な機能が最初から「型」として用意されていることが多く、申請・承認、回覧、ポータル、設備予約などを業務として回しやすいのが特徴です。

Microsoft 365だけで作る場合、社内業務の型を自社で作り、維持し続ける必要があります。要件が多い組織では、その維持が難しくなり、結果としてフローが乱立したり、更新が止まったりします。

一方で国産のグループウェアの場合は、日本の組織や仕事の進め方を研究して開発されており、りん議・申請といった場面でもスムーズに導入しやすいと言えます。ユーザーインターフェースが誰にでも使いやすく、操作手順が簡単であることも特徴の一つです。

併用の価値は、機能の足し算ではなく運用の安定化です。誰でも迷わず申請でき、管理者が変更に強く、監査に耐える。その状態を短期間で作りやすいことがメリットになります。

グループウェア desknet's NEOとの併用メリット

desknet's NEOのような国産グループウェアを併用すると、申請書式の管理、回覧、承認履歴、台帳の検索性など、業務運用で求められがちな要素を補完しやすいでしょう。Microsoft 365で個別に組み上げると時間がかかる部分を、業務機能として用意できるのが利点です。

特に効果が出やすいのは、書式の自由度と台帳の扱いやすさです。現場が迷わない入力画面を用意し、申請種別ごとに台帳を持ち、承認履歴を案件単位で追える形にすると、問い合わせや監査対応の負荷が下がります。

また、組織変更対応の観点でも、承認者の管理やルート変更が運用として回しやすい場合があります。Microsoft 365はOfficeアプリケーションを中心とした作業基盤として活かしつつ、決裁業務の型はグループウェアで持つ、という分担が現実的です。

ノーコードアプリの活用でよりリッチな書式・運用に

ノーコードアプリ作成ツールAppSuiteとグループウェア desknet's NEOのワークフロー機能を連携させると、入力チェック、分岐表示、書式の自由度、スマホ最適化など、現場が使いやすい申請画面を作れます。ワークフローは機能よりも体験が重要で、入力が快適になるだけで申請漏れや差戻しが減ります。

具体的には、紙やExcelで運用してきた申請様式を「そのままの形で」再現しつつ、表（明細）や自動採番、組織・ユーザー選択、参照（マスタからの検索・取得）といった部品を組み合わせて、見やすく入力しやすい書式を用意できます。

また、申請書内の項目（部品）ごとにアクセス権を設定して、担当部署の記入欄を設け、処理結果やコメントを申請書の中に追記するといった運用にも対応できます。さらに、申請・承認されたデータをアプリ側へ自動的に蓄積し、CSVで出力して表計算ソフトや他システムで活用する、といった「台帳化」まで含めて運用設計しやすくなります。Microsoft 365を作業基盤として活かしながら、申請書式の作り込みやデータの蓄積・出力はノーコードアプリで補完することで、書式と運用のギャップを埋めやすくなります。

まとめ

Microsoft 365の標準機能でワークフローは構築できますが、日本企業の複雑な要件や運用・統制まで見据えると、グループウェア併用による役割分担が最適解になるケースがあります。

Microsoft365でのワークフロー作成は、Teams・Power Automate・SharePointの役割分担を押さえるだけで成功確率が上がりますが、複雑な承認条件、頻繁な組織変更、監査に耐える証跡などが強く求められると、作り込みと保守の負担が増え、属人化や改修停滞のリスクが上がります。この段階では、Microsoft 365だけで抱え込まない判断が重要です。

Microsoft 365をOfficeアプリケーションを中心とした作業基盤として活かしつつ、グループウェアやノーコードアプリで申請・決裁の型を補完することで、安定した長期運用を両立できます。まずは自社にとって標準で十分な領域と統制や運用設計が重要な領域を切り分け、承認ルートの複雑さ、組織改編頻度、監査・証跡要件、利用部門のITリテラシーといった要件に応じて最適な組み合わせを検討するとよいでしょう。

更新日： 2026年3月9日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。