「グループウェアを入れたいけれど、うちにはIT担当者がいない」——そんな悩みを抱える中小企業は少なくありません。総務や経理の担当者が“兼務”でシステム管理を任されるケースも多く、導入した後に「設定でつまずく」「誰にも相談できない」といった声もよく聞かれます。
グループウェア選びで失敗しないためには、機能や価格だけでなく「導入後にどれだけ手厚く支えてもらえるか」というサポート体制の確認が欠かせません。この記事では、IT担当者不在の企業が直面しやすい課題と、グループウェア選定時に確認したいサポート体制のポイントを整理し、あわせてdesknet's NEO（デスクネッツ ネオ）の取り組みもご紹介します。
この記事でわかること
- IT担当者不在の中小企業がグループウェアの導入・運用で直面しやすい4つの課題（初期設定、社内展開、問い合わせ先、業務改善）
- 契約前に確認しておきたい「5つのサポート体制」（問い合わせ窓口、マニュアル・動画コンテンツ、オンラインセミナー、活用事例、個別相談）
- グループウェア選びで「導入支援」よりも「活用支援」を重視すべき理由
- desknet's NEOが実践する活用支援の具体例（専用学習コンテンツ、動画・ガイド、1on1相談会など）
目次
グループウェア導入でIT担当者不在企業が直面しやすい課題
専任のIT担当者やシステム部門がいない企業では、グループウェアの導入・運用にあたって次のような課題に直面しがちです。
初期設定が分からない
組織図の登録、ユーザーやロールの設定、休日カレンダーやメニューのカスタマイズなど、グループウェアには最初にやるべき初期設定がいくつもあります。マニュアルを読んでも専門用語が多く、何から手をつければよいか分からないまま時間だけが過ぎてしまう、という声はよくあります。
社内への展開が進まない
初期設定が終わっても、そこがゴールではありません。社員全員に使い方を周知し、実際に使ってもらうところまで進めて初めて導入は成功したと言えます。しかし「操作方法を聞かれても答えられない」「モバイルアプリの案内まで手が回らない」など、展開段階でつまずく担当者も多いのが実情です。
問い合わせ先が分からず活用が止まる
疑問が出たときに、どこに聞けばよいのか分からず、そのまま活用が止まってしまうケースも少なくありません。特にIT担当者がいない環境では、社内で聞ける相手もおらず、担当者ひとりで抱え込みがちです。
業務改善まで踏み込めない
グループウェアを入れる目的は、単なる情報共有だけでなく「紙の申請をなくしたい」「Excel管理から脱却したい」といった業務改善にあることがほとんどです。しかし製品の基本操作を覚えるだけで手一杯になり、本来目指していた業務改善まで踏み込めないまま運用が停滞してしまうことも珍しくありません。
グループウェア選びで確認したい5つのサポート体制
こうした課題を避けるために、契約前の段階で確認しておきたいサポート体制を5つ紹介します。
機能・操作や設定に関する問い合わせ窓口
メールや電話、AIチャットなど、困ったときにすぐ相談できる窓口があるかどうかは基本中の基本と言えます。電話対応の曜日や時間、営業時間外の障害受付についても事前に確認しておくと安心です。
マニュアル・動画コンテンツの充実度
文章だけのマニュアルよりも、実際の画面操作を追える動画講座があると、IT知識に自信がない担当者でも理解しやすくなります。初期設定から主要機能の使い方まで、段階的に学べるコンテンツが揃っているかを確認しましょう。
オンラインセミナーやセミナー動画
導入検討中の企業向け、既に利用中の企業向けなど、目的別にオンラインセミナーが定期開催されているかもチェックポイントです。他社の担当者と同じ悩みを共有できる場があることも、心強い後押しになります。
活用事例の豊富さ
同じ業種・同じ規模の企業がどのように使いこなしているかを知ることで、自社での活用イメージが具体的になります。ユーザーインタビューや導入事例が継続的に発信されているベンダーは、ユーザーの活用を後押しする姿勢が強いと言えるでしょう。また、メーカー自身による製品の社内活用例が公開されている場合も参考になるでしょう。
活用にあたって個別相談できる体制
製品の活用を進めるにあたり、マニュアルやFAQでは解決しきれない、自社特有の業務に関する相談ができる窓口があるかどうかも重要です。1対1でじっくり話を聞いてもらえる場があれば、遠慮なく踏み込んだ相談ができます。
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DXを推進する desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）
IT担当者がいない企業では「導入支援」より「活用支援」が重要
グループウェア選びというと、つい「導入時にどれだけ手厚くサポートしてもらえるか」に目が向きがちです。しかし、IT担当者がいない企業にとって本当に重要なのは、導入後、日々の運用の中で継続的に相談できる「活用支援」の有無です。
初期設定さえ終われば安心、というわけではありません。社員が実際に使い始めてから出てくる疑問、部署ごとに異なる要望、半年後・1年後に見えてくる「もっとこうしたい」という業務改善の要望——これらに継続的に伴走してくれるベンダーかどうかが、グループウェアを社内に定着させられるかを大きく左右します。
グループウェア導入の失敗を防ぐ3つのポイント選定・運用・定着のコツを解説
desknet's NEOが中小企業に選ばれている理由
グループウェア desknet's NEOは、専任のIT担当者がいない企業でも安心して使いこなせるよう、製品サポートに加えて「活用」を後押しするさまざまなコンテンツや仕組みを用意しています。
中小企業におすすめのグループウェアとは？種類、導入メリットを事例を交えて解説
初期設定から活用まで学べる専用コンテンツ
初心者向けの導入初期ガイド「Let's study desknet's NEO」では、導入担当者向けに初期設定から社内展開までを段階的に学べるコンテンツがまとめられています。組織・ユーザー設定やログイン方法を解説するスタートアップ講座に始まり、スケジュールやウェブメールといった主要機能ごとの基本講座、さらにはワークフローの経路設定など運用中につまずきやすいポイントまで、幅広くカバーしています。
