脱ハンコ、脱Excel、ペーパーレス…desknet’s NEOのワークフローとAppSuiteのどちらを使ったらよいか？

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解決したいアップスイート活用術

2021.09.30

脱ハンコ、脱Excel、ペーパーレス…desknet’s NEOのワークフローとAppSuiteのどちらを使ったらよいか？

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脱ハンコ、脱Excel、ペーパーレスを実現したいけど、desknet’s NEOのワークフローとAppSuiteのどちらを使ったらよいか？というご相談を多くいただきます😀

上記のような脱ハンコ、脱Excel、ペーパーレスといったテーマや課題をお持ちのお客さまについては、ワークフローとAppSuiteの組み合わせを推奨しております。

そこで、ご検討中のお客さまより、よくあるご相談内容として、記の3点をご紹介させていただきます。（※ワークフローとAppSuiteのすみわけを中心にご案内させていただきます。）

【目次】

Q1：なぜ、ワークフロー単体でなく、AppSuite連携がオススメなの？

Q2：申請書アプリケーションって何ですか？

Q3：AppSuiteは全員にライセンスが必要ですか？

Q1：なぜ、ワークフロー単体でなく、AppSuite連携がオススメなの？

A1： AppSuiteを利用いただくことで、ワークフロー申請内容が、自動的に台帳化されます。

社内メール便のような簡易的な依頼については、desknet‘s NEOのワークフロー機能で再現できます。稟議書など承認後に、台帳管理やアクションを必要をするデータは、AppSuiteが最適です。

2021/9/30 集計を追加

例えば、稟議の承認フローが完了した後、Excelの管理台帳が残ってしまうとバックオフィスの業務負担は減らない可能性があります。是非、業務フロー全体の電子化を視野にご検討ください。電子化できない契約書の現物保管に関してはAppSuiteの画面下部に総務部記入欄を設けていただくことで、［いつ、誰が、どの書棚に保管したか］を記録して管理することができます。

集計機能では［各組織毎の当月見込金額］や［年間の申請件数］など集計することができ、作成したグラフをポータルで共有することができます。

また、AppSuiteでは蓄積されたデータをエクスポートでき、エクスポートするデータ項目の並び順や範囲も細かく指定できます。その他、稟議で承認された明細だけを抽出したい場合には、一旦［明細管理用アプリ］に明細データを自動複写させ、エクスポート用のフォーマットを作成することも可能です。

Q2：申請書アプリケーションって何ですか？
A2：ワークフローとAppSuite連携のことです。（ワークフローと連携せずに、利用することも可能です）

AppSuiteは2種類のタイプがございます。

①申請書アプリケーション：ワークフロー書式にAppSuite書式を[組み込むタイプ]です。
（例：稟議・日報など、社内承認を必要とする運用時にオススメです。）

②通常のアプリケーション：ワークフロー書式と[連携しないタイプ]です。
（例：各種マスタやリストなど、Webデータベースとしてご利用いただけます。）

見積書を申請書アプリケーションで作成すると、こんなイメージとなります。

詳しくは、こちらの動画をご覧ください。

※AppSuiteの申請書アプリケーションのサンプルテンプレートはこちら

※AppSuiteを使用しないワークフロー書式はこちら

現在、ライトプランでワークフロー単体をご利用中のお客さまは、下記の比較表も合わせてご覧ください。

表：ワークフロー単体とAppSuiteの連携の比較（各部品）

項目	desknet’s NEOワークフロー単体		AppSuite申請書アプリケーション
項目	対応状況	補足	対応状況	補足
罫線	〇	横線のみとなります。	◎
自動計算	〇	四則演算となります	◎	四則演算のほか、各種関数（数学関数、統計関数、論理関数、文字関数、日付/時間関数）に対応しております。※1
表部品	×		◎	AppSuite特有の部品となります。登録明細に利用できます。
自動採番	〇	書式毎に連番設定が可能です。	◎	作成した書式部品を利用できます。
画像貼り付け	〇	［左揃え／中央揃え／右揃え］の設定となります。	◎	背景画像の設定も含めて対応です。
押印欄	〇	画面上段の固定配置となります。	◎	配置場所を任意に設定できます。
組織選択	×		◎	申請経路とは別に、通知メールやアクセス権設定に活用できます。
ユーザー選択	×		◎	申請経路とは別に、通知メールやアクセス権設定に活用できます。

（※1）AppSuiteの関数については、こちらの記事をご覧ください。

表：ワークフロー単体とAppSuite連携の比較（運用）

	desknet’s NEOワークフロー単体	AppSuite申請書アプリケーション
書式の再現性	シンプルな画面設計のため、ブロック単位の組み合わせで実装。現行フォーマットの再現は難しい。	画面背景に画像を組み込み、かつ方眼紙に沿った作成により、現行フォーマットの再現は概ね可能。
書式のマスタ化	プルダウンやテキストの入力のみ。	取引先マスタや商品マスタ・勘定科目マスタなど、任意項目を設計できます。
経路の再現性	複雑な分岐や並列同時承認を除き、一般的な経路対応が可能。	（AppSuiteには経路設定がないため、ワークフローと連動します。）
台帳管理	ワークフローのデータを別途CSVエクスポート。	AppSuiteの一覧画面がそのまま台帳に。
検索性	申請者と申請日のテキスト内容を基準とした検索のみ。	左記だけでなく、費用計上日や契約締結日など任意項目で対応可能。