Let's study desknet's NEO
Let's study AppSuite
IT担当者がいなくても学びやすい動画・ガイドを用意
利用中のお客様向けの専用サイト「みなとデスクネッツ」では、管理者および一般ユーザー向けのドキュメントに加え、1本あたり数分程度で見られる動画講座が用意されているのも特徴です。文章だけでは分かりにくい操作も、画面を見ながら学べるため、ITに詳しくない社員が多い会社でも導入のハードルを下げやすくなっています。運用中によくある「困る・つまずくポイント」をテーマ別にまとめたコンテンツも公開されており、自社と似た状況の解決策を探しやすい構成になっています。
みなとデスクネッツ
かんたん操作マニュアル
1on1相談会で業務改善の悩みも相談できる
desknet's NEOのクラウド版ユーザー向けに、カスタマーサクセス部門の担当者による「1on1相談会」を、火曜・木曜を中心に毎月オンラインで開催しています。相談内容はクラウド版のdesknet's NEOやAppSuiteに関することであれば内容を問わず、メールや電話では伝えづらい、込み入った相談にも対応しています。
1on1個別相談会
サービス提供元のネオジャパンでは、この取り組みを製品サポートの延長ではなく、業務改善やDX推進そのものに寄り添う活動として位置づけています。実際の相談では「紙の申請書をどう電子化すればよいか分からない」といった入り口の悩みから、周辺業務を含めた整理まで一緒に考えるケースも多く、専任のIT担当者がいない総務部門の担当者が主な相談者になることも少なくありません。
お客様の課題や事例を継続的に共有
企業から寄せられた相談とその解決策は、個別対応で終わらせずに「みなとデスクネッツ」上で他のお客様にも共有される仕組みになっています。また、ユーザーインタビューを通じてペーパーレス化や業務時間削減を実現した企業の取り組みや活用術も継続的に紹介されており、これから導入を検討する企業が自社の運用イメージを具体的に描けるようになっています。
みなとデスクネッツ [デスクネッツ活用術]
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よくある質問
- Q. IT担当者が1人もいない会社でもグループウェアは導入できますか？
- A. 導入自体は可能です。ポイントは、初期設定を自社だけで抱え込まなくて済むよう、動画マニュアルや問い合わせ窓口が整っている製品を選ぶことです。desknet's NEOのように、導入初期の設定から段階的に学べる講座が用意されていれば、専任担当者がいなくても無理なく進められます。
- Q. ITに詳しくない社員が多い会社でもすぐ使いこなせるグループウェアはありますか？
- A. わかりやすいユーザーインターフェース、シンプルな操作性ならばITに不慣れな方でも使い始めやすいでしょう。操作マニュアルや動画、導入後に役立つ学習コンテンツが用意されているかを確認しましょう。
- Q. グループウェア導入後に社員へ定着させるコツはありますか？
- A. 一度に全機能を使わせようとせず、まずはスケジュールや掲示板など利用頻度の高い機能から周知していくのがコツです。あわせて、通知メールやモバイルアプリの案内など「使い始めてすぐ便利さを実感できる」仕組みを合わせて伝えると定着しやすくなります。分からないことがあった際にすぐ確認できるマニュアルや相談窓口が身近にあることも、定着を後押しします。
- Q. IT予算が限られている会社では何を重視すべきですか？
- A. 初期費用や月額料金だけでなく、導入後の運用負荷や追加ツールの必要性も含めて総コストを確認しましょう。
- Q. クラウドグループウェアは障害時の対応体制も確認した方がよいですか？
- A. はい。障害発生時の情報公開方法やサポート窓口、復旧対応の方針などを事前に確認しておくことが大切です。
- Q. グループウェアの運用負荷をできるだけ減らしたいのですが？
- A. クラウド版での利用は製品のバージョンアップやサーバーメンテナンスなどを任せられるので安心です。導入後は、操作説明コンテンツやFAQ、相談窓口が充実しているサービスを選ぶことで、担当者の負担軽減につながります。
- Q. 業務改善そのものを相談できるベンダーはありますか？
- A. 製品サポートだけでなく、業務のデジタル化や運用改善まで相談できる顧客の成功を支援する体制、定着や活用支援を行うカスタマーサクセス体制を持つベンダーもあります。
- Q. グループウェア導入後に相談できる相手は必要ですか？
- A. 必要です。運用を始めてから出てくる疑問や、部署ごとの要望への対応は、担当者ひとりで抱え込むと負担が大きくなりがちです。定期的なオンライン相談会や個別相談の場があるベンダーを選んでおくと、困ったときに一人で悩まずに済みます。
サポート体制を含めて比較することが、導入成功への近道
グループウェアは、導入して終わりではなく、社内に定着し、業務改善につながって初めて価値を発揮します。特にIT担当者がいない企業にとっては、機能や価格の比較だけでなく「導入後にどれだけ寄り添ってもらえるか」というサポート体制の比較が、導入成功への近道になります。
マニュアルや動画コンテンツの充実度、個別相談できる窓口の有無など、この記事で紹介したポイントを参考に、自社に合ったグループウェアを選んでみてください。desknet's NEOでは、導入担当者向けの学習コンテンツから1on1相談会まで、活用を後押しする仕組みを用意しています。気になる方は、無料トライアルやセミナーから気軽に試してみてはいかがでしょうか。
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更新日：
執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部
desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。
